ПОЗНАВАТЕЛЬНОЕ

Оси и плоскости тела человека - Тело человека состоит из определенных топографических частей и участков, в которых расположены органы, мышцы, сосуды, нервы и т.д.

Отёска стен и прирубка косяков - Когда на доме не достаёт окон и дверей, красивое высокое крыльцо ещё только в воображении, приходится подниматься с улицы в дом по трапу.

Дифференциальные уравнения второго порядка (модель рынка с прогнозируемыми ценами) - В простых моделях рынка спрос и предложение обычно полагают зависящими только от текущей цены на товар.

Проблемы, связанные с функционированием коммуникаций в организациях.

123 4 5

Причины снижения эффективности коммуникаций.Наличие четко действующих коммуникаций в организациях способствует решению многих важнейших организационных проблем, в частности это позволяет: координировать деятельность отдельных структурных единиц в организации относительно общей цели, обеспечивать устойчивые отношения с внешней средой, обеспечивать подразделения организации необходимой рабочей информацией и целевыми указаниями и многое другое.

Однако, создание коммуникационных сетей, формирование устойчивых коммуникационных каналов сопряжено с рядом трудностей. Эти трудности связаны как с дефектами в каналах информации, так и с проблемами кодирования или декодирования получаемых сообщений. Они могут исходить и от реципиента, и от коммуникатора.

Все проблемы, связанные с созданием эффективно действующих коммуникаций, можно разделить на две основные группы: 1) проблемы с точки зрения структурных коммуникаций и 2) проблемы, возникающие в ходе межличностного общения.

Проблемы с точки зрения структурных коммуникаций.Основной проблемой коммуникаций между элементами организационной структуры может считаться неопределенность во взаимоотношениях между отдельными структурными единицами организации. В этом случае распоряжения и директивы руководящего органа могут не соответствовать ситуации, не пониматься подчиненными, дублироваться, новое сообщение может противоречить ранее посланному. Кроме того, в случае неопределенности ситуации горизонтальные связи между отдельными подразделениями или членами организации становятся ненадежными, информация поступает хаотично, отчего может наступать информационный голод или, наоборот, избыток противоречивой информации. В условиях неопределенности могут усиливаться следующие виды преград в коммуникационных процессах.

1. Искажение сообщений представляет собой явление, при котором в структурные единицы организации поступает информация, не адекватная реальной ситуации, что приводит к значительному замедлению темпов работ в организации. Так, Т. Питерс и Р. Уотермен полагают, что принятие решения и его реализация должны начинаться одновременно. Понять, как следует выполнять работу, не менее важно, чем принять решение о том, что следует делать.

На этом принципе достигнуто много успехов в различных фирмах. Искажение информации не позволяет приступать к немедленной реализации решений, так как это решение основано на неверных альтернативах. В связи с этим приходится возвращаться к данной ситуации, повторять сообщения. Искажения информации приводят к неправильной постановке целей, что немедленно сказывается на всех остальных компонентах организации. Все искажения в организационных коммуникациях можно разделить на три группы:

1) непреднамеренные искажения, которые возникают в силу недостатка информации, неясности ситуации или затруднений в межличностных контактах;

2) сознательные искажения, которые представляют большую опасность для принятия решений и постановки целей в организации, так как в данном случае промежуточное звено в коммуникационной цепочке не согласно с содержанием сообщения (например, не согласно с распоряжением вышестоящего органа управления) и стремится изменить характер его воздействия;

3) фильтрация информации в сообщении, при которой отсекается ненужная в данный момент информация, остается только суть. Эта необходимая операция в коммуникационном процессе может привести к потерям информации, вредным упрощениям, которые не могут способствовать принятию эффективных управленческих решений. Вредный эффект фильтрации может наблюдаться, когда высшие руководители стремятся снабжать только информацией положительного содержания, не доводя до сведения наиболее острые существующие проблемы, существует страх перед наказанием, ощущается бесполезность информации в силу неправильной ее оценки.

2. Информационные перегрузки наблюдаются в тех случаях, когда члены организации не в состоянии эффективно реагировать на всю необходимую им информацию и вынуждены отсеивать определенную ее часть, наименее важную, по их мнению. Однако именно эта часть информации может быть необходимой для обеспечения нормального функционирования организации. Особенно часто информационная перегрузка наблюдается у руководителей, замыкающих на себе решение многих (и даже самых мелких) вопросов, связанных с управлением деятельностью подразделений организации. Отсутствие четких фильтров и «сторожей» не позволяет руководителю эффективно использовать самую важную часть поступающей к нему информации.

3. Недостатки в структуре организации оказывают существенное негативное влияние на функционирование коммуникационных сетей. Самым распространенным из таких недостатков следует признать неудачную конфигурацию, при которой существует большое количество уровней управления. В этом случае информация при прохождении от уровня к уровню будет теряться или искажаться. Особенно это характерно для восходящих коммуникационных потоков (снизу вверх, от подчиненных к руководителям).

Другим важным недостатком, связанным со структурой организации, можно считать отсутствие устойчивых горизонтальных связей между отдельными подразделениями. Например, это может произойти в том случае, когда руководство организации допускает только вертикальные связи, а коммуникации между подразделениями одного уровня считаются незначимыми и ненужными. Такое явление наблюдается чаще всего в высокоцентрализованных и формализованных линейных структурах.

И наконец, существенным недостатком следует признать наличие конфликтов в организации между отдельными группами и подразделениями. Очень часто эти конфликты заложены в самой структуре организации. Подразделения или отдельные руководители, находящиеся в состоянии конфликта, могут не только способствовать разрыву коммуникационных связей внутри организации, но и использовать коммуникативные сети для достижения собственных целей. Например, когда в организации, производящей два вида продукта или услуг, не предусмотрено разделение ресурсов, эквивалентное вкладу каждого из этих двух подразделений, в результате между ними возникает конфликт, где каждый из участников использует коммуникативные каналы организации для принижения роли другого и возвышения собственной.

4. Высокая степень пространственной дифференциации создает преграды в отношении определенных коммуникационных каналов в силу удаленности отдельных структурных единиц организации друг от друга. Это касается, в частности, каналов контроля и обратной связи, а также тех каналов, которые связаны с передачей печатной информации (документов, научной или технологической литературы и т.д.).

Действительно, с помощью радио или телефонной связи с удаленными объектами иногда трудно бывает передать большой объем информации или проследить за выполнением распоряжений, не говоря уже о возможностях подчиненных связаться с отдаленным центральным органом управления. Как следствие такого положения дел, может возникнуть взаимное недоверие между членами организации, снизится эффективность взаимодействия.

Для уменьшения отрицательного воздействия этих преград в коммуникационных каналах организация можно использовать следующие приемы:

1) постоянно регулировать информационные потоки путем создания банка данных, внутреннего рынка информации, пунктов отслеживания и сортировки получаемой извне информации, выявления мест информационных перегрузок;

2) осуществлять контроль за процессами обмена информацией, информационными каналами. Для этого можно предусмотреть мероприятия, способствующие контролю через план-график, с периодической отчетностью, установить распорядок встреч с подчиненными для обсуждения возможных перемен в организации и т.д.;

3) организовать систему сбора информации от исполнителей путем создания действующих каналов от подчиненных к руководству, исключающих фильтрацию информации в ходе ее прохождения по структурным уровням. Это возможно с помощью применения ящиков для предложений, частной телефонной связи, «кружков качества» и т.д.;

4) создавать дополнительные каналы для исключения искажения информации или двойственного понимания информационных сообщений. Например, это может быть повторение распоряжений или приказов через специально выпускаемые бюллетени, информационные листки, регулярные обсуждения или собрания, доски объявлений, демонстрационные витрины, местные радио или телевидение и т.д. Кроме того, полезно вовлекать самих пользователей информации в разработку систем и процедур сбора данных (например, упрощение документооборота, самоконтроль и многое другое);

5) использовать современные информационные технологии, что подводит руководство организаций к решению проблемы создания качественной системы коммуникаций. Сюда можно отнести внедрение персональных компьютеров на рабочих местах, электронной почты, выхода в Интернет и т.д.;

6) правильно планировать рабочие места с учетом функциональных особенностей и способностей работников. В этом случае возможно создание коммуникационных сетей у работников, функционально связанных между собой в процессе работы. Например, к таким мероприятиям можно отнести пространственное сближение рабочих мест по принципу технологических линий или цепочек;

7) предотвращать возникновение барьеров между различными подразделениями и должностными статусами в организации. Об этом, в частности, пишет Р. Уотермен, говоря о «снятии функциональных и иерархических перегородок». Действительно, снятие понятий «мы» и «они» и понимание организации как единого организма в значительной степени снижают трудности в процессе коммуникации.

123 4 5