ПОЗНАВАТЕЛЬНОЕ

Оси и плоскости тела человека - Тело человека состоит из определенных топографических частей и участков, в которых расположены органы, мышцы, сосуды, нервы и т.д.

Отёска стен и прирубка косяков - Когда на доме не достаёт окон и дверей, красивое высокое крыльцо ещё только в воображении, приходится подниматься с улицы в дом по трапу.

Дифференциальные уравнения второго порядка (модель рынка с прогнозируемыми ценами) - В простых моделях рынка спрос и предложение обычно полагают зависящими только от текущей цены на товар.

Приказ по основной деятельности

Приказ по основной деятельности представляет собой локальный нормативный акт, который обязателен к исполнению всеми лицами, попадающими под его действие.

Приказ по основной деятельности – это документ, который издается руководителем организации для разрешения основных и операционных задач, стоящих перед организацией (Приложение А).

По содержанию и способу оформления приказы классифицируются на приказы по личному составу и по основной деятельности.

Приказы по личному составу издаются с целью фиксирования должностного движения или командирования сотрудников предприятия, для предоставления им отпусков или присвоения квалификации для вынесения работникам поощрений, наложений или взысканий. Данными приказами занимается кадровое делопроизводство [2, с.78].

Приказы по основной деятельности создаются для решения следующих задач:

- исполнения законодательных, нормативных правовых актов;

- исполнения решений вышестоящих организаций и органов управления;

- ведения исполнительно-распорядительной деятельности на предприятии.

В приказах по основной деятельности могут содержаться следующие реквизиты:

- Государственный герб РФ, государственный субъекта РФ;

- эмблема организации;

- код организации и ее справочные данные;

- ОГРН, ИНН, КПП;

- наименование организации, наименование вида документа;

- дата и номер создания документа;

- место составления, издания документа;

- заголовок и текст документа;

- отметка о наличии положений;

- подпись и визы согласования документа;

- идентификатор электронный копии документа;

- отметка об исполнении документа, оттиск печать.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он отражает в кратком виде его содержание. Необходимо четкое формулирование заголовка приказа, например приказ «О введении в действие инструкции».

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части должна быть указана цель и обоснование.

1. Если законодатель выпускает новый нормативный акт, то цель данного приказа будет выполнение требований закона. В таком случае констатирующая часть будет выглядеть следующим образом: «В соответствии с федеральным законом 000-Ф»;

2. Если издается приказ на основании прежних распоряжений предприятий, то необходимо сослаться на них, например, Согласно приказу Генерального директора от 19 марта 2016 года № 75 «О создании экспертной комиссии».

3. Если издается приказ на основании других актов, то нужно обозначить цель следующим образом: «В целях организации и проведения работы по повышению эффективности процессов делопроизводства».

Иногда констатирующая часть в приказе может отсутствовать, примером может послужить утверждение графика служебного транспорта, в данном приказе и так понятна цель его создания.

Распорядительная часть. Данная часть в приказе начинается со слов Приказываю, после этого указываются сами распоряжения.

В сложных приказах распорядительная часть включает в себя несколько пунктов, каждый их которых посвящен выполнению конкретного задания. Рассмотрим принципы выделения данных пунктов:

- руководитель дает несколько распоряжений в рамках выполнения одной задачи;

- приказ необходимо выполнять поэтапно – например, собрать комиссию из числа нескольких должностных лиц и направить её на решение какой-либо задачи;

- у заданий имеются промежуточные сроки исполнения.

В пунктах, где указываются конкретные исполнители, необходимо прописать их должности, фамилии и инициалы. Данными исполнителями могут быть как определенные персоны, так и структурные подразделения – отделы, группы. В таких случаях можно ограничиться названием подразделения, или дополнительно указать ФИО соответствующего руководителя.

В приказе по основной деятельности нужно излагать только основные задачи, а расписывать их подробно нельзя, поскольку приказ может растянуться на десяток страниц. Если изложенные задания необходимо дополнить и конкретизировать, то для этого предусмотрены приложения.

Приложения к приказу могут быть любыми – правила и инструкции, схемы и графики, таблицы и перечни. В распорядительной части необходимо будет указать ссылку, например «(приложение 1)», «(приложение 2)». На самом приложении тоже необходимо в правом верхнем углу первого листа написать, к какому пункту оно относится. Неупомянутые приложения являются нарушением [1, с.12].

Каждое приложение необходимо отдельно завизировать. Занимаются этим руководители всех заинтересованных подразделений.

Таким образом, приказы по основной деятельности это документ, который издается руководителем организации для разрешения основных и операционных задач, стоящих перед организацией. Приказы подразделяются на: приказы по личному составу и приказы по основной деятельности.

Выписка из приказа

Выписка из приказа представляет собой констатирующую часть основного документа, в которой отражаются значимые распоряжения относительно действий ответственных лиц. Выписка может быть оформлена работнику предприятия для представления в органы пенсионного фонда, или иные учреждения и инстанции.

В Выписке должно быть указано следующее [7]:

- название организации, налоговый номер, ее юридический и фактический адрес местонахождения;

- дата и номер создания документа;

- название самого документа – Выписка из приказа;

- текст;

- указание ответственных лиц.

Выписка из приказа служит для сохранения конфиденциальной и служебной информации. В ней отражаются только те сведения, которые имеют непосредственное отношение к разрешению возникших вопросов.

Выписка заверяются уполномоченным лицом. Она происходит следующим образом: кадровый работник ставит на нижней части документа пометку «С оригиналом сверено» или «Верно», и подписывает документ с указанием фамилии, инициалов и должности. Если выписка из приказа будет предъявляться сторонним предприятиям, то, кроме подписи, необходимо наличие оттиска печати предприятия. Для внутреннего же пользования достаточно штампа отдела кадров.

Образец оформления выписки из приказа представлен на рисунке 1 [5].

Рис.1. Образец оформления выписки из приказа

Таким образом, выписка из приказа представляет собой констатирующую часть основного документа, в которой отражаются значимые распоряжения относительно действий ответственных лиц. Ее основное назначение - это сохранения конфиденциальной и служебной информации.

Распоряжение

Распоряжение представляет собой локальный нормативный акт, который обязателен к исполнению всеми лицами, попадающими под его действие.

Распоряжение представляет собой документ, который издается лично руководителем организации независимо от типа ее структуры управления для разрешения оперативных решений. Распоряжение может передаваться как в устном виде, как в письменной форме, так и в виде телефонограммы [2, с.81].

Не задокументированное должным образом распоряжение может относиться к немедленным задачам, которые имеют средний и малый уровень важности. Чаще всего такие виды указаний издаются в коллективах с небольшой численностью персонала.

Если вопрос, требующий решения, имеет существенное значение, то устное распоряжение может быть подкреплено изданием письменного документа.

Чтобы распоряжение руководителя было максимально эффективным, оно должно быть четко и конкретно сформулировано. Психологическое восприятие задачи, обозначенной расплывчато и неопределенно, не позволит сотрудникам качественно и в срок выполнить указание руководителя.

По способу влияния на трудовой коллектив распоряжения классифицируются следующим образом [6]:

- распоряжения, относящиеся к конкретному периоду времени и определенного служебного вопроса;

- распоряжения продолжительного действия.

Если распоряжение руководства предполагает определенный период, в течение которого необходимо выполнить определенный объем работ, то в документе необходимо указать дату, до которой указание должно быть исполнено. В таком случае сотрудники смогут равномерно распределить силы в процессе выполнения задания, и поручение будет реализовано успешно.

Указания, рассчитанные на длительный срок, должны указывать на цель, ради достижения которой работники должны выполнять определенные действия со ссылкой на внутренние нормативные акты.

Четкая сформулированная цель в распоряжении является дополнительной мотивацией для сотрудников, не четкая регламентация распоряжения приводит к ослаблению исполнительной дисциплины работников.

Рассмотрим структуру распоряжения [6]:

-регистрационный номер и дату издания документа, место его составления;

- заголовок к основному тексту распоряжения (краткое содержание);

- текст документа;

- полная подпись руководителя;

- отметка о согласовании и ознакомлении ответственных лиц, перечисленных в распоряжении.

Регистрационный номер распоряжения представляет это порядковый номер документа.

Заголовок распоряжения указывается в левом верхнем углу документа, в нем содержится очень краткая суть директивы в виде ответа на вопрос «О чем?». Примером может послужить, «Об обеспечении выполнения плана поставок продукции на 1 квартал», «Об утверждении бланков строгой отчетности».

Основной текст распоряжения делится на две части: констатирующую и распорядительную.

В констатирующем разделе распоряжения указывается аргументация действий, предписанных документом. В случаях, когда основанием для составления распоряжения выступает нормативный акт или ранее изданный распорядительный документ, констатирующая часть должна начинаться с указания номера и даты этого акта: «Во исполнение приказа №…», «На основании федерального закона №…».

Констатирующая часть распоряжения, составляемого в инициативном порядке, включает в с себя цель и задачу действий, которые должны быть выполнены сотрудниками предприятия. Здесь же могут быть перечислены события или факты, лежащие в основе издания конкретного распорядительного документа. В таких случаях распоряжение может начинаться фразами «В связи с», «В целях».

Если указываемые действия сотрудников не нуждаются в обосновании или дополнительном разъяснении, констатирующий раздел может отсутствовать.

После предложения, охватывающего констатирующую часть распоряжения, прописывается побуждение к действию в виде слов «Предлагаю» или «Обязываю». После этого следует распорядительная часть документа. В этом разделе перечисляются все предписываемые действия и функции, которые возлагаются на сотрудников для исполнения данного распоряжения. Распорядительная часть может быть сформулирована в виде нескольких пунктов, по каждому из которых указывается конкретный ответственный сотрудник и дата, до которой необходимо выполнить перечисленные директивы.

Если распоряжение содержит указания, отменяющие ранее изданные распорядительные документы или его подпункты, то ссылка на этот факт отражается в распорядительной части документа отдельным пунктом.

В последнем пункте распоряжения указывается должность и фамилия сотрудника, который будет осуществлять контроль за исполнением всех предписаний, содержащихся в распорядительном документе.

Распоряжение руководителя предприятия может включать в себя разнообразные приложения, поясняющие или дополняющие директиву. Это могут быть регламенты, перечни, положения, таблицы, графики. Все приложения оформляются на отдельных листах, со сквозной нумерацией.

Согласно регламенту, все выпущенные на предприятии распоряжения руководителя должны храниться в архиве компании. Распорядительные документы, имеющие административно-хозяйственную направленность, необходимо сохранять не менее пяти лет. Остальные распоряжения руководителя, относящиеся к основным видам деятельности, хранятся от 10 лет до момента ликвидации фирмы. После этого распорядительные документы передаются на хранение в городской или муниципальный архив.

Образец распоряжения представлен на рисунке 2 [6].

Рис.2. Образец оформления распоряжения

Таким образом, распоряжение – это документ, который издается лично руководителем организации независимо от типа ее структуры управления для разрешения оперативных решений. Распоряжения классифицируются на распоряжения, относящиеся к конкретному периоду времени и определенного служебного вопроса и распоряжения продолжительного действия.

Протокол

Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом (Приложение Б).

Обязательному протоколированию подлежат [5]:

· заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и

· разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.

Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности, коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа.

В практике бизнеса составляются протоколы деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий и другие, в которых фиксируются не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е. коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности. Подобные протоколы, возможно, отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к. в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.

Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.

По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.

Протоколы классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные [5].

Полные протоколы могут быть подробными текстовыми стенографическими, фонографическими. Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.

Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.

Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания.

Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола используется общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты [2, с.87]:

· полное наименование организации или предприятия;

· название вида документа (ПРОТОКОЛ);

· дата;

· индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);

· место составления;

· заголовок;

· текст;

· подписи.

Дополнительными реквизитами протокола являются:

· наименование структурного подразделения;

· гриф утверждения;

· отметка о наличии приложений;

· место (помещение, офис) и время проведения заседания;

· фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;

· дата подписания протокола;

· способ голосования (открытое, тайное, заочное).

Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме, который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.

Рассмотрим правила оформления протокола

Для обеспечения юридической силы протокола необходимо указать полное наименование организации или предприятия, с указанием организационно-правовой формы.

Наименование структурного подразделения обычно оформляется на документе в следующих случаях:

· протоколом фиксируются все виды коллегиальной деятельности в обособленном подразделении предприятия;

· протоколом оформляются заседания, которые проводятся в одном из внутренних структурных подразделений.

Название вида документа ПРОТОКОЛ всегда оформляется прописными буквами и располагается одной-двумя строками ниже наименования предприятия или структурного подразделения.

Дата протокола является датой заседания, а не окончательного оформления и подписания документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Способы оформления даты могут быть различными. Например, цифровой способ:

Дата располагается одной строчкой ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в общем бланке.

Номер протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания над ограничительной линией в общем бланке или в пределах общей площади, отведенной для даты и индекса в заголовочной части документа. Индекс протокола является порядковым номером заседания в пределах календарного года или в пределах срока полномочий коллегиального органа.

Реквизит «место составления или издания» оформляется на отдельной строке ниже даты и индекса. Этот реквизит содержит название географического пункта, в котором реально состоялось заседание коллегиального органа. Условные сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи.

В качестве заголовка протокола оформляется краткая формулировка вида заседания в родительном падеже, которая согласуется с названием вида документа, названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы.

Текст протокола является самым сложным реквизитом и состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждение), которые являются вполне самостоятельными элементами текста и формулируются по стандартным правилам [6].

Состав присутствующих оформляется двумя строками ниже вида заседания от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания. Фамилии председателя и секретаря оформляются после тире, инициалы следуют за фамилией.

Перечень вопросов, вынесенных для обсуждения и принятия решения коллегиальным органом, оформляется после слов «Повестка дня.

Каждый вопрос повестки дня формулируется с предлогом «O», отвечает на вопрос «О чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика. Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости и оформляются с красной строки.

Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно, поскольку именно они и представляют собой собственно заголовки к последующему тексту протокола, который будет излагаться по пунктам в последовательности рассмотрения вопросов на заседании.

Основную часть текста протокола секретарь заседания составляет, работая почти как синхронный переводчик, только речь «переводится» из устной формы в письменную форму.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются тремя-четырьмя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на оригинале протокола.

Копии оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола, которые необходимы в процессе направления документа на исполнение, имеет право удостоверять своей подписью секретарь, правильно оформляя отметку о заверении копии. Если копия или выписка из протокола используется внутри организации, то печать на нее не ставится. Если же выписка или копия протокола предназначена для использования вне стен родной организации, на нее стоит поставить оттиск печати.

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя (т.к. полное наименование организации или предприятия указано в заголовочной части документа или в общем бланке), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

Таким образом, протокол – это документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом. Он фиксируются все виды коллегиальной деятельности в обособленном подразделении предприятия и им оформляются заседания, которые проводятся в одном из внутренних структурных подразделений.