Бюджетирование и неопределенность. Бюджетирование и контроль. Преимущества и недостатки бюджетного контроля. Устранимые затраты расходы, которых можно избежать, которые могут быть сэкономлены, при нормальной организации деятельности Например сверхнормативные производственные потери, которых можно избежать, время простоя по причине неправильного планирования производственного процесса. Неустранимые затраты будут понесены в любом случае, вне зависимости от качества управления Примером неустранимых затрат являются расходы на материалы, труд, вспомогательные неизбежные расходы, нормативные потери (естественная убыль и т.п.), обусловленные спецификой деятельности. Регулируемые (контролируемые) и нерегулируемые (неконтролируемые) Затраты и доходы Затраты и доходы, регистрируемые по центрам ответственности (подразделениям предприятия), классифицируются как регулируемые и нерегулируемые (контролируемый и неконтролируемые) менеджером центром ответственности. Все затраты регулируемы на определенном управленческом уровне. Например, высшее руководство организации имеет право распоряжаться всеми средствами производства организации и увеличивать или сокращать количество нанимаемых менеджеров. Т.е. затраты по амортизации основных средств и затраты по оплате труда менеджеров среднего звена будут для высшего руководства регулируемой, контролируемой им самим издержкой. Однако те же самые затраты не могут регулироваться на нижестоящем уровне управления. Поэтому есть необходимость в том, чтобы бухгалтер, составляя отчеты для вышестоящего руководства об исполнении сметы по центрам ответственности, подразделял затраты на регулируемые и нерегулируемые. В этом случае руководство будет наглядно видеть, за что нижестоящие менеджеры должны нести ответственность, а за что нет. Например, расходы основных материалов для производства будут регулируемой издержкой для мастера участка, но цена этих материалов неподконтрольна ему, а значит он не должен нести ответственность за возрастание затрат ввиду изменения цены материалов. Условия контроля Необходимо, чтобы: основные исполнители брали на себя обязательства по предлагаемой системе; были определены долгосрочные задачи организации; существовала адекватная база данных, на которой будут основываться прогнозы и затраты; была составлена организационная схема, где четко были бы определены области полномочий и ответственности, затем организация может быть подразделена на сметные центры таким образом, чтобы каждый управляющий имел свою смету и получал контрольную информацию о своем подразделении (это уже по существу учет по центрам ответственности); был определен ограничивающий фактор. была сформирована планово-финансовая комиссия выпускалось руководство по разработке смет; Центр составления сметы Четко определенная часть организации, сформированная в целях функционирования системы сметного контроля. Каждая функция в рамках организации должна относиться на соответствующие центры составления сметы. При определении таких центров важно принимать во внимание ответственность управляющих. Управляющий, ответственный за центр составления сметы (например, механический цех в рамках функции производства), должен быть вовлечен в стадию планирования составления сметы в отношении своей сферы ответственности и должен своевременно получать контрольную информацию. Сметный период это период времени, на который готовиться бюджет и который является предметом контроля. Продолжительность периода будет зависеть от: Природа бизнеса В кораблестроительстве или энергоснабжении, сметный период может составлять от 10 до 20 лет и это нормально. А для легкой промышленности (пошив одежды и мода) уместно применять сметный период, составляющий менее одного года. Части компании, по которой составляется смета по капитальным затратам смета обычно составляется на более длительный период, чем в отношении, например, объема производства. Основа контроля многие компании используют 12-месячный период в качестве основного сметного периода, но в то же самое время общепринятым является то, что годовой бюджет разбивается поквартально или помесячно. Это, прежде всего, имеет место в целях контроля, так как фактические и сметные результаты должны непрерывно контролироваться. Не практично ждать конца 12-месячного сметного периода, а потом проводить контрольные сравнения Планово - финансовая комиссия Обеспечивает принятие реалистических смет и их должную координацию должна состоять из специалистов высокого уровня, представляющих основные сегменты компании. Главная ее задача - обеспечение принятия реалистических смет и их должная координация. Если смета будет считаться невыполнимой, она не будет служить средством стимулирования деятельности. Планово-финансовая комиссия должна назначить менеджера, который будет руководить составлением бюджета. Обычно это бухгалтер. Его роль заключается в координации отдельных бюджетов в обобщенный бюджет компании с тем, чтобы комиссия в составлении могла видеть влияние отдельных бюджетов на бюджет компании в целом. Функции планово-финансовой комиссии: сообщение подробностей политики составления бюджетов и основных направлений лицам, ответственным за составление бюджетов; определение ограничивающего фактора; подготовка программы сбыта; первоначальная подготовка бюджетов; обсуждение бюджетов с вышестоящим руководством; координация и анализ рассмотренных бюджетов; окончательное принятие бюджетов; последующий анализ бюджетов и выработка рекомендуемых корректирующих действий. |