 ПОЗНАВАТЕЛЬНОЕ Сила воли ведет к действию, а позитивные действия формируют позитивное отношение Как определить диапазон голоса - ваш вокал Игровые автоматы с быстрым выводом Как самому избавиться от обидчивости Противоречивые взгляды на качества, присущие мужчинам Вкуснейший "Салат из свеклы с чесноком" Натюрморт и его изобразительные возможности Применение, как принимать мумие? Мумие для волос, лица, при переломах, при кровотечении и т.д. Как научиться брать на себя ответственность Зачем нужны границы в отношениях с детьми? Световозвращающие элементы на детской одежде Как победить свой возраст? Восемь уникальных способов, которые помогут достичь долголетия Классификация ожирения по ИМТ (ВОЗ) Глава 3. Завет мужчины с женщиной
Оси и плоскости тела человека - Тело человека состоит из определенных топографических частей и участков, в которых расположены органы, мышцы, сосуды, нервы и т.д.
| Методы инвентаризации и анализа организационного времени 12
Большинство предлагаемых методов на начальных этапах освоения ТМ используются для инвентаризации и анализа временных трат, но в последствии могут быть использованы и как инструменты для планирования стратегического и оперативного времени и контроля над выполнением поставленных задач . 15) Этап 1. Подготовка к инвентаризации. Шаг 1. Определить виды временных затрат жизнедеятельности (или функционирования организации). Четко сформулировать их в форме логически независимых категорий для наблюдения и фиксации (разбиение всего множества временных трат на отдельные непересекающиеся подмножества). Шаг 2. Если необходимо, определить дополнительные категории (параметры) для качественной оценки временных затрат. Шаг 3. Продумать организацию процесса инвентаризации времени (общая длительность, периодичность, ресурсы на проведение и т. п.). Продумать систему кодирования и количественного представления результатов инвентаризации (при необходимости включая шкалы и формулы подсчета). Подготовить соответствующие бланки. Этап 2. Проведение инвентаризации (хронометраж). Шаг 4. На практике в течение выбранного промежутка времени (или запланированное количество раз) измерять затраты времени, регулярно заполняя соответствующие бланки. Шаг 5. Провести предварительную группировку полученных данных, подготовить их к дальнейшему анализу: оценить временные затраты по качественным параметрам; с использованием разработанных формул, вычислить необходимые количественные показатели. Этап 3. Анализ времени. Шаг 6. Проанализировать временные затраты, например, по следующим направлениям: 1) затраты на работу (по видам, операциям, задачам); 2) затраты на внерабочую активность; 3) затраты на временные помехи; 4) качество временных затрат на работу, помехи, внерабочую активность. Объем и направления анализа могут быть произвольными, в зависимости от масштабности поставленных задач инвентаризации. Шаг 7. Сформулировать результат анализа времени исходя из общей цели исследования. Это может быть просто описание временных трат; закономерности трат времени, связывающие отдельные элементы системы ТМ; прогноз изменений целостной системы ТМ при направленном воздействии на один (или более) из ее элементов. Наиболее «типичным» результатом анализа времени обычно становится выявление закономерностей, обусловливающих эффективное либо неэффективное использование времени. Выявленные закономерности могут быть как процессуального характера (сложившиеся стратегии, способы, поведенческие стереотипы использования времени), так и структурного (реальный фонд времени, помехи, энергетические ресурсы и др.). Шаг 8. На основе проведенного анализа спроектировать пути и способы борьбы с потерями времени, предложить идеи по более эффективному использованию времени. Этап 4. Изменение стратегии/способов управления временем. Шаг 9. Проанализировать пути и способы борьбы с потерями времени, а также способы более эффективного использования времени в процессе целеполагания и планирования. Согласовать цели и задачи по управлению временем с планом по достижению основных жизненных целей (целей деятельности организации). Оформить письменно. Шаг 10. Приступить к достижению жизненных целей с использованием методов ТМ на практике (перейти к оперативному ТМ) [22]. Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно на что расходуется время, не известно сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность. Сильные стороны использования рабочего времени нужно выделить и применять в повседневной работе. Для слабых же сторон нужно выработать стратегию по преодолению их. Прежде всего, каждую работу нужно проанализировать с помощью следующих вопросов: - была ли работа необходима? (если более 10 % рабочего времени было потрачено не на необходимую работу, это говорит о проблемах с делегированием и определением приоритетов) - были ли оправданы затраты времени? (если более 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе) - было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации, самореализации) - был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени) [26]. Определив критические моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля, так называемые поглотители времени, нужно определить их причины и выработать меры по их устранению, наиболее подходящие для данного бизнеса и конкретного руководителя. 16) Заполненные хронокарты Гастева можно анализировать и качественно (наглядно) и количественно. Простейшим способом качественного (наглядного) анализа является составление обобщенных месячных (недельных, квартальных и т. п.) учетных карт по каждому виду временных затрат (в соответствии с выбранными категориями и субкатегориями учета) в отдельности. Обобщенная хронокарта выглядит как таблица, по вертикальной оси которой (в строках) откладываются дни недели, а по горизонтальной (в столбцах) — время суток. Заштрихованные ячейки таблицы указывают, какие именно часы в тот или иной день были потрачены на конкретный вид деятельности (субкатегорию). 17) Диаграмма Ганта — это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени (рис. 2.2.3.). Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задаётся временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. В результате, для управления временем появляется простой и очень наглядный инструмент, в чём-то ставший даже символом тайм менеджмента. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами. Диаграмма может использоваться для представления текущего состояния выполнения работ: часть прямоугольника, отвечающего задаче, заштриховывается, отмечая процент выполнения задачи; показывается вертикальная линия, отвечающая моменту «сегодня». Диаграмма Ганта дает возможность: -увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность; -сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач; -детально проанализировать реальный ход выполнения задач. На графике отображаются интервалы времени, в течение которых задача: выполнялась, была приостановлена, возвращалась на доработку и т.д. 18) Одним из простых приёмов управления рабочими операциями является поточная карта (полное название — «поточная карта трудового процесса»). Поточная карта позволяет описать и проанализировать линейную последовательность совершаемых операций, а также пространственно-временные характеристики каждой операции. Идея поточной карты заключается в том, что все многообразие операционального состава деятельности может быть сведено к сравнительно небольшому числу качественно различных типов операций (табл. 2.2.2.). Таблица 2.2.2. Поточная карта трудового процесса
Каждый из выделенных типов операций предполагает собственные специфические способы оптимизации. На поточных картах типы операций обычно кодируются с помощью специальных символов. - Операция - целенаправленное изменение объекта, лица, информации; - Транспортировка – перемещение объекта, лица или информации с одного места на другое; - Контроль - проверка или испытание объекта, лица или информации с целью опознания, установления качества или количества; - Задержка - ожидание объектом, лицом или информацией следующей операции. Возникает спонтанно, естественно, непроизвольно; - Хранение - пребывание объекта, лица или информации без изменения в контролируемых условиях до следующей операции. Возникает запланировано. Возможны также смешанные операции, которые обозначаются, например, следующим образом: - контроль в процессе выполнения операции; - операция во время транспортировки [22]. 6. Поточная диаграмма обычно используется как дополнение к поточной карте, наглядно отображая пространственные аспекты описываемого процесса деятельности. В некоторых случаях поточная диаграмма обладает самостоятельной ценностью, не просто удобно отображая анализируемые процессы (операции), но и являясь «отправной точкой» для исправления ситуации. 19) органайзер с возможностями качественного учета времени является гораздо более мощным инструментом, чем хронокарта. Органайзер более универсален, он позволяет не только учитывать время, но и в конце каждого рабочего дня осуществлять экспресс-анализ затрат времени, оперативно корректируя планы на следующий день (или даже на неделю, а то и месяц). В качестве прикладного ТМ-инструмента Кови предлагает авторский вариант органайзера (на неделю), а также подробно описывает алгоритм работы с ним. Работа с органайзером проходит в четыре этапа: 1) Определение ключевых ролей. Основываясь на личностных ценностях («миссии»), необходимо выделить 5 ключевых ролей, связанных с наиболее важными жизненными задачами на данный период. Это могут быть роли семейные (отец, муж, брат и др.), трудовые (руководитель проекта, начальник для подчиненных, председатель комитета и др.), внутриличностные (читатель, болельщик за футбольную команду и др.). Роли могут быть внешними либо внутренними, при этом список ролей не является фиксированным — вы пишете его сами, давая ролям свои названия, при этом каждую новую неделю он может быть разным. 2) Выбрать задачи. В рамках каждой роли намечается 2 важных результата, которые должны быть достигнуты в течение недели. При этом нельзя забывать, что данные задачи (краткосрочные цели) должны быть частью долгосрочных стратегических целей. При формулировании задач следует стремиться к тому, чтобы они соответствовали «второму квадрату» были бы действительно важными и не срочными. 3) Составить план на неделю. Составление плана заключается в заполнении недельного органайзера, когда намеченные задачи «привязывают» к конкретным дням и периодам времени. При составлении недельного плана Кови рекомендует придерживаться ряда стандартных ТМ-правил: выбирать наиболее удобное для достижения намеченной цели время; резервировать время; планировать виды активности в соответствии с собственными ритмами активности (физической, интеллектуальной, эмоциональной, духовной) и т. п. 4) Адаптировать дневной план. Ежедневное планирование является своего рода «подгонкой», адаптацией заранее намеченных на неделю дел к актуальным (то есть срочным) задачам наступившего дня. По сути дела, речь идет о выборе приоритетных дел на сегодня. Кови указывает на то, что можно использовать любые удобные способы определения приоритетов, как третьего поколения ТМ («матрицу Эйзенхауэра», метод ABC и др.), так и четвертого поколения (определение срочности в соответствии с цепочкой стратегического планирования: «миссия — роли — цели», когда приоритетными являются дела, вносящие вклад в миссию). Интересной является идея Кови о том, что расстановка приоритетов должна быть «мягкой», правополушарной, то есть основанной на интуитивном применении принципов ТМ (согласованность, сбалансированность, «человечность» и др.).
20)Для ежедневного подведения ТМ-итогов каждого дня я предлагаю использовать шесть показателей, три из которых являются количественными, а три — качественными.Для количественного экспресс-анализа итогов дня вводится три показателя, формулы расчета которых приводятся ниже: 1. Полезность (поле «Пл/нп») равна сумме всех временных затрат на плановые и важные неплановые дела (с кодом «1» и «0,5») за выче- том всех временных затрат на неплановые дела (с кодом «0»). При строгом учете траты времени с кодом «0,5» считаются как неплановые.При получении положительного результата можно сделать вывод о том, что день прошел с высокой степенью организованности, время было использовано с пользой для достижения запланированных целей. 2. Продуктивность (поле «Затр.») равна сумме всех временных затрат, связанных с высоким уровнем мотивации (с кодами «+2» и «+1»)за вычетом всех временных затрат, связанных с низким уровнем мо- тивации (с кодами «—2» и «—1»).При получении положительного результата можно сделать вывод о том, что затраты времени принесли вам чувство удовлетворенности, были связаны с высоким уровнем мотивации. То есть в плане затрат внутренних сил и энергии этот день был продуктивным. 3. Эффективность (поле «Эфф.») равна сумме всех временных затрат, связанных с высоким уровнем КПД выполненной работы (с кодами «+2» и «+1»), за исключением всех временных затрат, связанных с низким уровнем КПД (с кодами «—2» и «—1»).При получении положительного результата можно сделать вывод о том, что затраты времени принесли вам реальный успех и были действительно эффективными, а выбранные способы достижений целей и технологии — оптимальными.Качественный экспресс-анализ заключается в составлении своего рода «краткого отчета» для самого себя, позволяющего обобщить и компактно представить некоторые важные ТМ-результаты за учетный день: 5. Делегирование (на основе оценок в столбце «Дел.»). Здесь указывается, сколько раз в течение дня было использовано делегирование, а также кому именно и что было делегировано. В данном поле рекомендуется отметить случаи успешного и неуспешного делегирования, а также записать оргвыводы. 6. Главный результат, достижение дня (на основе записей в столбце «Результат, эффект»). Здесь записывается одно главное достижение дня, а если есть — окончательное решение какой-либо важной задачи. В данном поле психологически важно отметить продвижение к достижению какой-либо стратегической цели. 7. Главные потери, помехи дня. Анализ осуществляется на основе полей «Код» (все с кодом «200», что, в соответствии с кодификатором, обозначает помехи), а также отрицательных значений в полях «Затр.» и «Эфф.». Особое внимание надо обратить на те виды деятельности, где по показателям «затраты энергии» и «эффективность» одновременно стоят максимальные отрицательные оценки («—2»).Необходимо не только указать одну-две главные помехи, но также записать идеи по их преодолению и предотвращению. 21) Можно привести как минимум четыре довода, объясняющих назначение целеполагания: 1. Четкая формулировка целей определяет смысл существования фирмы, и, следовательно, работа каждого сотрудника становится более осмысленной. Понимание всей системы целей деятельности организации облегчает согласование (нахождение точек пересечения)организационных и личных целей. 2. Четкая формулировка целей задает направление движения (развития) фирмы и, следовательно, улучшает общую согласованность и координацию действий отдельных подразделений и сотрудников. Знание «генерального курса» и «основополагающих принципов» может сыграть конструктивную роль даже в экстремальных ситуациях, когда пропадают какие-либо четкие ориентиры деятельности, но организация в течение некоторого времени продолжает работать «как часы». 3. Четкая формулировка целей позволяет оценить степень прогресса и успешность продвижения к результату не только всей организации (или подразделений), но и каждого отдельного сотрудника. Это очень важный момент, так как без подробной проработки системы целей невозможно понять масштаб достигаемых на практике результатов.А без этого невозможно сформулировать какие-либо стандарты (нор- мативы) деятельности, в том числе и временные. При отсутствии четких стандартов деятельности любые оценки «эффективности» или «неэффективности» работы будут не чем иным, как малообоснованным субъективным мнением руководства, выдаваемым за мудрые управленческие выводы. 4. «Хорошая» организационная цель обладает собственным мотивационным потенциалом — она стимулирует, вдохновляет, притягивает всех сотрудников. 22) Можно выделить как минимум 14 свойств системы целей. 1. Количество. Существует множество как отечественных, так и зарубежных психологических, социологических, философских (аксиологических) исследований, в которых делалась попытка «сосчитать» точное количество индивидуальных целей. Количество целей личности может колебаться от одной-двух до нескольких десятков, но в подавляющем большинстве случаев реальное количество целей соответствует известному в психологии «магическому числу» 7±2. При этом многие исследователи подчеркивают явно выраженную закономерность: чем меньше целей (от 1 до 3) ставит перед собой человек,тем больше шанс, что он их действительно достигнет. 2. Степень важности, субъективной значимости. «Важность» — это субъективная оценка значимости поставленных целей, позволяющая делить их на главные и второстепенные (побочные). Иногда главные цели называют «цели-ценности», а второстепенные — «цели-средства». Обычно второстепенные цели (цели-средства) связаны с решением промежуточных или сопутствующих задач на пути достижения главной цели. 3. Срок (точность) достижения. Цели человека могут иметь жесткую привязку к какой либо календарной дате или даже часу (так называемые точные, или жесткие, цели). Жесткая привязка обычно характерна для краткосрочных целей, в то время как долгосрочные (в том числе жизненные) цели обычно весьма приблизительно связаны с довольно обширными промежутками времени. Масштаб достижения долгосрочных целей обычно измеряется месяцами, годами или даже десятилетиями, следовательно, погрешность в точности достижения таких целей может составлять дни, недели, месяцы или даже годы. 4. Приоритетность. Приоритетность является производным показателем от двух предыдущих свойств. Предполагается, что сочетание важности и срочности (наличие жесткой даты и времени достижения результата) задает иерархию целей, определяет очередность их достижения. В первую очередь выполнятся наиболее важные и срочные цели, потом — все остальные.Приоритетность часто может стать серьезной проблемой для человека, заинтересованного в более эффективном управлении собственным временем. 5. Логическая соподчиненность. Логическая соподчиненность целей является следствием их включенности в процесс и структуру человеческой деятельности. Условно можно выделить цели высшего логического уровня («родовые»), подчиняющие себе все более мелкие цели, — цели-ценности; цели промежуточного уровня («видовые») —цели-задачи; цели низшего уровня («частные») — цели-средства. Логическая соподчиненность целей не является жестко фиксированной,что означает, что отдельные цели в различных видах деятельности могут занимать различные места в разных «звеньях» цепочки (цели- ценности — цели-задачи — цели-средства). 6. Гармоничность. Гармоничность — качественная характеристика системы целей, указывающая на отсутствие явных противоречий и конфликтов между целями. Гармоничность представляет собой скорее «практический» показатель, связанный не столько с самими целями, сколько с личностными стратегиями их достижения. Например, участники ТМ-тренингов почти всегда в качестве жизненно важных целей одновременно указывают «продуктивную работу» (карьерный рост, высокие достижения и т. п.) и «счастливую семейную жизнь». 7. Масштабность затрат («цена» цели). Любая цель имеет свою цену.Цена цели измеряется затраченными на ее достижение усилиями и ресурсами — как внешними, объективными, так и внутренними, субъективными. Причем необходимо говорить о двух сторонах этой цены:предвосхищаемой, существующей в воображении и планах, и реаль- ной, с которой человек сталкивается уже на практике. От степени расхождения между предвосхищаемой и реальной ценой цели во многом зависит степень удовлетворенности человека при достижении цели. По масштабности затрат условно можно выделить лег- кие и трудные цели. В идеале легкие цели требуют незначительных затрат усилий и ресурсов, трудные — больших затрат. 8. Рациональность. Из приведенной в разделе 4.5 схемы следует, что целеполагание — процесс лишь отчасти осознанный, и далеко не всегда выбор цели осуществляется «голым рассудком». В выбор цели вторгается множество «подводных течений», связанных с самыми различными психическими процессами (эмоциями, мечтами, фанта- зиями, психологическими защитами и т. п.), весьма далекими от формальной логики. . Как правило, достижение максимально иррациональных целей дает человеку высокую субъективную удовлетворенность, но далеко не всегда корреспондирует с «объективной» (социально значимой и одобряемой) успешностью.В то же самое время в бизнес-среде существует двойственное отношение к рациональности целеполагания. 9. Степень осознанности результата. Поставленная цель может иметь различную степень осознанности в смысле понимания того момента,когда цель считается действительно достигнутой. Кто-то опирается на собственное переживание, на интуитивное ощущение «достигнутости» результата. В данном случае, если человеку кажется, что цель достигнута, значит — так оно и есть. Классическим ТМ-правилом является рекомендация «объективировать» свои цели, то есть делать осознание результата максимально отчетливым, для чего сам результат должен быть предельно конкретным, измеримым. Пожалуй, для «ролевого» и «социального» ТМ эта рекомендация верна, а вот для «индивидуального» — далеко не всегда. 10. Произвольность. следует отметить, что часть целей человек ставит перед собой совершенно самостоятельно, произвольно, но некоторые цели он принимает «со стороны». Сторонние цели могут включаться в систему целей личности как со знаком «минус» (из страха, под давлением, желая избежать наказания и т. п.), так и со знаком «плюс» (из восхищения, по соображениям моды, подражания кумиру и т. п.). Можно также говорить об активных» («моих») и реактивных («чужих», но принятых) целях; можно также говорить о целях с разным модусом — «хочу-цели» и «должен-цели». Предполагается, что«свои» цели («активные», «хочу-цели») являются более значимыми и привлекательными, обладают большим мотивационным потенциалом. В процессе целеполагания обычно рекомендуется уделять основное внимание именно максимально произвольным «своим» целям,так как только их достижение дает человеку возможность развивать свою эффективность. 11. Детализация. Каждую поставленную цель можно представить как своеобразное описание, своего рода текст. В данном смысле некоторые цели могут быть более развернутыми, подробными, детализированными описаниями, а некоторые — более краткими, обобщенными, простыми. Считается, что недостаточная детализация цели упрощает образ цели, делает его недостаточно ярким, снижает мотивационный потенциал цели. В то же время излишне детализированная цель (когда создан чересчур точный и подробный образ цели)может потом привести к разочарованию и неудовлетворенности при достижении результата. Ведь реальный результат никогда не совпадает с образом цели, а чем детальнее будет образ цели, тем больше будет степень расхождения с результатом. 12. Конструктивность. Если рассматривать жизненный путь человека, то с точки зрения возможной динамики формально имеет смысл выделить три типа жизненных ситуаций: 1) благополучные, которые хотелось бы оставить без изменений, «законсервировать»; 2) негативные ситуации, от которых хотелось бы избавиться; 3) нейтральные или благополучные ситуации застоя, когда хотелось бы улучшить, изменить в позитивную сторону существующее положение дел. Соответственно, можно выделить три вида целей: цели стабилизации, цели решения проблем, цели развития. Для личностного роста человека наиболее значимы цели развития, которые являются подлинно конструктивными, созидающими будущее. Цели решения проблем реактивны (про- блема обычно навязана, от нее «надо» избавляться), и часто это не конструктивное созидание будущего, а избавление от прошлого. Цели стабилизации также не всегда конструктивны, поскольку во многих ситуациях гораздо сложнее «заморозить» настоящее, чем «прыгнуть» в будущее. В процессе целеполагания совсем отказаться от целей стабилизации и целей решения проблем невозможно, так как зачастую достижение подобных целей является необходимой предпосылкой для достижения целей развития в дальнейшем. 13. Индивидуалистичность. Каждая поставленная цель отличается по степени индивидуалистичности достижение некоторых целей зависит только от самого человека, от его усилий и способностей; достижение других целей во многом может зависеть от других людей (от принимаемых ими решений, характера сотрудничества с ними и др.). Например, для художника-любителя цель «написать маслом морской закат» является сугубо индивидуалистической, в то время как для отца семейства цель «родить сына» является кооперационной, требующей согласованного участия как минимум еще одного члена семьи (жены).Желательно, чтобы при целеполагании соблюдался хотя бы относи- тельный баланс между индивидуалистичными и кооперационными целями. 14. Новизна. Цели в значительной мере могут отличаться друг от друга по степени новизны. По критерию новизны цели можно разделить на актуальные (уже знакомые личности, опыт достижения таких же или похожих целей имеется) и проекционные (новые, возможно,требующие дополнительных знаний и навыков, эксперимента и разведки). Считается, что подлинное развитие личности происходит только при достижении проекционных целей. 23) В западном ТМ, ориентированном на бизнес (то есть в контексте «ролевого» и «социального» ТМ), для эффективной постановки организационных целей рекомендуется использовать технологию SMART.Технология SMART задает критерии качества цели, которых необходимо придерживаться при целеполагании. Название технологии является аббревиатурой, составленной из первых букв английских слов, называющих соответствующие критерии качества целей: S (specific) — каждая цель должна быть описана как четкий, конк- ретный результат; М (measurable) — цель должна быть измеримой с помощью конк- ретных индикаторов и стандартных процедур измерения; A (assignable) — цель должна быть неслучайной, обоснованной, доказанной, жизненно необходимой для организации; R (realistic) — цель должна быть реалистичной, в принципе дости- жимой; Т (time related) — цель должна быть четко определена во времени, должны быть конкретные сроки (и контрольные точки) ее достижения. Технология SMART первоначально предназначалась для контроля над качеством уже сформулированных целей, но может быть использована (в несколько модифицированном виде; буквы в аббревиатуре подвергаются незначительным перестановкам) и как способ целеполагания. Алгоритм постановки организационных целей с помощью системы SMART выглядит следующим образом: 1) пишется список возможных целей, и группа экспертов проводит спецификацию результата (см. раздел 4.7), стараясь как можно точнее описать предполагаемый результат (S); 2) каждая из целей обосновывается, эксперты оценивают значимость каждой цели для деятельности организации, причем для этого могут быть разработаны отдельные критерии для оценивания важности целей (А); 3) эксперты прогнозируют и оценивают степень достижимости целей (R), вплоть до применения числовых оценок вероятности достижения целей, различных коэффициентов достижимости и т. п.; 4) для каждой из целей выбирается по 3—5 критериев измерения и контроля достижения (М). Важно, чтобы эти критерии измерения результатов были достаточно удобными, а их механизмы уже существовали в организации. Одним из таких распространенных критериев измеримости цели являются финансовые показатели, а в роли механизмов применения этого критерия обычно используется принятая в организации система финансовой документации; 5) для выбранных целей указываются точные сроки их достижения, затем пишется план, в котором выделяются промежуточные этапы достижения целей (Т). 24) Можно выделить следующие основные этапы и особенности проектной технологии целеполагания (по Г. А. Архангельскому): 1. Сначала определяется абстрактная «рамка» (абстрактный уровень) будущей цели. Для этого необходимо прояснить систему ценностей, выделив конкретные ценности (или мета-цели); ключевые области жизнедеятельности, на которые распространяется влияние этих ценностей; а также правила, фиксирующие характер влияния ценностей на различные сферы жизни. 2. Конкретная цель определяется таким образом, чтобы она не противоречила существующим в данной сфере жизнедеятельности ценностям и принципам (правилам функционирования ценностей).Таким образом, одна из важных особенностей проектного подхода —это соответствие выдвинутой цели не формальным критериям качества (вроде SMART), а ценностям. 3. Далее планируется конкретный процесс (конкретный уровень)достижения цели. Главное отличие от задачного подхода на этом этапе целеполагания заключается в отсутствии жесткой вертикальной координации частных задач, когда осуществляется последовательная декомпозиция сверху вниз главных целей до уровня частных(оперативных) задач. В проектном подходе частные задачи не выводятся напрямую из главных целей (что дает возможность более гибкого оперативного планирования), но в обязательном порядке верифицируются в отношении ценностей и стратегических целей. 4. В планировании достижения поставленной цели между проектным и заданным подходом также существуют различия. В заданном подходе планируются точные сроки, в проектном подходе — временной масштаб достижения результата. Масштаб, в отличие от точной даты, представляет собой интервал времени («за неделю», «в течение месяца», «полугода» и т. п.), в течение которого цель должна быть достигнута. 5. Еще одно отличие в проектном планировании достижения цели — деление дел на «жесткие» и «мягкие». «Жесткие» дела (как и в заданном подходе) строго привязаны к определенным датам и времени суток. Для планирования «мягких» дел применяется временной масштаб («в течение дня», «за неделю», «с определенной периодичностью» и т. п.) и система контекстов. 25) Ситуационный анализ является одним из этапов целеполагания, и его основная задача — выявить и описать актуальную, существующую на момент постановки целей ситуацию жизнедеятельности. Разумеется, ситуационный анализ не претендует на максимально полное и целостное описание жизненной ситуации личности (или организации). Его задача несколько скромнее: зафиксировать уже имеющиеся на пути к цели достижения («заделы», «наработки» и т. п.), а также выявить уже существующие (доступные) и недостающие для достижения целей ресурсы. При этом ресурсы в ситуационном анализе понимаются в самом широком смысле, как любые средства, способствующие достижению цели. Например, в ситуационном анализе выделяются не только внешние ресурсы (финансы, сырье, технологии, информация, контакты и связи и др.), но и внутренние (личностные качества, состояния, способности, опыт и т. п.).яОдин из классиков ТМ Лотар Зайверт рекомендует для ситуационного анализа в профессиональной сфере (в рамках «ролевого» ТМ) использовать список контрольных вопросов: 1. Знаю ли я задачи, функции, права и обязанности моей должности? 2. Знаю ли я ожидания ко мне со стороны руководителей и коллег? 3. Согласуются ли мои личные цели с целями организации и руководства? 4. Хорошо ли я знаю рутинные дела и обязанности, относящиеся к моей должности? Справляюсь ли я с ними? Умею ли я их планировать? 5. Всегда ли (в любой момент работы) я знаю, какие именно трудовые задачи мне необходимо решать? Для ситуационного анализа можно использовать не только контрольные вопросы — подойдет любой метод, облегчающий сбор информации об актуальной ситуации целеполагания. Например, для поиска и систематизации необходимой информации можно применять различные таблицы (матрицы), отчасти напоминающие аналитический инструментарий популярного в менеджменте SWOT-анализа. В качестве примера можно привести один из возможных вариантов подобного ситуационного SWOT-анализа, ориентированного на оценку внутриличностных ресурсов (профессиональных, личностных в широком смысле слова и лидерских). К профессиональным качествам можно отнести все непосредственно связанные с работой знания, навыки, опыт, стиль работы, квалификацию и др. Личностные качества охватывают все индивидуальные способности, которые могут выступать в роли ресурса при достижении поставленных целей: интеллект, выносливость, обаяние, творческие способности и др. Если, например, целеполагание предполагает ряд целей, связанных с карьерным ростом, то нелишне будет включить в ситуационный анализ оценку собственных лидерских качеств: умения убеждать, вдохновлять, работать в команде и руководить ею, распределять роли, делегировать и др. Ниже приводится пример ситуационного SWOT-ана-лиза, основанного на оценке внутренних ресурсов личности: 26) Чтобы планирование было действительно эффективным, необходимо придерживаться следующих принципов планирования: 1. Планирование есть выражение воли. Это возможно только тогда, когда планы выражают реальную мотивацию и основаны на реальных ценностях. 2. Планирование должно быть системным, то есть учитывать весь комплекс целей и обстоятельств. Благодаря системности достигается высокий синергизм целей, нейтрализуются возможные конфликты между ними. 3. Сущность планирования — наведение порядка в выполняемых делах. Порядок может быть линейным (сроки) и структурным (приоритеты, логическая взаимосвязь и взаимообусловленность целей).Порядок — это нечто противостоящее хаосу, но, если можно так выразиться, степень и характер порядка у разных людей могут быть весьма различными. По своей форме план может быть максимально индивидуализирован, важно лишь, чтобы он помогал повысить степень упорядоченности деятельности конкретного человека (организации). 4. Планирование должно быть перспективным, а не ретроспективным. Ретроспективное планирование обращено в прошлое и стремится к копированию уже использованных ранее рецептов достижения успеха. В индивидуальном планировании такое использование шаблонов поведения еще может оказаться эффективным, но вот в организационном планировании (в частности — в стратегическом планировании) оно, скорее всего, будет иметь губительные последствия (см.раздел 2.6). 5. Планирование должно быть проспективным. «Проспективность» — модный термин в западном менеджменте конца 1990-х годов, фиксирующий тот факт, что индивидуальные (организационные) планы должны быть соотнесены и по возможности согласованы с планами внешнего окружения. Отдельный человек должен координировать собственные планы с планами своих родственников, друзей, коллег и т. д., организация — с планами партнеров, клиентов и др. 6. Планирование должно быть оптимальным. По возможности, необходимо выявить индивидуальную норму планирования, избегая чрезмерно детального сверхпланирования (такое планирование быстро превращается в «вора времени»; а запланированные детали постоянно не совпадают с реальностью, вызывая недовольство и дезориентацию) и недопланирования (когда план намечен только в общих чертах, оставляя много «белых пятен» в распределении времени). 7. Баланс между интуитивным творчеством при написании плана и использованием каких-либо формальных правил и алгоритмов планирования. 8. Учет при планировании всех масштабов времени. Самое простейшее деление планов может быть на долгосрочные и краткосрочные, причем при персональном планировании что является долгосрочным, а что краткосрочным — решает сам человек. Для кого-то планирование дел на месяц вполне может быть долгосрочным, а для кого-то другого — краткосрочным. Можно использовать и другой масштаб времени при планировании, например, выделять рутинное планирование, связанное с регулярными повторяющимися делами и видами активности, и ситуативное, связанное с выполнением актуальных задач или с резервированием времени на возможные неожиданности. Ниже приводятся советы, позволяющие повысить эффективность оперативного планирования: 1. При планировании времени используйте соотношение 60:40(60% времени — планируется; 20% —творческое время; 20% —резерв, помехи). (Пропорция планирования времени 60:40,предложенная Л. Зайвертом, не является единственно возможной; см. раздел 4.15.) 2. Учитывайте расход времени, особенно незапланированный.Ведите листки учета дневных помех, используйте листки-памятки. 3. Составьте перечень всех ваших задач (дел), зафиксируйте его письменно. Соотнесите его с целями и ценностями. 4. Отметьте для всех задач точные, но реалистичные сроки исполнения (письменно). Опирайтесь не только на свою временную интуицию, но и на результаты тайм-анализа 5. План должен быть гибким — в случае невозможности выполнения цели не тратьте на нее время, переключитесь на достижение другой цели. 6. Не создавайте завал из отложенных дел. Лучше превысить запланированный лимит времени, чем никогда не выполнить отложенное дело. 7. Разберитесь с мелочами! Научитесь сортировать их: какие следует отбросить, а какие следует выполнить. Научитесь жестко отбрасывать несущественное. 8. План — рабочий документ, в нем тоже должны быть отметки о выполнении, соблюдении сроков и т. п. Это важный момент самоконтроля! 9. В плане обязательно должны быть выделены приоритетные задачи (иерархия целей и задач). 10. В плане изначально должны быть предусмотрены исполнители задач, в том числе те, кому их можно делегировать. Также предусмотрите ресурсы . 11. При планировании сроков дробите время на крупные (для решения объемных и важных задач) и мелкие (для решения текущих вопросов) блоки. 12. План — рабочий документ, его необходимо согласовывать со всеми заинтересованными лицами (проспективность) и можно изменять в случае необходимости. 13. Планирование — это совокупность планов (личных и организационных, долгосрочных — среднесрочных — краткосрочных; см. раздел 4.16). 14. Планирование должно быть разумным и не должно превращаться в поглотитель времени! Можно планировать реже, но для достижения важных и больших целей планирование необходимо. 15. Планируйте регулярно. Сделайте элементы планирования рутинными, алгоритмизированными, простыми и понятными стандартизированными процедурами. 27) 1. Матрица Эйзенхауэра, или Принцип Эйзенхауэра - техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Считается, что именно 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр предложил ее и сделал стандартом своей работы. Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям - важности и срочности:
A) Важные и срочные. Нужно сделать немедленно, если такие дела у вас есть. B) Важные и несрочные. Самые «обиженные», наиболее ущемляемые дела, связанные с собственным развитием, обучением сотрудников и т. п. Часто дела типа А появляются из-за пренебрежения делами типа В. C) Неважные и срочные. Эти дела очень любят маскироваться под дела А. Человеку свойственно путать срочность и важность: всякое срочное он автоматически считает важным. В основном именно дела С создают в фирмах атмосферу непрерывного кризис-менеджмента, аврала, суматохи. D) Неважные и несрочные. Эти дела нужно «финансировать по остаточному принципу». Но они часто приятны и интересны, поэтому с них начинают трудовой день, убивая ими лучшие рабочие часы . 28) Автором первой пропорции является известнейший экономист и специалист по менеджменту Вилфредо Парето, предложивший в свое время известную формулу экономической социологии 20:80 (в руках у 20% населения Земли сосредоточено 80% денежных средств). Пропорция Парето получила множество интерпретаций (в том числе и 1. В. Парето: 20% жестко запланированных временных затрат должны обеспечивать 80% достигнутых целей 2. Л. Зайверт: 60% — планируемое выполнение основных задач и функций, 20% — на творчество и самоорганизацию (гибкое планирование), 20% — помехи, резервное время на неплановые траты 3. Метод ABC: 15% — планируемое выполнение главных приоритетных задач, 20% —выполнение второстепенных задач, 65% вспомогательные задачи, помехи и т. п.критических) в самых различных сферах экономической науки и деятельности, в частности и вТМ. Считается, что при эффективном планировании 20% жестко запланированных временных затрат должны обеспечивать 80% достигнутых целей. В то время как оставшиеся 80% временных затрат, которые можно жестко не планировать (или, например, использовать для этих промежутков времени более гибкое контекстное планирование, см. раздел 4.9), обеспечивают достижение всего 20% целей. (На своих ТМ-тренингах я называю эту пропорцию «львиной», так как биологи, изучающие жизнь львиных прайдов, убедительно доказали — здоровые нормальные львы только 4 часа в сутках посвящают охоте, а оставшиеся 20 отдыхают. Соотношение почти такое же, что и в формуле Парето.) Вторая «золотая» пропорция планирования времени 60:20:20 предложена классиком ТМ Лотаром Зайвертом: 60% рабочего време- ни — планируемое выполнение основных задач и функций; 20% вре- мени — на творчество и самоорганизацию (гибкое планирование); еще 20% времени — резервное время на неплановые траты, в том числе на помехи. В качестве третьей «золотой» пропорции 15:20:65 можно привести распространенный в западном ТМ метод приоритетного планирования (так называемый метод ABC, или, в русских переводах, метод АБВ): 15% времени — жестко планируемое время выполнения главных приоритетных задач; 20% — выполнение второстепенных задач; 65% — вспомогательные задачи, помехи и т. п.Если предположить, что количество решаемых в течение дня задач не должно превышать «магического числа» 7±2, то планирование дневных задач в соответствии с различными «золотыми» пропорция- ми будет выглядеть следующим образом: 29)Метод «Альп»-название условно символизирует восхождение к намеченным целям. Система «Альпы» является пятишаговым алгоритмом ежедневного целеполагания: Охарактеризуем подробнее каждый из пяти этапов системы «Альпы»: 1. Вечером предыдущего дня запишите все задачи на следующий день (или утром наступившего дня запишите все задачи на сегодня). Важно учитывать следующее: А. Количество задач должно быть оптимальным. Обычно ежедневные задачи имеют небольшой масштаб (в смысле затрат сил и времени), поэтому их количество вполне соответствует «магическому числу» 7±2. Б. Задачи должны быть согласованы со списком задач (целей) на неделю или даже месяц. Некоторые из планируемых дневных задач могут полностью совпадать с планами более высокого уровня (например, важная деловая встреча, которая планировалась за месяц, но должна произойти именно сегодня). Некоторые из дневных задач являются мелкими частями задач (целей) более высокого уровня, лишь незначительно приближая к их достижению. В. Задачи должны быть завершены, цели достигнуты. Даже у людей,максимально компетентных во времени, имеются свои «скелеты в шкафу» в виде «незавершенки» — невыполненных вовремя задач, отложенных «на потом». «Незавершенка» (даже в мелочах) обладает очень нехорошим свойством «энергетического вампиризма». Г. Планируйте невозможное. Несмотря на парадоксальность дан- ного совета, все же необходимо развивать и тренировать собствен- ную интуицию. 2. Сразу же после составления списка задач распределите их по важности, то есть расставьте приоритеты. Для этого я, например, ис- пользую метод АБВ (или ABC; см. раздел 4.15): А — задача должна быть выполнена обязательно и в первую оче- редь; Б — достаточно важно и желательно, чтобы данные задачи были выполнены, но только после выполнения задачи А; В — если останется время после выполнения задач А и Б, то хоро- шо бы выполнить и эти задачи. 3. Оцените, сколько времени требуется для выполнения каждой за- планированной на день задачи. Попробуйте предположить «идеаль- ное время», в течение которого поставленная задача действительно будет качественно решена. Еще раз присмотритесь к поставленным задачам и выделенному на их достижение времени. Скорректируйте решение о распределе- нии времени на выполнение поставленных задач, опираясь на следу- ющие контрольные вопросы: На какие задачи время следует увели- чить? На какие можно сократить? В какое время дня лучше всего выполнить данную задачу? Выполнять ли задачу «одним куском» или раздробить ее выполнение на несколько блоков (сколько, какой про- должительности)? Какой период времени будет в резерве на случай неожиданных срочных дел? 4. Продумайте возможности рационализации (как можно выполнить задачу быстрее, проще, с меньшими затратами сил и ресурсов и т. п.) и делегирования каких-либо задач. 5. В течение дня ведите учет (хронометраж) реальных затрат времени, затраченного на выполнение поставленных задач, с помощью органайзера (простого или для качественного анализа). 6. В конце дня обязательно проконтролируйте выполнение поставленных задач (заполнив столбец «Выполнение» в блоке органайзера «Запланированные задачи», см. выше): Какие задачи выполнены, а какие не выполнены? Какие задачи выполнены полностью, а какие частично? По каким причинам? С какими помехами вы столкнулись? Какие рационализаторские идеи принесли успех? Что удалось делегировать?В конце дня примите решение по невыполненным задачам («не-завершенке») этого дня и/или предыдущих дней: Сделать завтра (в другой день)? Доделать? Переделать? Отказаться? Принятое решение занесите в план на соответствующий день. 30) Подчеркнем, что для управления такой «тонкой материей», как время, контроль важен особенно. Нашим усилиям, направленным на достижение цели в назначенный срок (то есть в соответствии с планом), противостоит множество внутренних помех и внешних препятствий. Достаточно «проглядеть» какую-нибудь досадную мелочь, и вотуже отставание от плана становится катастрофическим. Можно говорить о различных видах контроля, но в ТМ наиболее востребованными являются два вида контроля: процессуальный и итоговый. Процессуальный контроль в идеале связан с непрерывным наблюдением за процессом деятельности. В реальности же процессуальный контроль осуществляется в определенные моменты времени (контрольные точки), через относительно короткие промежутки времени. Все контрольные точки при этом находятся «внутри» временного промежутка деятельности, и желательно, чтобы они совпадали с некими ключевыми, переломными моментами в характере деятельности. При этом отслеживается соответствие деятельности некоторым заранее установленным параметрам качества (например, нормативам затрат времени, энергии и ресурсов и др.). Итоговый контроль проводится в конце деятельности (или по достижении отдельных са- мостоятельных задач в структуре деятельности). При итоговом контроле проверяется соответствие полученного результата ранее запланированному. В контексте ТМ процессуальный контроль в большей степени связан с исполнением ежедневных планов (см. раздел 4.17) и принятием решений по отклонениям (см. раздел 5.2). Итоговый контроль обычно связан с контурами обратной связи, существующими в рамках принятой в индивидуальном (организационном) управлении временем системы планов. Также важно различать внешний контроль и внутренний (самоконтроль). Внутренний контроль предполагает различные процедуры самопроверки, то есть обратную связь о характере деятельности, контур которой полностью замкнут внутри самого субъекта контроля.Таким образом, внутренний контроль можно понимать как самоконтроль. Внешний контроль предполагает включение в процедуру контроля дополнительного звена в виде внешнего контролера. Причем в роли такого внешнего контролера могут выступать не только люди,но и безличные стандарты деятельности. 31) Лотар Зайверт предлагает очень простой и удобный метод еже- дневного итогового ТМ-контроля (впрочем, метод можно использовать и для промежуточного контроля над выполнением отдельных задач в течение дня) — так называемый метод «пяти пальцев». Метод является элементарной мнемотехникой, в которой за каждым из пальцев руки закреплен один из контролируемых параметров качества достижения цели. Достаточно лишь посмотреть на ладонь правой руки и по первым буквам названий пальцев вспомнить параметры, на основании которых осуществляется контроль. М (мизинец) — Мысли, знания, информация. Что новое сегодня я узнал? Какие важные знания приобрел? В чем возросла моя компетентность, усилился профессионализм? Какие новые и важные идеи сего- дня меня «озарили»? Б (безымянный) — Близость к цели. Какие оперативные задачи, приближающие меня к достижению важных целей (долгосрочных стратегических), я сегодня решил. С (средний) — Состояние. Какие дела были особенно интересны- ми? Что было связано с положительными эмоциями и высокой мотивацией? Напротив, какие дела были скучными, субъективно тяжелыми, делались «через силу»? У (указательный) Услуга, помощь, сотрудничество. Какие достижения в сфере общения и человеческих отношений были сегодня? Кому я помог, кому оказал цепную услугу, с кем нашел общий язык, с кем вместе хорошо работал? Познакомился ли я с новыми людьми? Б (большой) — Бодрость. На какие задачи я затратил больше всего энергии, физических сил? Что позволило отдохнуть, восстановить силы? Оптимально ли я распоряжался своими индивидуальными энергетическими ресурсами в течение дня? Что сделано мною сего- дня для поддержания здоровья и физической формы? «Пятипальцевый» метод итогового контроля удобен, прежде всего, своей компактностью — он дает возможность быстро и качественно проконтролировать наиболее значимые итоги дня. При этом ответы на связанные с каждым из критериев вопросы могут быть как предельно краткими, так и развернутыми. Таким образом, при всей его простоте, метод «пяти пальцев» может быть вполне серьезным аналитическим инструментом, глубина применения которого зависит лишь от желания субъекта контроля. 32) Общий смысл делегирования – перепоручение задач своим подчиненным или коллегам. Многие управленцы, считающие себя опытными и работоспособными, предпочитают сами выполнять то, что могли бы поручить другим сотрудникам, ссылаясь при этом на неопытность, необразованность, некомпетентность подчиненных. Основная специфика: Нужно делегировать:простые задачи технического,вспомогательного характера.(распечатать),рутиную(простую)работу,подготовительную работу,задачи которые могут выполнить другие быстрее и лучше,любые несрочные задачи,которые сотрудник качественно может решить сам. Можно делегировать:обучающие задачи,требующие инструктажа(обучить секретаря),частные задачи,требующие уникальных качеств работника-опыт,неформ. Связи. Нельзя делегировать:стратегические задачи руководителя, масштабные , финансовые вопросы, кадровые вопросы ,задачи с высокой степенью риска. Плюсы и минусы делегирования Для руководителя +более рациональное использование времени +развивает и обучает сотрудников +Развивает свои управленческие навыки +Даёт возможность более качественно выполнять +Формирует команду и управленческий резерв -Эффект двойного делегирования -Боязнь потерять контроль и воспитать конкурентов -Недоверие к подчинённым Для сотрудника: +Разнообразие работы +Возможность обучаться +Укрепляет отношения с руководителем +Предоставляет возможность показать свои силы (база карьерного роста) -Страх последствий -Отсутствие мотивации,нехватка компетентности и информации. 12 |
