 ПОЗНАВАТЕЛЬНОЕ Сила воли ведет к действию, а позитивные действия формируют позитивное отношение Как определить диапазон голоса - ваш вокал Игровые автоматы с быстрым выводом Как самому избавиться от обидчивости Противоречивые взгляды на качества, присущие мужчинам Вкуснейший "Салат из свеклы с чесноком" Натюрморт и его изобразительные возможности Применение, как принимать мумие? Мумие для волос, лица, при переломах, при кровотечении и т.д. Как научиться брать на себя ответственность Зачем нужны границы в отношениях с детьми? Световозвращающие элементы на детской одежде Как победить свой возраст? Восемь уникальных способов, которые помогут достичь долголетия Классификация ожирения по ИМТ (ВОЗ) Глава 3. Завет мужчины с женщиной
Оси и плоскости тела человека - Тело человека состоит из определенных топографических частей и участков, в которых расположены органы, мышцы, сосуды, нервы и т.д.
| Специальное делопроизводство
Специальное делопроизводство регулируется законами, исполнение которых связано с реализацией основной функции учреждения или организации (правоохранительной, правообеспечительной, надзорной, контролирующей и др.). Создание и систематизация документов в дела осуществляется по специальным правилам, а заведение дел не связано напрямую с управленческим делопроизводством. Значение рациональной организации документационного обеспечении состоит в том, что она позволяет повысить эффективность процесса управления. При этом существующие правила работы с управленческими документами, контроль над их движением и хранением, информационная работ с ними и другие компоненты делопроизводства создают оптимальные условия для улучшения управленческой деятельности.
Элементы делопроизводства
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на разных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, диски и др.). Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Организация документооборота – это движение документов в учреждении. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающие как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их исполнения, удостоверения, оформления и отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инструкции движения документов, но и скорость этого движения. Документооборот как технический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимают сложившееся или организационное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник. Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней. Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций. Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям. По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки.
Принципы делопроизводства
Для усвоения знаний по дело производству необходимо уточнить его принципы. Значимость принципов в организации делопроизводства состоит в том, что они определяют исходные правила и общие начала. К числу основных принципов следует относить:
Принцип унификации Принцип унификации - приведение какого-либо объекта к единой форме, системе. Процесс унификации выражается в создании наиболее общей универсальной модели, применяемой кряду объектов некоторыми общими признаками. На основе унификации в современном делопроизводстве разрабатываются, например, исходные правила выполнения документационных операций. Эти правила носят общий характер для отраслевых министерств и конкретизируются в их нормативно-методических актах. Принцип стандартизации Принцип стандартизации – установление и применение стандарта как эталона (образца), который принимается в качестве исходного для сопоставления с ним других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-методический документ-это комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации, утвержденный компетентным органом. Стандартизация – это высшая степень унификации, выраженная в обязательной правовой форме.
Принцип системности Принцип системности нормативно-методического регулирования делопроизводства является основой для установления единых требований к организации делопроизводства.
Принцип централизации Принцип централизации органов и методического обеспечения делопроизводства отражает значение соответствующих функций в системе органов власти и управлении. Центральным органом контроля обеспечения делопроизводства в Российской Федерации является Госстандарт, а методического контроля – Росархив.
Принцип децентрализации Принцип децентрализации делопроизводства проявляется в том, что каждое министерство, ведомство, учреждение, предприятие самостоятельно устанавливает задачи служб ДОУ в своих структурных подразделениях исходя из ведомственных задач. Данный принцип закреплен в типовой Инструкции по делопроизводству.
Признаки систематизации документов
Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо систематизировать по некоторым другим признакам, кроме принадлежности к документопотоку. Простейшим способом систематизации документов является их группировка в дела, внутри дела объединяются документы с несколькими общими признаками. Для систематизации документов по делам на практике используется, как правило, несколько признаков и всегда указываются на обложке дела хронологический признак и экспертный признак. Признаки группировки документов отражаются в заголовке каждого дела. Например: дело "Приказы начальника ОВД за 2004г.» содержит номинальный, авторский и хронологический признаки. На каждом из таких дел должен быть указан срок хранения – экспертный признак. Заголовки дел в делопроизводстве устанавливаются специальным документом – номенклатура дел, который ежегодно должен проверяться экспертной комиссией ОВД. Номенклатура утверждается начальником ОВД не реже одного раза в пять лет. Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Теорией и практикой делопроизводства и архивного дела выделены признаки группировки документов в дела. К таким признакам относят: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический, экспертный. Номинальный признак Номинальный признак предполагает группировку в одно дело документов одного наименования - приказов, протоколов, актов и т.д. Предметно-вопросный признак Предметно-вопросный признак- это объединение в одно дело документов по одному вопросу (предмету), например: документы по строительству, документы по служебной подготовке и прочее. Авторский признак Авторский признакберется за основу, когда в дело объединяются документы одного автора; например: работа постоянно действующей комиссии, документы вышестоящего органа, должностного лица и прочее. Корреспондентский признак Корреспондентский признакярко выражен, когда формируется переписка с определенным корреспондентом; например, переписка с поставщиком. Географический признак Географический признакуказывает общность документов соответствующих одному административно-территориальному делению; например, переписка с районными подразделениями. Хронологический признак Хронологический признакобъединяет документы одного временного периода. Например, планы работы за 1-е полугодие. Экспертный признак Экспертный признак указывает общий срок хранения документов в одном деле. Например, 3 года хранения. Документооборот
Документооборот - сложный процесс, характеризирующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, оформлению, удостоверению и отправке документов. Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов. Главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. При организации движения документов необходимо выполнение следующих правил: · максимальное сокращение инстанций прохождения документов; · исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов; · максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. По отношению к аппарату управления выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки.
Входящий документопоток Входящий документопоток складывается из документов вышестоящих организаций (органов власти и у правления центральных аппаратов и др.) В состав этих документов входят директивы, нормативные и методические акты, указы распоряжения постановления инструкции, решения, поручения, рекомендации, обращения граждан.
Исходящий документопоток Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы.
Внутренний документопоток Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Внутренний поток обеспечивает решение управленческих задач в пределах одной организации. К таким документам относятся положения, должностные инструкции, протоколы, плановые и отчетные документы, правила, штатные расписания и т.д.
Схема движения документов в организации
Сема прохождения входящей документации
Все поступающие (входящие) в организацию документы независимо от способа поступления (почта, телеграф факс и т.д.) передаются конкретному должностному лицу. При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки, целостность конверта, а также документов и вложений. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. В отдельных случаях возвращается и сам конверт (конверты с жалобами граждан сохраняются всегда). Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть . Главная цель – установить подразделение или должностное лицо, которому необходимо направить документ на рассмотрение. Также необходимо учитывать важность содержания, сложность и новизну поставленных вопросов, вид, документа. Исходя, из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделении производится распределение поступающих документов. На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп:
Проставление штампа, даты, регистрируемого номера (по порядку номеров начиная с календарного года) производится в день поступления документа. Регистрации подлежат не все документы. Необходимо регистрировать документы, поступающие из вышестоящих органов, общественных организаций, важные письма других организаций, обращения граждан и др. Виды регистрации: - журнальная; - карточная; - компьютерная. Журнал регистрации входящих документов.
Карточки регистрации входящих документов. Заполняются разделы карточки: - входящий номер и дата регистрации; - от кого поступил документ; - количество листов и экземпляров; - дата полученного документа и исходящий номер; - краткое содержание документа.
После первого этапа регистрации документы передаются на рассмотрение руководителю организации или руководителям структурных подразделений. Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом карточек: контрольных, справочных, по вопросам, географии и т.д. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления. Согласно резолюции документ передается исполнителю. От момента поступления к исполнителю до завершения работы документ находится в рабочей папке. В дело документ и все, относящиеся к нему материалы, направляются тогда, когда работа над ними полностью завершена.
Схема прохождения исходящей документации.
Документы, отправляемые (исходящие) организацией, проходят несколько этапов: - составление проекта документа,; - его изготовление; - согласование; - визирование; - подписание; - регистрацию; - отправку. В начале составляется рукописный вариант проекта, а затем печатный. Подготовленный проект документа передают на подпись руководителю. До передачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и предложений, а также материалов, на основании которых он готовился. После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа, который оформляется на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер. Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй - с визами согласования остается в деле организации. На проектируемый документ заводится регистрационная карточка, которая включает в себя такие элементы, как: - порядковый регистрационный номер и дата; - количество листов и экземпляров; - кому направлен документ; - расписка в получении или номер реестра; - краткое содержание документа; - кем пописан документ; - входящий номер и дата исполнительного документа; -номер дела, в котором помещена копия отправляемого документа и подлинник инициативного документа; - отметка о получении ответа, дата. Карточная регистрация дает возможность располагать карточки по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому и т.д. Копируя карточки, можно вести картотеки, как в библиотеке, по различным признакам. Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. Недостаток – возможны потери карточек. Карточка регистрации отправляемого документа
Журнальная регистрация наиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов (в секретном делопроизводстве). Недостаток - медленный поиск
Журнал регистрации исходящих документов.
Компьютерная регистрация наиболее удобный и оперативный вид регистрации. Недостаток – возможна потеря информации из-за технических причин. Для этого проводят резервное копирование регистрационных файлов. Схема работы с внутренними документами
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством. После согласования с соответствующими структурными подразделениями и юридической службой проекты распорядительных документов подписываются руководителем организации и регистрируются в канцелярии или другом структурном подразделении, копии документов заверяются либо подлинник направляется в множительную службу для размножения. Заверенные копии документов направляются в структурные подразделения организации, а при необходимости за его пределы. Докладные записки, справки, протоколы, рапорта и другие аналогичные внутренние документы рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, и передаются в структурные подразделения или помещаются в соответствующее дело. Порядок прохождения, регистрация, учет внутренних документов определяется Инструкцией по делопроизводству организации.
Обращения и жалобы граждан
1. Граждане Росси имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам. Должностные лица в пределах своей компетенции обязаны: - рассмотреть обращения; - принять решения; - произвести необходимые действия; - дать мотивированный ответ в установленный срок. - руководители организаций несут персональную ответственность за работу по рассмотрению обращений граждан. 2. Обращения бывают трёх видов: жалоба; заявление; предложение. 3. Обращения могут быть: индивидуальными (поданные одним лицом); коллективными (поданные от имени двух и более лиц).
Жалоба Жалоба – документ, в котором указываются просьбы личного или общественного характера, направленные на реализацию предоставленных законом прав и интересов граждан.
Заявление Заявление может содержать информацию о недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, общественных организаций.
Предложение – документ, в котором указывается необходимость совершенствования работы государственных органов, предприятий, общественных организаций и рекомендуются пути и способы решения поставленных задач.
4. Обращения решаются: не требующие специального изучения и дополнительных проверок – в течение 15 дней; требующие специального изучения и дополнительных проверок – в течение 1 месяца. Если для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения могут быть в порядке исключения продлены руководством организации, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом заявителю. Делопроизводство по обращениям граждан в государственных организациях должно вестись отдельно от обработки других видов документов. Все обращения регистрируются в день их поступления в учётных формах: - журналах регистрации; - на ПК; - картотеках. Журнал регистрации обращений граждан
На обращении ставиться: дат поступления; входящий номер; Штамп с регистрационным номером проставляется на середине нижнего поля первой страницы обращения. При повторном получении обращения: присваивается очередной порядковый номер: указывается номер первого обращения; ставится отметка «Повторно» Обращения граждан считаются разрешёнными: если рассмотрены поставленные в них вопросы; по ним приняты необходимые меры; даны ответы, соответствующие действующему законодательству и другим нормативным актам. Обращения граждан после их разрешения со всеми относящимися к ним документами направляются в отдельное дело в соответствии с утверждённой номенклатурой организации.
Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, накопления, хранения, поиска и распространения информации. Носителем информации выступает документ. Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Полнота информации выражается ее объемом, который должен быть достаточным для управления и отражать все стороны вопроса. Документ самым тесным образом связан со всеми формами управленческой деятельности, является средством реализации возложенных на управленческий аппарат функций. Он выступает как главный инструмент деловых взаимоотношений. Таким образом, документ является одним из средств укрепления законности и контроля. Процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве автора документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ. Документ должен быть: содержательным и кратким, понятным, правильно оформлен. Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами. Каждый вид документа (приказ, указ, распоряжение…) имеет определенный набор реквизитов. Кроме общих требований к тексту служебных документов, необходимо учитывать, что каждый вид документов имеет свои особенности в составлении и оформлении, свою схему построения текста. Документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, организаций и должностных лиц, называются организационно – распорядительными документами. Организационно – распорядительные документы подразделяют на три основные группы документов: организационные (уставы, положения, правила. инструкции,); распорядительные (приказы, распоряжения, решения); информационно-справочные (акты, справки, докладные и служебные записки, протоколы).
Организационные документы
Организационные документы (иногда их называют организационно-правовые документы) необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации. Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы являются правовой основой деятельности организации. Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом.
Положения Положения – нормативные акты, имеющие свободный кодификационный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы. Наиболее распространенный вид положения – документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или структурного подразделения. Положение об организации определяет ее статус, порядок ее создания, место в системе управления, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. Положение обретает юридическую силу с момента утверждения.
Устав Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, их взаимосвязь с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления. Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Это основной организационный документ в деятельности учреждения, организации
|
