 ПОЗНАВАТЕЛЬНОЕ Сила воли ведет к действию, а позитивные действия формируют позитивное отношение Как определить диапазон голоса - ваш вокал Игровые автоматы с быстрым выводом Как самому избавиться от обидчивости Противоречивые взгляды на качества, присущие мужчинам Вкуснейший "Салат из свеклы с чесноком" Натюрморт и его изобразительные возможности Применение, как принимать мумие? Мумие для волос, лица, при переломах, при кровотечении и т.д. Как научиться брать на себя ответственность Зачем нужны границы в отношениях с детьми? Световозвращающие элементы на детской одежде Как победить свой возраст? Восемь уникальных способов, которые помогут достичь долголетия Классификация ожирения по ИМТ (ВОЗ) Глава 3. Завет мужчины с женщиной
Оси и плоскости тела человека - Тело человека состоит из определенных топографических частей и участков, в которых расположены органы, мышцы, сосуды, нервы и т.д.
| Этап 2. Обследование деятельности каждого автоматизируемого подразделения.
Цель: выявить общую картину структуры бизнес-процессов организации, зафиксировать функции подразделений. Методы: наблюдение, анкетирование, анализ документов регламентирующих деятельность подразделения.
2.1. Характеристика подразделения. Наименование подразделения: канцелярия Количество сотрудников:3
Схема организационной структуры подразделения (рис. 3) и ее описание. Рис. 3 Схема организационной структуры канцелярии Руководителем канцелярии является начальник канцелярии, в подчинении у которого работают секретарь-референт и документовед. Сотрудники канцелярии отвечают за эффективную постановку документационного обеспечения управления в организации. Данное подразделение взаимодействует со всеми структурными подразделениями организации. Также, данное структурное подразделение осуществляет оперативное хранение архивных документов. Схема окружения подразделения (взаимосвязь с другими подразделениями) представлена на рис 4.
Рис. 4 Схема организационной структуры организации
Канцелярия находится в прямом подчинении у директора, как руководителя организации. Напрямую взаимодействует со всеми структурными подразделениями организации. Документы, определяющие условия общей работы и выполнение конкретных функций (технические регламенты, технические условия, государственные стандарты, положение о подразделении, должностные инструкции и т.п.): закон Республики Беларусь «О рекламе» от 10 мая 2007 г. №225-З; положение о канцелярии; должностная инструкция начальника канцелярии; должностная инструкция документоведа; должностная инструкция секретаря-референта; приказы директора о приеме, переводе, увольнении, поощрении, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и служебных командировках за границу и др.; правила внутреннего трудового распорядка. Выполняемые функции (с указанием ответственных), результат деятельности:
В канцелярии: для каждого работника имеется свое рабочее место, оборудованное: ПК Lenovo 3500 (3 шт.), компьютерная мышь Canyon (3 шт.), клавиатура Canyon (3 шт.), звуковая гарнитура Colombo (3 шт.), принтер XEROX Phaser™ 6000 / 6010 (1 шт.), телевизор LG 84UB980V (1 шт.). ПО: Windows 10 Professional, Microsoft Word 2013, Adobe Reader XI, Microsoft Excel 2013, Microsoft Access 2013, Microsoft PowerPoint 2013, Adobe Photoshop, Mozilla Thunderbird, Google Chrome, Internet Explorer, WinRAR 4.20, Skype 5.0, ESET NOD32 Smart Security. Канцелярские товары: набор «Имидж» (3 шт.). Состояние IT-инфраструктуры полностью удовлетворяет потребности, необходимые для полноценной работы сотрудников канцелярии. Все системы функционируют, а их неполадки оперативно устраняются. Также своевременно происходит пополнение канцелярских товаров.
Входящие/внутренние/исходящие документы:
В ходе проведенной ревизии документов канцелярии были изучены такие виды документов как: приказы, договора, положения, должностные инструкции, служебные записки и так далее. Все документы соответствовали требованиям законодательства Республики Беларусь и внутренним требованиям предприятия.
Схема процессов по основной деятельности канцелярии
2.2. Подготовка Положения о классификации бизнес-процессов.
Предварительная схема бизнес-процесса закупки канцелярских товаров.
Бизнес-процесс закупки канцелярских товаров осуществляется начальником канцелярии и в ходе его осуществления происходит согласование выбора с главным бухгалтером и директором. Прежде всего, идет согласование с главным бухгалтером, так как именно он должен определить количество денежных средств организации, которые необходимо затратить на закупку канцелярских товаров. Когда этот вопрос решен, канцелярия выбирает наиболее подходящих поставщиков и уже в согласовании сдиректором осуществляется закупка необходимых товаров. Процесс является оптимальным. Однако возможно и улучшение процесса посредством выбора альтернативных поставщиков и поддержания отношений с ними путем организации единичных заказов. Это поможет протестировать организационный процесс отношений с альтернативным поставщиком, наладить коммуникативные связи, и в случае сбоя поставок от основного поставщика это поможет быстро организовать альтернативные поставки. Также возможна унификация форм документов связанных с процессами закупки товаров. Это позволило бы ускорить данный процесс. Обработка результатов бизнес-процесса должна рассматривать информацию не только по выбору основного поставщика, но и уделять достаточное внимание остальным, которые смогут при необходимости заменить его. Это поможет снизить риски внешней среды предприятия по вопросу оперативной и качественной закупки товаров. Схема дерева функций (классификатор бизнес-процессов).
2.3. Выводы.
В ходе обследования деятельности канцелярии, а также бизнес-процессов организации, были рассмотрены следующие вопросы: характеристики канцелярии (количество сотрудников, схема организационной структуры подразделения и ее описание, схема окружения подразделения, документы, определяющие условия общей работы и выполнение конкретных функций, выполняемые функции, материально-технические ресурсы, входящие/внутренние/исходящие документы, ревизия документов, схема цепочки процессов, схема процессов по основной деятельности канцелярии), подготовки Положения о классификации бизнес-процессов (деление бизнес-процессов по видам, предварительная схема бизнес-процесса закупки канцелярских товаров, согласование с руководителями подразделений по вопросу выбора поставщиков, информация о потенциальных возможностях улучшения процесса, корректирующие действия по обработке результатов). Обследование показало, что организация труда в канцелярии эффективно функционирует, а необходимые для этого материально-технические, финансовые, юридические и информационные предпосылки налажены. Однако стоит отметить то, что есть задел в реализации стандартизации и унификации документации (а также делопроизводства) канцелярии, создание новой технической документации и тому подобное, но реализация данных вопросов не является первостепенным, так как предприятие не большое и все процессы основного производства и делопроизводства не имеют массового характера. Также есть возможность оптимизировать потребление необходимых ресурсов подразделением. Что касается рассмотрения бизнес-процесса выбора поставщиков, то все основные выводы уже сказаны выше (при рассмотрении самого процесса).
|
