Тема 4. Документация и регистры бухгалтерского учета 4.1 Первичные учетные документы и их классификация 4.2 Регистры бухгалтерского учета и их классификация 4.3 Ошибки в учетных документах и способы их устранения 4.1. Первичные учетные документы и их классификация Особенность бухгалтерского учета является строгая и полная документальность. Все хозяйственные операции, отражаемые в бухгалтерском учете, должны подтверждаться соответствующим документом. Документ – письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции или о праве на ее осуществление. Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания. Формы документов могут утверждаться на государственном уровне, соответствующими министерствами и ведомствами, а также непосредственно самим организациями. Законодательно предусмотрены обязательные сведения для первичных учетных документов. Первичные учетные документы, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь, должны содержать следующие сведения: · Наименование документа, дату его составления · Наименование организации · Содержание и основания совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или только в стоимостных показателях · Должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи В связи с большим количеством и разнообразием первичных учетных документов возникает необходимость их классификации. Классификация первичных учетных документов: 1. По потокам движения документов: · Входящие документы – документы, которые получает организация от других юридических лиц (товарно-транспортные накладные, платежное требование, проездные документы) · Внутренние документы – документы, которые создаются в самой организации и используются для учета и составления отчетности (расчетные ведомости по заработной плате, приказы, распоряжения, учетная политика организации) · Исходящие документы – создаются в самой организации, но предназначенные для передачи другим юридическим и физическим лицам. 2. По назначению: · Распорядительные – содержат распоряжения о выполнении той или иной хозяйственной операции (приказы) · Исполнительные – документы, которые составляются в момент совершения хозяйственной операции (товарно-транспортная накладная) · Документы бухгалтерского оформления – составляются для упрощения и технической подготовки к дальнейшему отражению в учете · Комбинированные – содержат признаки и выполняют функции распорядительных и исполнительных документов (расчетно-платежная ведомость) 3. По объему информации: · Первичные – документы, с помощью которых впервые отражают хозяйственные операции (приходные и расходные кассовые ордера) · Сводные – составляются на основании нескольких ранее составленных первичных документов кассовая книга, товарный отчет, авансовый отчет) 4. По виду носителей информации: · Бумажные · Электронные 4.2. Регистры бухгалтерского учета и их классификация Для регистрации и обработки информации, содержащейся в первичных учетных документах, используются учетные регистры. Регистры бухгалтерского учета разрабатываются организацией самостоятельно в соответствии с применяемой формой бухгалтерского учета. Регистры бухгалтерского учета должны содержать следующие сведения: · Наименование регистра · Наименование организации · Даты начала и окончания ведения регистра и(или) период, за которые составлен регистр · Хронологическую и(или) систематическую группировку хозяйственных операций · Оценку хозяйственных операций в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях · Должности лиц, ответственных за ведение регистра, их фамилии, инициалы и подписи Основные признаки классификации регистров: 1. По степени детализации информации: · Регистры синтетического учета – предназначены для отражения хозяйственных операций в обобщенном виде в денежном выражении за определенный учетный период При использовании 1С Бухгалтерии регистром синтетического учета является анализ счета, который создается за каждый месяц, а также и нарастающим итогом · Регистры аналитического учета – ведутся по каждому счету и по каждому первичному учетному документу 2. По виду учетных записей: · Хронологические учетные регистры – журнал регистрации хозяйственных операций · Систематические учетные регистры – по однородным признакам · Комбинированные учетные регистры – сочетают хронологическую и систематическую записи 4.3. Ошибки в учетных документах и способы их устранения При составлении первичных учетных документов и учетных регистров могут быть допущены ошибки. Причины ошибок: · Утомление · Небрежность · Неаккуратность · Неисправность техники · Умышленные ошибки Основные ошибки в бухгалтерском учете: · Неправильная запись суммы по первичному учетному документу · Ошибочная корреспонденция счетов · Неверный подсчет итога В бухгалтерском учете существует ряд обязательных процедур, позволяющих выявить и исправить допущенные ошибки. Основные способы исправления ошибок: 1. Корректурный: Применяется в том случае, когда неверно указана сумма в первичном учетном документе. Она зачеркивается тонкой линией, рядом проставляется верная сумма, дата и подпись лица, исправившего запись. 2. Способ дополнительной записи (проводки): Применяется, если по хозяйственной операции корреспонденция счетов указана правильно, а сумма занижена. Пример: на основании товарно-транспортной накладной получено 100 единиц по цене 100.000 р. за единицу. Сумма: 1.000.000 р. 3. Способ «красное сторно»: Сторнировать – убрать, уничтожить. Применяется: · Если по хозяйственной операции корреспонденция счетов указана верно, а сумма завышена · Если корреспонденция счетов по хозяйственной операции указана неверно · Может использоваться как методический прием Пример: поступили материалы от поставщика на сумму 500.000 р. Бухгалтер ввел сумму 800.000 р. № | Дебет | Кредит | Сумма | | | |  | Согласно товарно-транспортной накладной материалы на сумму 200.000 р. | | | | 200.000 | | | |  | | | | 200.000 | Как методический прием используется в розничной торговле при учете товаров на счете 41 по продажным ценам. Пример: торговая организация закупает товары у поставщика. Отпускная цена 1.000.000 р. НДС – 200.000 р. Установлена торговая надбавка 50%. Согласно учетной политики товары на счете 41-2 учитываются по продажным ценам. Расчет продажной цены: 1.000.000*1,2*1,5=1.800.000 или Сумма торговой набавки = 1.000.000*50%=500.000 НДС = 1.500.000*20%=300.000 Продажная цена = 1.000.000+500.000+300.000 = 1.800.000 № | Содержание | Дебет | Кредит | Сумма | | Получены товары от поставщика | 41-2 | | 1.000.000 | | Отражается НДС по приобретенным товарам | | | 200.000 | | Отражается торговая надбавка в цене товара | 41-2 | | 500.000 | | Отражается НДС в цене товара | 41-2 | | 300.000 | | Перечислены денежные средства поставщику | | | 1.200.000 | | Принят к вычету НДС | 68-2 | | 200.000 | | Получены денежные средства в кассу от покупателей за товар (признание выручки в учете) | | 90-1 | 1.800.000 | | Начислен НДС из выручки | 90-2 | 68-2 | 300.000 | | Списывается реализованный товар | 90-4 | 41-2 | 1.800.000 | | Отражение способом «красное сторно» НДС на реализованные товары | 90-4 | 41-2 | 300.000 | | Отражение торговой надбавки, относимой к реализованным товарам | 90-4 | | 500.000 | |