Приказы по личному составу Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия. На основании заключенного трудового договора оформляется приказ (распоряжение) о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Приказ составляется в одном экземпляре, визируется и подписывается руководителем предприятия. Работник ставит свою подпись при ознакомлении с приказом. Приказ о приеме на работу составляется на каждого вновь зачисляемого в организацию. При одновременном приеме нескольких работников, особенно на временные и сезонные работы, при расширении предприятия и т.д. допускается составление приказа сразу на всех принимаемых работников по форме № Т-1 а. Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы № Т-8. Работник должен ознакомиться со всеми приказами по личному составу под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самим работником и содержит подпись работника и дату ознакомления. На основании приказа заполняется трудовая книжка: вносится запись о приеме на работу и заполняется личная карточка (форма № Т-2 или № Т-2ГС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а). Трудовые книжки работников ведутся на всех предприятиях, в организациях независимо от их форм собственности. Трудовая книжка — основной документ, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы (ст. 66 ТК РФ). Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия. На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии не позднее пятидневного срока после приема на работу. Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию, и должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (ст. 66). В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем, который вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и основной документ. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные вновь. Книга учета трудовых книжек должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена подписью и печатью. При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (ст. 66 ТК РФ). Личное дело (досье)— совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовом стаже. В состав личного дела должны входить следующие документы: • внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; • анкета или личный листок по учету кадров; • автобиография или резюме; • копии документов об образовании; • копии документов об утверждении в должности; • характеристики или рекомендательные письма; • трудовой договор; • копии приказов о назначении, перемещении, увольнении; • дополнение к личному листку по учету кадров; • справки и другие документы, относящиеся к данному работнику. Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника в организацию. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшиваются в папку-скоросшиватель. На ее обложке указываются полностью: фамилия, имя, отчество сотрудника, дата поступления на работу. Личное дело ведется в одном экземпляре. Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а конечной — дата увольнения. Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обязан своевременно: • вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении работника, биографических данных, семейном положении, месте жительства и т.п.; • приобщать к делу полученные документы. Основанием для внесения изменений и дополнений в личное дело является: • о служебном положении — приказ руководителя организации о переводе; • об образовании — документы учебных заведений (диплом, аттестат, удостоверение, свидетельство); • об изменении фамилии, имени, отчества — приказ по личному составу, изданный на основании документов органов загса. Внесение в документы личного дела изменений и дополнений со слов сотрудника не допускается. Характеристика Характеристика — это официальный документ, который выдаст администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств. Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Она имеет следующие реквизиты: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдастся характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать. В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части. Первая - это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника. Вторая часть текста характеристики - данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.). Третья часть - собственно характеристика, т.е. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника: его отношения к работе, повышения профессионального уровня, поведения в быту. Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики. Текст характеристики излагается от третьего лица. Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения. Доверенность Доверенность — документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие (чаще всего получить что-либо). Доверенность выдается руководителем. Доверенность содержит следующие реквизиты: - наименование организации; - наименование вида документа; - - дату документа; - регистрационный номер документа; - текст документа; - подпись; - печать. Текст обычно содержит: - наименование доверителя, представителя (наименование организации, структурного подразделения, должность, фамилию, имя отчество и паспортные данные); - содержание и объем полномочий; - срок действия доверенности; - иные сведения, предусмотренные действующим законодательством. Подпись заверяется печатью структурного подразделения. В доверенности на получение зарплаты и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, указываются: фамилия, имя, отчество доверителя; фамилия, имя, отчество представителя, его паспортные данные; объем полномочий представителя; дата; подпись. Структура текста доверенности: • наименование документа (пишется в центре строки); • текст (начинается с красной строки); • дата (слева), подпись (справа); • заверение документа. При составлении доверенности используются клишированные формы: кто? + доверяю + кому? + инфинитив (получить) что? |