ПОЗНАВАТЕЛЬНОЕ

Оси и плоскости тела человека - Тело человека состоит из определенных топографических частей и участков, в которых расположены органы, мышцы, сосуды, нервы и т.д.

Отёска стен и прирубка косяков - Когда на доме не достаёт окон и дверей, красивое высокое крыльцо ещё только в воображении, приходится подниматься с улицы в дом по трапу.

Дифференциальные уравнения второго порядка (модель рынка с прогнозируемыми ценами) - В простых моделях рынка спрос и предложение обычно полагают зависящими только от текущей цены на товар.

Пошук та відбір інформації в БД

Поняття бази даних. Призначення СУБД. Робота з базами даних у СУБД Access: створення таблиць, форм, запитів та звітів

Бази даних та СУБД

Базою данихє систематизоване та централізоване сховище інформації певної предметної області, до якої мають доступ різні користувачі.

За вмістом інформації БД бувають фактографічні (зберігають тільки опис об’єктів) та документальні (зберігають в комп’ютерній формі самі об’єкти). Наприклад, БД “Сучасні поети” може містити тільки перелік коротких відомостей про поетів та їх твори, в цьому випадку вона буде фактографічною. Якщо ж в ній присутні також самі тексти творів, біографічні дані про поетів, то її можна вважати документальною.

За системою доступу до конкретної інформації БД класифікують на ієрархічні, мережені та реляційні.Прикладом ієрархічної БД може бути дискета, на якій користувач зберігає власну інформацію. Щоб дістатись до файлу, треба відкрити певну послідовність папок – пройти більш високі рівні систематизації інформації.

Прикладом мереженої БД може бути БД будь-якого банку про вклади клієнтів. Дістати гроші з рахунку клієнт може з будь-якого банкомату, тому що зв’язки між інформаційними вузлами можуть бути прямими.

Реляційні бази даних мають вигляд таблиць, в яких інформація впорядкована по стовпчикам (полям) та рядкам (записам). Для створення та опрацювання БД існують спеціальні програми – системи управління БД. Найпоширенішою сучасною СУДБ є програма з пакета Microsoft Office – MS Access.

База даних в СУДБ MS Access

БД в середовищі MS Access може мати 6 складових: таблиці, запити, форми, звіти, модулі та макроси. Створена БД має вигляд окремого вікна, в заголовку якого значиться її назва, вкладки співзвучні назві складових.

Кожна вкладка містить 3 кнопки: відкрити, конструктортастворити. Окремі таблиці, форми, запити мають вигляд значка з назвою. Відкривши складову, можна переглянути її вміст, внести зміни, доповнення. Відкривши складову в режиміКонструктор, можна переглянути її структуру, внести структурні зміни: вилучити, доповнити поле, змінити тип даних, тощо.

Створення та робота з БД

При завантаженні MS Access (Пуск-Програми- MS Access) маємо в середовищі програми початкове діалогове вікно, в якому визначаємо намір створення нової БД чи відкриття старої. В другому ДВ треба визначити папку та ім’я БД. Файл БД, створеної в MS Access має розширення *.mdb. Можна також відкрити БД через значок файла. Треба зазначити, в середовищі MS Access може бути відкрита тільки одна БД. Закриваючи БД, всі внесені зміни в будь-яку складову зберігаються автоматизовано. Панелі інструментів вмикаються також автоматизовано, залежно з якою складовою і в якому режимі користувач працює. Інструменти для форматування інформації в MS Access відсутні, тому що більшість складових БД призначені тільки для екранного перегляду.

Основним джерелом інформації є таблиця. Створення БД починається з створення таблиць. Їх може бути кілька. В кожній таблиці можуть описуватись різні об’єкти. Розглянемо базу даних Учбовий заклад. Вона може містити інформацію про студентів, учбові групи, викладачів, аудиторії і т.п. Всю цю інформацію неможливо розмістити в одній таблиці, тому доцільно створити кілька окремих таблиць, в кожній описавши певні об’єкти – відомості про студентів, про учбові групи, окремо про викладацький склад.

Наприклад таблиця Студенти може містити поля: ПІП, № студ.квитка, дата народження, група, і т.п. Таблиця Учбові групи може мати поля: група, спеціальність, зав.відділенням, куратор, староста, кількість студентів. В таблицю Аудиторії можна внести інформацію: № аудиторії, назва, завідувач, площа, кількість місць. В таблиці Викладачі корисно мати дані: ПІП, дата народження, основний предмет, стаж роботи.

Таблиці, що входять до складу однієї БД повинні мати зв’язки між собою. Як правило, зв’язок створюється на основі співпадіння даних в окремих полях різних таблиць. Наприклад, таблицяСтуденти в полі Група повинна містити назви тільки тих груп, які описані в таблиці Групи в поліГрупа.То ж на основі однакових даних в цих полях можна створити зв’язки між таблицями.

Кожна таблиця має власну структуру. Структурою таблиці є визначення назви полів, що входять до її складу, типів даних в цих полях, вказівка на ключове поле. Кожна таблиця повинна містити ключове поле – поле, записи в якому унікальні, неповторні. Наприклад, серед студентів можуть бути такі, що мають однакові імена, навіть прізвища, дати народження. Але № особистої справи чи № студентського квитка у кожного персональний.

Універсальний спосіб створення таблиць – режим Конструктора. В ньому процес створення складається з 2-х етапів:

♠ Описуємо в окремому вікні структуру таблиці (назви полів, тип даних в полях, ключове поле). Закриваємо вікно конструктора таблиць, при цьому в діалозі визначаємо ім’я таблиці;

♠ Відкриваємо пусту таблицю та вводимо в неї записи (введення по рядкам, або по стовпчикам, але починаючи з ключового поля).

Форма створюється на основі уже існуючих таблиць. Уявімо ситуацію, користувач БД бажає мати відомості про студентів: ПІП, група, спеціальність, куратор. Але ж ці відомості містять різні таблиці. MS Access може вибрати інформацію з різних таблиць, в цьому випадку користувач повинен створити форму, при цьому він повинен визначити:

♠ яка таблиця буде основним джерелом (її записи будуть записами форми доповнені інформацією з інших таблиць);

♠ які поля і з яких таблиць треба внести до складу форми;

♠ який вигляд повинна мати форма.

Форма може мати вигляд окремих карток на кожен запис таблиці, визначеної як основне джерело форми, або форма може мати вигляд таблиці, для форми існує дизайн оформлення.

При створенні форми в режимі майстра в першому діалоговому вікні майстер пропонує визначити поля, які повинна містити форма. При цьому в правій частині треба обрати таблицю та вибрані поля перенести в форму кнопками >, >>.

Далі в діалозі з майстом треба визначити вигляд форми.

Запит також створюється на основі таблиць. Створюючи запит користувач також визначає поля та таблиці, з яких треба відібрати інформацію. Але в формі присутні всі записи з основного джерела, а в запиті можна визначити також умову, за якою відбудеться фільтрамія записів.

Наприклад, з БД Учбовий заклад треба відібрати інформацію про студентів, що навчаються тільки на певній спеціальності, або потрібні відомості про юнаків 1990 року народження, або списки груп, де кількість студентів не перевищує 20.

При створенні запиту в режимі Конструктор спочатку з’явиться 2 діалогових вікна: в нижньому треба описати структуру запиту, а верхнє – тимчасове, пропонуватиме визначити таблиці, з яких буде відбиратись інформація в запит. Склад цих таблиць буде з’являтьсь в верхній частині вікна структури запиту. В нижній частині вікна треда визначити поля для запиту та таблиці, звідки їх брати. Запит має форму таблиці, в яку відібрані поля з інших таблиць, а також відібрані записи за певною умовою відбору. Умовою відбору в текстовому полі може бути фрагмент тексту, який повинні містити записи. Якщо поле числове, умовою відбору може бути вказівка порівняння значень поля з вказаним значення, наприклад >=18 – відібрати записи, значення яких не меньше 18. Порівняння на знак відношення (>, <, >=, <=,<>,=) можна визначати в умові відбору і для полів типу Дата/час.

Звіт створюється, якщо певну інформацію з БД треба надрукувати. Всі попередні складові БД не можуть бути відформатовані за певними вимогами. Для цього на їх основі створюється звіт. Для оформлення звіту можна підключити MS Word, або незначні перетворення визначити в режимі Конструктор.

Модулі і макроси – це невеличкі програми, в яких передбачена певна послідовність обробки складових БД.

Пошук та відбір інформації в БД

До бази даних можуть звертатись різні користувачі. Як правило, їх не цікавить вся інформація, що зберігається в БД, їм потрібно відібрати частину інформації, що задовольняє певній умові. Якщо інформація, яку потребує користувач зосереджена в обній таблиці, можна вирішити проблему шляхом впорядкування даних, фільтрації чи пошуку певного запису.

Впорядкування. В таблиці легше знайти потрібні записи, якщо записи в ній впорядкуватиза певними правилами. Наприкдав, в таблиці Студенти треба знайти записи про студентів 1990 року народження. Поставимо курсор в будь-яку клітину в полі Дата народження та натиснемо кнопку в панелі інструментів. Перелиснувши дані таблиці до 1990 року, переглядаємо отриманий список. Шкода, що з таблиці MS Access неможливо скопіювати фрагмент.

Фільтрація по виділеному.Уявімо ситуацію, коли треба отримати список студентів 2-го курсу. В назві групи останні 2 цифри визначають рік вступу до учбового закладу, виділяємо показником миші ці 2 цифри в будь-якому записі. Натиснувши кнопку , отримаємо таблицю, в якій будуть тільки ті записти, які містять в записах назви групи виділену область. Зняти фільтр можна кнопкою .

Пошук. Розглянемо ситуацію, коли треба знайти в таблиці записи про студентів, в кого день народження 22 березня. Встановимо курсор в поле Дата народження та натиснемо кнопку , в діалоговому вікні визначимо зразок запису. Можна використати при цьому шаблон – рік народження замінити символом *, це означатиме, що рік може бути будь-яким, а день і місяць повинні співпадати з визначеними. Натискаючи кнопки Знайти, Знайти далі будемо мати активними ті записи, які містять вказану ознаку.

Якщо користувач потребує інформацію, яка розміщена в кількох таблицях, в цьому випадку треба створювати запит. Також створюємо запит, якщо відібрана інформація потрібна не тільки для електронного пергляду, а і роздруковки, оформлення окремого документу. В цьму випадку створюючи запит ми відбираємо інформацію, а потім на його основі створюємо звіт, в якому визначаємо зовнішній вигляд відібраної інформації