ПОЗНАВАТЕЛЬНОЕ

Оси и плоскости тела человека - Тело человека состоит из определенных топографических частей и участков, в которых расположены органы, мышцы, сосуды, нервы и т.д.

Отёска стен и прирубка косяков - Когда на доме не достаёт окон и дверей, красивое высокое крыльцо ещё только в воображении, приходится подниматься с улицы в дом по трапу.

Дифференциальные уравнения второго порядка (модель рынка с прогнозируемыми ценами) - В простых моделях рынка спрос и предложение обычно полагают зависящими только от текущей цены на товар.

Загальноприйняті правила складання ділових листів

ТЕМА 5. СЛУЖБОВЕ ЛИСТУВАННЯ

1. Класифікація листів та їх характеристика.

2. Загальноприйняті правила складення ділових листів.

3. Етика ділового листування.

Класифікація листів та їх характеристика

Основними засобами обміну інформацією між діловими партнерами є телефон, поштові повідомлення, телефакс та електронна пошта (e-mail). Основною одиницею комерційної кореспонденції є комерційний (діловий) лист. Ділові листи- це документи, що складаються від імені юридичної особи і мають юридичну силу. Загалом, діловим листом можна назвати будь-який за змістом документ, котрий пересилається поштою та вирішує організаційні питання, правові проблеми, а також питання економічних взаємовідносин.

Всю ділову кореспонденцію можна поділити на службову та комерційну.

Службові листи- це листи, звичайно прості за змістом та невеликі за обсягом. Службові листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.

Комерційна кореспонденція- листування, пов'язане з укладанням та виконанням комерційних угод.

Всі ділові листи можна поділити на кілька груп за певними ознаками:

1. За тематичною ознакоюділові листи можна поділити на комерційні (переддоговірні та післядоговірні) і звичайні ділові листи.

Комерційні переддоговірні листискладаються при укладанні та виконанні комерційної угоди від імені юридичних осіб та мають юридичну силу:

- лист-запит (звернення покупця до продавця з проханням надіслати необхідну інформацію стосовно асортименту, якості, прейскуранту продукції чи послуг);

- лист-відповідь на запит, або лист-пропозиція - оферта;

- лист-відповідь на пропозицію (лист з інформацією щодо готовності співпрацювати, варіанти або відмова).

Комерційні післядоговірні листи- це листи, що виникають у процесі дотримання чи недотримання умов угоди:

- лист-претензія - рекламаційний лист (претензії до партнера, який порушив зобов'язання, вимоги щодо відшкодування та пропозиція умов відшкодування внаслідок порушення зобов'язань);

- лист-відповідь на рекламацію (інформація про спосіб та строки відшкодування збитків або пояснення причин відмови).

До звичайних ділових листівналежать будь-які листи, якими можуть обмінюватися партнери під час підтримання ділових стосунків:

- лист-подяка;

- лист-вибачення;

- лист-вітання;

- лист-запрошення;

- лист-співчуття;

- рекомендаційний лист;

- лист-відмова.

2. За функціональними ознакамиділові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, і такі, що її не потребують. До листів, які потребують відповіді, належать:

- лист-запит;

- лист-пропозиція;

- рекламаційний лист;

- лист-прохання;

- лист-звернення.

До листів, які не потребують відповіді, належать:

- лист-підтвердження;

- лист-нагадування;

- лист-попередження;

- лист-повідомлення;

- супровідний лист;

- гарантійний лист;

- лист-заява.

3. За кількістю адресатіврозрізняють звичайні, циркулярні та колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний - цілій низці установ, колективний - на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

4. За способом передаванняінформації листи поділяються на поштові, факсові та електронні.

5. За структурними стандартами:регламентовані (стандартні) та нерегламентовані (нестандартні) листи.

6. За змістом та призначенням:

інформаційні- інформують фірму-партнера про що-небудь, містять повідомлення, прохання, нагадування, пропозиції;

гарантійні- повідомляють про гарантію оплати, строки постачання, якість товарів та послуг тощо;

рекламаційні- містять претензії з боку замовника (щодо якості товару, послуги, затримання строків постачання тощо) на основі певних документів;

ділові- містять іншу інформацію.

Загальноприйняті правила складання ділових листів

Основою ділового листа є текст, який має чітко й переконливо відображати причину і мету його написання, розкривати зміст конкретної справи, містити докази, висновки.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання листа, в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування. У закінченні роблять висновки, вказують мету написання листа.

При складанні тексту листа слід дотримуватися таких правил:

- використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови й зрозумілі для адресата (наприклад, при використанні термінів);

- віддавати перевагу простим реченням;

- у реченнях застосовувати прямий порядок слів (підмет перед присудком; означення перед означуваними словами; додатки після керуючого слова; вставні слова - на початку речення);

- дієприслівникові звороти вживати на початку речення;

- використовувати інфінітивні конструкції;

- для попередження загострення стосунків з партнером активну форму дієслів слід замінювати на пасивну; активну форму слід вживати лише у разі, якщо важливо вказати на конкретного виконавця;

- використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які в діловодстві пишуться за загальними правилами;

- використовувати усталені синтаксичні конструкції;

- вживати стійкі (стандартизовані) сполучення;

- не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій;

- використовувати форми ввічливості. Вимоги до тексту листа

Основою службового листа є текст, який має чітко відображати причину та мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити переконливі докази, аргументи. Аби текст листа був бездоганним, він має характеризуватися такими ознаками:

правильністю, тобто відповідати літературним нормам, що діють у мовній системі (орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним);

змістовністю, яка передбачає глибоке осмислення теми, основної думки листа, уникнення всього зайвого; думки мають викладатися чітко й по суті, стисло та без двозначності;

послідовністю та логічністю викладу - при написанні листа автор мусить слідкувати за перебігом своїх думок, зосереджуючи увагу на головному; закони логіки не повинні порушуватися ні в загальній системі викладу тексту, ні в переходах від однієї частини до іншої;

мовним багатством, що передбачає використання різноманітних засобів висловлення думок, уникнення невиправданого повторення слів, однотипних конструкцій речень;

точністю, яка значною мірою залежить від ерудиції та глибини знань особистості, а також від багатства активного словникового запасу; висловлюючи власні думки, слід добирати слова, які найкраще відповідають висловлюваному змісту; суть справи має бути викладена якомога зрозуміліше (щоб написане не викликало сумнівів чи запитань);

доречністю та доцільністю, що залежить насамперед від того, як повно та глибоко ви оцінюєте ситуацію спілкування, інтереси адресата; при цьому слід уникати всього, що може неприємно вразити, викликати роздратування (саме через це висловлювати претензії, писати листи-нагадування, відмови необхідно в тактовній, ввічливій формі).

Правильно оформлений, недвозначний за змістом, бездоганний з точки зору структури, грамотно написаний лист має бути запорукою успіху справи.

Оформлення листа

Ділові листи друкують на комп'ютері, друкарській машинці або пишуть на чистому бланку лише з одного боку. Певна річ, на бланку друкують тільки першу сторінку листа, а наступні - на чистих аркушах. Для зручності з обох боків залишають поля: ліве - не менше 30 мм, праве - не менше 8 мм, верхнє - 20 мм, нижнє - 16-19 мм.

Нумерація сторінок. У листах, оформлених на двох і більше аркушах, нумерацію починають з другої сторінки, проставляючи посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких позначок.

Рубрикація, тобто розчленування тексту на складові частини, графічне їх відокремлення, є зовнішнім відображенням композиційної будови листа. Найпростіша рубрикація в листах - поділ тексту на абзаци.

Абзац - відступ від лівого поля на початку першого рядка кожної частини листа, а також фрагмент тексту між двома такими відступами, який вказує на перехід від однієї думки до іншої. Абзац у листах має складати мінімально три інтервали від поля.

Типовий абзац має три частини:

1) зачин, у якому формулюється тема абзацу, тобто повідомляється, про що йтиметься далі;

2) фраза - викладається головна інформація абзацу;

3) коментарі - підсумовується те, про що йшлося в абзаці. Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не

повинно бути виправлень чи підчищень.

Не можна надсилати листа, написаного через копіювальний папір - це свідчить про неповагу до адресата.

Прийнято відповідати на лист якомога швидше. Фахівці з культури ділового листування конкретизують термін написання відповіді адресатові залежно від змісту листа.

Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист протягом 7-10 днів.

Отримавши лист-запит, який потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох днів повідомити про те, що його одержано, і дати остаточну відповідь протягом 30 днів.

Лист-вітання можна надсилати упродовж восьми днів з моменту отримання повідомлення про певну урочистість.

Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сумної події.

Не слід відповідати на лист нашвидку, зопалу, одразу після одержання прикрих, вражаючих відомостей. Неодмінно слід заспокоїтися, чітко сформулювати думки і лише потім викласти їх на папері.

Реквізити листа та їх оформлення

Ділові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Бланкомдокумента вважається стандартний папір з відтвореними на ньому постійними реквізитами та місцем для змінних реквізитів. Окремі елементи оформлення документів, у тому числі ділових листів, називаються його реквізитами. Правила розташування реквізитів документів регулюються державним стандартом ДСТУ 4163-

2003 ("Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації: Вимоги до оформлення документів"), який набув чинності з вересня 2003 року. До основних реквізитів ділових листів належать:

- емблема організації чи товарний знак, логотип;

- назва організації;

- довідкова інформація про організацію (поштовий індекс, поштова адреса, телефон,факс, електронна адреса - e-mail, інтернет-сторінка, реквізити банківського рахунку організації);

- внутрішня адреса;

- кореспондентські позначки (реєстраційний номер документа, дата, місце оформлення);

- заголовок до тексту;

- текст документа;

- підпис посадової особи;

- печатка;

- позначки про наявність додатків і копій тощо.

Етика ділового листування

Доповідна записка

3.1. Доповідна записка - це документ, адресований керівнику структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події, ситуацію, що склалася, виконану роботу тощо, а також наводяться свої висновки і пропозиції.

Складається з власної ініціативи або ж за вказівкою керівника.

Доповідна записка складається з таких реквізитів:

1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі зліва).

2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі справа).

3. Назва документа.

4. Дата.

5. Номер.

6. Заголовок (Про...).

7. Текст.

8. Посада адресанта.

9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Деякі реквізити в доповідних записках як внутрішніх документах часто не пишуться (структурний підрозділ, звідки надійшов документ, номер, заголовок). Приклад:

Декану факультету психології Петрову Г. Д.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА № 34-12/243 25.03.2006 р.

Про введення курсу української мови.

Мовна культура - один із найважливіших показників нашої духовної культури. Сьогодні, на жаль, писемне мовлення студентів 1-го курсу хибує численними відхиленнями від орфографічних та пунктуаційних норм української мови. Практичні заняття з правопису української мови в межах курсу "Ділова українська мова" (10-12 годин) не дають можливості радикально змінити ситуацію на краще.

Для поліпшення мовної підготовки студентів прошу включити в навчальний план на 2006-2007 навчальний рік курс сучасної української літературної мови (36 годин аудиторних занять).

Завідувач кафедри

української мови (підпис) М.С. Сіверко

Пояснювальна записка

3.2. Пояснювальна записка - це документ, у якому:

- викладаються причини якихось подій, фактів, допущених порушень (складається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);

- міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст, призначення плану, звіту, проекту тощо).

Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на бланках) і особистими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).

Службова пояснювальна записка містить такі реквізити:

1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі зліва).

2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі справа).

3. Назва документа.

4. Дата.

5. Номер.

6. Заголовок (Про...).

7. Текст.

8. Посада адресанта.

9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Договір

3.3. Договір - це документ, який засвідчує угоду двох або більше юридичних чи фізичних осіб про встановлення, зміну або припинення їх спільних дій згідно із зафіксованими в ньому цивільними правами та обов'язками.

Договір може укладатися між фізичними особами (окремими громадянами), юридичними особами (організаціями), фізичними і юридичними особами відповідно до вимог чинного законодавства.

Незважаючи на значні відмінності, які мають місце в текстах договорів, при їх укладанні розкриваються, як правило, такі питання:

1. Назва документа (договір).

2. Місце й дата укладання договору.

3. Вступна частина (назви сторін, що укладають договір, посади, прізвища, імена та по батькові осіб, які підписують договір, із зазначенням їхніх повноважень).

4. Предмет договору.

5. Обов'язки сторін.

6. Взаєморозрахунки сторін.

7. Відповідальність сторін.

8. Термін дії договору.

9. Умови припинення дії договору.

10. Додаткові умови.

11. Юридичні адреси сторін.

Остаточний перелік питань, які вимагають висвітлення в тому чи іншому договорі, залежить, звичайно, від характеру та предмета спільної діяльності сторін, ускладнень, які можуть виникати у процесі співробітництва. При укладанні договорів слід уникати як зайвої деталізації, так і спрощеного підходу при вирішенні питань співробітництва між сторонами. Текст договору має фіксувати достатнє й однозначне для всіх сторін тлумачення характеру й напрямів взаємодії та окремих його пунктів.

Договірні стосунки між сторонами можуть оформлятися відповідними перед- та післядоговірними документами. Так, наприклад, укладенню договору може передувати попередній договір, претензії сторін можуть оформлятися протоколами розбіжностей до договору, угодами про залік взаємних вимог тощо. Післядоговірні взаємовідносини можуть додатково оформлятися протоколами розбіжностей до договорів, угодами про зміну порядку виконання договору, протоколами про залік взаємних вимог тощо.

Післядоговірні документи

3.4. Післядоговірні документи призначені для врегулювання питань, які можуть виникати між сторонами при виконанні укладеного договору.

До таких документів належать:

- супровідні листи до різноманітних документів

- протоколи розбіжностей до договорів

- протоколи розбіжностей узгодження до договорів

- угоди про зміни й доповнення до договорів

- протоколи про залік взаємних вимог

- угоди про зміну порядку виконання договорів

- угоди про поступку договорів

- угоди про поступку права на вимоги

- угоди про заміну договорів

- угоди про розірвання договорів тощо

Крім того, при виконанні умов договору сторони можуть звертатися до юридичних чи фізичних осіб, які не є учасниками договору (органи влади, судові органи, банківські установи тощо), з документами, які мають сприяти вирішенню проблем, що виникли при виконанні умов договору. Такими документами є комерційні, претензійні листи, позовні заяви, кредитні договори, заяви-зобов'язання тощо.

Довідка

3.5. Довідка - документ, який містить опис та підтвердження юридичних і біографічних фактів та подій, пов'язаних з діяльністю окремих осіб, обставинами діяльності установ, організацій.

Довідки поділяються на дві групи:

- особисті - підтверджують біографічні чи юридичні факти конкретної особи;

- службові - містять інформацію про факти й події службового характеру.

Довідки також можуть бути:

- зовнішніми - укладаються для подання в інші установи; підписуються, крім укладача, керівником установи, засвідчуються печаткою;

- внутрішніми - укладаються для подання керівництву установи або на розгляд колегіальних органів; підписуються лише виконавцем і не засвідчуються печаткою.

Найчисленнішими (особливо серед особистих) є довідки, що засвідчують якийсь юридичний факт (підтвердження факту роботи чи навчання, дані про займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання тощо). Однотипні довідки часто виготовляються на трафаретних бланках.

Реквізити довідки:

1. Адресат (назва міністерства, відомства, установи).

2. Назва документа.

3. Дата.

4. Місце укладання документа.

5. Заголовок до тексту.

6. Текст.

7. Посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка підписала довідку.

8. Печатка.

Приклад:

Міністерство освіти і науки України Донецький державний університет ДОВІДКА № 67

28.12.2002 р. м. Донецьк

Семенов Сергій Ігоревич є студентом III курсу філологічного факультету відділення "Українська мова та література".

Довідка видана для подання в Київський РВК м. Донецька. Декан філологічного

факультету (підпис) О.Л. Григор'єв

(печатка)

Секретар (підпис) КВ. Онопрієнко

Контракт

3.6. Контракт - правовий документ, що засвідчує певну домовленість між партнерами (підприємством, установою і працівником) про засади спільної виробничої та творчої діяльності.

Контракт має відповідати вимогам чинного законодавства, зокрема, законам України "Про підприємство", "Про власність".

Контракт складається у двох примірниках - по одному для кожної із сторін.

Приклад:

КОНТРАКТ

з директором

м. Харків 12 липня 2004 р.

ВАТ "Промекспорт" в особі генерального директора Кучерявенка Геннадія Олеговича, який діє на підставі Статуту, у подальшому "Роботодавець", з однієї сторони, і Микулич Роман Борисович, у подальшому "Директор", з другої сторони, уклали цей контракт про нижче - наведене:

Предмет контракту

Роботодавець доручає Директорові здійснювати загальне управління заводом оптичних приладів на правах господарського ведення за умови виконання таких вимог:

- забезпечення стабільного й динамічного розвитку підприємства;

- розширення міжнародних зв'язків підприємства з метою розширення ринку збуту продукції, створення спільних та дочірніх підприємств;

- удосконалення існуючої системи управління підприємством.

Директор самостійно вирішує всі питання діяльності підприємства, які належать до сфери його компетенції відповідно до чинного законодавства, статуту ВАТ і цього контракту.

Робота за цим контрактом є основним місцем роботи Директора.

Права й обов'язки Директора

Директор має право:

Самостійно діяти від імені підприємства й представляти його інтереси в усіх вітчизняних та іноземних установах, включаючи судові, організаціях і підприємствах.

Розпоряджатися майном, грошово-матеріальними цінностями підприємства відповідно до призначення підприємства. Наймати й звільняти робітників підприємства згідно з трудовим законодавством; застосовувати до них передбачені чинним законодавством заохочення й стягнення.

Видавати накази й давати вказівки, обов'язкові для всіх робітників підприємства.

Підписувати як перший розпорядник кредитів всі фінансові документи, відкривати в банку розрахункові та інші рахунки, укладати від імені підприємства угоди, віддавати доручення.

Затверджувати посадові й нормативно-технічні інструкції, інструкції з питань техніки безпеки, протипожежної безпеки тощо.

Визначати зміст і межі відомостей, які складають комерційну чи іншу таємницю підприємства, визначати порядок її захисту.

Здійснювати інші повноваження, передбачені чинним законодавством, статутом ВАТ і підприємства.

Директор зобов'язаний:

Здійснювати загальне керівництво всієї діяльності підприємства.

Координувати роботу підрозділів підприємства по виконанню планів випуску готової продукції, ефективному співробітництву із суміжниками, своєчасному виконанню договорів, укладених підприємством.

Забезпечувати рентабельність роботи підприємства не нижче 23 %.

Уживати необхідних заходів по зниженню собівартості продукції, впроваджувати найефективніше обладнання, технології, досвід.

Звітувати перед Роботодавцем у встановлені строки про результати діяльності підприємства.

Забезпечувати своєчасне виконання всіх зобов'язань перед державою, встановлених законодавством України.