ПОЗНАВАТЕЛЬНОЕ

Оси и плоскости тела человека - Тело человека состоит из определенных топографических частей и участков, в которых расположены органы, мышцы, сосуды, нервы и т.д.

Отёска стен и прирубка косяков - Когда на доме не достаёт окон и дверей, красивое высокое крыльцо ещё только в воображении, приходится подниматься с улицы в дом по трапу.

Дифференциальные уравнения второго порядка (модель рынка с прогнозируемыми ценами) - В простых моделях рынка спрос и предложение обычно полагают зависящими только от текущей цены на товар.

Становлення документування та діловодства.

СПРАВОЧИНСТВО

Лекція 1. Діловодство як галузь ведення документів.

План

Діловодство як галузь ведення документів.

Становлення документування та діловодства.

Історія документів України.

Діловодство як галузь ведення документів.

Процеси документування, службового листування є основною складовою частиною професійної діяльності працівника право ділової сфери. Саме в підготовці ділових паперів передусім виявляється його професіоналізм та компетентність.

Об’єктами вивчення цієї навчальної дисципліни є документ, система документації, заснована як на традиційних методах роботи з документами, так і застосуванні комп’ютерної техніки.

Документування – сам процес створення документів. Це регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носієві, що забезпечує юридичну силу, здійснюється за певними правилами, встановленими правовими актами чи виробленими традицією. Результатом документування є документ – зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, що має юридичну силу.

Юридична сила – це властивість офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком його оформлення. Юридична сила документа забезпечується встановленням для кожного виду документів комплексом реквізитів – обов’язкових елементів укладання документів.

Документування й організацію роботи з документами, тобто весь процес з часу створення документа й до його знищення чи передачі на зберігання до архіву забезпечує діловодство (справочинство) як галузь діяльності, основними елементами якого є письмові документи.

Термін «діловодство (справочинство)» в усному мовленні з’явився приблизно в ХVII столітті й означає сам процес вирішення справи – «діло (справу) вирішувати». Так як у ході вирішення будь-якого питання виникали документи, щоб закріпити досягнуте домовлення, прийняте рішення, уже в XVI столітті вживається слово діло як «зібрання документів, що відносяться до будь-якого питання». Вперше в цьому понятті слово «діло (справа)» зафіксовано в документах у 1584 році.

Отже, діловодство (справочинство) – це галузь ведення службових і ділових документів. Полягає в документуванні відповідної діяльності та документообігу, тобто русі документів всередині установи. Має переважно службовий характер. Відносини, що складаються з приводу діловодства, становлять сферу дії так званого службово-виконавчого права. Від правильної організації діловодства багато в чому залежить успіх діяльності органів державної влади, а також суб’єктів господарської діяльності.

Особливості сучасного діловодства полягають:- насамперед у переведенні його на державну мову. Органи виконавчої влади здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування між собою виключно державною мовою. Але у місцях (село, селище, місто, інший населений пункт), де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, у внутрішньому діловодстві може використовуватися поряд з державною мовою мова відповідної національної меншини у порядку, встановленому законом;- широкому застосуванні комп’ютерних систем оброблення та друкування документів; - необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі.

Як сам процес створення документів, так і організація роботи з ними завжди були регламентовані спеціальними законодавчо-нормативними і нормативно-методичними актами, які регламентували ведення діловодства, зокрема постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» від 17 жовтня 1997 року за № 1153 та внесеними до неї відповідними змінами.

Викладені в Примірній інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в установі розроблені відповідно до положень Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, органів виконавчої влади з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію, зокрема Єдиної державної системи діловодства, затвердженої Державним комітетом Ради Міністрів СРСР ще 4 вересня 1973 р. і чинною до цього часу, ГОСТ (ДЕСТ) 6.38-90.

Дотримання стандартів із діловодства в практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, опрацювання й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням. Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ – це свідчення культури виконавця.

Сьогодні обов’язковістю документування інформації визначена Законом України «Про інформацію», де сказано: «Документування інформації є обов’язковою умовою включення інформації до інформаційних ресурсів. Документування інформації здійснюється в порядку, який встановлено органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства та стандартизацію документів».

Становлення документування та діловодства.

З найдавніших часів до нас дійшли різні види документів, відбитки наскельних малюнків та написів, виконані примітивним інструментальним знаряддям на гладких кам’яних брилах, єгипетські папіруси, виготовлені з очерету, старослов’янські письмена на берестяній корі, середньовічні манускрипти, написані на вже винайденому тоді папері тощо.

Цілком ймовірно, що документи як такі виникли практично одночасно з писемністю: спочатку як засіб спілкування, визначення сімейно-майнових відносин, і, нарешті, передачі інформації. Документи є одним із найважливіших сховищ людської пам’яті, життєвого досвіду, суспільного знання.

Давньоруська держава утворювалась у результаті тривалого процесу розвитку східнослов’янських племен. Цей процес вже в той час мав своє, хоча й доволі специфічне, документальне фіксування, що мало відображення в складанні та переписуванні від руки літературних творів, таких як «Слово о полку Ігоревім», легенд, релігійних міфів.

Приватна власність та заснована на ній майнова нерівність вели до соціального розшарування, а демократичне державне утворення – Запорізька Січ, навпаки, стверджувало усталену систему прав людини ще тоді, коли в інших державах панували жорстокі феодально-монархічні режими. І це також було закріплено в тогочасних документах.

Наприкінці ІХ ст. остаточно сформувалося суспільство, що знову ж було занотовано документально, зокрема у зводі законодавчих актів давньоруського права – «Руській правді».

Як історичну спадщину процесу національного документування не можна не пригадати й чудову пам’ятку, прийняту 5 квітня 1710 року на козацькій Раді у місті Бендерах, - першу українську Конституцію Пилипа Орлика.

Наприкінці ХV ст. з’являються перші «накази» - центральні органи державної влади, які керували окремими галузями царсько-князівського управління, та «повіти», «столи» - органи управління на місцях, що дало змогу централізувати управління країною. За існування цих органів і зародилося «наказове діловодство» - вид управлінської діяльності за допомогою наказових паперів.

У наказах поступово формувався прошарок професійних чиновників, службовців (дяки, піддячі), які виконували діловодські функції: від надходження царської пошти (укази, жалувані грамоти, акти), вироків боярської думи, князівських наказів згори до надсилання відповідей за наслідками виконання.

Вхідна документація реєструвалася за датою надходження та авторством. Якщо по справі потрібно було додати довідку, то на звороті дяк ставив помітку – «виписати», а після виконання – «вклеїти».

Документи, що стосувалися однієї й тієї самої справи, підклеювалися один до одного, а склеєні місця завірялись підписом самого дяка на звороті. Після чого справу скручували в стовпець, довжина якого іноді сягала сотень метрів, а тому при користуванні вона швидко псувалася. Наприклад, довжина стовпця Соборного Уложення 1649 року містила тогочасне законодавство і сягала довжиною аж 309 метрів.

На початку XVIII ст. швидкого розвитку промислового виробництва, ускладнення подальшого одноосібного управління всім державним комплексом виникла нагальна потреба структурування керівних державних інституцій. На зміну наказам прийшла система «колегій» — керівного органу тієї чи іншої галузі господарювання, управління. Кожна з них підпорядковувалась Сенату. Структура цієї системи була визначена Генеральним регламентом ще Петром І у 1720 р. У регламенті були чітко окреслені права, обов'язки, межі компетенції і навіть режим роботи державних службовців, таких як секретарі канцелярій, реєстратори, архіваріуси, копіювачі, писці. Колезьке діловодство стало справді більш прогресивним, ніж наказове.

Поява Генерального регламенту сприяла зародженню та розвитку впорядкованої системи діловодства. Була заснована та узаконена журнальна реєстрація та облік документів, система їх тривалого зберігання. До речі, ця система діє в дещо зміненій формі і дотепер. Кожну колегію — прототип нинішніх міністерств, очолював президент, а до її складу входили: віце-президент (заступник), радники, асесори (рядові члени колегії), службовці, що працювали в канцелярії. Найважливіші справи розглядались на засіданнях колегій — у «присутності», де загалом результат вирішення справи залежав від того, як його доповість секретар. Чиновник, що обіймав цю посаду, мав бути добре обізнаним із чинним законодавством, вільно орієнтуватися в різних поточних обставинах, бути грамотним та досвідченим фахівцем.

Але взагалі позитивно розвинувши окремі аспекти служби діловодства, колезьке діловодство залишило без змін саму його бюрократичну суть.

XIX століття можна по праву вважати періодом найвищого розквіту діловодства і його становлення як окремого роду діяльності в процесі виробничого та суспільного управління дореволюційного періоду. Україна, перебуваючи в складі Російської імперії, продовжувала залишатись у феодально-кріпосницькій залежності. Однак історичні зміни, невпинна хода науково-технічного прогресу не могли обійти її осторонь.

У цей час відбувалася централізація управлінського апарату. В 1811 р. видається царський указ про заміну колегій на міністерства. Межі компетенцій керівних сановників було суворо розподілено залежно від обійманої посади. Право отримувати та підписувати документи також було чітко визначено. Від царя отримували маніфести, височайші укази, повеління, від Сенату та інших центральних органів влади — приписи, запити, циркуляри. А до вищих установ надходили «всєподданнейшие прошения», донесення, скарги. Запровадження міністерств змінило процес розмежування функцій та повноважень першою посадовою особою. У цей час швидко збільшується прошарок чиновного люду, що свідчило про екстенсивність шляху розвитку галузі.

Але доцільно привернути увагу й до окремих позитивних моментів у становленні діловодства того періоду. Вони, хоча й у дещо зміненому вигляді, використовуються діловими службами державних установ і в наш час. Започатковується службове листування офіційними листами із застосуванням типових бланків з кутовим штампом, що містив відомості про установу дописувача. Виготовлялись ці бланки друкарським способом, інколи рукописно. Під штампом викладався стислий зміст листа, на який давалась відповідь.

Запроваджується уніфікація документів. З цією метою був виданий указ «Загальне запровадження міністерств», в якому передбачалась одноманітність викладу за наведеними зразками.

Встановлюється і законодавчо затверджується порядок проходження документів по інстанціях.

Регламентується журнальна реєстрація вхідних та вихідних матеріалів. Вона здійснюється як у загальних журналах канцелярій департаментів, так і безпосередньо в журналах їх структурних підрозділів.

Вже в ті часи розуміли необхідність розвитку й удосконалення діловодства та докладали чималих зусиль щодо підтримки цього напряму. Так, з середини XIX ст. у державних установах та на підприємствах з'являються посади особистих секретарів перших керівних осіб.

А в Харкові у 1868 р. були відкриті перші секретарські курси. В цей час виходять у світ перші спеціалізовані часописи: «Стенограф», «Машинопис».

У тодішніх секретаріатах почали використовуватись друкарські машинки, розмножувальні апарати, перші диктофони, різне канцелярське приладдя, навіть незвичні тоді ще чорнильні авторучки. Набула поширення стенографія, почав використовуватись телефон.