ПОЗНАВАТЕЛЬНОЕ

Оси и плоскости тела человека - Тело человека состоит из определенных топографических частей и участков, в которых расположены органы, мышцы, сосуды, нервы и т.д.

Отёска стен и прирубка косяков - Когда на доме не достаёт окон и дверей, красивое высокое крыльцо ещё только в воображении, приходится подниматься с улицы в дом по трапу.

Дифференциальные уравнения второго порядка (модель рынка с прогнозируемыми ценами) - В простых моделях рынка спрос и предложение обычно полагают зависящими только от текущей цены на товар.

Понятие и развитие документооборота.

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное бюджетное государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

Уфимский государственный авиационный

Технический университет

Кафедра управления инновациями

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

к проведению курсовых работ

по курсу «Основы документирования инновационной деятельности»

Уфа 2013

Составитель: Кузнецова Н.П.

Рецензент:

УДК

Методические указания к проведению курсовых работ по дисциплине «Основы документирования инновационной деятельности» Уфимск. гос. авиац. техн. ун-т; Сост.: Н.П. Кузнецова. – Уфа, 2013. – 14 с.

Предназначен для студентов направления подготовки бакалавров 222000 «Инноватика» (очной и заочной форм обучения).

Целью проведения курсовой работы по темам дисциплины «Основы документирования инновационной деятельности» является закрепление знаний, полученных студентами при прослушивании лекционного курса, проведении практических и лабораторных работ.

Табл. . Ил.. Библиогр.: назв.

Рецензенты:

авиационный технический

университет, 2013

Содержание

Введение 4

1 Теоретическая часть 5

1.1 Понятие документооборота 5

1.2 Виды документов 6

1.3 Этапы прохождения документов 7

2 Сравнительная характеристика процесса организации 7

документооборота на предприятиях

2.1 Вид документа 7

2.2 Характеристика предприятий 7 2.4 Сравнительный анализ порядка прохождения документов 7

на предприятиях

3 Проектная часть 8

3.1 Программное обеспечение BPWin 8

3.2 Разработка автоматизированной системы регистрации документов 9

Заключение 10

Список литературы 11

Тезисы доклада Приложение А. Схема прохождения документов 14

ВВЕДЕНИЕ

Работа с документами предполагает организацию документооборота, хранение документов и их использование текущей деятельности учреждения. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций и т.д.

Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций (схем), в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения. А также там могут быть указаны альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и часы приема по данному вопросу.

Содержание курсовой работы построено так, чтобы последовательно изучить процесс организации документооборота.

В ходе предстоящей работы необходимо решить следующие задачи:

1) изучить предмет исследования;

2) определить объект исследования;

3) провести сравнительный анализ документооборота на нескольких предприятиях;

4) создать свой порядок прохождения документов;

5) разработать систему прохождения документов.

Перед тем, как преступить к выполнению курсовой работы и в процессе ее выполнения, используйте литературу по рекомендуемому списку.

При написании работы также использовать инструкции по эксплуатации товаров данной группы, периодические издания, Интернет-сайты.

Теоретическая часть

Понятие и развитие документооборота.

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский, П.М. Керженцев, З.К. Дрезен, Р.С Майзельс и другие, были сформулированы основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов – распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.

Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

Документооборот– это движение документов на предприятии с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Виды документов

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией (ОРД), а документооборот уровня структурного подразделения – специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации. В крупных организациях обычно существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Оно может называться по-разному: управление делами, общий отдел и т. п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию возлагаются, например, на секретаря руководителя организации. Для определенности далее структурное подразделение, ответственное за обеспечение централизованного документооборота, будет именоваться канцелярией.

Процесс работы с документами любого типа сводится к передаче данного документа от одного должностного лица к другому, из одного структурного подразделения в другое, т.е. к движению документа внутри организации.

Основными принципами организации документооборота являются следующие:
– прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно ;

– каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

– порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Таким образом, основная задача организации документооборота — прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

- объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;

- структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;

- режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).

Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.