ПОЗНАВАТЕЛЬНОЕ

Оси и плоскости тела человека - Тело человека состоит из определенных топографических частей и участков, в которых расположены органы, мышцы, сосуды, нервы и т.д.

Отёска стен и прирубка косяков - Когда на доме не достаёт окон и дверей, красивое высокое крыльцо ещё только в воображении, приходится подниматься с улицы в дом по трапу.

Дифференциальные уравнения второго порядка (модель рынка с прогнозируемыми ценами) - В простых моделях рынка спрос и предложение обычно полагают зависящими только от текущей цены на товар.

Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения фактов, событий, состояний, имеющих юридическое значение.

МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ КАЗЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ

УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«МОСКОВСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ МВД РОССИИ ИМЕНИ В.Я. КИКОТЯ»

Кафедра административной деятельности ОВД

У Т В Е Р Ж Д А Ю

Начальник кафедры

административной деятельности ОВД

полковник полиции

В.В. Кардашевский

« » __________________ 2016 г.

Дисциплина: «Основы управления в органах внутренних дел».

Фондовая лекция

Тема № 5.2.: «Документационное обеспечение управления в органах внутренних дел»

Специальность: 030901.65 – Правовое обеспечение национальной безопасности

Подготовил:

Доцент кафедры АД ОВД

кандидат юридических наук, доцент

подполковник полиции Сосновская Ю.Н.

Обсуждена и одобрена на заседании ПМС

______ __________2015 г., протокол №______

Обсуждена и одобрена на заседании кафедры

______ __________2016 г., протокол №______

Москва -2015

План

1. Значение, понятие и содержание документационного обеспечения управления в органах внутренних дел, как одного из направлений обеспечивающей деятельности управления.

2. Документирование: понятие и содержание. Общие правила подготовки документов.

3. Понятие и содержание документооборота. Его характеристика, как составной части документационного обеспечения управления.

Введение

Документационное обеспечение управления - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность территориальных органов МВД России и их подразделений. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы органов внутренних дел, проведении инспектирования проверяют, прежде всего документы, в которых деятельность того или иного территориального органа внутренних дел зафиксирована.

Документационное обеспечение управления - важная составляющая часть всего управления. Оно охватывает системы документации, документирования и документационного обеспечения, т.е. совокупность документов и комплекс приемов с ними. В настоящее время в условиях увеличивающегося объема используемой аппаратами управления информации наряду с задачей упрощения и удешевления аппарата управления, устранения формализма возрастает значение научной организации документационного обеспечения управления в органах внутренних дел.

Организация и ведение документационного обеспечения управления (иными словами) делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в органах внутренних дел ведут специальные подразделения (службы организации делопроизводства и режима).

В системе обеспечивающих функций органов внутренних дел не последнее место занимает документоведение, осуществляемое специализированными функциональными структурными подразделениями (управление делопроизводства и режимами, канцеляриями), отдельными работниками административно-вспомогательного персонала (секретарями, делопроизводителями, инспекторами и др.), а также в той или иной мере всеми остальными сотрудниками органов внутренних дел.

В настоящее время, когда совершенствование деятельности ОВД осуществляется за счет внутренних резервов, обеспечение оптимальной переработки документированной информации, повышение качества работы с документами приобретают решающее значение, а улучшение информационно-документационного обеспечения и делопроизводства выступает одним из главных направлений совершенствования управленческой деятельности в органах внутренних дел.

Рассматривая модель управленческого цикла, можно сделать вывод, что ни одна его стадия (сбор, обработка, обобщение, анализ информации; выработка и принятие управленческого решения; организация исполнения управленческого решения) не обходится без элементов документирования и работы с документами. Учитывая то, что работники управленческих аппаратов затрачивают до 80% своего рабочего времени на операции с документами, эффективная управленческая деятельность невозможна без рациональной системы делопроизводства.

Следовательно, совершенствование делопроизводства имеет непосредственное значение для повышения уровня эффективной деятельности всех служб и подразделений органов внутренних дел. Умение сотрудников качественно и оперативно готовить служебные документы рассматривается руководством МВД России в качестве одного из профессиональных навыков, что возможно отнести ко всем сотрудникам органов внутренних дел, работающим с документами.

Документ является конкретным отражением управленческой деятельности, выступая и как ее предмет, и как результат. В документе содержится информация о состоянии объектов управления и окружающей среды, фиксируются результаты управленческого воздействия субъекта управления на объект управления. В органах внутренних дел документы являются также формой реализации их задач и функций, где именно документированная информация имеет решающее значение, так как документирование служит способом закрепления и удостоверения информации.

Таким образом, усложнение задач, решаемых органами внутренних дел, возрастание значимости юридических последствий ошибок при работе с документами показывает важность нормативно-правовой, методической, а также технической базы делопроизводства в органах внутренних дел.

Вопрос 1. Значение, понятие и содержание документационного обеспечения управления в органах внутренних дел, как одного из направлений обеспечивающей деятельности управления.

Предметами изучения названной темы являются документы и способы документации. При этом обеспечение высокого уровня документоведения и делопроизводства является необходимой составной частью современного управления. Если в органах внутренних дел не налажена четкая работа с документами, то ухудшается само управление, поскольку оно зависит от качества достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки информационно – справочной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Работа с документацией – основной вид деятельности всех работников аппарата управления, от начальника территориальных органов МВД России на районном уровне до руководителей высшего звена. В системе органов внутренних дел без управленческих документов невозможно планирование, организация и решение задач по борьбе с преступностью, охране общественного порядка, обеспечением общественной безопасности и т.п.

Так, основные системно связанные между собой правила деятельности органа внутренних дел и его структурных подразделений фиксируется в положениях, уставах, инструкциях и наставлениях;

- управленческие решения, как правило, нормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел устанавливаются в приказах, распоряжениях по основным направлениям деятельности и по должностным лицам;

- ход обсуждения вопросов и принятие решений на оперативных совещаниях и заседаниях коллегиального органа внутренних дел отражается в протоколах и т. д.

В документах закрепляются служебные отношения как внутри территориальных органов МВД России, так и в его отношениях с другими отделами и вышестоящими органами, именно документы отражают в полном объеме его оперативно-служебную и административную деятельность. Чтобы привлечь правонарушителя к уголовной или административной ответственности, недостаточно наличие необходимых документов, оформленных в соответствии с требованиями УПК и КоАП РФ, но они должны быть оформлены и в соответствии с правилами документирования.

Документы имеют различный «цикл жизни». Вначале идет интенсивная работа по их подготовке, созданию, согласованию. Затем документы приобретают соответствующую юридическую силу и вводятся в документооборот. После исполнения документов они сдаются в архивы, а малозначащие после кратковременного хранения уничтожаются. По истечении времени часть документов снова может попасть в работу уже как историческое или культурное наследие. Еще в древности люди стали осознавать, что «жизненный цикл» документов, их создание, движение и хранение подчиняются определенным закономерностям и правилам. Эти правила, вначале негласные, становились традициями, а затем обязательными правилами и нормами, закрепляясь в официальных законодательных и нормативных актах. Таким образом, складывалась теория документоведения.

Документационное обеспечение управления тесно связано с такими науками, как история, лингвистика, теория информации, архивоведение, право и многими другими. Основными объектами изучения документационного обеспечения управления являются: закономерности образования документов; способы их создания; функции, свойства, структура документа; принципы организации документооборота; становление и развитие систем документации, а также комплексов документов; пути совершенствования документационных процессов в обществе.

При этом большинство людей представляют документ как информацию, зафиксированную на традиционном бумажном носителе. Однако этот носитель не всегда был традиционным, да и сейчас все больше вытесняется современными носителями (дискетами, СD-дисками, флеш-картами и т.п.). За все время существования документов, начиная с древнейших времен, человечество разработало значительное количество материальных носителей информации.

Вопрос 2. Документирование в органах внутренних дел: понятие и содержание. Общие правила подготовки документов.

Актуальность второго вопроса заключается в том, что в территориальных органах МВД России к сожалению нет единообразия по оформлению служебной документации. Правила оформления и подготовки документов урегулированы Приказом МВД России от 20 июня 2012 г. № 615 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в ОВД РФ»;

Деятельность сотрудников органов внутренних дел связана с повседневным составлением, оформлением и изучением различных документов, которые в зависимости от того, при осуществлении какого из направлений деятельности органов внутренних дел они создаются, их можно классифицировать на управленческие; организационно-распорядительные, оперативно-розыскные, уголовно-процессуальные и административно-процессуальные.

Процесс создания и оформления документов определяется документированием. Документирование - это процесс создания и оформления документов.

Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», определяет документированную информацию как «зафиксированную на материальном носителе путем документирования информацию с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель». Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасности Российской Федерации.

На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является компьютерная печать. Однако некоторые документы могут создаваться рукописным способом.

Правила составления документов. Требования, предъявляемые к документам и состав их реквизитов.

Правила составления документов содержатся в Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел, утверждённой выше названным приказом.

Постоянные реквизиты присутствуют в документах одного вида в неизменном своем значении и заранее помещаются на бланках документа, например, изображение Государственного Герба РФ, эмблема и наименование организации и др.

Переменные реквизиты изменяются от документа к документу, например, текст адресата, и др.

Обязательные реквизиты придают юридическую силу документу, присутствуют в любом документе, например, наименование организации, дата, подпись и др.

Дополнительные реквизиты могут быть не во всех документах, например, отметка о контроле и др.

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие:

1) их юридическую силу;

2) оперативное и качественное исполнение и поиск;

3) возможность обработки с помощью средств ЭВМ;

4) качество источников информации.

Текст документа должен отражать его основное смысловое содержание – управленческое действие, решение.

При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

а) составление проекта документа должно начинаться с изучения вопроса по существу;

б) документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России, а также внутреведомственным положениям, распоряжениям и приказам;

в) документ должен быть написан служебным деловым стилем;

г) изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование;

д) применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, употребляться в одном и том же значении;

е) документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения и указания;

ж) документ не должен дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных нормативных правовых актах;

з) документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения;

и) в документе не должно быть помарок и исправлений.

Бланк документа. Правила оформления документов.

Документы в органах внутренних дел оформляются на бланках (первый лист) и стандартных листах (вторая и последующие страницы) бумаги форматов А3 (297х420 мм), А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм), А6 (105х148 мм).

Бланк – это стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации, подразделении ОВД, авторе, от имени которого документ издается, др.

В настоящее время организационно-распорядительные документы, отправляемые от руководителей территориальных ОМВД России и их подразделений, оформляются на бланках. Бланк может быть заранее отпечатан в типографии, изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании персональных компьютеров и электронных баз бланк может быть введен в память машины и автоматически выведен при распечатке конкретного документа.

Изготавливать бланки лучше на белой бумаге, но допускается и бумага светлых тонов.

Управленческие документы могут изготавливаться с вертикальным или горизонтальным расположением листов.

Можно проектировать бланки с угловым или продольным расположением реквизитов.

Для органов внутренних дел, их структурных подразделений устанавливаются следующие виды бланков:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

Название вида документа печатают прописными буквами.

Расшифровку подписи в реквизите «подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов -28 знаков.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от 0-го и 5-го положений табулятора.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.

Помимо указанных и иных содержащихся в нормативных актах общих правил и рекомендаций по составлению документов, существуют специальные правила составления и оформления отдельных видов управленческой документации. Базируясь на общих требованиях, предъявляемых к любым документам, соответствуя единым (общим) правилам их составления и оформления, они более конкретно регламентируют перечень и порядок выполнения реквизитов, детализируют требования к текстам конкретных документов.

Сотрудники подразделений органов внутренних дел наиболее часто составляют такие виды управленческих документов, как служебное письмо, акт, справка. Рассмотрим подробнее правила их составления и оформления.

Служебное письмо является одним из распространенных видов управленческих документов, составляемых в органах внутренних дел. Посредством служебных писем даются ответы на запросы организаций, по заявлениям граждан, и пр.

Служебное письмо должно выполняться на бланке либо на бумаге стандартного формата с оттиском штампа, содержащего наименование органа внутренних дел и некоторые другие реквизиты, характерные для бланков.

Направление с указанием адреса служебного письма может выполняться следующим образом. Письмо может быть адресовано в учреждение. В этом случае указывается наименование учреждения в именительном падеже. Например: УМВД по ЦАО г. Москвы. При направлении письма в структурное подразделение сначала указывается наименование учреждения, а затем название структурного подразделения в именительном падеже.

Возможно направление письма на имя должностного лица. Если этим лицом является руководитель учреждения, то его должность, фамилия и звание входят в название учреждения в дательном падеже.

При направлении письма на имя руководителя структурного подразделения сначала в именительном падеже указывается наименование учреждения, а затем наименование должности и фамилия руководителя структурного подразделения - в дательном падеже.

После наименования учреждения (структурного подразделения, должностного лица) указывается полный почтовый адрес этого учреждения.

При направлении служебных писем гражданам сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы адресата.

Например: 123060 Москва, ул. Маршала Соколовского, д.10, кв. 16. Ивановой Н. И.

Если письмо оформляется на бланке (бумаге) формата А4, оно должно иметь заголовок, который обычно начинается с предлога «о» или «об» и отвечает на вопрос «о чем составлено письмо».

Например: о выявленных недостатках в охране объекта.

Если письмо является ответом на запрос, то перед заголовком после номера и даты отправляемого письма указываются индекс и дата инициативного документа, по которому дается ответ.

Например: на исх. № 13 -4 от 21.07.99 г.

Если письмо имеет приложения, упоминаемые в тексте, что наиболее характерно для так называемых сопроводительных писем, то после текста письма делается отметка о приложении по следующей форме: Приложение на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то их наименование необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Введение содержит описание причин и повода для составления письма.

В доказательствах приводятся факты, доводы, ссылки на законодательство, формулируются логические выводы.

В заключении излагается основная суть письма: просьба, предложение, отказ, согласие и т. п.

Однако текст не каждого письма должен содержать все перечисленные элементы. Их совокупность необходима при составлении сложных писем. Если составитель убежден, что выполнение его просьбы не требует специального обоснования, то письмо может состоять только из заключения.

Порядок расположения в тексте письма указанных элементов строго не определен. Простые короткие письма могут начинаться с заключения, после чего возможно приведение доказательств. В больших по объему, сложных письмах целесообразно, приводя доказательства, логические выводы, сформировать у адресата убеждение в необходимости выполнить просьбу, предложение, указанное в заключении.

Убедительность служебного письма определяется доказательностью, бесспорностью содержащихся в нем данных, а не применяемыми грамматическими средствами выражения эмоций составителя письма. Поэтому при составлении текста следует экономно употреблять такие наречия, как «очень», «срочно», «безотлагательно». Они не придают письму желаемую убедительность.

Следует иметь в виду, что служебное письмо составляется от имени органа (учреждения), поэтому личный момент в нем должен быть сведен к минимуму, тон изложения должен быть нейтральным, исключающим иронию, проявление бестактности. Изложение текста письма целесообразно вести от третьего лица, например: «Отдел полиции просит Вас ...».

Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения фактов, событий, состояний, имеющих юридическое значение.

Текст акта, как правило, должен состоять из двух частей: вводной и констатирующей. Вводная часть включает указание на основания составления и составителей акта (лиц, присутствующих при его составлении). Как правило, акт составляется коллегиально (не менее 2-х человек), но может быть составлен и уполномоченным должностным лицом в присутствии иных лиц.

При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются их инициалы, фамилии и должности. Если акт составляется комиссией, то первым указывают фамилию председателя комиссии, а затем фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. Текст акта заканчивается указанием количества экземпляров составленного акта и места их нахождения. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в установлении фактов или событий.