ПОЗНАВАТЕЛЬНОЕ

Сила воли ведет к действию, а позитивные действия формируют позитивное отношение

Как определить диапазон голоса - ваш вокал

Игровые автоматы с быстрым выводом

Как цель узнает о ваших желаниях прежде, чем вы начнете действовать. Как компании прогнозируют привычки и манипулируют ими

Целительная привычка

Как самому избавиться от обидчивости

Противоречивые взгляды на качества, присущие мужчинам

Тренинг уверенности в себе

Вкуснейший "Салат из свеклы с чесноком"

Натюрморт и его изобразительные возможности

Применение, как принимать мумие? Мумие для волос, лица, при переломах, при кровотечении и т.д.

Как научиться брать на себя ответственность

Зачем нужны границы в отношениях с детьми?

Световозвращающие элементы на детской одежде

Как победить свой возраст? Восемь уникальных способов, которые помогут достичь долголетия

Как слышать голос Бога

Классификация ожирения по ИМТ (ВОЗ)

Глава 3. Завет мужчины с женщиной

Оси и плоскости тела человека - Тело человека состоит из определенных топографических частей и участков, в которых расположены органы, мышцы, сосуды, нервы и т.д.

Отёска стен и прирубка косяков - Когда на доме не достаёт окон и дверей, красивое высокое крыльцо ещё только в воображении, приходится подниматься с улицы в дом по трапу.

Дифференциальные уравнения второго порядка (модель рынка с прогнозируемыми ценами) - В простых моделях рынка спрос и предложение обычно полагают зависящими только от текущей цены на товар.

Создание запроса, используемого для создания сложного отчета

Цель работы

Освоить приемы создания отчетов и графического представления данных в СУБД ACCESS. Создание отчетов разных типов и их редактирование

Контрольные вопросы

1. Что представляют собой отчеты в Access?

2. В чем их преимущества над другими методами вывода данных?

3. В чем отличие автоотчетов от других способов создания отчета?

4. Назовите разделы отчета.

5. В поле какого типа можно задать группировку по интервалу? По годам?

6. Для чего применяется свойство объекта Не выводить повторы?

7. Наличие каких объектов необходимо для внедрения подчиненного отчета?

8. Какие изменения можно внести в отчет в режиме предварительного просмотра?

Содержание работы

Запустить MS Access и создать базу данных Кафедра на основе характеристики объектов-таблиц.

Характеристики таблицы-объекта СОТРУДНИК:

• идентификационный код Идент код (10 символов - тип текстовый );
• фамилия Фамилия ( 20 символов - тип текстовый);
• имя Имя ( 15 символов - тип текстовый);
• отчество Отчество ( 15 символов - тип текстовый);
• пол Пол (1 символ - тип текстовый);
• дата рождения Дата рожд ( поле типа дата );
• место рождения Место рожд ( 15 символов - тип текстовый );
• образование Образов (15 символов - тип текстовый);
• должность Должн (15 символов - тип Мастер подстановок);
• стаж работы Стаж работы (длинное целое - тип числовой );
• семейное положение Сем полож (7 символов - тип текстовый) ;
• дата зачисления на работу Дата зач (поле типа дата/время);
• телефон Тел (8 символов - тип текстовый);
• домашний адрес Адрес (поле-МЕМО).

Характеристики таблицы-объекта СОСТАВ СЕМЬИ:

• идентификационный код Идент код (10 символов - тип Мастер подстановок );
• отношение Отношение (10 символов - тип текстовый);
• фамилия Фамилия (20 символов - тип текстовый);
• имя Имя (15 символов - тип текстовый);
• отчество Отчество (15 символов - тип текстовый);
• год рождения Дата рожд (поле типа дата/время).

Характеристики таблицы-объекта ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ:

• № п/п НПП (длинное целое - тип числовой);
• название подразделения Назв подр (30 символов - тип текстовый);
• должность Должн (15 символов - тип текстовый);
• количество штатных единиц Кол ед (длинное целое - тип числовой);
• должностной оклад Оклад (длинное целое - тип числовой);
• фонд заработной платы за месяц ФЗПМ (длинное целое - тип числовой);
• фонд заработной платы на год ФЗПГ (длинное целое - тип числовой);

Таблица 1. Таблица-объект СОТРУДНИК

Таблица 2. Таблица-объект СОСТАВ СЕМЬИ Таблица 3. Таблица-объект ШТАТНОЕ РАСПИСАНИ

> >	СПИСОК СОТРУДНИКОВ ПРЕДПРИЯТИЯ 26.02.01
Идентификационный код Фамилия Имя Отчество Телефон
Группа фамилий, начинающихся на букву А
Архипов Сергей Иванович нет
Количество в группе 1
Группа фамилий, начинающихся на букву Б
Бородулин Андрей Васильевич 27-14-12 Безродный Владимир Михайлович 32-32-14 Бронзов Станислав Иванович 23-10-70
Количество в группе 3
Группа фамилий, начинающихся на букву К
Круговой Геннадий Иванович 68-14-13           Коваль Александра Николаевна 47-67-33           Каменева Татьяна Дмитриевна 65-67-72
Количество в группе 3
Группа фамилий, начинающихся на букву М
Мапошенко Юрий Николаевич 43-35-13
Количество в группе 1
Группа фамилий, начинающихся на букву С
Садчиков Аркадий Викторович 10-12-10           Строков Олег Викторович 69-05-03           Старченко Светлана Борисовна 65-12-13
Количество в группе 3
Группа фамилий, начинающихся на букву Ц
Царева Анна Николаевна 47-23-15
Количество в группе 1

Задание 1. Создать простой отчет, содержащий:

· список сотрудников предприятия с полями: Идент код, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон;

· Сгруппировать данные по 1-ой букве фамилии;

· Вычислить количество фамилий в каждой группе.

Вид отчета представлен на Рисунке 1.

1.Открыть базу данных, для которой создается отчет ;

2. Начать создание отчета в режиме Конструктор:

3.Установить размеры отчета

· Переместить правую границу окна создания отчета с помощью указателя мыши так, чтобы на верхней линейке было видно число 19 (размер отчета 18 см);

· Выполнить Файл -> Параметры страницы:

· При выбранной вкладке Страница установить книжную ориентацию листа и размер А4 (210х297);

· При выбранной вкладке Поля установить размеры левого и правого поля по 10 мм;

· При выбранной вкладке Столбцы установить: количество столбцов-1; ширина столбца-18 см; высота - 3 см; > >;

· Переместить правую границу области данных отчета до значения 18 на верхней линейке;

4. Добавить в бланк отчета области Заголовок отчета и Примечание отчета:

· Для этого выполнить Вид -> Заголовок/Примечание отчета.

5. Переместить из таблицы в Область данных список нужных полей.

· В окне таблицы Сотрудник выделить в комбинации с клавишей Ctrl поля Идент код, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон и отбуксировать их в Область данных. В Области данных появятся связанные элементы управления, т.е. элементы, связанные с полями таблицы Сотрудник (слева - подпись, справа - значение поля). Выполнить щелчок мышью на свободном пространстве в области данных, чтобы убрать выделение вставленных элементов управления;

· Можно просмотреть содержимое отчета на данном этапе, выбрав Файл -> Предварительный просмотр. В дальнейшем можно использовать эту команду для просмотра содержимого отчета после внесения каких-либо изменений;

· Переместить заголовки столбцов в область Верхний колонтитул для этого:

· Выделить подписи элементов управления (слева) в Области данных, для чего нажать клавишу Shift и выполнить щелчок на каждой подписи (или обвести их слева направо с нажатой левой кнопкой мыши). Выполнить команду Вырезать;

· Активизировать Верхний колонтитул щелчком мыши по заголовку и выполнить команду Вставить. Подписи будут вставлены в область Верхнего колонтитула;

· Расставить заголовки столбцов следующим образом: подпись Идент код переместить в левый верхний угол области. Остальные подписи расставить так, чтобы расстояние между левыми границами подписей было равно 3см;

· Выполнить редактирование и форматирование заголовков столбцов (в соответствии с Рисунком 1). Для этого выделить все подписи в строке (поместить курсор мыши слева от строки, чтобы курсор принял форму стрелки, направленной вправо и выполнить щелчок мышью), щелкнуть правой кнопкой мыши на выделении, в появившемся окне выбрать команду Свойства и установить во вкладке Макет следующие значения: Ширина 3см, Высота 1см, Тип границы Сплошная, Размер шрифта 12см. Для редактирования подписи выделить элемент, выполнить щелчок мышью на подписи и внести нужные изменения. Замечания: Форматировать можно и отдельный элемент, выделив только его. При форматировании можно использовать пиктограммы панели форматирования на панели инструментов, или команды меню Формат -> Выровнять, Формат -> Размер, или установить соответствующие свойства для данного элемента.

· Уменьшить размер области Верхний колонтитул по размеру высоты заголовков столбцов, добавив приблизительно 0,5 см, переместив границу следующей области Область данных вверх;

· Разместить поля в Области данных в ряд под заголовками соответствующих столбцов. Уменьшить размер Области данных мышкой переместив нижнюю границу области вверх. Отформатировать каждое поле в соответствии с Рисунком.1;

· Просмотреть содержимое отчета на данном этапе, выбрав Файл -> Предварительный просмотр. Внести изменения, если есть несоответствия Рисунку.1 или ошибки.

6.Определить поля, по которым будет производиться группировка и сортировка данных:

· Выполнить щелчок по пиктограмме Сортировка и группировка панели инструментов или выбрать Вид -> Сортировка и группировка. Открывается окно Сортировка и группировка;

· в столбце Поле/выражение (левый столбец) открыть список полей и выбрать поле Фамилия;

· в столбце Порядок сортировки установить порядок сортировки (по возрастанию)

· Выполнить установку свойств в области Свойства группы:

· Для Заголовок группы и Примечание группы установить значение Да. При этом в окне отчета появляется дополнительная область Заголовок группы "Фамилия" перед Областью данных и Примечание группы после Области данных;

· Для группировки по первому символу установить в строке Группировка значение По первым символам;

· В строке Интервал установить число начальных символов, по которым хотим образовывать группы, для группировки по одному первому символу это значение равно 1;

· В строке Не разрывать установить значение Полную группу;

· Закрыть окно Сортировка и группировка.

7. Вставить в область Заголовок группы бланка отчета текст "Группа фамилий, начинающихся на букву ", а затем должна выводиться буква, по которой создавалась очередная группа:

· Выделить область Заголовок группы в бланке отчета (щелкнуть на заголовке области);

· Из окна Список полей перетащить поле Фамилия в бланк отчета в область Заголовок группы.. Поместить указатель с изображением руки с вытянутым указательным пальцем на маркер, расположенный в левом верхнем углу левого поля (подпись) и отбуксировать это поле в левый верхний угол области Заголовка группы, отступив 0,25см слева. Аналогично переместить правое поле вправо на 8см от левой границы области.
В левом поле набрать текст "Группа фамилий, начинающихся на букву" и нажать клавишу Enter. Установить параметры форматирования: курсив, размер 10. Затем выполнить действия: Формат -> Размер -> По размеру данных. Изменить размеры правого поля, перемещая маркер правой границы влево так, чтобы видна была одна буква Ф и немного следующая.

· В окне Панель элементов щелкнуть по кнопке > >, переместить курсор в область Заголовок группы под набранный текст и провести линию, подчеркнув оба поля;

· Просмотреть отчет, выбрав Файл -> Просмотр. Если видны 2 буквы фамилии, то уменьшить поле Фамилия, если где-либо не видно буквы, то поле Фамилия увеличить (как описано предыдущем пункте).

9. Вставить в область Примечание группы бланка отчета текст "Количество в группе ", а затем должно выводиться количество фамилий, относящихся к данной группе:

· Создать элемент управления. Для этого выполнить щелчок на Панели элементов по кнопке > >, а затем в области Примечание группы в месте расположения элемента. Появляется элемент, состоящий из 2-х частей. Переместить правую часть элемента вправо. В левую часть поля (подпись) ввести текст "Количество в группе". В правую часть элемента ввести формулу =Count([Фамилия]). Произвести форматирование.

10. Вставить рисунок в заголовок отчета:

· Вставка -> Рисунок -> Из файла. В открывшемся окне выбрать подходящий графический файл, выполнить щелчок по кнопке > >.

11. Вставить текст заголовка отчета и рядом дату создания отчета:

· На панели элементов выбрать кнопку > >, переместить курсор в область Заголовок отчета справа от рисунка. Отодвинуть правое поле ближе к правой границе области. В левое поле ввести текст заголовка. В правом поле с надписью Свободный ввести формулу зte(). Отформатировать поля. Вставить номер страницы в области Нижний колонтитул:

· Аналогично добавить элемент Номер страницы: в левое поле ввести текст "Страница", а в правое =Page. Сохранить отчет.

Задание 2. Создать сложный отчет, содержащий:

· список сотрудников по подразделениям, имеющих в составе семьи более 1 человека;

· суммарный оклад и средний по подразделениям;

· суммарный оклад по всему предприятию.

· Вид отчета представлен на Рисунке 2.

· В связи с тем, что создаваемый отчет использует информацию из всех трех таблиц базы данных, будем строить отчет на итоговом запросе Запрос для отчета,который создайте самостоятельно.

Создание запроса, используемого для создания сложного отчета

• При выбранной вкладке Запрос выполнить щелчок по кнопке > >

· Открывается окно Новый запрос, в котором выбрать режим создания запроса Конструктор, затем - > >;

· Открывается окно Запрос3: запрос на выборку, а затем активизируется окно Добавление таблицы, в котором выбрать из списка таблиц таблицу Сотрудник щелчком мыши по имени таблицы, а затем выполнить щелчок по кнопке > >, аналогично добавить таблицы Состав семьи и Штатное расписание, после чего закрыть окно Добавление таблицы;

· Из первой таблицы выбрать поля Фамилия, Имя, Отчество, Должность. При помощи мыши переместить на бланк запроса.

· Из второй таблицы выбрать поле Идент код, поместить его на бланк запроса.

· Из третьей таблицы выбрать поля Назв Подр и Оклад и также поместить их на бланк.

· Добавить в бланк раздел Групповая операция (Вид -> Групповые операции) или выполнив щелчок по соответствующей пиктограмме > >.

· В столбце Идент код выполнить щелчок мышью в строке Групповая операция, появится кнопка раскрытия списка. Выполнить по ней щелчок мышью и выбрать из списка функцию Сount (количество записей с одинаковыми значениями для данного поля).
Окно запроса будет иметь вид, представленный на Рисунке 3.

> > Рисунок 3

2. Установить размеры отчета.

3. Добавить в бланк отчета области Заголовок отчета и Примечание отчета.

4. Определить поля, по которым будем группировать и сортировать данные:

• Установить группировку по полю Назв подр (название подразделения), порядок сортировки по возрастанию.

5. Добавить области Заголовок группы и Примечание группы;

6. Выбрать из окна запроса Запрос для отчета в Область данных список всех полей, кроме Назв подр и перенести заголовки колонок таблицы в Верхний колонтитул. Выполнить размещение и форматирование всех полей в областях Верхний колонтитул и Область данных в соответствии с Рисунком 3.

7. Заполнить область Заголовок группы:

8. Выбрать из окна запроса Запрос для отчета в Заголовок группы поле Назв подр и изменить содержимое поля подпись (левое поле) на Название подразделения. Выполнить форматирование полей в соответствии с Рисунком 2.

9. Заполнить область Примечание группы:

· Переместить из списка полей запроса Запрос для отчета в Примечание группы поле Назв подр 2 раза, расположив связанные поля друг под другом. Изменить название полей подпись (левое поле) на Суммарный оклад по подразделению для первой строки и Средний оклад по подразделению для второй строки;

· Рядом с 1-ой и 2-ой строками создать по одному не заполненному полю, щелкнув сначала на Панели элементов по кнопке > >, а затем в области Примечание группы в соответствующей строке. Убрать левые поля (подписи), выделив их и затем, щелкнув на кнопке > >на панели элементов. В верхней строке в поле с надписью Свободный набрать формулу =Sum([Оклад]) (для вычисления суммарного оклада по подразделению), в нижней - =Avg([Оклад]) (для вычисления среднего оклада по подразделению). Разместить поля с формулами под заголовками соответствующих столбцов;

· Аналогично создать строку для вывода в отчет Суммарного оклада по предприятию в разделе Примечание отчета, создав сначала связанное поле и введя соответствующую подпись и формулу. Для поля с формулой в качестве значения свойства Сумма с накоплением установить значение, отличное Отсутствует.

10. Вставить в раздел Заголовок отчета текст заголовка отчета, а рядом дату и время создания отчета, вставить номер страницы. Для вывода даты и времени использовать в формуле функцию Now().

11. Выполнить форматирование полей в соответствии с Рисунком 2. Просмотреть отчет. Сохранить отчет.