 ПОЗНАВАТЕЛЬНОЕ Сила воли ведет к действию, а позитивные действия формируют позитивное отношение Как определить диапазон голоса - ваш вокал Игровые автоматы с быстрым выводом Как самому избавиться от обидчивости Противоречивые взгляды на качества, присущие мужчинам Вкуснейший "Салат из свеклы с чесноком" Натюрморт и его изобразительные возможности Применение, как принимать мумие? Мумие для волос, лица, при переломах, при кровотечении и т.д. Как научиться брать на себя ответственность Зачем нужны границы в отношениях с детьми? Световозвращающие элементы на детской одежде Как победить свой возраст? Восемь уникальных способов, которые помогут достичь долголетия Классификация ожирения по ИМТ (ВОЗ) Глава 3. Завет мужчины с женщиной
Оси и плоскости тела человека - Тело человека состоит из определенных топографических частей и участков, в которых расположены органы, мышцы, сосуды, нервы и т.д.
| ДОВІДКОВИЙ АПАРАТ ДО ДОКУМЕНТІВ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ
Щорічно на державне зберігання надходить близько 1 млн. справ від міністерств, відомств, установ, організацій та підприємств. Із метою створення доступу до величезного масиву цих документів Національного архівного фонду України необхідно мати досконалий довідковий апарат. Тому в українському архівознавстві та архівній практиці проблема довідкового апарату є пріоритетною, а її вирішення безпосередньо пов’язане з останніми здобутками української історичної науки, станом впровадження новітніх технологій, узагальненням світового досвіду.
§1. Поняття про довідковий апарат архівів
Важливою суспільною функцією архівних установ є створення доступу до інформації, що міститься в документах Національного архівного фонду України. В українському архівознавстві розрізняють правовий, фізичний та інтелектуальний доступ. Правовий доступ як право на отримання інформації про наявність та кількісні характеристики документів, склад і зміст архівних фондів забезпечують закони України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” та “Про інформацію”. Зокрема, Закон України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” проголошує основний принцип організації архівної справи в Україні як загальнодоступність документів НАФ та гарантує забезпечення доступу до архівних документів з моменту надходження їх до архівної установи й право користування ними усім громадянам України, іноземцям та особам без громадянства. Тимчасові обмеження в доступі пов’язані лише з необхідністю науково-технічного опрацювання, перевіркою наявності та стану або реставрацією документів, забезпеченням державної або іншої передбаченої законом таєммниці, охороною законних прав та інтересів громадян. Розширення впродовж 1990-х років доступу до архівних фондів, що перебували на таємному зберіганні, є показовою рисою демократизації архівної справи в незалежній Україні. Обмеження доступу можуть встановлюватися і власником документів – особою або архівними підрозділами об’єднань громадян, релігійними організаціями, а також підприємствами, установами і організаціями, заснованими на приватній формі власності. Доступ до приватних архівних зібрань регулюється розпорядженням власника, причому держава заохочує власників розширювати цей доступ. Фізичний доступ полягає в організації зберігання документів НАФ та отримання первинного документа, що зберігається в архіві, через читальний зал. Під інтелектуальним доступом розуміють комплекс засобів та заходів, що забезпечують розкриття складу і змісту інформаційних ресурсів архівів, отримання необхідної довідкової інформації через документи вторинного рівня – довідковий апарат, у тому числі через інформаційні системи та публікації текстів документів у спеціальних виданнях. Реалізація доступу до відомостей, що містяться в документах Національного архівного фонду України, відбувається через довідковий апарат, тобто створений на єдиних методологічних і методичних засадах комплекс взаємопов’язаних архівних довідників (у тому числі електронних), призначений для розкриття складу і змісту архівних документів. Довідковий апарат утворюється кожною архівною установою. Його побудовано відповідно до структури Національного архівного фонду. Архівні довідники містять відомості про склад і зміст документів на рівні: · НАФ у цілому; · державного архіву; · архівного фонду; · одиниці зберігання. Термін “довідковий апарат до документів НАФ України” введено до наукового і практичного обігу новою редакцією Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” 2001 р. Відповідне поняття містить і проект державного стандарту “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення” (2002), розроблений відділом документознавства УНДІАСД. До цього часу в практиці роботи архівних установ традиційно застосовувалися терміни “науково-довідковий апарат” та “система науково-довідкового апарату”. До найсуттєвіших ознак довідкового апарату належать вторинність по відношенню до архівних документів, оскільки в елементах довідкового апарату міститься інформація, отримана в результаті аналітико-синтетичного опрацювання первинної документної інформації. Довідковому апарату притаманна іерархічність, пов’язана з взаємопідпорядкованістю та взаємозалежністю всіх його елементів, та динамічність – здатність до якісних та кількісних змін. Дореволюційні архіви мали описи, покажчики, каталоги, але всі довідники не були єдиною, взаємопов’язаною системою. Кожен довідник існував лише в одній “функціональній площині”. Усвідомлення зв’язків розвитку описання з розвитком архівної справи, зокрема, з її централізацією, інтенсивністю комплектування і користування документною інформацією сприяло розвитку довідкового апарату архівів. Послідовно побудовані елементи довідкового апарату забезпечують багатоаспектний інформаційний пошук. Його створення та функціонування прямо залежить від організаційно-методичного забезпечення, наявності фінансування, інтенсивності користування документами. Основні вимоги до довідкового апарату полягають у забезпеченні багатоаспектного пошуку інформації на всіх рівнях НАФ, придатності для документів з різними носіями, застосуванні уніфікованої методики складання архівних довідників.
§2. Типо-видова структура довідкового апарату архівів
Довідковий апарат архівів має чітку типо-видову структуру, розвиток якої відбувався від інвентарних описів до електронних довідників. Формування структури довідкового апарату конкретного архіву передусім детермінувалося складом і змістом його фондів, інтенсивністю використання документної інформації, матеріально-технічних можливостей архіву. Під типо-видовою структурою довідкового апарату розуміють організований комплекс архівних довідників, відповідно до виконуваних ними функцій (горизонтальний рівень), та ієрархії комплексів документів (вертикальний рівень). Тип архівного довідника визначається його цільовим призначенням. Існують такі типи архівних довідників: Центральний фондовий каталог, фондовий каталог архіву, архівний опис, архівний каталог, путівник по фондах архіву (архівів), покажчик, огляд документів, анотований реєстр описів. На початок XXI ст. кількісні характеристики довідкового апарату державних архівів України були такими: · центральний фондовий каталог (представлено 180123 фондів); · описи (575652 одиниці); · каталоги державних архівів (представлено 11664533 тематичних карток; 338823 на кінодокументи; 1040064 на фотодокументи; 117978 на фонодокументи; 2719 на відеодокументи; тематично опрацьовано 18442 фонди, 6342415 од. зб.); · огляди архівних фондів (всього 1156, в т. ч. 323 тематичних, 833 фондових). Горизонтальний рівень включає облікові документи (див, розділ 9) та інформаційно-пошукові архівні довідники. Всі облікові документи та архівні довідники створюють у комплексі необхідні умови для доступу до архівних документів: забезпечують облік і контроль за збереженням архівних документів, а також надають інформацію про їх наявність, зміст та місцезнаходження. Вертикальний рівень структури забезпечують архівні довідники, що відтворюють інформацію на всіх рівнях НАФ: про склад і зміст архівних фондів країни в цілому, окремого регіону, державного архіву, групи фондів, одного архівного фонду, частини фонду, групи справ, справи, групи одиниць обліку (одиниць зберігання), групи документів, окремого документа. Інформаційно-пошукову функцію виконують такі типи архівних довідників: Центральний фондовий каталог, фондовий каталог архіву, архівний опис, анотований реєстр описів, путівник, система каталогів архіву, огляд, покажчик. Такі довідки як фондовий каталог та опис виконують як облікову, так і інформаційно-пошукову функцію. Окремі типи довідників подають інформацію на декількох рівнях: путівник – на рівні архів-фонд, анотований реєстр описів – на рівні фонд -частина фонду, огляд фонду – на рівні фонд – справа, каталог – на рівні справа-документ. Залежно від представлених у довідниках документних комплексів усі архівні довідники поділяють на: міжархівні, які забезпечують облік і пошук інформації у цілому по країні, а також по регіону, групі архівів, – ЦФК, путівники по архівах, тематичні путівники, тематичні огляди; міжфондові, які забезпечують пошук документів по конкретному архіву, – список фондів архіву, путівник по фондах архіву, каталоги, тематичні огляди, покажчик фондів архіву, анотований реєстр описів фондів; внутріфондові, які забезпечують облік і пошук документів по конкретному архівному фонду – аркуш фонду, архівний опис, покажчик описів фонду, огляд фонду. Залежно від об’єкту описування, його аспекту, ступеня деталізації кожен тип архівного довідника має свої види, а в середині виду – підвиди. Видами архівного опису є опис справ, опис аудіовізуальних документів, монтажні листи кінодокументів. До видів архівного каталогу належать систематичний, предметний (іменний, географічний, хронологічний), тематичний тощо. Видом путівника є короткий довідник по фондах архіву. Огляди бувають тематичними або фондовими. Покажчики поділяються на покажчики описів фондів та покажчики до справ (документів) – систематичні, предметні, хронологічні та ін. Відповідно до цільового призначення типу та виду архівного довідника розробляється методика його створення. 2000 року державними архівними установами розпочато виконання програми “Архівні зібрання України”, головне завдання якої полягає в створенні кожним державним архівом високоінформативного путівника, системи міжархівних та міжфондових покажчиків, які б аналізували документну інформацію не лише за місцем її зберігання, а й за предметно-тематичною ознакою. Програма передбачає підготовку довідників “Анотовані реєстри описів державних архівів”, “Реєстр розсекречених архівних фондів. 199 1 – 2000”, “Національний реєстр втрачених архівних фондів”, “Празькі архіви”: Зведений каталог архівів української еміграції у міжвоєнний період”, “Еліта України XX ст.: Національний реєстр особових фондів” та путівників нового покоління за фондами архівів. Серед таких путівників – видані впродовж 2000 – 2002 років довідник “Архівні установи України”, путівники за фондами Центрального державного архіву громадських об’єднань України, Центрального державного історичного архіву, м. Львів, державного архіву Чернігівської та Сумської областей. Інформацію про склад і зміст наявного у державних архівах довідкового апарату містить довідник “Національний архівний фонд України: засоби інтелектуального доступу до документів” (2002), який визначає основні напрями пошуку документної інформації в кожному конкретному архіві. Державні архіви України ведуть роботу щодо створення принципово нових довідників – електронних версій реєстрів фондів як сегментів Національної архівної інформаційної системи. Найважливішою ланкою довідкового апарату є архівні описи, що служать основою для складання всіх інших довідників про склад та зміст документів. Архівний опис призначений для розкриття складу і змісту одиниць зберігання (обліку) та закріплення їх систематизації всередині фонду, а також обліку справ. Описи складаються у діловодстві та архівних підрозділах установ. У державних архівах описи складаються на документи, що надійшли неописаними до архіву та під час перероблення неякісних описів, що викликано невідповідністю їх інформаційного рівня сучасним вимогам використання відомостей, що містяться в документах НАФ. Опис складається з переліку справ (описових статей) і допоміжного довідкового апарату до нього. Описова стаття включає такі інформаційні характеристики одиниці зберігання (одиниці обліку): порядковий номер запису до опису; індекс за номенклатурою; заголовок з інформацією про оригінальність документів, спосіб їх відтворення, анотацію найцінніших документів; крайні дати; кількість аркушів. Додаткові дані можуть уміщуватися в графі для приміток, а також зазначатися строки зберігання в описах на документи довготривалого зберігання. Допоміжний довідковий апарат до опису, як правило, складається з титулу, передмови, списку скорочень, покажчиків, перевідної таблиці шифрів (якщо опис перескладався), змісту. Описи побудовані за структурно-хронологічною, хронологічно-структурною або функціонально-хронологічною ознаками, щоб відтворити організаційний устрій та напрями діяльності фондоутворювача. У державних архівах описи мають всі фонди. Однак, описи періоду до 1917 року в більшості архівів мають поганий фізичний стан, велика частина їх рукописна. У заголовках справ багато застарілих термінів, зворотів, відсутні номінальні ознаки документів. Значний обсяг таких фондів, наявність великої кількості річних описів по кожній з численних структурних частин, відсутність допоміжного довідкового апарату до описів утруднює користування ними. Від середини 1970-х рр. в державних архівах активізувалося перероблення та удосконалення описів. Підвищення інформативного рівня описів досягалося шляхом редагування та перескладання заголовків, складання до них допоміжного довідкового апарату. Обов’язковим елементом довідкового апарату архівів архівний каталог. Архівний каталог становить собою архівний довідник, в якому інформацію систематизовано відповідно до обраної схеми класифікації. Державні архіви розпочали планову роботу з каталогізації на початку 1960-х рр. В результаті тематичного опрацювання фондів було створено систему взаємопов’язаних і взаємодоповнюваних каталогів, різних за цільовим призначенням та структурою, що уможливило здійснення багатоаспектного пошуку документної інформації. На відміну від описів, архівні каталоги не виконують функції обліку і складаються незалежно від фондової належності, на будь-який комплекс документів, найчастіше на фонди окремого архіву. Вторинна документна інформація представлена у каталогах у вигляді описових статей на одиниці описування, як правило, на каталожних картках. Одиницею описування для каталогів є окремий документ (його фрагмент), група документів, справа або група справ. Каталожні картки з описовими статтями групують за рубриками класифікаційної схеми, яка містить перелік класифікаційних ділень, розміщених у певній послідовності за принципом логічної або алфавітної структури. За логічним принципом структурують систематичний, тематичний і хронологічний каталоги. В систематичному каталозі документу інформацію представлено за галузями знань і практичної діяльності суспільства, згідно зі “Схемою єдиної класифікації документної інформації для державних архівів”, що водночас є інформаційно-пошуковою системою для організації пошуку інформації в систематичному каталозі архівної установи. Схеми класифікації документної інформації відіграють важливу роль в організації каталогів. Класифікаційний поділ схем Радянського періоду зумовлювався ідеологічними міркуваннями, в них не враховувалася специфіка історичного національного розвитку. Наприкінці 1990-х років на базі УНДІАСД розпочалося розроблення генеральної “Схеми класифікації документної інформації в систематичних каталогах державних архівів України” з урахуванням нової періодизації історії України. Тематичний каталог складається за однією темою. Навіть при наявності систематичного тематичний каталог може бути корисним під час наукової розробки однопрофільних архівних документів і для підготовки тематичних архівних довідників. Вторинну документну інформацію в каталозі розташовують у логічній послідовності за наперед розробленою схемою. Хронологічний каталог містить вторинну документну інформацію архіву, систематизовану за послідовно розміщеними періодами часу, що дає можливість розкрити історичні зв’язки між подіями, послідовно розглянути розвиток історичного процесу. Розділами і підрозділами класифікаційної схеми хронологічного каталогу може бути епоха, століття, або якийсь інший відрізок часу, рубриками – роки, підрубриками – конкретні дати подій, фактів, що відбулися за конкретний хронологічний період. Предметний каталог містить вторинну документну інформацію архіву у вигляді назв предметів, явищ, розташованих в алфавітній послідовності. Рубриками предметного каталогу можуть бути предмети в широкому розумінні слова, до яких можна віднести загальні поняття (“Національне питання”) і окремі (“Українська школа”), назву установи (“Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства”), назву професії (“Бандурист”), назву теорії (“Археографія”), прізвища вчених (Вернадський В. І.), назву міст (“Севастополь”), події (“Референдум 1 грудня 1991 року”). Таким чином, створюється можливість збирання в одному місці за предметною рубрикою одиниць описування, присвячених одному конкретному предмету, особі, події, явищу. Різновидом предметного каталогу може бути каталог з історії установ, в якому картки з відомостями класифікуються за галузями, а потім за конкретними установами та організаціями. Іменний каталог містить вторинну документну інформацію архівів про осіб, які є авторами документів або згадуються в документах, і становить собою перелік прізвищ, імен, псевдонімів, прізвиськ, розташованих в алфавітному порядку. Підрубриками бувають назви окремих сторін діяльності тієї чи іншої особи або категорії документів. Наприклад: Грушевський Михайло Сергійович (рубрика). Підрубрики: Біографічні матеріали. Наукова діяльність. Публікації. Рукописи. Громадська діяльність. Виступи. Урядові документи, підписані М. Грушевським. Географічний каталог містить вторинну документну інформацію про географічні й топографічні об’єкти (моря, ріки, озера, міста тощо). Він може бути як самостійним, так і частиною предметного каталогу, де за рубриками з географічними назвами зібрано інформацію про архівні документи певного архіву. Рубрики розташовують в алфавітному порядку, а підрубрики – в логічному або алфавітному. Наприклад, рубрика: Миколаїв. Підрубрики: Історія. Райони. Населення: кількість і склад, міграція. Навчальні заклади тощо. Система каталогів архіву повинна забезпечити повноту інформації про зміст фондів архіву. Спочатку каталогізують фонди першої категорії, особливо ті, відомості яких можуть бути використані при підготовці публікації документів, складанні оглядів тощо. Каталоги містять інформацію про сутність подій, фактів, явищ, відображених у документах, які розкривають закономірності їхнього розвитку, показують характерні особливості їх прояву, про діяльність фондоутворювача або закладів його системи. Під час відбору документів для каталогізації віддають перевагу інформації про характер, напрями і підсумки діяльності установи-фондоутворювача та його системи, враховують час виникнення документа або час описуваних у документі подій, коли значення має сам історичний період; авторство та ступінь збереженості документів. Відомості про одиницю описування, що становлять собою у сукупності описову статтю, розміщують на картці за визначеною формою (макетом, схемою). Елементи описання об’єднують у зони класифікаційних відомостей (індекс, назва рубрики та підрубрики, дата і місце події), які, крім двох останніх, мають співпадати з класифікаційною схемою каталогу; інформаційних даних (згорнуте визначення змісту одиниці описування, зазначення автора-фондоутворювача, адресата, визначення різновиду документів, оригінальності; при неодиничному описуванні у графу “Зміст” переносять заголовок справи з описів); пошукових даних (назва архіву, де зберігається документ; назва фонду, в якому знаходиться документ; назва структурної частини, в якій його було створено, архівний шифр документа, який складається з номера фонду, номера опису, номера одиниці зберігання і номера аркушів); зовнішніх даних (мова документа, спосіб його відтворення); контрольних даних (прізвище архівіста, що склав картку; дата складання картки). Зразок картки з описанням для каталогу:
Після завершення описування архівних документів каталожну картку індексують шляхом аналізу змісту об’єкта описування і віднесення його до певного структурного підрозділу схеми класифікації відповідного каталогу. За класифікаційною схемою на основі зіставлення обирають рубрику, якій найбільше відповіде зміст одиниці описування. Індекс рубрики переносять до каталожної картки. Картки систематизують за індексами і рубриками й розставляють у каталозі. Важливими посібниками для дослідників є також путівники, які містять інформацію про склад та зміст усіх фондів архіву. Переважна більшість з них створена на початку 1960-х рр. і не охоплює основного масиву документів, що надійшли на державне зберігання впродовж останніх десятиліть від установ-джерел комплектування, Служби безпеки України, колишніх партійних архівів. Роботу зі створення путівників в Україні було припинено в середині 1970-х рр. Програма “Архівні зібрання України” відновила систематичну підготовку оновлених путівників. Путівники можуть створюватися по фондах усіх архівів в цілому по країні, по фондах декількох архівів, по фондах окремого архіву, по окремому комплексу фондів архіву (архівів), утворюючи такі види: путівник по архівах, путівник або короткий довідник по фондах архіву, тематичний путівник. Путівник складається з описань фондів і довідкового апарату. Схема розташування описань залежить від складу фондів архіву. Найчастіше структура розділів включає перелік фондів органів державної влади і управління, громадських організацій та фондів особового походження і архівних колекцій. Всередині розділів фонди групуються у підрозділи за галузями або характером виробничої діяльності, в межах підрозділів – за ознакою підпорядкування або однотипності установ, а далі за хронологією, значимістю фондів, алфавітом назв тощо. Основна частина путівника – описання фондів складається з назв фондів, довідкових даних про фонд, короткої історичної довідки і анотації документів фонду, бібліографічного списку літератури про фонд. Путівники і короткі довідники по фондах декількох архівів складаються за аналогічною схемою, місце зберігання фонду зазначають у його описанні. Тематичні путівники розробляються за схемами, що деталізують обрану для путівника тематику. Описання кожного архіву включає його повну назву, адресу, коротку історичну довідку, анотацію складу фондів і змісту документів архіву. Основними елементами довідкового апарату до путівників є титульний аркуш, зміст, передмова, покажчики (предметний, іменний, географічний, покажчик фондів). Склад і зміст документів фонду за його описами розкривають такі самостійні архівні довідники як анотовані реєстри описів. Реєстри укладаються у порядку списку фондів з використанням таких елементів описання: номер і назва фонду за списком фондів, крайні дати діяльності фондоутворювача; номери описів фонду за аркушем фонду, кількість одиниць зберігання, внесених до окремого опису, їх крайні дати і стисла анотація складу змісту документів, внесених до опису. Довідковий апарат до анотованого реєстру складають титульний аркуш, передмова, покажчик до списку фондів. Покажчики можуть бути самостійними архівними довідниками або елементом довідкового апарату до них. Вони значно підвищують інформаційну цінність описів, каталогів, оглядів, путівників; містять додаткові відомості про документи (їх склад історію фондів і фондоутворювачів) і полегшують користування довідниками, допомагаючи швидко отримати всі наявні у довіднику відомості про документи. Покажчики, що є самостійними архівними довідниками, складаються до описів (документів) одного фонду або сукупності їх. Покажчик до архівного довідника – перелік предметів (ключових слів), які зустрічаються у довіднику, з необхідними поясненнями і посиланнями – складають для прискорення пошуку інформації за аспектами, що не співпадають з групуванням основного тексту довідника. Орієнтуючи в інформації документів, які увійшли до архівного довідника, покажчики дають уявлення і про зміст певного комплексу. Покажчики можуть бути іменними, географічними, предметними або хронологічними. Залежно від змісту архівного довідника до нього може складатися один або декілька покажчиків. Основним елементом покажчика є рубрика, що включає предметне поняття і пошукові дані. Предметними поняттями у покажчику можуть бути імена осіб, географічні назви, назви предметів, явищ, подій. Іменний покажчик включає прізвища, імена, псевдоніми, прізвиська. Предметами рубрик у географічному покажчику є назви держав, адміністративно-територіальних одиниць, морів, річок тощо. Предметний покажчик може бути загальним і включати предметні поняття різного характеру, а також спеціальним і складатися з однорідних предметних понять (покажчик видів документів, авторський і установ, структурний, галузевий і ін.). До складу рубрики предметного покажчика входять позначення наукових понять, історичних фактів, подій, явищ, назви установ, організацій, підприємств та ін. У хронологічному покажчику дати подій або дати документів подають у хронологічному порядку. Основними вимогами, що висуваються при складанні покажчиків, є повнота, тобто відображення усіх найсуттєвіших понять, які містяться у тексті, і точність, тобто правильність зазначення місцезнаходження інформації. Архівні огляди включають систематизовані відомості про склад і зміст окремих комплексів документів з джерелознавчим аналізом їх і призначені для інформації зацікавлених фізичних і юридичних осіб про характер і значення цих документів з метою активного використання. Огляд може давати інформацію або про документи одного фонду (огляд фонду) або декількох – за певною темою (тематичний огляд). Описання документів полають у вигляді логічно послідовної інформації у компактній узагальненій формі за однорідними групами документів і справ. Іноді вона супроводжується джерелознавчим аналізом окремих груп документів. Огляди складають на документи, актуальні для даного періоду, особливо з недостатньо розроблених проблем суспільного розвитку, а також на великі, але мало вивчені фонди. Описання документів у огляді розміщують у певному порядку, обумовлюючи відповідно до обраної схеми побудови довідника: структурної (за структурою фондоутворювача), галузевої (за галузями або функціями діяльності фондоутворювача), хронологічної (за періодами діяльності фондоутворювача або системи однорідних установ), номінальної (за номінальною ознакою документів: журнали засідань, рукописи творів тощо), тематичної (за змістом). До складу довідкового апарату огляду входять: титульний аркуш, зміст, список скорочень; для тематичних оглядів – список фондів; у необхідних випадках бібліографічний список. Складовою частиною довідкового апарату архівів є інформаційно-пошукові системи (див. розділ 13). Отже, кожен вид архівного довідника створюється для виконання певних функцій (облікових або інформаційно-пошукових), на певних рівнях комплексів документів (НАФ, групи архівів, архіву, фонду, справи). Від репрезентативності відображення інформаційних багатств фондів архівними довідниками залежить підвищення інформаційних можливостей архівних зібрань.
ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ:
1. Охарактеризуйте поняття доступу до архівних документів? Які його види розрізняють? 2. Що розуміють під інтелектуальним доступом до архівних документів? 3. Охарактеризуйте поняття “довідковий апарат архіву”? 4. Розкрийте типо-видову структуру довідкового апарату. 5. Що Ви знаєте про основний довідник для обліку та пошуку архівних документів? 6. Які особливості каталогізації архівних документів? 7. Назвіть основні види каталогів у державних архівах. 8. У чому полягає роль путівників при пошуку документної інформації? 9. Розкрийте призначення тематичних та фондових оглядів? 10. Яку програму започатковано Держкомархівом щодо створення довідкового апарату державних архівів, у чому полягає її основне завдання?
РОЗДІЛ 12
ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЗБЕРЕЖЕНОСТІ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ
До найважливіших завдань архівів належить забезпечення збереженості архівних документів. Його вирішенню сприяє дотримання нормативних режимів та організації зберігання документів для утримання їх у належному фізичному стані й запобігання втрат, проведення заходів з відновлення фізико-хімічної та біологічної цілісності пошкоджених документів. Дослідження проблем, пов’язаних із забезпеченням збереженості архівних документів, лежить у площині не лише архівознавства, а й природничих наук – хімії, біології, фізики, а також інформатики.
§1. Поняття про матеріальну основу архівних документів
Залежно від матеріалу, на якому зафіксовано інформацію, документи поділяються на такі групи: · документи з паперовими носіями; · документи з плівковими носіями; · електронні документи. Матеріальний об’єкт, основною функцією якого є збереження та передавання документної інформації, називають носієм документної інформації. Сукупність матеріалів носія документної інформації та її запису складає матеріальну основу документа. Найпоширенішим матеріалом для створення текстових документів є папір – багатокомпонентна система, яка складається волокон целюлози, наповнювачів, проклеювальних і барвникових матеріалів. Тривалість “життя” документа з паперовою основою багато в чому визначається первісними властивостями матеріалів, з яких виготовлено його матеріальну основу. Папір і більшість барвників складні за своїм хімічним складом і структурою матеріали. Знаючи деякі показники паперу і барвників можна прогнозувати тривалість збереження документа з такою матеріальною основою. Чорно-білі й кольорові кіно- і фотоплівки, роликові і форматні фотоплівки, магнітні стрічки складають матеріальну основу аудіовізуальних документів (кінодокументів, фотодокументів, фонодокументів, відеодокументів). Документи з плівковими носіями в процесі використання піддаються багаторазовим розтягуванням і ударним навантаженням, перегинам і перекосам у стрічкопротяжних механізмах апаратури. Кінофотодокументи піддаються дії інтенсивного світла і тепла при проекції на екран, стикаються з кислими і лужними середовищами під час фотографічного і реставраційного оброблення. Це призводить до зміни фізико-механічних властивостей плівок під час зберігання і використання. Носіями інформації в електронних документах є магнітні стрічки, магніто-оптичні, оптичні та ін. диски. Вони дозволяють безконтактне зчитування інформації та мають високу щільність запису. До 1990-х років такі документи визначалися як машиночитані, а з розвитком новітніх технологій і обчислювальної техніки набуває все ширшого застосування термін “цифрові документи”. Матеріальна основа документів з часом зазнає фізико-хімічних і фізико-механічних змін, які називають її природним старінням. Процес старіння незворотний. Він супроводжується, наприклад, зміною хімічного складу паперу і зменшенням його механічної міцності. Папір стає з часом ламким і може розпастися на частини. Текст вицвітає, згасає, в деяких випадках осипається (фарби, туш, олівець). Подібних змін зазнають клеї рослинного, тваринного і синтетичного походження. На процес старіння матеріальної основи впливають умови зберігання документів: відносна вологість і температура навколишнього повітря, ступінь його забруднення і вміст у ньому домішок різних газів, характер зміни цих факторів; дія світла (ультрафіолетове і інфрачервоне випромінювання); чинники, що викликають біологічне руйнування документів. Тому для запобігання природному старінню матеріальної основи документів в архівах проводять заходи, що підвищують здатність документів протистояти руйнівній дії зовнішніх і внутрішніх чинників. Основним фізичним чинником, який викликає швидке руйнування матеріальної основи документів з паперовими носіями, є світло. Швидкість руйнування залежить від його спектральної характеристики, інтенсивності й тривалості випромінювання, а також від здатності матеріальної основи документа поглинати енергію світла. Папір відбиває більшу частину світлових променів. Під дією світла він буріє і втрачає механічну міцність та еластичність, а більшість текстів вицвітає. Вицвітання є окислювальним процесом, зумовленим дією кисню на активовану світлом молекулу барвника. Довговічність барвників на документі залежить від кислотності, але ця залежність обернена стосовно паперу: чим нижче кислотність, тим швидше вицвітає барвник. На фізичний стан документів істотно впливають температура і вологість повітря. Природне старіння паперу переважно зумовлюють окислювальні процеси в ньому під впливом кисню повітря. Підвищення температури і вологості повітря їх прискорюють. У випадках, коли документи зберігаються у стосах і погано провітрюються, можливе локальне підвищення температури і створення сприятливих умов для розвитку плісняви. На прискорення процесу природного старіння впливає не лише понаднормове підвищення температури, а й значні її коливання. Висока відносна вологість повітря спричиняє появу й швидке поширення плісняви. Старіння плівкової основи документів зумовлене незворотними змінами її властивостей під час тривалого зберігання і використання документів. Воно проходить внаслідок фізичних, хімічних і біологічних процесів, які відбуваються під впливом температури і вологості повітря, дії світла, радіаційного випромінювання, агресивних середовищ, механічних деформацій. Під дією променевої енергії, тобто електромагнітних коливань з різними довжинами хвиль, температури і вологості повітря довкілля відбувається старіння кінодокументів. Зміна електроакустичних характеристик магнітної стрічки спричинює старіння магнітного запису. До основних причин погіршення його електро-акустичних характеристик належить зміна форми і зменшення хаотичності стрічки. Погіршення частотної характеристики не пов’язане зі зміною магнітних властивостей робочого шару магнітної стрічки й переважно зумовлюється її деформацією, забрудненням і зниженням гнучкості та еластичності. Документам з плівковими носіями притаманне і біологічне старіння, викликане діяльністю живих організмів, які розвиваються на полімерних матеріалах. Ушкодження документів бактеріями, мікроскопічними грибами, комахами, гризунами належать до біопошкоджень. Відомо близько 400 видів грибів і комах – шкідників архівних документів. Найбільшої шкоди завдають мікроскопічні гриби. Вони здатні уражати документи з паперовими, плівковими носіями, а також воскові й сургучні печатки. Ураження матеріальної основи документа грибами має безліч проявів. Це розростання колоній, що забруднюють поверхню спорами, проникнення ниток грибниць і плідних тіл у волокна субстрату, виділення багатьох продуктів обміну, що діють як хімічні реагенти. Гриби руйнують целюлозу за допомогою ферментів, перетворюючи її на живий субстрат для своєї життєдіяльності. При вологості повітря понад 70% відбувається капілярна конденсація вологи, яка сприяє появі й поширенню грибів. При проростанні спор грибів капіляри паперу заповнюються грибницею, що викликає гідрофобізацію паперу і зміну його властивостей, зокрема гнучкості, еластичності, Спори грибів уражають і синтетичні матеріали, руйнують пластифікатори робочого шару та ацетилцелюлозну основу аудіовізуальних документів і негативно діють на них утвореними в процесі руйнування хімічними продуктами – ферментами і кислотами. Значної шкоди завдають документам і комахи. Найпоширеніші серед них жуки – точильники, “притворяшки”, шкіроїди. Лялечки й дорослі жуки живуть серед аркушів документів, прогризаючи в них ходи. На відміну від цих комах, шкіроїди обгризають документи з поверхні, але можуть знищувати папір, пергамент, всі частини обкладинки. Харчуються борошняним клеєм і значно забруднюють документи таргани. В зв’язку з цим до найголовніших завдань архівістів належить суворе дотримання правил зберігання документів.
§2. Технології зберігання архівних документів
Забезпечення збереженості документів НАФ потребує раціонального розміщення документів, запобігання їх втрат, контролю за фізичним станом і переміщенням, копіювання документів для створення страхового фонду й фонду користування, відновлення первісних або близьких до первісних властивостей і зовнішніх ознак документів, що зазнали пошкодження або руйнування. Такий комплекс робіт називають організацією зберігання документів. Оптимальні умови зберігання документів забезпечуються будівництвом, реконструкцією і ремонтом будівель архіву; обладнанням будівель і сховищ засобами пожежегасіння, охоронної та пожежної сигналізації; застосуванням технічних засобів для створення оптимального температурно-вологісного та світлового режимів, здійсненням санітарно-гігієнічних заходів у приміщеннях сховищ; застосуванням спеціальних засобів зберігання документів. Архівні документи розміщують у спеціально збудованих або пристосованих для постійного зберігання документів будівлях чи окремих приміщеннях будівель. Для зведення таких будівель використовують індивідуальні або – частіше – типові проекти. Вони передбачають ряд обов’язкових приміщень, необхідних для нормальної роботи з документами. Основну площу архівної будівлі займають сховища. Вони максимально ізолюються від читального залу, адміністративних та інших приміщень. Крім того, площа архівної будівлі відводиться під робочі приміщення співробітників архіву, приміщення для приймання і тимчасового зберігання, акліматизації документів; для ізоляції, знепилювання, дезінфекції й дезінсекції пошкоджених документів; для реставраційно-палітурних робіт; для приготування клеїв і розчинів; для відтворення копій документів, оброблення плівки; для зберігання облікових документів. Передбачаються також приміщення для науково-довідкової бібліотеки, методичного кабінету, виставкового залу. Будівлі архівів розміщують у місцях, віддалених від пожежонебезпечних об’єктів (нафтосховищ, автозаправних станцій), об’єктів, що забруднюють повітря агресивними газами й пилом (підприємств зі шкідливими технологіями, ТЕЦ), що підпадають під загрозу затоплення та проникнення ґрунтових вод або є потенційним джерелом поширення гризунів (елеватори, ринки). У районі розташування архівних будівель середньодобовий вміст шкідливих домішок у повітрі не повинен перевищувати гранично допустимі концентрації (мг/м3): сірководню – 0,008, сірчистого ангідриду – 0,5; окислів азоту – 0,06; хлору – 0,03; неорганічного пилу, що містить двоокис кремнію, - 0,05. Будівлі архівів оснащують пожежною та охоронною сигналізацією, засобами пожежегасіння. Розташування та обладнання приміщень основного призначення мають забезпечувати раціональний взаємозв’язок функціональних підрозділів архіву, збереженість документів на всіх ділянках роботи з ними, дотримання технологічних вимог, охорони праці, техніки безпеки, пожежної безпеки, виробничої санітарії. Важливе значення для створення належних умов зберігання документів має обладнання сховищ системами кондиціювання та вентиляції, що забезпечують рециркуляцію повітря, очищення від агресивних домішок і пилу, підтримання оптимального температурно-вологісного режиму. Приміщення сховищ обладнують стаціонарними металевими стелажами або дерев’яними, обробленими вогнезахисним розчином. У сховищах з природним освітленням стелажі та шафи відкритого типу встановлюють перпендикулярно стінам із вікнами. У сховищах без вікон стелажі та шафи встановлюють з урахуванням особливостей приміщення, конструкції обладнання й норм його розміщення. Не допускається розміщення стелажів, шаф та іншого обладнання для зберігання документів упритул до зовнішніх стін будівлі та до систем опалення, щоб уникнути впливу на них вологи та різких коливань температури. Документи розміщують на стелажах, у металевих шафах горизонтально або вертикально в картонажах або іншому упакуванні з метою запобігання проникнення в них пилу, що згубно діє на матеріальну основу документів. Розміщення документів на підлозі, підвіконнях, у нерозібраних стосах не припустиме. Електрична проводка у приміщеннях сховищ повинна бути закрита металевими трубами, штепсельні розетки для переносної апаратури (пилососів, ламп тощо) – герметичними або напівгерметичними, шнури переносної апаратури повинні мати гумову ізоляцію. Категорично забороняється в сховищі курити, застосовувати електронагрівальні прилади, зберігати вибухонебезпечні, легкозаймисті речовини та продукти харчування. Важливе значення для забезпечення збереженості документів має їх раціональне розміщення. Документи розміщуються в сховищах в порядку, який забезпечує їх комплексне зберігання у межах груп чи окремих фондів і описів, відповідає обліковій документації, вимогам оперативного розшуку й потребам евакуації документів за екстремальних умов. Відокремленому зберіганню підлягають секретні документи; унікальні документи; документи, що мають у зовнішньому оформленні або у додатках до них матеріальні цінності; документи з різними видами носіїв; документи, вражені біологічними шкідниками; документи, що прийняті до архіву на тимчасове зберігання; документи, не внесені до облікової документації архіву. Документи видаються зі сховищ для використання дослідникам і відвідувачам до читального залу архіву (на один місяць); співробітникам архіву до службових приміщень для виконання планових робіт і доручень керівництва архіву (на 10 днів); установам і організаціям у тимчасове користування (на три місяці); до лабораторії архіву для проведення робіт із створення страхового фонду й фонду копій користування, для поліпшення фізико-хімічного стану документів (по мірі необхідності, але не більше, ніж на один рік). Судово-слідчим органам справи видаються у тимчасове користування на термін до шести місяців із можливим продовженням до одного року. Видавання документів користувачам здійснюють відповідно до “Основних правил роботи державних архівів”. Користувачі несуть відповідальність за збереженість документів і дотримання правил роботи з ними. З метою встановлення фактичної наявності одиниць зберігання і відповідності їх кількості, зазначеній у описах справ (книгах обліку), а також виявлення документів, які потребують наукового, реставраційного, консерваційно-профілактичного та технічного оброблення, проводять перевіряння наявності, фізичного та технічного стану документів. Перевіряння наявності і стану документів є постійною плановою роботою кожного державного архіву і проводиться для фондів першої категорії і таких, що містять особливо цінні документи – один раз на 10 років; для унікальних документів – не менш як один раз на п’ять років; для фондів другої категорії – один раз на 15 років; фондів третьої категорії – один раз на 20 років; секретних документів – відповідно до вимог спеціальних нормативних документів. Періодичність контролю наявності та технічного стану кіновідеофотофонодокументів становить один раз на 5 років. Позачергові одноразові перевіряння наявності й стану документів усіх або частини фондів архіву проводяться у разі стихійного лиха, масових переміщень, надзвичайних ситуацій, в результаті яких виникала можливість втрати або пошкодження документів. Важливою умовою забезпечення збереженості документів є дотримання режимів їх зберігання, тобто сукупності температурно-вологісних, світлових та санітарно-гігієнічних умов, створюваних в архівосховищі, реалізація контрольно-охоронних заходів. Температурно-вологісний режим забезпечує захист матеріальної основи документів від руйнівної дії температури й вологості повітря. Температура та відносна вологість повітря в приміщеннях сховищ, обладнаних системами кондиціювання повітря, повинні відповідати нормам, приведеним у таблиці.
У приміщеннях з нерегульованим кліматом здійснюються заходи з оптимізації кліматичного режиму зберігання із застосуванням раціонального опалювання і провітрювання приміщень а також технічних засобів зволоження або осушення повітря. При тривалому порушенні режиму зберігання (від 7 до 10 діб), що супроводжується підвищенням відносної вологості повітря до (80 – 90)%, вживаються заходи з нормалізації кліматичних умов (інтенсивне провітрювання, осушення сховища). Температурно-вологісний режим зберігання документів контролюється регулярним вимірюванням параметрів повітря з допомогою контрольно-вимірювальних приладів: термометрів, гігрометрів, психроматерів, електронних термогігрометрів. Світловий режим дозволяє запобігти руйнівній дії світла на матеріальну основу документа. В сховищах та інших приміщеннях архівів, де проводиться робота з документами, виключено освітлення прямими сонячними променями. З метою запобігання руйнівній дії світла на документи вікна в таких приміщеннях щільно завішують світлонепроникною тканиною, обладнують світлорозсіювачами. Для штучного освітлення сховищ застосовують лампи розжарювання в закритих плафонах із рівною зовнішньою поверхнею або люмінесцентні лампи зі скороченою ділянкою спектра. Освітленість на вертикальній поверхні стелажа на висоті 1 м від підлоги – 20 – 30 лк, на робочому місці – 100 лк, не більше 50 лк – для міжстелажних проходів. Дотримання санітарно-гігієнічного режиму забезпечує запобігання біодеструкції і забрудненню матеріальної основи документа. Найпершими запобіжними заходами щодо накопичення пилу, появи плісняви, комах та гризунів у приміщеннях архіву є утримування їх у зразковому порядку та чистоті. З метою своєчасного виявлення плісеневих грибів і комах двічі на рік (початок і кінець опалювального сезону) вибірково проводять мікробіологічне та ентомологічне обстеження документів і приміщень сховищ. Реалізація охоронного режиму спрямована на збереження документів від розкрадання, втрат, несанкціонованого винесення. Охорона архіву забезпечується шляхом технічного укріплення та обладнання будівлі засобами охоронної сигналізації, організацією посту охорони, опечатування приміщень, дотриманням умов пропускного режиму й порядку доступу до сховищ. Обов’язковому оснащенню засобами охоронної сигналізації та оперуванню підлягають сховища, приміщення, в яких тимчасово зберігаються документи (в тому числі читальний зал, лабораторія мікрофільмування та реставрації), матеріальні цінності, копіювальна техніка; аварійні й запасні виходи з будівлі архіву, основний вхід за умови відсутності цілодобового поста охорони. До завдань архівістів щодо зберігання архівних документів належить і створення їх страхового фонду – упорядкованої сукупності страхових копій архівних документів – для збереження документної інформації на випадок пошкодження (втрати) оригіналів документів. При визначенні черговості страхового копіювання враховується інформаційна значущість документів, їх фізичний стан та інтенсивність використання. Серед рівноцінних за значенням фондів, першочерговому копіюванню підлягають ті документи, які мають незадовільний фізичний (технічний) стан або інтенсивно використовуються. Страховий фонд на унікальні документи створюється незалежно від їх форм власності. Він є недоторканим і зберігається відокремлено від оригіналів документів у спеціальних архівосховищах. Під час страхового копіювання, в обов’язковому комплекті створюються і копії для фонду користування. До фонду користування включаються, як правило, копії повністю відзнятих одиниць зберігання. Копії окремих документів включаються до фонду користування як тематичні добірки документів або поодинично, за умови особливої значущості оригіналу документа.
§3. Забезпечення фізико-хімічної збереженості архівних документів
З метою усунення причин прискореного старіння та руйнування документів; відновлення їх властивостей, технічних характеристик, тривкості; виготовлення копій документів за допомогою засобів відтворення та копіювання в архівах здійснюють реставраційне та консерваційно-профілактичне оброблення документів. Таке оброблення документів проводиться на основі диференційованого підходу в порядку черговості, встановленої в архіві з урахуваннями видових особливостей, цінності, фізичного стану документів і можливостей архіву. До пріоритетних об’єктів належать унікальні документи з низькою потенційною довговічністю. У процесі зберігання та використання документи зазнають багаторазових впливів, які призводять до ветхості, появи різних механічних пошкоджень у вигляді розривів аркушів, проколів, закручення країв, складок, а також часткового або повного руйнування паперу, підвищення ламкості й крихкості; випадання частин основи; склеювання (зацементування) аркушів; осипання тексту разом з частками паперу; осипання облицювального шару крейдяного паперу; значного пожовтіння паперу в результаті підвищення кислотності; втрат окремих частин тексту. В таких випадках матеріальна основа документу потребує відновлення початкових або наближених до початкових властивостей зовнішніх ознак, тобто реставрації. Для відновлення матеріальної основи документа застосовують комплекс методів, основними з яких є відновлення механічної цілісності, пластифікація, очищення. Комплекс робіт з відновлення механічної цілісності документів виконують у лабораторії реставрації і мікрофотокопіювання. Основними методами реставрації документів з паперовою основою є відновлення механічної цілісності, ламінування, реставрація, аероформування, нейтралізація і стабілізація кислотності паперу методом забуферювання. Перед проведенням реставрації попередньо визначають структуру та якість матеріальної основи документа, характер дій речовин і засобів оброблення. Виконання технологічних операцій реставрації проводять так, щоб не пошкодити текст, не послабити його контрастність, не викликати розмивання штрихів. З цією метою використовують безпечні для документів речовини і матеріали: папір з кислотністю від 6,0 до 8,5; шкіра – від 4,5 до 6,0; пергамент – від 7,0 до 8,0 тощо. Для механічного захисту ветхих книг і документів використовують метод ламінування. Цей найпродуктивніший метод реставрації давно відомий під різними назвами: ламінування, імпрегнування, суха реставрація, сухе дублювання, гаряче пресування. Всі названі методи спираються на загальний принцип: з’єднання ветхого паперу з термопластичною полімерною плівкою, яка застосовується самостійно чи в сполучешіі з лавсановою плівкою, іншими матеріалами. Механічне пошкодження основи документів, стирання тексту при тривалому користуванні, вплив агресивного середовища спричинюють також згасання текстів документів, тобто зменшення контрастності – різниці оптичних густин елементів зображення і прогалин документів. При цьому зображення візуально (частково чи повністю) не сприймається. Відновлювання текстів, що вицвіли або згасли, є складовою частиною забезпечення фізико-хімічної збереженості документів. Для відновлення таких текстів застосовують фотографічні методи, які базуються на використанні ультрафіолетового, видимого та інфрачервоного випромінювань. Суть цих методів полягає у тому, що під час експонування світлом відповідного спектрального складу, між основою і текстом документа виникає різниця контрастів і яскравості, яка фіксується фотографічними матеріалами. Так при експонуванні документів за допомогою джерела ультрафіолетового світла елементи тексту частково поглинають проміння (за рахунок чорнила у штрихах), а прогалини їх відбивають. Перевага фізико-фотографічних методів полягає у високій чутливості виявлення і реєстрації малих концентрацій речовин; незмінності зовнішнього виду і хімічної природи документа; виключення можливостей втрати слідів зображення або інших елементів документа; можливості підсилення, маскування, тиражування фотографічних зображень. Відновлювання якості фотозображень проводять механічними, хімічними, фотографічними та компютерними методами. Простим механічним способом реставрації фотозображень є ретуш, яка дозволяє змінювати оптичну густину негатива. Оптичне підсилювання негатива, ослаблення зернистості, відновлювання вицвілих і забарвлених фотозображень проводять фотографічними методами, тобто шляхом репродукування документів із підбиранням умов експонування хіміко-фотографічного оброблення, спеціальних джерел світла, світлофільтрів і фотоматеріалів. Механічні дефекти кінофотодокументів типу подряпин можуть бути усунені фотографічним методом з використанням імерсійного друку. Хімічними методами реставрації усувають на документах різнокольорові плями, вуалі, які виникають внаслідок фізико-хімічного руйнування. Найпростіші із ручних хімічних і фотографічних способів – промивання негативів водою, додаткове обробляння їх у фіксуючих розчинах, склеювання розбитих фотопластинок. Загальним недоліком цих методів є обмежене число ліквідованих дефектів. Значно ефективнішими є метод усунення дефектів і поліпшення якості фотозображень з використанням комп’ютера, що включає візуальний аналіз і оцінку дефекту, вибір його математичної моделі; оцифровування фотозображення і запис його в пам’ять комп’ютера; машинний аналіз дефекту і оцінка параметрів його математичної моделі; вибір або розроблення алгоритму усування дефекту; усування дефекту за допомогою програми, яка реалізує вибраний алгоритм; візуальної оцінки реставрованого документа на екрані дисплея і повторення окремих операцій у тому випадку, якщо не одержано необхідних результатів; зворотного перетворення оцифрованого зображення на фотографічне. Цей метод є універсальним, оскільки дозволяє усувати дефекти, забезпечує повну збереженість оригіналу під час проведення реставраційних робіт, не потребує трудомістких ручних операцій. Консерваційно-реставрацшне оороблення кіно- і фотодокументів складається з декількох послідовних операцій: · ручне загальне очищення та знепилювання, видалення жирових та воскових забруднень за допомогою м’яких щіточок із білки чи колонка, протирання неворсистим матеріалом (замшею, оксамитом), змоченим етиловим спиртом, бензином, скипидаром чи 0,001% розчином аміаку; · машинне консерваційно-реставраційне оброблення, що забезпечує переведення за допомогою додаткового фіксування нерозчинених солей срібла фотошару у водорозчинні сполуки, вимивання водорозчинних сполук, які зумовлюють появу дефектів фотозображення, що накопичуються при хіміко-фотографічному обробленні фотошару, усунення загального забруднення, як фотошару, так і основи та зменшення поверхневих подряпин і пошкоджень фотошару у процесі його набухання та подальшого сушіння. Відео- і фонодокументи з магнітною плівкою для зняття статистичної електрики, внутрішньої напруги в рулонах проходять перемотування з початку на кінець і навпаки один раз в 1 – 2 роки в залежності від інтенсивності користування документами. З метою збільшення еластичності носіїв запису проводять пластифікацію – оброблення матеріалів (магнітних стрічок, кінострічок) леткими органічними розчинниками (пластифікаторами). Радикальним вирішенням питань збереженості документів є переведення інформації на новітні носії, запису цифрових образів документів на оптичні диски з метою створення фонду користування та страхового фонду. При оцифровуванні документів для фонду користування може використовуватися менша розпізнавальна здатність, ніж при страховому копіюванні, завдяки чрму досягається велика щільність розміщення копій документів на диску. Технологія цифрового кодування забезпечує довготривале збереження інформації, але за умови періодичного переписування, наприклад, компакт-дисків, – через 20-25 років. При великих масивах ушкоджених документів у екстремальних умовах застосовують превентивні заходи, які сповільнюють прискорене старіння документів у визначені моменти (фази) їх існування. Така технологія, вперше розроблена і застосована в Бібліотеці Конгресу США, дістала назву фазова консервація. Вона дозволяє забезпечити довгострокову збереженість документів. Успішно цей метод застосували спеціалісти Бібліотеки Російської Академії Наук при ліквідації наслідків пожежі 1988 р. для попередження руйнування книг. Сповільнення процесів старіння документів було досягнуто шляхом розміщення їх в індивідуальних мікрокліматичних контейнерах (картонних коробках), які точно відповідали розміру документів. Контейнери виготовляли зі спеціального безкислотного картону з мікрогофрованим шаром, чим було досягнуто захисту пошкоджених документів від впливу навколишього середовища, стабілізація процесів старіння паперу за рахунок поглинання шкідливих домішок спеціальним картоном. Документи, уражені біологічними шкідниками, направляють на санітарно-гігієнічне оброблення: дезінфекцію – з метою знищення в них пліснявих грибів та дезінсекцію – з метою знищення комах. Вилучення проводиться оперативно, з виконанням заходів щодо ізоляції уражених документів. Вилучення та санітарно-гігієнічне оброблення документів проводять вибірково або в повному обсязі. Вибіркове вилучення документів та їх оброблення здійснюється при ураженні плісеневими грибами чи комахами окремих справ. Оброблення документів в повному обсязі проводиться у випадках масового ураження плісеневими грибами або комахами. Якщо у сховищі виявлено біологічних шкідників, вживають такі термінові заходи: · уражені плісеневими грибами або комахами документи загортають у плівку або папір, ізолюють в окремому приміщенні до вирішення питання щодо передання їх на дезінфекцію або дезінсекцію; · кіно- і фотодокументи зі слідами біологічного ураження (плісняви) обробляють машинним фунгіцидним методом із застосуванням 1% розчину ніцтедину або метациду; · стелажі та шафи, в яких зберігалися уражені плісеневими грибами документи, протирають водними розчинами антисептиків (3% формаліну, 5% катаміну АБ) і просушують; · місцеву дезінсекцію сховищ проводять водними розчинами інсектицидів (3 – 5% хлорофос) або аерозольними препаратами, обробляючи підлогу, плінтуси, вікна, підвіконня, стіни на висоті до 1,5 м; · при масовому ураженні документів проводять дезінфекцію та дезінсекцію сховищ силами санепідемстанцій або карантинних служб під контролем робітників архіву; · при ураженні стін (підлоги, стелі) плісеневими грибами усувають причини зволоження приміщень, знімають штукатурку та фарбу, обробляють поверхню водним 5% розчином формаліну, проводять ремонт з додаванням в будівельні матеріали розчинів антисептика; · знищення гризунів проводять із залученням спеціалістів санепідемстанцій. Боротьбу з біологічними шкідниками проводять переважно хімічними методами, іноді – з використанням струму високої частоти. Найпоширенішим є метод дезінфекції документів у спеціальних камерах (автоклавах) шляхом використання хімічних препаратів (фумігантів) у газоподібному стані. Дезінсекцію документів і книг проводять методами вологого оброблення і газового знезараження. Важливим засобом захисту документів від біологічних шкідників є фумігація – оброблення сховищ спеціальними парами, газами, аерозолями. Однією з важливих умов зберігання документів є боротьба з пилом, який проникає у сховище ззовні і утворюється у ньому за рахунок стирання стін, підлоги, пакувальних матеріалів, самих документів. Пилові частинки мають електричний заряд, завдяки чому осідають і міцно утримуються папером, а мінеральні частинки пилу, проникаючи в папір між волокнами, пошкоджують волокна целюлози, викликаючи зниження механічної міцності. Шар пилу, який покриває документ, порушує в ньому повітрообмін, сприяє збільшенню вологості і біологічному поводженню. Пил є основним переносником спор грибів, а інколи і яєць комах. Частинки пилу, які осідають на кінофотофонодокументи, утримуються на їх поверхні електростатичними силами. Під дією тепла, тертя і тиску вони укорінюються в робочий шар стрічок і викликають забруднення. Накопичення пилу на одному витку магнітної або кінострічки може проявитися у вигляді виступу на рулоні і бути причиною деформації його зовнішніх шарів. Для ліквідації внутрішньої причини утворення пилу стіни, стелю, перегородки і стелажі обробляють міцним, вогнестійким матеріалом. Особливу увагу приділяють покриттю підлоги у сховищах, яка має бути рівною і гладкою. Знепилювання документів з паперовими носіями проводять з урахуванням ступеня їх запиленості, фізичного та санітарно-гігієнічного стану. Ефективний засіб боротьби з зовнішнім пилом – герметизація приміщень, фільтрація повітря за допомогою кондиціонерів шляхом пропускання його через масляні фільтри, водяний пил. Обов’язковому знепилюванню підлягають коробки, папки, палітурки і корінці справ. Особливо цінні документи, унікальні документи, а також документи з високим ступенем забрудненості та запиленості, зі слідами старої плісняви знепилюють поаркушно. Знепилювання аудіовізуальних документів проводять вручну чи на спеціальному обладнанні. Знепилені документи, що не потребують дезінфекції (дезінсекції) або акліматизації, передаються до сховища на постійне зберігання. Отже, зберігання документів включає цілий комплекс завдань пов’язаних зі створенням оптимальних санітарно-гігієнічних, температурно-вологісних та охоронних умов зберігання документів з різними носіями, з попередженням їх руйнування. На службу архівістиці приходять найновіші досягнення математики, фізики, хімії, біології, електронно-обчислювальна техніка. Все це вимагає від архівістів глибоких знань щодо хімічних і фізичних властивостей усіх носіїв документної інформації причин і факторів їх старіння, новітніх методів забезпечення збереженості документів НАФ України.
ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ:
1. Які основні групи документів можна виділити за ознакою носіїв інформації? 2. Які вимоги ставляться до будівель архівів? 3. Дотримання яких режимів потребує забезпечення збереженості архівних документів? 4. Яке обладнання необхідне для приміщення архівів? 5. Висвітліть основні технології зберігання документів. 6. Які параметри включає режим зберігання документів? 7. Що таке реставрація документів? 8. Назвіть методи відновлення механічної цілісності документів.
РОЗДІЛ 13 < |
