 ПОЗНАВАТЕЛЬНОЕ Сила воли ведет к действию, а позитивные действия формируют позитивное отношение Как определить диапазон голоса - ваш вокал Игровые автоматы с быстрым выводом Как самому избавиться от обидчивости Противоречивые взгляды на качества, присущие мужчинам Вкуснейший "Салат из свеклы с чесноком" Натюрморт и его изобразительные возможности Применение, как принимать мумие? Мумие для волос, лица, при переломах, при кровотечении и т.д. Как научиться брать на себя ответственность Зачем нужны границы в отношениях с детьми? Световозвращающие элементы на детской одежде Как победить свой возраст? Восемь уникальных способов, которые помогут достичь долголетия Классификация ожирения по ИМТ (ВОЗ) Глава 3. Завет мужчины с женщиной
Оси и плоскости тела человека - Тело человека состоит из определенных топографических частей и участков, в которых расположены органы, мышцы, сосуды, нервы и т.д.
| Інформаційна складова документа
Значна частина управлінських функцій не тільки здійснюється за допомогою документів, а й знаходить тут своє відображення. До кожного з них ставляться певні вимоги: відповідність до свого призначення, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці. Документ створюється для передачі і зберігання соціальної інформації в просторі і часі. Лише документ організовує, систематизує інформацію, подає її в зафіксованому порядку. Вперше питання про соціальну інформацію розглядалося вченими ще на початку ХХ століття.
Інформація, як така не є достатньою ознакою документа. Матеріальна складова документа – одна з двох необхідних і обов’язкових складових документа, без якої він не може існувати. Матеріальна складова документа – це його фізична сутність, форма документа, що забезпечує його здатність зберігати і передавати інформацію в просторі і часі. Матеріальну складову документа визначає носій інформації – матеріальний об’єкт, навмисно створений людиною, посередництвом якого можна зберігати і передавати інформацію. Призначення документа для зберігання і передачі інформації в просторі і часі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію, представлену у вигляді книг, журналів, газет, буклетів, фільмів, дисків, дискет та ін. Ця спеціальна конструкція забезпечує виконання документами їх головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення в просторі, стійкими для зберігання інформації протягом тривалого часу, пристосованими для фізіологічних можливостей читання повідомлень. Інформація, що міститься в документі, обов’язково закріплена на якому – небудь спеціальному матеріалі (папірус, пергамент, папір, кіно-, фотоплівка і т. д.), що має форму носія (стрічка, стрічка, листок, барабан, диск, нитка і д. т). крім того інформація завжди фіксується яким-небудь методом запису, що передбачає наявність засобів (фарба, туш, барвники, клей і т. п.) і інструментів (ручка, друкарський станок, відеокамера, принтер і т. п.). Таким чином під матеріальною складовою документа розуміють: · матеріальну основу документа; · форму носія інформації; · спосіб документування чи запису інформації. Матеріальна основа документа – сукупність матеріалів, використаних для запису повідомлень (тексту, звуку, зображення) і складаючи носій інформації. В залежності від матеріальної основи документи поділяють на дві великі групи: природні та штучні. Штучні документи в свою чергу діляться на паперові документи і документи на не паперовій основі – полімерні документи.
Сучасна наука тяжіє до філософського осмислення еволюції наукового знання. Пошуки найефективніших методологій переконують у доцільності міждисциплінарних підходів за умови високої дослідницької культури. Дедалі частіше перевагу віддають культурологічному підходу, визначаючи його зміст як уведення знання в контекст сформованого культурного типу тієї чи іншої епохи в усіх її проявах: умонастрої суспільства, стиль мислення, психологічне середовище, мистецтво, література, мова, наука тощо. Проблема "знання / наука – епоха" не є новою. Утім, якщо взяти до уваги новітні документознавчі дослідження, то з-поміж них знайдеться обмаль таких, про котрі можна було би відгукнутись як про ґрунтовні ретроспективні спроби осмислення еволюційних змін науки про документ, репрезентацію різних моделей її розвитку, глибоке осягнення науково-пізнавального процесу – поступального руху до "істинних знань". В українській історіографії документознавства на особливу увагу заслуговує монографія С.Г. Кулешова "Документознавство: Історія. Теоретичні основи". Це чи не єдиний випадок, коли наголошено на теоретичному осмисленні історії накопичення емпіричних знань про документ та їх початковій диференціації. Дослідження побудоване на розумінні особливостей різних форм знань, умов і закономірностей їх розвитку, залежностей між практикою і наукою, важливості тривання розвідок, що спонукають студіювати, дбати про новітній досвід, а потім із нього творити здобутки інших форми і змісту. Багаторічні досліди С.Г. Кулешова, виважені раціональними міркуваннями, дозволили зробити важливий висновок про те, що від початку документальна фіксація інформації "мала певні жанрові характеристики, а дискретний носій – конкретну орієнтацію на використання його як об’єкта, який призначений тільки для зберігання і передавання … інформації". Таке спостереження дає підстави для наступного твердження: усвідомлене ставлення до документів як до об’єктів, спеціально призначених для фіксації інформації з метою її збереження та передачі у просторі і часі, могло сформуватися лише за умови наявності початкових емпіричних умовиводів про них. Отже, витоки знань про документ варто синхронізувати з появою його самого. Наразі не існує однозначного пояснення чинників виникнення феномену людської цивілізації – документа, рівно як і версії тлумачення початкового його змісту. Про первинний намір тих, хто започаткував фіксування інформації на стабільному матеріальному носієві, дискутується чимало. Диспути збіглись у часі зі зростанням наукового інтересу до документа наприкінці ХІХ–ХХ ст. Учені не продемонстрували одностайності стосовно першопричини появи документа, поставивши під сумнів можливість виявлення історичного переслідування мети документування в тому випадку, якщо тодішні наміри роз’яснювати, керуючись сьогоденними практикою та досягненнями теоретичного пізнання.
Наразі не існує однозначного пояснення чинників виникнення феномену людської цивілізації – документа, рівно як і версії тлумачення початкового його змісту. Про первинний намір тих, хто започаткував фіксування інформації на стабільному матеріальному носієві, дискутується чимало. Диспути збіглись у часі зі зростанням наукового інтересу до документа наприкінці ХІХ–ХХ ст. Учені не продемонстрували одностайності стосовно першопричини появи документа, поставивши під сумнів можливість виявлення історичного переслідування мети документування в тому випадку, якщо тодішні наміри роз’яснювати, керуючись сьогоденними практикою та досягненнями теоретичного пізнання. Бажання з’ясувати чинники виникнення документів часто супроводжується порушенням ознак формальної логіки, коли умови їх появи підміняються факторами. Так, виникнення письма, як альтернативи тривалому існуванню усної культурної традиції, з метою компенсації недоліків живого слова, як засобу комунікації, стало умовою появи документа, а не причиною, про що йдеться у працях фундатора документознавства К.Г. Мітяєва. Це, в свою чергу, могло унеможливити користування нею, якщо б величезні документальні потоки не одержали бодай примітивного зразка упорядкування, систематизації. Подібні практичні експерименти змінили характер мислення, поклавши початок логіці й науці.
Концепцію організаційної культури вперше було розроблено у 60-х роках минулого століття Р.Таджурі та Г.Литвином, зокрема, в контексті вивчення організаційного клімату. На їх думку, організаційний клімат – це відносно стійка якість внутрішнього середовища організації, яка: а) «відчувається» членами цієї організації; б) впливає на їх поведінку; в) може бути описана за низкою змін у ціннісних поняттях, прийнятих організацією. Тлумачення організації як соціальної системи, в якій відбувається процес соціалізації, в результаті чого формуються цінності, норми, правила поведінки, звичаї, традиції, дозволяє стверджувати думку про наявність у ній певного типу організаційної культури, яка характерна як для групи, так і для особистості, яка є членом групи. У процесі аналізу сутності організаційної культури різними науковцями виділяються такі основні підходи: символічний, когнітивний та систематичний. На основі цих підходів до аналізу організаційної культури як сукупності об’єктивних властивостей організації та психологічного середовища виокремлено такі структурні складові організаційної культури: 1. Цілі організації – це те, на що спрямована діяльність організації. 2. Формальні норми – визначені на основі колективного договору та «Правил внутрішньої поведінки в установі, організації» обсяг робочого навантаження та обов’язки, які повинні виконувати працівники (для досягнення цілей організації). 3. Формальні правила поведінки в організації – це визначені на основі колективного договору та «Правил внутрішньої поведінки в установі, організації» правила поведінки в організації (наприклад, дозвіл або заборона куріння, елементи одягу тощо). 4. Формальні санкції – система заохочень (грошова премія) та покарань (штрафи, звільнення з роботи), які визначені колективним договором та «Правилами внутрішньої поведінки в установі, організації». 5. Цінності організації – це орієнтири, які спрямовують діяльність організації в певному напрямку. Цінності формуються, з одного боку, під впливом цілей організації, а з іншого боку, під впливом норм та правил поведінки.
В архівознавстві специфіка розподілу документів, включаючи процеси індексного групування, типологізації, систематизації, класифікації зумовлена характером джерел, особливостями їх зберігання, пошуку та видачі дослідникам. Особливістю класифікації документів в архівній справі є те, що вона здійснюється в межах архіву та архівного фонду. Основним організаційним правилом її здійснення у першому випадку є неподільність, збереження цілісності фонду, а документи, що йому належать, мусять мати спільне походження, однорідність змісту, історичні, логічні взаємозв'язки. В основі процесу класифікації справ фонду можуть лежати один або декілька скодифікованих комунікаційних розв'язків означень документів. До класифікаційних ознак належать структурна, хронологічна, галузева (функціональна, тематична), номінальна, географічна та ін. У кожному конкретному випадку визначаться набір ознак, головних і другорядних, за якими й проводиться класифікація документу. Вибір залежить від дослідницьких цілей та методів, які необхідні для їх досягнення, своєрідності вивчення, характеру діяльності фондоутворювача, складом і змістом документів. Все це зумовлює схеми класифікацій, як от структурно-хронологічна або хронологічно-структурна, галузево-хронологічна або хронологічно-галузева, функціонально-хронологічна або хронологічно-функціональна та ін. Погодьмося з С.Кулешовим у тому, що більшість нині діючих класифікацій документів в архівній справі базується на їх тематичних, предметних чи поглиблених семантичних характеристиках, а, отже, й мову тут треба вести не про "документну класифікацію", а про "класифікацію документної інформації". У кожному з наведених вище варіантів класифікації чітко простежується прагнення зафіксувати головну дослідницьку задачу навколо пізнання документу, а потім засадничих принципів протікання її розв'язання задля кінцевого результату - нового знання про нього. Спеціальні пізнавальні методи кожної з наук надають можливість проникнути в діалектику розвитку і функціонування документа як системного творення, побачити в кожному конкретному прояві його існування загальність даності. Таким чином, пошук методів і засобів класифікації документів виводить дослідників першопочатково на їх упорядкування і систематизацію, а за тим, після причинно-генетичних пояснень, ми отримуємо можливість виходу на рівень теоретичних узагальнень, відкриття якісних (еволюційних) і кількісних (динамічних) закономірностей історії. Від механічного накопичення дескрептивних відомостей про документ на рівні групування до видових узагальнень на рівні типологізації, підсумовувань результатів взаємодії, функціонування складників документу на рівні класифікації - таким є шлях розподілу документів задля раціональної організації їх впорядкування, розташування, зберігання і використання.
З початку XX ст. в терміносистему вводиться нове, ширше розуміння поняття "документ": його ввів відомий бельгійський учений, основоположник документації - науки про сукупність документів і області практичної діяльності - Поль Отле (1868-1944 рр.). Поль Отле (1868-1944) та його сподвижник і однодумець Анрі Лафонтен (1854-1943) розробляли теорію документації у стінах Міжнародного бібліографічного інституту, створеного Брюсселі в 1895 р. й у 1931 р. перейменованого як інститут документації. За рішенням Міжнародного конгресу за документацією (Париж, 1937) на базі інституту, у 1938 р. було створено Міжнародну федерацію за документацією (МФД)[10, с. 14]. В наш час МФД є міжнародною неурядовою організацією, об`єднуючою провідні інформаційні наукові центри й бібліотеки, які працюють у галузі теорії та практики документознавства і науково-технічної інформації. Організація видає з 1975 р. журнал «Міжнародний форум по інформації і документації».П. Отле вперше увів у науковий обіг поняття «документ» у значенні, близькому до широкого значення поняття «книга». Його основна праця – видана у 1934 р. фундаментальний «Трактат про документацію». Пояснюючи поняття «книга» і «документ», П. Отле підкреслював, що вона (biblion, чи document, чи qramme) - це термін, який вживається умовно для всього масиву документів. Він поєднує у собі не лише одну книжку у власному значенні слова, рукописну чи друковану, а й журнали, газети, рукописі і графічні репродукції, креслення, гравюри, карти, схеми, діаграми, фотографії тощо. Вчений розглядав поняття «книга» і «документ» як синонімічні. З контексту ясно, що останнє ширше за своїм обсягом, так як не передбачає обмежень як матеріальної основи документа, так і знаковою системи, застосовуваної для запису змісту. В узагальнююче поняття «книга-документ» П. Отле включав окремі томи, брошури, журнали, статті, карти, діаграми, естампи, патенти, статистику, записи голосу за допомогою фонографії, діапозитиви чи кінематографічні фільми.
У 1940-х рр. у Московському історико-архівному інституті і К. Г. Мітяєвим викладався навчальний курс "Теорія і практика архівної справи", розділом якого було "Загальне документознавство". Проблемну орієнтацію розділу він визначав як вивчення історії документальних матеріалів й норм, що відносяться до них, а у змісті подає історію справочинства і характеристику видів документації різних історичних періодів. У подальшому історичний аспект дослідження документів тут хоча і залишається, але він все більше поступається вивченню самої технології справочинства, яке, за словами цього дослідника, все більше стали розуміти як історично утворені системи документування та документаційного забезпечення окремих видів діяльності державних та громадських інститутів. Поступово вивчення документів та систем документування, розпочате в, архівознавчому аспекті, стало виокремлюватися в самостійну наукову дисципліну з назвою "документознавство". Тут документи стали вивчатися як об'єкти оперативної дії відповідно до їхньої основної соціальної функції, заради виконання якої були створені. Пізніше він вважав, що стимулом розвитку документознавства стала розпочата з 1960 р. підготовка в МДІАІ організаторів державного справочинства, яким з 1963 р. читався курс "Загальне документознавство". Актуалізацію документознавства цей вчений пов'язував також з розробленням та реалізацією з 1965 р. Єдиної державної системи справочинства. Найбільше значення для формування документознавства як наукової дисципліни мала публікація у 1964 р. в "Питаннях архівознавства" його статті "Документознавство, його завдання і перспективи розвитку". К. Г. Мітяєв визначає тут документознавство як наукову дисципліну, що вивчає в історичному розвитку способи, окремі акти і системи документування явищ об'єктивної дійсності і створювані в результаті документування окремі документи, їхні комплекси та системи. 1966 р. в Москві було засновано Всесоюзний науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи - провідну наукову установу в СРСР у галузі документознавства.
У межах історичної частини документології має здійснюватись комплексне дослідження історії документознавства і документа як центрального об'єкта цієї науки. Особливу увагу слід приділити проблемам періодизації та історико-документознавчій реконструкції виділених періодів та їхніх основних етапів. Важливим напрямом такої реконструкції є проведення моніторингу розвитку документознавчого знання в цілому і складових цієї науки зокрема. Перспективним є комплексне дослідження артефакту як джерела історико-культурної інформації, із залученням пізнавального потенціалу нагромадженого історичною наукою в цілому і спеціальними історичними дисциплінами зокрема. Здобутки документології мають принципове значення для розвитку спеціальних документознавчих дисциплін. Сучасний етап розвитку документознавства характеризується становленням групи спеціальних наукових дисциплін — теорії документальних комунікацій; теорії документних потоків; документного фондознавства; електронного документознавства; управлінського документознавства; теорії та історії діловодства. Кожна з цих дисциплін ґрунтується на загальнодокументознавчій і власній системі знань; вивчає специфічні документоутворення, що входять до документної інфраструктури суспільства і (або) функціонально орієнтовані на задоволення конкретних інформаційних потреб суспільства та особистості. В цих наукових дисциплінах також є теоретична та історична частини. Вони узагальнюють досвід практичної діяльності з документного забезпечення реальних сфер життєдіяльності суспільства, та розробляють наукові рекомендації щодо її удосконалення. Відзначимо, що в процесі подальшої диференціації документознавчого знання виникає принципова можливість для розширення структури документознавства за рахунок формування нових спеціальних дисциплін. Одночасно окремі дисципліни в разі недостатнього впливу на них здобутків документології мають реальні можливості для виходу з документознавчого комплексу.
Сучасний етап розвитку документознавства в Україні характеризується її оформленням як самостійної наукової дисципліни. Вагомим підтвердженням цього є ґрунтовні монографії провідних вітчизняних учених — С.Кулешова, Г.Швецової-Водки, відомий підручник професора Н.Кушнаренко, що витримав чотири видання. Активно формуються дві концепції документознавства — розширена (Н.Кушнаренко) і спеціалізована (С.Кулешов). Серед суттєвих відмінностей цих концепцій одним з найпринциповіших є різне бачення структури даної науки. Н.Кушнаренко виділяє загальне і особливе документознавство. До загального вона відносить три розділи — теорію документа (документологію), історію документа, історію і теорію документно-комунікаційної діяльності. Відзначимо, що саме третій розділ, на нашу думку, є дискусійним і формує певне теоретичне підгрунття для надмірно широкого погляду на документознавство. До завдань особливого документознавства Наталія Кушнаренко відносить вивчення окремих типів і видів документів, і процесів документно-комунікаційної діяльності. Особливе документознавство вона розділяє на спеціальне і часткове. Перше вивчає специфіку документів, що функціонують у бібліотеках, архівах, музеях, інформаційних центрах. На цій підставі Н.Кушнаренко включає до структури документознавства на правах спеціальних наукових дисциплін — бібліотекознавство, бібліографознавство, архівознавство, музеєзнавство, інформацієзнавство. До часткового документознавства віднесено вивчення окремих видів документів, яке відбувається у межах відповідних дисциплін, наприклад, книго-патенто-картознавства. Таким чином, професор Н.Кушнаренко обґрунтовує оригінальну авторську концепцію документознавства як метанауки, щодо великої групи споріднених наук. Проте запропонована широка концепція викликає суттєві заперечення. Адже кожна з наук, включених автором до структури документознавства, має власний об'єкт у якому документ є лише його складовою частиною. Наприклад, об'єктом бібліотекознавства є бібліотечний соціальний інститут; патентознавство в основному зосереджується на дослідженні проблем правового захисту інтелектуальної власності винахідників та оформлення заявок на винаходи і проведення їхньої наукової експертизи; а патентна документація є лише однією із складових цієї науки. На підставі зазначеного можна зробити висновок щодо недоцільності штучного розширення структури документознавства за рахунок суміжних самодостатніх наук.
Структуру документознавства детально розглянув проф. С.Г.Кулешов. На його думку, документознавство поділяється на загальне і спеціальне. Загальне документознавство проф. С.Г.Кулешов визначає як «метанаукову надбудову для всіх наук документально-комунікаційного циклу, ...воно складається не з наукових дисциплін, а з таких розділів, як «Концепції документа», «Функції документа», «Основні етапи розвитку документа», «Загальні проблеми створення, зберігання та функціонування документа». За висловом С.Г. Кулешова, загальне документознавство можна називати документологією, галуззю науки, що розробляє питання теорії документа, вивчає закономірності генезису та еволюції документа, загальні для всіх наук проблеми теорії функціонування, практики створення і роботи з документами. Теорія документа, уважає вчений, включає передусім напрями, що стосуються функціонального аналізу документів, вивчення їхньої характеристики як речових виробів та зафіксованої в них інформації, класифікації й типології документів. Об'єктом дослідження, відповідних напрямів спеціального документознавства є специфічні функції окремих видів документів. Найбільш розвиненим, «єдиним на сьогодні конституйованим напрямком спеціального документознавства» проф. С.Г.Кулешов визнає управлінське документознавство, що сформувалося з теорії і практики справочинства. Місце загального й спеціального документознавства серед інших наукових дисциплін характеризується проф. С.Г.Кулешовим як їх «зв'язки» з рядом наук. Для загального документознавства це науки документально-комунікаційного циклу; семіотика, інформологія, мовознавство, інформатика, філософія, культурологія, соціологія, загальна теорія комунікації, історичне джерелознавство, історія писемності, історія культури, загальна теорія класифікації, психологія. Для спеціального документознавства це архівознавство, мовознавство, теорія і практика менеджменту, правознавство, історичне джерелознавство, технологія справочинства, інформатика, інформологія, теорія комунікацій, теорія науково-інформаційної діяльності, історія справочинства, дипломатика, неодипломатика, філігранологія, сфрагістика, палеографія, кодикологія. По відношенню до інших галузей знань, які спеціалізуються на дослідженнях документів і розрізняються за ознаками змісту, зовнішньої форми, номіналів та жанрів, уважає проф. С.Г.Кулешов, їх об'єднання «навряд чи можливе». Як підсумок, можна зауважити, що документознавство належить до різних циклів наук. Такий висновок професор С.Г.Кулешов робить стосовно управлінського документознавства й уважає цілком правомірним щодо документознавства. Стосовно документології проф. С.Г.Кулешов погоджується з її виокремленням у межах комплексної наукової дисципліни, з позначенням нею загальнотеоретичного розділу.
Свій погляд на структуру документознавства висловила послідовник ідей Ю.М.Столярова проф. Н.М.Кушнаренко, поділяючи його на загальне та особливе документознавство. Загальне, на її думку, складається з трьох розділів: теорії документа, історії документа та теорії документно-комунікаційної діяльності. До теорії документа вона подала синонімічну назву — «документологія». Особливе документознавство, на думку дослідниці, ділиться на спеціальне та часткове документознавство. До спеціального вона віднесла дисципліни, що вивчають особливості документів і є об'єктами бібліотечної, архівної, музейної справи, а також фондознавство, каталогознавство, вчення про збереження документів, діловодство. Предметом спеціального документознавства, зазначає автор, може бути вивчення специфіки різних процесів документально-комунікаційної діяльності (документування, справочинство, фондознавство тощо). Предметом часткового документознавства є окремі види та різновиди документа. Звідси, на думку автора, документознавчими дисциплінами можуть бути представлені книгознавство, патентознавство, кінознавство, картознавство, галузеве документознавство тощо.
21. Концепції документознавства Г.М.Шецової–Водки Проф. Г.М.Швецова-Водка репрезентує власний погляд на місце документознавства в системі наук та його структуру, запропонувавши йти не від внутрішньої структури документознавства, а від його місця серед суміжних галузей знання. Документознавство, на думку дослідниці, відноситься до наук ноокомунікологічних та інформологічних. «Увесь комплекс дисциплін, що досліджують інформацію, можна об'єднати назвою «інформологія» (дослівно: наука про інформацію) — уважає автор. Далі цей комплекс поділяється автором на такі частини, як теорія інформації, інформатика соціальна й інформатика прикладна чи комп'ютерна наука. Інформатика соціальна дорівнюється теорії соціальних комунікацій і може бути інакше названа ноокомунікологією. У межах останньої можна виділити, уважає автор, теорію соціальної інформації й документологію як комплекс наук про документ, що розглядається як засіб передачі соціальної інформації. Особливе місце повинна посідати наукова інформатика (наука про науково-інформаційну діяльність), яка належить до комплексу наук ноокомунікології (соціальної інформатики), але не є повністю відокремленою від документології, частково перетинається з нею, зазначає автор. У межах документології проф. Г.М.Швецова-Водка виділяє такі комплексні науки, як теорія журналістики (наука про підготовку інформації), документознавство (наука про підготовку документа), архівознавство (наука про архівну справу), бібліологія або книгознавство (наука про книжкову справу). Документознавство розглядається автором як одна з документологічних наук, об'єктом якої є документ як явище інформаційно-комунікаційної сфери діяльності суспільства, а предметом — визначення видів і властивостей документа, закономірностей його створення та функціонування в суспільстві.
22. Концепції документознавства С.М.Слободяника Заслуговує на увагу концепція структури документознавства, запропонована українським вченим проф. М.С.Слободяником. На його думку, документознавство — це «комплекс наукових дисциплін, орієнтованих на всебічне вивчення документа в широкому контексті, а також різноманітних утворень документів, що формують документну інфраструктуру суспільства». У складі документознавства проф. М.С.Слободяник виділяє інтегруючу наукову дисципліну документологію, що складається з таких частин: теорія документознавства, документа й документної інфраструктури суспільства; історія документознавства й документа. До теоретичної частини, уважає вчений, належить проблема класифікації документів та аналізу виділених видів і типів документів. Інші документознавчі дисципліни проф. М.С.Слободяник називає спеціальними: теорія документальних комунікацій, теорія документних потоків, документне фондознавство, електронне документознавство, управлінське документознавство, теорія та історія діловодства. Одна частина цих дисциплін сформована ним відповідно до проблем, що вивчаються; друга частина — за видами документів. «Важливою ознакою, за якою може формуватися самостійна документознавча наукова дисципліна, зазначає вчений, є її функціональна орієнтація на задоволення специфічних потреб суспільства й особистості у відокремлених групах документів, що потребують індивідуального дослідження». Суттєвими якостями, що можуть забезпечити документам високий рівень їх автономності й можливість виходу з кризи, є спроможність «формувати власний предмет і встановлювати зв'язки з науками, що не входять у структуру документознавства». Зазначені властивості не являються підставою включення документів у єдиний комплекс. Науковець чітко визначає «фундаментальну щодо документознавства науку» — інформаціологію. Документологію він характеризує як фундаментальну наукову й навчальну дисципліну, яка суттєво відрізняється від традиційного документознавства. М.С.Слободяник уважає її «інтегрованою науковою дисципліною, що має відчутний метанауковий характер» і відмічає «збагачення об'єкта науки за рахунок документної інфраструктури суспільства», що дозволяє вивчати «особливості документної діяльності у різних соціальних сферах та інституціях». Основним результатом документознавчих розвідок, як уважає проф. М.С.Слободяник, повинні стати нові знання з історії та теорії документа й документоутворень. Це дасть можливість віднесення загальної теорії документа як до історичних, так і до інформаційних (соціально-комунікаційних) наук.
23. Документознавство як інтегральна наукова дисципліна Зараз спостерігається тенденція до поступового відновлення порушеного балансу і посиленню теоретичних досліджень в області документаційного забезпечення керування. Багато сучасних публікацій профільних журналів, збірників наукових конференцій спрямовані на вирішення актуальних проблем роботи з документами в сучасних умовах: захист документованої інформації, розвиток та вивчення термінології, історії діловодства, правове забезпечення документування діяльності управлінського апарату, вплив нових інформаційних технологій на організацію документообігу і документування, вирішення проблем документознавства, зокрема пов’язаних з електронними документами. Темі документознавство присвячена велика кількість робіт, проте незважаючи на велику цінність, ці праці висвітлюють лише окремі аспекти керування документацією і можуть служити добротним дослідницьким матеріалом для наступної аналітико-синтетичної переробки. Таким чином, сучасний стан документального середовища обумовлений не лише соціально-економічними перетвореннями, але й розвитком інформаційних технологій. Велике значення на сьогодні здобувають комп'ютерні технології і засоби, що забезпечують на базі діючого законодавства та інших правових норм оперативність фіксації, збору, обробки, пошуку і передачі інформації, надійність її збереження, вилучений доступ, надання інформації в потрібний час, на потрібному носії й у потрібній формі, з обліком психологічних і ергономічних вимог. Доступ, який відкрився, до світових інформаційних ресурсів, перехід на електронні документування, збереження і передачу документів, тобто перехід на принципово нові способи організації інформації і доступу до неї, ставлять перед документознавством, архівознавством, документалістикою та іншими науковими дисциплінами, що мають об'єкт дослідження документ, принципово нові наукові і прикладні проблеми. Їхнє вирішення вимагає осмислення багатого історичного досвіду еволюції документа як носія інформації, розвитку діловодства, зміни носіїв і технологій і формулювання відповідних залежностей.
24. Методологія та методика документознавства У документознавчій літературі охарактеризовано мно дружність методів дослідження, однак єдності щодо їх класифікації, повного переліку, назв окремих методів і їх сутності поки ще не досягнуто. Проблема методів документознавства знаходиться в стадії дослідження. Документознавство використовує різні методи наукового по знання документаційною діяльності. Всю сукупність методів, використовуваних документознавством, прийнято ділити на декілька рівнів, але різні автори називають різну їх кількість і різні рівні. На наш погляд, перший, найвищий рівень методології документознавства, як і інших наук, - загальнофілософський, діалектиці-матеріалістичний метод. Діалектика як метод пізнання розкриває об'єктивну діалектику самої дійсності, допомагає розкрити протиріччя действи ності і способи їх подолання, розглянути будь явленя дійсності в їх розвитку. Методологічна роль матеріалізму в науковому пізнанні полягає в тому, що він орієнтує науку на пізнання об'єктивної дійсності, надійно встановлених фактів. Діалектико-матеріалістичний метод пізнання застосування наукових методів, що визначаються як філософські категорії теорії пізнання: аналіз і синтез, індукція і дедукція, порівняння, узагальнення, ідеалізація, класифікація, сходження від абстрактного до конкретного і т. д. Ці методи можуть використовуватися в будь-якій науці або пізнавальної діяльності, набуваючи специфічні риси в залежності від об'єкта і предмета пізнання. Другий рівень - загальнонаукові методи. На цьому рівні не методи поділяють на емпіричні (описові), котрий тільки фіксують існуючий стан дійсностіності (опис, спостереження, експеримент, моделювання), і методи теоретичні, пов'язані з узагальненням емпіреї чеських даних, проникненням в сутність досліджуваних явищ. До загальнонаукових теоретичних методів пізнання відносяться: системний підхід, діяльнісний підхід, функціональний підхід, типологічний підхід і т. п. Відповідно до системного підходу певне явище рас розглядається як система, що складається з взаємопов'язаних частин - підсистем. Відповідно, система має визналенну структуру. Завдання дослідження - виявити цю структуру, з'ясувати функціональні зв'язки між підсистемами і елементами структури. Важливо також виявити функціональні зв'язки досліджуваної системи з іншими система мі зовнішнього середовища. Різновидом системного підходу є структурно-функціональний аналіз, або функціональний підхід. Як видно по його назві, він полягає в аналізі структури системи і функцій окремих підсистем і елементів усередині системи. Діяльнісний підхід заснований на уявленнях про структурі людської діяльності, яка повинна складатися з таких компонентів: суб'єкт, об'єкт, засоби, методи, про процеси, результати, кінцева мета діяльності. Виявлення цих компонентів, їх аналіз, встановлення зв'язків між ними є сутністю діяльнісного підходу. Крім того, діяльнісний підхід передбачає встановлення місця досліджуваного явища в загальній структурі людської діяльності. Третій рівень - спеціально-наукові (або спеціальні) методи. Це методи, розроблені в окремих науч них дисциплінах, які стали загальнонауковими: логічні, соціологічні, психологічні, математичні методи, історичний підхід, бібліографічний та бібліометричний (наукометричний) методи і т. п. Четвертий рівень - методи, специфічні для ряду споріднених наукових дисциплін, що вивчають загальний об'єкт. Наприклад, специфічними методами книгознавчих дисциплін вважають: книгознавча-функціональний метод, що вимагає розгляду будь-яких явищ книжкової справи з точки зору їх функції в системі "книга - читач"; аналітико-тематичний метод (аналіз тематики видань); структурно-типологічний метод ( визначення типів і видів видань); типографічний метод (аналіз видань з точки зору їх типографічних особливостей) і ін.. На цьому рівні вважаємо за необхідне виділити також принципи методології документознавства, тобто вихідні положення, які повинні враховуватися в документознавчих дослідженнях. По-перше, це соціально-комунікаційно-інформаціційний підхід, або принцип. Він означає, що документаційною діяльність потрібно розглядати як частину системи зі ціальних інформаційних комунікацій, спрямованих на передачу інформації в суспільстві. По-друге, це документологічної підхід, або принцип, який означає, що об'єкт документознавства потрібно розглядати як частину саме документальних комунікацій.
25. Емпіричний та теоретичний рівні документознавчих досліджень До методів, що застосовують на емпіричному й теоретичному рівнях досліджень, відносять, як правило, абстрагування, аналіз і синтез, індукцію та дедукцію, моделювання та ін. Абстрагування (від латинського терміну abstrahere, що означає відволікання) - це уявне відвернення від неістотних, другорядних ознак предметів і явищ, зв´язків і відношень між ними та виділення декількох сторін, які цікавлять дослідника. Абстракція являє собою одну з таких сторін, форм пізнання, коли відбувається перехід від почуттєвого сприймання до уявного образу. Іноді абстраговані властивості і відношення пов´язуються з відомими класами об´єктів («метал», «натуральне число», «рослина»). У інших випадках вони уявляються ізольовано від тих предметів, з якими вони дійсно нерозривно пов´язані («корисність», «краса», «моральність»). Абстракція виділяє з явища одну певну сторону в «чистому вигляді», тобто у такому вигляді, в якому вона дійсно не існує. Наприклад, не буває «явища» чи «закону» взагалі, існують конкретні закони і явища. Але без введення абстрактного поняття «явище» дослідник не здатний глибоко зрозуміти будь-яке конкретне явище. Існують деякі види абстракції: - ототожнення - утворення понять шляхом об’єднання предметів, пов’язаних відношеннями типу рівності в особливий клас (відволікання від деяких індивідуальних властивостей предметів); - ізолювання - виділення властивостей і відношень, нерозривно пов’язаних з предметами, і позначення їх певними назвами; - конструктивізації - відволікання від невизначеності меж реальних об’єктів (зупиняється безперервний рух тощо); - актуальної нескінченності - відволікання від незавершеності (і завершеності) процесу утворення нескінченної множини, від неможливості задати її повним переліком всіх елементів (така множина розглядається як існуюча); - потенційної здійсненності - відволікання від реальних меж людських можливостей, зумовлених обмеженістю тривалості життя за часом та у просторі (нескінченність виступає вже як потенційно здійсненна). Процеси абстрагування в системі логічного мислення тісно пов’язані з іншими методами дослідження і передусім з аналізом і синтезом. Аналіз - це метод пізнання, який дає змогу поділити предмет на частини з метою його детального вивчення. Синтез, навпаки, є наслідком з’єднання окремих частин чи рис предмета в єдине ціле. Аналіз та синтезвзаємопов’язані, вони являють собою єдність протилежностей. Залежно від рівня пізнання об’єкта та глибини проникнення в його сутність застосовуються аналіз і синтез різного роду. Прямий, або емпіричний, аналіз і синтез використовуються на стадії поверхового ознайомлення з об’єктом. При цьому здійснюється виділення окремих частин об’єкта, виявлення його властивостей, проводяться найпростіші вимірювання, фіксація безпосередніх даних, що лежать на поверхні. Цей вид аналізу і синтезу дає можливість пізнати явище, однак для проникнення в його сутність він недостатній. Зворотний, або теоретичний, аналіз і синтез широко використовуються для вивчення сутності досліджуваного явища. Тут операції аналізу і синтезу базуються на деяких теоретичних міркуваннях, тобто припущеннях і причинно-наслідкових зв’язках різноманітних явищ. Найглибше проникнути в сутність об’єкта дає змогу структурно-генетичний аналіз і синтез. При цьому поглиблено вивчають причинно-наслідкові зв’язки. Цей тип аналізу і синтезу потребує виділення в складному явищі таких елементів, таких ланцюгів, які є центральними, головними, що вирішально впливають на всі інші сторони об’єкта. Індукція і дедукція. Справжня наука можлива лише на основі абстрактного мислення, послідовних міркувань дослідника у вигляді суджень і висновків. У наукових судженнях встановлюються зв’язки між предметами чи явищами або між їхніми певними ознаками. Шлях до судження проходить через безпосереднє сприйняття предметів чи явищ, а також їхніх зв’язків. У наукових висновках одне судження змінюється іншим: на основі вже існуючих висновків робляться нові. Існує два основні види висновків: індуктивні (індукція) і дедуктивні (дедукція). Індукція (від латинського inductio - наведення) являє собою умовивід від часткового до загального, від окремих фактів до узагальнень, коли на основі знань про частини предметів класу робиться висновок про клас в цілому. Як метод дослідження індукції - це процес дослідного вивчення явищ, під час якого здійснюється перехід від окремих фактів до загальних положень. Дедукція (від латинського deductio - виведення) - це такий умовивід, у якому висновок про деякий елемент множини робиться на основі знання про загальні властивості всієї множини. Дедуктивним у широкому розумінні вважається будь-який вивід взагалі, у більш специфічному і найбільш поширеному розумінні - доведення або виведення твердження (наслідку) з одного або кількох інших тверджень (посилань) на основі законів логіки, що мають достовірний характер. У випадку дедуктивного висновку наслідок міститься у посиланнях приховано, тому вони повинні бути одержані з них на основі застосування методів логічного аналізу.
26. Методологічні засади документознавства Питання забезпечення навчального процесу навчальними виданнями, доопрацювання фахових програм і курсів, розроблення концепції викладання дисциплін документально-комунікаційного циклу, що відповідає засадам вищої освіти, безперечно, залишається надзвичайно актуальним для тих, хто навчає й опановує спеціальність за напрямом «Документознавство та інформаційна діяльність». Напружена ситуація з навчально-методичним забезпеченням студентів-документознавців притаманна всім країнам пострадянського простору, де функціонує система їхньої підготовки. Приміром, у Російській Федерації лише за останні два десятиліття педагоги-практики запропонували низку видань із документознавства. Більшість із них структурно вибудована та внутрішньо наповнена на ґрунті ототожнення документознавства з діловодством (О.В.Охотников, О.О.Булавіна, М.В.Стенюков, М.І. Назаров), або ж виконані у дусі «документологічної версії» документознавства (Н.Б.Зінов’єва, О.М.Зусьман). Проте помилково вважати відсутніми в російському науково-педагогічному просторі праці, що віддзеркалюють основи традиційного документознавства. Таким є, приміром, навчальний посібник М.С.Ларькова, в якому теоретичні питання розглядаються через призму вузлових положень про походження і сутність документа, його функції, властивості, ознаки, структуру інформації, способи і засоби документування, документну комунікацію тощо, та базуються на основі мітяєвського «спеціально-історичного» документознавства.
Документознавство пов'язане з багатьма науковими дисцип лінамі (всіма перерахованими вище), що обумовлено його складною історією і багатогранним об'єктом дослідження - документом. Але найбільш тісні його зв'язку з дисциплінами, пов'язаними з походженням документознавства. Зокрема, документознавство тісно пов'язане з інформатикою (соціальної), яка вивчає загальні проблеми інформаційних процесів. Загальне документознавство тісно контактує також з книгознавством, зокрема, із загальною теорією книги. Основні положення і висновки документознавства активно використовуються бібліотекознавства та бібліографознавство. Точніше, можна сказати так: основні проблеми загального документознавства (або документології) досліджуються, бібліотекознавців та бібліографовами. Крім того, документознавство пов'язане з дисциплінами істоторичні джерелознавства, архівознавства, теорією діловодства, а також з багатьма науковими дисциплінами, що вивчають різні галузі діяльності, в яких створюються, функціонують і використовуються документи (на приклад, теоріями менеджменту, бухгалтерського обліку, банківської справи і т. п.). Місце загального і спеціального документознавства серед інших наукових дисциплін характеризується С.Г. Кулешовим як їх "зв'язки" з цілим рядом наук. Для загального документознавства це: науки документально-комунікаційного циклу, семіотика, інформологія, мовознавство, інформатика, філософія, культурологія, соціологія, загальна теорія комунікації, історичне джерелознавство, історія писемності, історія культури, загальна теорія класифікації, психологія. Для спеціального документознавства це: архівознавство, мовознавство (документна лінгвістика), теорія і практика менеджменту, правознавство, історичне джерелознавство, технологія діловодства, інформатика, інформологія, теорія комунікацій, теорія науково-інформаційної діяльності, історія діловодства, дипломатика, неодипломатика, філігранологія ( історія паперу), сфрагістика, палеографія, кодикологія і т. п. "Зв'язки" тут означають прочність об'єкта дослідження (в деяких випадках), спільність проблематики, спільність методів і т. п.
У 1983 році в СРСР було перероблено державний стандарт "Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення". Формування розділу "Діловодство" стало завершенням термінологічних досліджень в означеній галузі. Це дозволило, якоюсь мірою, накреслити напрям подальшого формування терміносистеми діловодства як одного з практичних напрямів документознавства. пов'язаних зі сферою документування ділової інформації, яка є підвидом спеціальної інформації. Терміносистема документознавства відбиває рівень знань про предмет цієї науки, в тому числі коливання наукової думки, все розмаїття поглядів дослідників окремих питань, тому в теоретичному плані терміни відображають багатогранність поняття, яке ними позначається, а також їхнє різне розуміння вченими. Кожен термін конкретної наукової дисципліни розглядається з позицій адекватного відбиття глибини семантики конкретного поняття, розкриття суті його відмінності від інших понять, виражених у подібних термінах. ДСТУ 2732—94 "Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення" в розділі "Загальні поняття" закріпив узагальнююче визначення терміну "документ": "Матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному і має у відповідності з чинним законодавством юридичну силу". Такий підхід до закріплення в стандарті суті конкретного поняття сприяється не на розроблення теорії документа як специфічного матеріального об'єкта, створеного суспільством (у прямому розумінні груп, родів, видів), а на використання узагальнюючих мовних норм, які відображені у словниках, посібниках, є зібранням використовуваних у тих або інших професійних сферах, але з точки зору конкретної сфери діяльності — справочинства. Нормативною базою, на яку спираються дослідники є "Словарь русского языка" С.Ожегова, який перевидається з доповненнями (а не переробками) з 1949 року. В словнику термін "документ" має три значення: • діловий папір, що підтверджує якийсь факт або право на щось; • те, що офіційно підтверджує особу пред'явника; • письмове свідчення про щось. Перше значення чітко визначає функцію предмета, до якого може бути заснований означений термін "документ" — суспільна, службова діяльність. У такому випадку термін "документ" потребує функціонального уточнення на основі існуючих норм мови — "діловий документ", де "діло", (справа) за означеним словником визначається як "робота, діяльність, спеціальність, коло знань" і виступає коренем слова "діловий", що означає "той, що відноситься до суспільної, службової діяльності, роботи" і є однокореневим словом, що означає суспільну службу діяльність "діловодство", ("справочинство") — "ведення канцелярських справ", що відбувається в канцелярії — "відділі установи, що відповідає за службове листування" оформлення його поточної документації. А "службовий" — "призначений для виконання обов'язків по службі", — "яка-небудь спеціальна галузь роботи".
Національна система стандартизації України1- це система, яка визначає основну мету і принципи управління, форми та загальні організаційно-технічні правила виконання всіх видів робіт зі стандартизації. Вона являє собою комплекс взаємопов'язаних правил і положень, які регламентують організацію та порядок проведення робіт з усіх питань практичної діяльності в галузі стандартизації країни. Зокрема, основні положення Національної системи стандартизації України визначають її основну мету та завдання; об'єкти стандартизації; організацію робіт зі стандартизації; категорії та види стандартів; порядок розробки, затвердження, перегляду та використання стандартів; державний нагляд за додержанням стандартів; міжнародне співробітництво. Комплекс правил та положень Національної системи стандартизації наведено в основоположних стандартах України ДСТУ "Національна стандартизація...", які розроблено на заміну Державної системи стандартизації України (ДСТУ 1-93) та низки інших пов'язаних з нею нормативних документів: o ДСТУ 1.0:2003. Національна стандартизація. Основні положення. o ДСТУ 1.1:2001. Національна стандартизація. Стандартизація та суміжні види діяльності. Терміни та визначення основних питань. o ДСТУ 1.2:2003. Національна стандартизація. Правила розроблення національних нормативних документів. o ДСТУ1.3:2003. Національна стандартизація. Правила розроблення, побудови, викладання, погодження, прийняття та позначення технічних умов. o ДСТУ 1.5:2003. Національна стандартизація. Правила побудови, викладання, оформлення та вимоги до змісту нормативних документів. o ДСТУ 1.6. Національна стандартизація. Правила реєстрації нормативних документів. o ДСТУ 1.7:2001. Національна стандартизація. Правила і методи прийняття та застосування міжнародних і регіональних стандартів. o ДСТУ 1.8. Національна стандартизація. Правила розроблення програми робіт зі стандартизації. o ДСТУ 1.9. Національна стандартизація. Правила розроблення та впровадження міждержавних стандартів. o ДСТУ 1.10. Національна стандартизація. Державні класифікатори соціально-економічної інформації. Основні положення, правила розроблення, ведення та скасування. o ДСТУ 1.11. Національна стандартизація. Правила проведення експертизи проектів національних нормативних документів. o ДСТУ 1.12. Національна стандартизація. Правила ведення справ нормативних документів. o ДСТУ 1.13:2001. Національна стандартизація. Правила надавання повідомлень торговим партнерам України.
Документ — основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність. Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони—писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру. Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті. У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом. Види документів визначають за такими ознаками: найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.; походженням — службові (офіційні) й особисті: службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку.
У словнику архівної термінології, підготовленому Міжнародною радою архівів і виданому в 1984р., наведено два загальноприйняті терміни: — Документ (document) — комбінація носія та інформації, що записана на ньому, яка може використовуватися для засвідчення або усвідомлення; обособлена одиниця архіву, документального фонду. — Документ (record) — записана інформація незалежно від форми або застосованого носія, що отримується або створюється агенцією, інститутом, організацією чи окремою особою для виконання їх статутних обов'язків або здійснення діяльності. Досить глибоке дослідження походження терміна «документ» і подальшого розвитку його значень провів польський учений Анджей Сускі (A.Suski). На його думку, корені цього слова слід шукати в індоєвропейській прамові, яка існувала приблизно за дві тисячі років до н. є. Слово «dek» у цій мові означало жест протягнутих рук, пов'язаний із передаванням або прийманням, одержанням чогось. Німецький дослідник Гельмут Арнтц пояснює, що від слова «dek» (або «dec») походить також число «десять», оскільки на двох руках людини — 10 пальців. Звідси походить «дека...» як перша частина складного слова, що означає «десять» (наприклад: «декада — десять днів, «декатлон» — десятиборство), або «деци...», що в складних словах відповідає поняттю «десята частина» (наприклад, «дециметр» — 1/10 метра, «децилітр» — 1/10 літра. Унаслідок чергування голосних «є» — «о» корінь «dek (dec)» змінився на «doc» у слові «doceo», що означало «вчу», «навчаю». Від нього й походить слово «documentum» або «docimentum», яке в перекладі з латини означає: «те, що вчить, є повчальним прикладом, доказом». Уже за античних часів у юридичній практиці, як «доказ», усвідомлювалася важливість оригінальності офіційних документів, необхідність їх захисту від підробок. А от як «навчальний приклад» документ може виступати для підтвердження якогось факту в історичному творі, де його зміст виступає повчальною ілюстрацією наведеного моралізуючого висновку.
Документ є знаковою системою, тобто матеріальний посередник, що служить для обміну семантичною інформацією між двома іншими матеріальними системами. Були визначені основні способи та засоби запису інформації. Залежно від способу фіксації інформації розрізняють рукописний, механічний, магнітний, оптичний, фотографічний, електростатичний документи. Постійне розширення способів запису (фіксації) інформації приводить до виникнення все більш складних нетрадиційних видів документів, які поєднуються з традиційними документами, рукописними і друкарськими. На сьогодні великого поширення набуває застосування у практиці електронних документів. Електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Особливістю електронного документа є можливість його відтворення в різних умовах. Відтворення включає такі дії, як перенесення файлу, його редагування, підготовку до друку (форматування), друк на паперовому або іншому носії. Електронний документообіг також здійснюється в органах державної влади та місцевого самоврядування через спеціальні телекомунікаційні мережі або телекомунікаційні мережі загального користування. Електронні документи, що надходять на адресу органу виконавчої влади, приймаються службою діловодства централізовано.
Документ – являє собою систему – велику кількість закономірно пов’язаних одне з одним елементів і частин, як цілісне утворення. Елемент – найменша одиниці поділу документа. Сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію називаються підсистемою. Якщо в системі є декілька підсистем, то вся система стає складною. Поняття системи відносне, так само як і поняття елемента. Якщо документ вважати за систему, тоді матеріальна і інформаційна складова будуть його підсистемами, також документ мусить містити конструктивні елементи: титульну сторінку, форзац, обкладинку і ін.. Вивчення документа як системи полягає у виявленні всіх його елементів, підсистеми і зв’язків між ними, тобто у вивченні структури. Встановлюються ознаки і параметри, які характеризують документ як систему. При системному підході документ розглядається як частина великої системи соціальної комунікації. Тому, насамперед, важливо вияснити, частиною якої загальної системи в даному випадку є документ. Саме цим визначаються його можливості, задаються мета існування, функції виконувані в суспільстві, закономірності функціонування. Документ являє собою відносно самостійну систему завдяки наявності власних ознак і властивостей, що обумовлюють його різницю чи схожість з іншими матеріальними об’єктами. Ознака відображає внутрішню прикмету по якій (частіше сукупності яких) можна віднести той чи інший об’єкт до документа. На відміну від ознаки, властивість відображає якісну, тобто внутрішню належну документну відмінність. Документ характеризується наявністю всіх властивостей одночасно (різна лише ступінь їх виявлення), а набір ознак в кожному випадку індивідуальний.
Документ має певну кількість властивостей, які відрізняють його від інших об'єктів. Сукупність властивостей — цілісна система, яка виконує покладені на неї суспільством функції. Зв'язок між властивостями документа досить тісний, тому відокремити їх можна лише умовно. Найбільш значимі властивості такі: 1)атрибутивність, тобто наявність невід'ємних складових, без яких він не може існувати; 2)функціональність — призначення для передачі інформації в просторі й часі; 3)структурованість — тісний зв'язок елементів і підсистем, що забезпечує єдність і цілісність документа.
Н. М. Кушнаренко визначила такі основні ознаки документа [?]: 1) наявність семантики змісту, тобто документ є носієм думки, що передається знаками; сукупність послідовно розміщених знаків, які передають зміст документа (повідомлення), є його обов'язковою ознакою; 2) стабільна матеріальна (речова) форма документа мусить забезпечити йому довготривале зберігання й надати можливість багаторазового використання та переміщення інформації в просторі й часі; 3) за ознакою призначеність для використання в соціальній комунікації статус документа мають лише ті об'єкти, які первинно призначені для збереження та передачі інформації в просторі й часі, а отже, документи є носіями інформації, спеціально створені людиною для забезпечення певних комунікаційних цілей; 4) завершеність повідомлення, тобто документ не може бути повноцінним через фрагментарне незавершене повідомлення.
Головні функції – це зберігання й передача інформації в часі та просторі. Створюється документ з метою забезпечення потреб суспільства за допомогою розмноженої документної інформації. Загальні функції Інформаційна — документ створюється для передачі або зберігання інформації. Соціальна — задовольняє певну соціальну потребу. Культурна — засіб зв'язку між організаціями та суспільними структурами. Спеціальні функції Управлінська — за допомогою документа виконується управління підприємством. Правова — за документом закріплена юридична сила. Історична — надбання історії, матеріальне підтвердження того, що відбувалося у світі.
Інформаційна складова 1.Документна інформація - вся інформація документа. 2.Документована інформація - зафіксована на матеріальному носії інформація з певними ознаками, що дозволяють її ідентифікувати. 3.Інформація про документ - дані про носія та способи закріплення повідомлення. 4.Інформація на документі - автографи, різні помітки авторів або видатних особистостей на документі, резолюції підписи, відбитки печаток, штемпелів, бібліотек, архівів, музеїв тощо. 5.Документальна інформація - інформація, що базується на документі, підтверджена документом. Матеріальна складова Інформація, як така не є достатньою ознакою документа. Матеріальна складова документа - одна з двох необхідних і обов’язкових складових документа, без якої він не може існувати. Матеріальна складова документа - це його фізична сутність, форма документа, що забезпечує його здатність зберігати і передавати інформацію в просторі і часі. Матеріальну складову документа визначає носій інформації це матеріальний об’єкт, навмисно створений людиною, посередництвом якого можна зберігати і передавати інформацію. Призначення документа для зберігання і передачі інформації в просторі і часі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію, представлену у вигляді книг, журналів, газет, буклетів, фільмів, дисків, дискет та ін. Ця спеціальна конструкція забезпечує виконання документами їх головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення в просторі, стійкими для зберігання інформації протягом тривалого часу, пристосованими для фізіологічних можливостей читання повідомлень. Інформація, що міститься в документі, обов’язково закріплена на якому не будь спеціальному матеріалі (папірус, пергамент, папір, кіно, фотоплівка і т.д.), що має форму носія (стрічка, стрічка, листок, барабан, диск, нитка і т.д.) крім того інформація завжди фіксується яким-небудь методом запису, що передбачає наявність засобів (фарба, туш, барвники, клей і т.п.) і інструментів (ручка, друкарський станок, відеокамера, принтер і т.п.).
Документи розрізняють за структурними ознаками, вони можуть бути стандартні і нестандартні, що залежить від багатьох суб’єктивних і об’єктивних факторів. Стандартні документи - це документи, що мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами. Нестандартні документи - створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки. По своїй структурі документ може бути простим або складним. Під простим документом розуміють окреме завершене повідомлення, цілісність якого виражається загальним змістом і логічним викладом, зафіксованим на одному матеріальному носії. Іншими словами, простий документ – це одне повідомлення, розміщене на одному матеріальному носії (автореферат, десертація, відкритка). Складний документ складається із двох чи більше повідомлень, пов’язаних однією темою чи проблемою, метою, автором, зафіксованих на декількох матеріальних носіях. Складний документ – це декілька повідомлень, поміщених в декількох томах, випусках (збірка віршів, журнал і ін.). Існує також поділ документів на монодокументи і полідокументи. Таким чином, структура документа – скоординована більшість документів, взаємозв'язки яких дають можливість функціонувати деякому цілому (системі), дозволяє відрізнити книгу від журналу, грампластинку від дискети, мікрофільм від кінофільму, перфокаркту від географічної картки і т. д.
Інформа́ція— абстрактне поняття, що має різні значення залежно від контексту. Походить від латинського слова « |
