ПОЗНАВАТЕЛЬНОЕ

Оси и плоскости тела человека - Тело человека состоит из определенных топографических частей и участков, в которых расположены органы, мышцы, сосуды, нервы и т.д.

Отёска стен и прирубка косяков - Когда на доме не достаёт окон и дверей, красивое высокое крыльцо ещё только в воображении, приходится подниматься с улицы в дом по трапу.

Дифференциальные уравнения второго порядка (модель рынка с прогнозируемыми ценами) - В простых моделях рынка спрос и предложение обычно полагают зависящими только от текущей цены на товар.

Общие правила служебной переписки.

Лекция 4. Деловая переписка

Рассматриваемые вопросы:

1. Деловые письма и их классификация. Общие правила деловой переписки.

2. Особенности написания распространенных видов деловых писем.

3. Документы оперативной информации.

Деловые письма и их классификация. Общие правила деловой переписки.

Деловое письмо— обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения между учреждениями, частными лицами и учреждениями. Письма являются самым распространенным способом обмена информацией, они составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения.

Существует целый ряд классификаций деловых писем. Так, по тематическому признаку корреспонденция разделяется на деловую и коммерческую. Деловыми (служебными) принято считать письма, оформляющие организационные, экономические, правовые, финансовые и другие виды деятельности организаций. К ним можно отнести следующие виды писем: письма, содержащие просьбу, приглашение, напоминание, подтверждение, отказ, а также гарантийные, сопроводительные, информационные, рекламные письма. Коммерческими считаются письма, составляемые при заключении и выполнении контрактов, при решении вопросов покупки и продажи, сбыта и снабжения. К ним относятся следующие виды писем: запросы, предложения (оферты), рекламации (претензии) и др.

На основе функционального критерия выделяются:

1) письма, требующие ответа (просьба, требование, обращение, предложение, запрос, представление);

2) письма, не требующие ответа (предупреждение, напоминание, приглашение, подтверждение, отказ, извещение, сопроводительное письмо, гарантийное письмо, информационное письмо, рекламное письмо). По этой классификации письма также делятся на инициативные и ответные.

По структурному признаку письма подразделяются на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма, составляемые по определенному образцу, решают «опросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуются в виде стандартных текстов. Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста (к ним относятся инструктивные письма, письма-объяснения, рекомендации, письма-презентации, письма-объявления и др.). Язык нерегламентированных писем отличается от языка регламентированных использованием общелитературной лексики, большой вариативностью синтаксических конструкций высказывания, т.е. большей свободой в реализации замысла.

По признаку адресности служебные письма разделяются на обычные и циркулярные. Последние направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных организаций.

Письма оформляются на бланках для писем в двух экземплярах, один из которых после регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату, а другой (копия) хранится в деле.

Общие правила служебной переписки.

Выход на внешний рынок связан с необходимостью соблюдения определенных этических норм ведения бизнеса, принятых за рубежом. В эти нормы входят правила ведения деловой переписки, выполнение которых поможет выгодно представить деятельность организации, избежать недоразумений, наладить долгосрочные контакты и в конечном счете способствовать коммерческому успеху.

Несмотря на появление таких современных средств связи, как спутниковая, компьютерная и т.д., переписка занимает до 80 % общего объема документации и является основным средством управленческой коммуникации.

Письмо должно создать благоприятное впечатление об организации, ее деятельности и об авторе лично.

В деловом письме даже незначительное отступление от правил может сделать его юридически неправомочным.

Письмо содержит следующие реквизиты: «название организации»; «справочные данные об организации»; «регистрационный номер»; «дата»; «ссылка на регистрационный номер и дату»; «адресат»; «заголовок к тексту»; «текст»; «отметка о наличии приложений» (если они имеются); «подпись руководителя»; «отметка об исполнителе». Название вида документа в письме не указывается, за исключением гарантийного письма.

Структура текста делового письма — это последовательность: расположения его составных частей. Письмо обычно начинается с обращения. Наиболее общей формулой обращения является: Уважаемый господин / госпожа / господа. Не рекомендуется использовать сокращения: г-н И.А. Пономарев, г-жа Л.Н. Лебедева. При обращении к должностным лицам высших; и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии: Уважаемый господин президент!, Уважаемый господин председатель!,; Уважаемый господин мэр!, Уважаемый господин министр. В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: Уважаемый Игорь Михайлович! Подобное обращение обычно используется в письмах к лицам, с которыми установлены тесные партнерские отношения. При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги!

Наиболее рациональна структура текста официального письма, состоящая из двух частей. В первой части излагаются факты и события, решения вышестоящего учреждения (в этом случае указываются полные данные: вид, автор, дата, номер и заголовок к тексту) и другие факторы, послужившие основанием для составления настоящего документа. Здесь рекомендуется использовать языковые формулы типа: ввиду срочности заказа..., в подтверждение нашей договоренности..., в порядке оказания технической помощи..., в связи с проведением совместных работ..., в связи с указанием министерства..., в связи с возникшей необходимостью..., в ответ на Вашу просьбу..., в соответствии с предварительной договоренностью..., в целях усиления охраны, согласно Вашей просьбе... Уважение к адресату, внимание к затронутым вопросам, заинтересованность в совместной работе можно выразить деепричастными оборотами: тщательно изучив Ваши предложения..., детально ознакомившись с Вашим проектом, внимательно рассмотрев Ваши замечания... Во второй части содержатся выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения. В конце текста, перед подписью, необходимо написать: С уважением, С надеждой на плодотворное сотрудничество и т.п.

Текст послания должен быть корректным. Следует использовать коммерческую лексику, четко выражать мысль и не допускать двояких токований.

В том случае, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, письмо целесообразно начинать с формулировки решения, и, наоборот, отрицательное решение, как советуют психологи, лучше помещать в конце письма. Формулируя отказ, нужно быть максимально корректным, чтобы не потерять партнера.

Подобно тому, как существует военный, дипломатический церемониал, существует свой церемониал и в делопроизводстве, который соблюдается, например, в практике подписания деловых бумаг в соответствии с должностным уровнем. Так, ответ на письмо, подписанное директором, должен также подписать директор и лишь в крайнем случае — его заместитель. Однако ответ на письмо, подписанное заместителем директора, может быть подписан директором.

Письмо готовят на фирменном бланке и отправляют в хорошо отпечатанном типографским способом фирменном конверте с обратным адресом. При этом должен быть выдержан единый фирменный стиль: единство цвета, шрифтов, символики, наличие торговой марки или знака.

Деловые письма печатаются только на лицевой стороне листа.

Шрифты.ГОСТ 6.30—2003 не устанавливает требований к шрифтам, используемым при изготовлении документов. Основное требование к шрифтам заключается в том, что они должны быть хорошо читаемыми.

Наиболее щадящим для человеческого глаза является шрифт пишущей машинки. Поэтому в большинстве инструкций по делопроизводству при изготовлении документов в текстовом редакторе Microsoft Word рекомендуется применять шрифты, приближенные именно к шрифту пишущей машинки: гарнитура Times New Roman, кегли 13, 14, 15; гарнитура Arial, кегли 12, 13, 14.

Оптимальным для зрения является шрифт Times New Roman 14-го кегля. При изготовлении таблиц могут использоваться меньшие шрифты, но не менее 10-го кегля. Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение документа средствами копировально-множительной техники.

Текст. Максимальный размер письма — две страницы: больший объем адресатом не воспринимается. Все подробности о товаре, его техническое описание и т.д. следует изложить в специальном буклете, прикладываемом к письму.

В письме не должно быть ошибок, опечаток, неправильно или нескладно построенных фраз. Грамматические ошибки, отсутствие знаков препинания или неправильное их использование могут свести на нет все усилия.

Для языка деловой переписки характерна нейтральность тона изложения. Правильно отобранные точные факты и убедительная аргументация, основанная на правилах формальной логики, а не на эмоциях, необходимы любому деловому письму.

Текст может быть представлен:

- от третьего лица единственного числа («Компания сообщает...»);

- от третьего лица множественного числа («Руководство института и студенты приглашают...»);

- от первого лица единственного числа («Прошу...»);

- от первого лица множественного числа («Информируем...»).

Подписывать письмо надо чернилами цвета, отличного от того, которым был напечатан текст.

Деловые письма пишут на белой бумаге (для частных писем при желании можно использовать бумагу другого цвета). Конверт должен быть того же цвета и плотности, что и бумага. Нельзя пользоваться нестандартными конвертами и бумагой для переписки. Письмо складывается текстом внутрь, не более чем 2 раза. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в большом плотном конверте.

Отвечать на полученные письма или даже открытки желательно как можно быстрее, не позднее чем через 3—5 дней после их получения. В случае задержки следует сообщить о получении, извиниться и объяснить причину несвоевременного ответа.

Итак, существуют определенные каноны написания деловых писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже организации, но и помешать заключению выгодных контрактов.