ПОЗНАВАТЕЛЬНОЕ

Оси и плоскости тела человека - Тело человека состоит из определенных топографических частей и участков, в которых расположены органы, мышцы, сосуды, нервы и т.д.

Отёска стен и прирубка косяков - Когда на доме не достаёт окон и дверей, красивое высокое крыльцо ещё только в воображении, приходится подниматься с улицы в дом по трапу.

Дифференциальные уравнения второго порядка (модель рынка с прогнозируемыми ценами) - В простых моделях рынка спрос и предложение обычно полагают зависящими только от текущей цены на товар.

Проблеми та перспективи розвитку сучасного електронного діловодства

Електронне діловодство в Україні перебуває у стадії становлення, оскільки воно ще не виробило власних традицій, а його законодавча база сформувалася порівняно недавно: у 2003 році було прийнято закон України « Про електронні документи та електронний документообіг» та закон «Про електронний цифровий підпис» (22.05.03 р.)

Основне завдання електронного діловодства – перейняти кращі принципи традиційного діловодства; виробити сучасні підходи до організації діловодних процесів, враховуючи особливості використання електронних документів.

Упровадження електронного діловодства в організації супроводжується низкою проблем, які умовно можна поділити на 3 групи:

- термінологічно-правові проблеми;

- проблеми практичного впровадження інформаційних технологій у діловодство;

- проблеми державного регулювання процесів упровадження нових технологій у діловодство.

Основна термінологічна проблема – колізія термінів «електронне діловодство» та «електронний документообіг». Закон «Про електронні документи та електронний документообіг» визначає електронний документообіг як «сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосування перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів». Звідси випливає, що електронний документообіг не обмежується рухом електронних документів чи документів в електронній формі, а й передбачає також процеси документування, зберігання документів, що виходять за межі документообігу. Оскільки термі «електронне діловодство» не використовується ні в законодавчих, ані в нормативних документах, доцільно звернутися до традиційного визначення діловодства, наведеного в ДСТУ 2732-2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять»: Діловодство – сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організування роботи зі службовими документами». Прикметник «електронний» характеризує форму організації діловодних процесів і передбачає використання електронних документів (на відміну від паперових, характерних для традиційного діловодства). Але поняття «електронний документообіг» та «електронне діловодство» ототожнювати не можна. Вирішення цієї термінологічної проблеми, на думку Оксани Лаби, можливе тільки на законодавчому рівні. А прийняттю закону «Про діловодство» має передувати наукове обґрунтування цих термінів. У закон «Про діловодство» дослідниця пропонує ввести розділ «Електронне діловодство».

Проблемою українських нормативно-правових документів є також їх невідповідність міжнародним нормам електронного діловодства. У ЄС поняття «електронний цифровий підпис» замінено на «електронний підпис». В українському законодавстві визначено поняття «електронний підпис», але реальні заходи вживаються лише щодо врегулювання правовідносин стосовно електронного цифрового підпису, обмежуючи суб’єктів правовідносин електронного діловодства виключно криптографічними особливостями та відкритими ключами. В Україні нема єдиних вимог до системи керування документаційними процесами, що ускладнює перехід до нового етапу діловодства на всіх рівнях.

Керування документацій ними процесами є значним кроком у напрямку стандартизації діловодних процесів. Однак прийняття гармонізованого з Єврокомісією стандарту електронного діловодства дало б можливість інтеграції діловодних процесів з новітніми європейськими принципами.

До проблем практичного використання інформаційних технологій у діловодстві відносять:

- вибір формату даних електронних документів;

- використання електронного цифрового підпису в електронному діловодстві.

Всі етапи створення електронного документа, його підготовка до архівного зберігання і саме зберігання потребують вибору певного формату даних, до якого є ряд вимог:

- інтероперабельність (безперешкодний міжсистемний обмін інформацією);

- довговічність формату (наявність відкритої специфікації, масовість використання та ін.).

Стандартизація вимог до формату даних електронних документів досі не здійснена. Єдиний документ із цієї тематики – «Вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах виконавчої влади», затверджені наказом Державного комітету інформатизації України № 16 від 16.03.10. Ним визначено формати повідомлень при взаємодії автоматизованих систем. Цей документ стосується лише електронних повідомлень, а не електронних документів в цілому.

Правовий статус електронних документів визначено законом «Про електронний документ та електронний документообіг» . Накладання електронного цифрового підпису (ЕЦП) на електронні документи прирівнює їхню дію до паперових оригіналів у більшості випадків, окрім передбачених законом.

Робота з електронними документами має свої труднощі, пов’язані з використанням ЕЦП. З одного боку він є обов’язковим реквізитом, що надає документові юридичної сили. З іншого боку – ЕЦП розроблений для збереження цілісності й автентичності документа в цілому, а не його фрагментів, що було б доцільніше, бо не обмежувало б роботу з документом.

Управлінська діяльність та особливості організації документообігу в організації передбачають накладання резолюції, грифу затвердження, відмітки про надходження документа в організацію, про його виконання і направлення до справи тощо. Наявність ЕЦП в документі не дає можливості додавати будь-які інші реквізити без порушення цілісності електронного документа. Кроком до вирішення цієї проблеми може стати розроблення ЕЦП не для всього файлу, а для окремих фрагментів документа. У цьому контексті можна говорити про два види електронного документа залежно від способу накладання ЕЦП:

- простий електронний документ – певний набір даних, створених у процесі документування з накладанням ЕЦП на файл, що містить ці дані;

- складений електронний документ – документ, сформований з використанням інших електронних документів, тобто документів, цілісність та автентичність яких підтверджується ЕЦП.

Третій блок проблем – державне регулювання процесів упровадження нових технологій у діловодство пов’язаний зі складністю узгодження дій державних структур, які відповідають за різні етапи впровадження новітніх інформаційних технологій. Для ілюстрації цього блоку проблем візьмемо приклад із сучасності. Сьогодні складно впровадити в повному обсязі й систему e-Government (електронний уряд), яка дає можливість «зробити в електронному вигляді все те, що громадянин сьогодні повинен робити в паперовому та з допомогою чиновників: подати заяву в міліцію, побачити свою картку пацієнта, замовити рецепт чи новий паспорт тощо. Часто е-Government зводять лише до електронного документообігу, але це тільки одна зі складових». Як зазначає радник міністра економічного розвитку і торгівлі України естонка Яніка Мерило, « в Україні немає навіть базових компонентів електронного уряду», хоч ця система з різним ступенем інтенсивності впроваджується з 1998 року, але за рівнем розвитку e-Government у рейтингу EGDI Index Україна «перебуває на 87-му місці, що є одним із найгірших результатів серед країн-колишніх радянських республік. Для порівняння: Естонія – на 15-му місці, Росія – на 27-му, Грузія – на 56-му». Лідери рейтингу – Корея й Австралія.

«В Україні ситуація склалася так, що у сфері електронного уряду різні органи мають різні функції. Так, наприклад, за державну стратегію відповідає Держагентство з питань електронного управління, за Єдиний державний портал адміністративних послуг – Міністерство економіки. Нині ці відомства з підтримкою деяких інших головних гравців ІТ-ринку опублікували досить швидкий план дій щодо модернізації Єдиного порталу та запуску електронних адміністративних послуг від держави громадянам і бізнесу.

Немає сенсу систематизувати хаос або ж робити послуги електронними тільки тому, що вони мають найбільший попит. Іноді висока «затребуваність» послуг пов'язана лише з тим, що їхнє надання є вимогою держави, а не тому, що вони потрібні населенню чи бізнесу. Також важко відразу ефективно запустити послуги, які, наприклад, потребують доступу до даних із декількох державних реєстрів, яких в електронному вигляді часто просто немає і доступ до яких залежить від волі кількох відомств. Також послуги найчастіше надаються декількома міністерствами та органами місцевого самоврядування і перебувають у залежності як від електронної готовності, так і від волі керівництва відомств. Але чекати вже нема чого, треба діяти і запускати електронні послуги в міру їхньої готовності», – зауважила Яніка Мерило.

Отже, для перспективного розвитку електронного діловодства можна виділити два напрями:

- нормативно-правове регулювання електронного діловодства;

- впровадження інформаційних технологій у діловодні процеси, які забезпечують безпаперове, тобто електронне діловодство.

Серед основних шляхів нормативно-правового регулювання є прийняття закону «Про діловодство» з розділом «Електронне діловодство», де б урегульовувалося використання основних термінів та понять електронного діловодства, прийняття в Україні гармонізованих з Європейською комісією стандартів щодо систем керування документаційними процесами, законодавче та нормативне забезпечення уніфікації форматів даних і метаданих електронного документа.

На рівні впровадження інформаційних технологій у діловодні процеси перспективними можна вважати використання електронного цифрового підпису для окремих реквізитів електронного документа, а також узгодження етапів впровадження нових інформаційних технологій між державними структурами, що їх контролюють.