 ПОЗНАВАТЕЛЬНОЕ Сила воли ведет к действию, а позитивные действия формируют позитивное отношение Как определить диапазон голоса - ваш вокал Игровые автоматы с быстрым выводом Как самому избавиться от обидчивости Противоречивые взгляды на качества, присущие мужчинам Вкуснейший "Салат из свеклы с чесноком" Натюрморт и его изобразительные возможности Применение, как принимать мумие? Мумие для волос, лица, при переломах, при кровотечении и т.д. Как научиться брать на себя ответственность Зачем нужны границы в отношениях с детьми? Световозвращающие элементы на детской одежде Как победить свой возраст? Восемь уникальных способов, которые помогут достичь долголетия Классификация ожирения по ИМТ (ВОЗ) Глава 3. Завет мужчины с женщиной
Оси и плоскости тела человека - Тело человека состоит из определенных топографических частей и участков, в которых расположены органы, мышцы, сосуды, нервы и т.д.
| Технология создания списков
Лабораторная работа № 5 Списки и базы данных Цель работы –научиться следующему: 1) Изучить основные понятия списков и базы данных в Excel. 2) Освоить технологию создания списков в Excel, поиска записей, сортировки и фильтрации. 3) Научиться анализировать списки, использую многокритериальные условия. Ход работы Понятие списка и базы данных в Excel Для анализа и обработки данных в Microsoft Excel имеется специальный инструментарий, позволяющий структурировать и хранить данные в связанном виде, а также составлять и получать различные отчеты. При этом таблицы данных должны быть представлены в виде списка или базы данных. Списком называются таблицы, содержащие уникальные записи (имена полей) в первой строке. В терминологии Excel понятия «список» и «база данных» являются синонимами. Строки таблицы называются записями базы данных, а столбцы — полями. ü Начните создавать список, аналогичный представленному на рис. 5.1, заполнив только первые 3 записи, № личного дела не заполняйте.
Рис. 5.1 Окно Excel со списком - сведениями о сотрудниках предприятия Список содержит информацию о каждом сотруднике: номер личного дела, ФИО, должность, пол, год рождения и т.д. - это поля списка. Так, в строке 5 показана запись на сотрудника с личным номером 1265, а в строке 8 - на сотрудника с личным номером 1269. При создании списков следует придерживаться следующих правил: - на одном рабочем листе следует размещать только один список; - список отделяется от других данных по крайней мере одной пустой строкой и одним пустым столбцом; - каждый столбец списка должен содержать однородную информацию; - первая строка таблицы должна содержать имена полей списка, описывающих назначение соответствующего столбца; - необходимо избегать пустых строк и столбцов внутри списка. Над созданными списками Excel можно выполнять следующие операции: - осуществлять поиск данных по заданным критериям; - выполнять сортировку записей; - фильтровать список; - подводить промежуточные итоги; - создавать итоговые таблицы данных. Технология создания списков Создание списка начинается с ввода наименований полей списка (см. строку 3 рис. 5.1). Заполнение записей списка — ввод данных в их поля (см. строки 4 – 25 рис. 5.1) осуществляется двумя способами: вручную, как и при подготовке небольших таблиц, и с использованием специальной встроенной формы данных. Форма данных - это наиболее удобный способ для просмотра, изменения, добавления, удаления записей списка, а также для поиска записей, удовлетворяющих заданным условиям. Форма данных, используемая при создании списков, а также при их обработке, вызывается следующими командами: Установить курсор в пределах списка»1 → Данные → Форма 1 Если выполнен только ввод наименований полей списка, для вызова формы следует выделить эти поля. В результате появляется диалоговое окно формы с пользовательскими текстовыми полями для ввода значений полей списка (рис. 5.2). Имя окна формы соответствует имени листа, на котором создается список. ü Введите оставшиеся записи списка с помощью формы данных.
Рис. 5.2 Диалоговое окно формы для работы со списками Excel Он меняется в зависимости от ситуации обработки записей. Краткая информация о кнопках представлена в табл. 5.1. Таблица 5.1 Назначение кнопок формы работы со списками
Для быстрого заполнения базы можно использовать команду меню Правка → Заполнить. Более широкие возможности автозаполнения открываются с использованием команд меню. Здесь можно реализовать не только последовательности по правилам арифметической прогрессии, но и геометрической, в том числе с указанием граничного значения. Схема автозаполнения в том случае может быть представлена следующим образом: Выделить ячейку с начальным значением последовательности →Команда Правка → Заполнить → Прогрессия...1 → Задать расположение последовательности: по строкам или по столбцам → Задать значение шага → Выбрать тип последовательности → Для последовательности Даты выбрать единицы измерения: день, рабочий день, месяц, год → Задать предельное значение последовательности →ОК 1 Последующие операции выполняются в окне Прогрессия, изображенном на рис. 5.3. Автозаполнение, реализованное с помощью команд меню, целесообразно применять, например, при формировании графиков дежурств (работников охраны, специалистов по отделу и т.п.).
Рис. 5.3 Диалоговое окно задания параметров последовательности ü Заполните с помощью вышеописанной команды поле «№ личного дела». Еще одна возможность автоматизации заполнения списков открывается за счет обеспечения ускоренного ввода требуемых данных, введенных в столбце выше, только по их первым символам. Возможность достигается, если в окне Параметры (рис. 5.4) установлен флажок Автозавершение значений ячеек (см.: Команда Сервис → Параметры... → Вкладка Правка).
Рис. 5.4 Диалоговое окно задания параметров правки данных При работе со списками можно задать условия, позволяющие осуществлять проверку данных, вводимых в ячейки, с целью недопущения ошибок. Условия для определенного диапазона ячеек, или критерий правильности ввода, реализуются следующей схемой: Выделить ячейки → Команда Данные → Проверка → Вкладка Параметры → Выбрать из списка тип данных → Задать интервал значений → Вкладка Сообщение для ввода → Задать параметры подсказки → Вкладка Сообщение об ошибке → Выбрать вид действия при попытке ввода неверных данных → Ввести текст сообщения об ошибке → ОК.
Рис. 5.5Диалоговое окно задания параметров проверки вводимых значений в ячейки таблицы Критерий правильности ввода обязательно следует задавать для столбцов с критически важными значениями, для которых данные не должны выходить за установленные пределы. ü ЗАДАНИЕ. Задайте проверку вводимых значений для оклада сотрудников предприятия от 10000 до 50000. Примечание.Следует отметить, что если поле списка содержит формулу, то в форме выводится ее результат. Изменять это поле в форме нельзя. При изменении записи, содержащей формулу, результат формулы не будет вычислен до нажатия клавиши [Enter] или кнопки Закрыть.
Рис. 5.6Диалоговое окно формирования подсказки, предваряющей ввод данных в ячейку
Рис. 5.7Диалоговое окно формирования сообщения об ошибке при введении данных в ячейку таблицы
|
