Учет и документальное оформление командировочных расходов Служебная командировка и ее документальное оформление Статьей 166 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) установлено, что служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Порядок документального оформления и проведения расчетов по загранкомандировкам регламентирован Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 Для правильного оформления загранкомандировки необходимо: · приказ директора предприятия о направлении в командировку с указанием фамилии командируемого, цели и срока командировки, страны пребывания (форма № Т-9 или Т-9а, утв. постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"); · авансовый отчет с приложением документального подтверждения расходов (форма АО-1); · утвержденное директором служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а), закрытое командировочное удостоверение (форма № Т-10), · ксерокс загранпаспорта. При командировке в страны с визовым режимом необходим загранпаспорт, в котором делаются отметки о пересечении границы при следовании за рубеж и обратно. По этим отметкам определяется время нахождения работника в командировке. Ксерокс соответствующих страниц паспорта прикладывается к авансовому отчету. Командировочное удостоверение в этом случае не оформляется. Обеспечение работника денежными средствами для командировки В настоящее время существует три способа расчетов с командированными работниками. 1. Использование пластиковых карт. Согласно Положению об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт. Утв. ЦБ РФ 24.12.2004г. № 266-П, юридическое лицо может осуществлять определенные операции с использованием расчетных карт, кредитных карт. Данное положение предусматривает получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ для оплаты командировочных и представительских расходов и оплату командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории РФ. При этом делаются бухгалтерские проводки: Дебет 52/Карты Кредит 52/Текущий валютный счет – перечислена иностранная валюта на карточный счет. (Счет, предусматривающий использование расчетных и кредитных карт. По данному счету в общеустановленном порядке начисляется курсовая разница); Дебет 60, 71, 76 (в валюте) Кредит 52/Карты или Кредит 66 – осуществлены операции по расчетной или кредитной карте на дату осуществления операции. Получать в банкоматах наличную валюту с корпоративной карты на территории РФ не предусмотрено. 2. Приобретение и выдача работнику командировочных расходов в иностранной валюте. Приобретение организацией валюты отражается на счетах учета в общеустановленном порядке. При выдаче средств в иностранной валюте задолженность за работником числится в иностранной валюте с начислением соответствующих курсовых разниц. Дебет 50/в (в валюте) Кредит 52 – получена валюта в банке на выдачу командировочных расходов; Дебет 71/в (в валюте) Кредит 50/в – валюта выдана подотчетному лицу. После утверждения авансового отчета подтвержденные командировочные расходы отражаются по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Дебет 20,26 Кредит 71/в – командировочные расходы списаны на счета учета расходов. 3. Выдача направляемому за пределы РФ работнику средств в рублях. Работник приобретает иностранную валюту самостоятельно в обменных пунктах. В этом случае работодатель должен компенсировать работнику фактические расходы, понесенные для приобретения израсходованного количества валюты. Командировочные расходы Согласно ст.168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: · расходы по проезду; · расходы по найму жилого помещения; · дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); · иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Суточные являются дополнительными расходами, связанными с проживанием работника вне места постоянного жительства (ст.168 ТК РФ). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. В случае выезда в командировку и возвращения в тот же день, работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы Кроме того, если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется В тех случаях, когда работники, выезжающие в служебную командировку за границу, обеспечиваются в стране пребывания бесплатным питанием, выплата суточных производится в размере 30 % от установленных норм суточных, включая надбавки. Если принимающая сторона помимо питания обеспечивает работника иностранной валютой на личные расходы, направляющая сторона выплату суточных не производит. При загранкомандировках в совокупный годовой налогооблагаемый доход сотрудника не включаются: · расходы, связанные с получением загранпаспорта, · документально подтвержденные расходы на проезд, · документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения, · суточные в пределах норм. Для целей исчисления налога на доходы физических лиц и страховых взносов установлены следующие ограничения при оплате суточных в рублях – 700 руб., в валюте - 2500руб. (в пересчете по курсу ЦБ РФ на дату учета). Суммы сверх установленных норм должны облагаться налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами. В п.12 статьи 264 главы 25 НК РФ определен следующий перечень расходов на командировки, принимаемый при исчислении налога на прибыль: · проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, · наем жилого помещения. Возмещению подлежат также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходы на обслуживание в номере, расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами), · суточные и (или) полевое довольствие, · оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов, · консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные платежи и сборы. |