 ПОЗНАВАТЕЛЬНОЕ Сила воли ведет к действию, а позитивные действия формируют позитивное отношение Как определить диапазон голоса - ваш вокал Игровые автоматы с быстрым выводом Как самому избавиться от обидчивости Противоречивые взгляды на качества, присущие мужчинам Вкуснейший "Салат из свеклы с чесноком" Натюрморт и его изобразительные возможности Применение, как принимать мумие? Мумие для волос, лица, при переломах, при кровотечении и т.д. Как научиться брать на себя ответственность Зачем нужны границы в отношениях с детьми? Световозвращающие элементы на детской одежде Как победить свой возраст? Восемь уникальных способов, которые помогут достичь долголетия Классификация ожирения по ИМТ (ВОЗ) Глава 3. Завет мужчины с женщиной
Оси и плоскости тела человека - Тело человека состоит из определенных топографических частей и участков, в которых расположены органы, мышцы, сосуды, нервы и т.д.
| Отечественные системы. Производители и программные продукты
Зарубежные СЭД. Производители и программные продукты
Из всех перечисленных компаний на российском рынке представлены продукты фирм Documentum, FileNet, Hummingbird, Siemens и IBM. Особенностью зарубежных систем является то, что все они созданы без учета специфики традиционного российского делопроизводства. Для приобретения систем, разработанных за рубежом, необходимо обращаться к партнерам этих компаний в России. При этом необходимо оценить их опыт в реализации проектов по созданию системы электронного документооборота и конечно наличие в компании сертифицированных специалистов. Российские системы электронного документооборота. Список отечественных специализированных разработок в области систем электронного документооборота довольно обширен и постоянно пополняется новыми продуктами. Отечественные системы. Производители и программные продукты
Из перечисленных систем наибольшее распространение на российском рынке получили: «Евфрат», «БОСС-Референт», «Гран-док», «CompanyMedia», «LanDocs», «Золушка», «Оптима Workflow», «Дело».
Проблемы расширения использования систем автоматизации делопроизводства и документооборота: - Общий ограниченный уровень компьютеризации, ограниченное количество компьютеров и компьютерных сетей в организациях. - Низкий уровень делопроизводственной грамотности и культуры в организациях (как исполнителей, так и руководителей, и – особенно – специалистов, отвечающих за информационные технологии), непонимание содержания, роли и места АС ДОУ в деятельность организаций. В результате зачастую дорогостоящие компьютерные сети используются в качестве «пишущей машинки с калькулятором», не затрагивая задач управления организацией, к которым, в первую очередь, относится управление документационной деятельностью. - В связи с недостаточным уровнем государственного регулирования имеют место слишком большие индивидуальные различия делопроизводства в различных организациях, в частности, даже при выполнении технологических операций с документами (от номерообразования – до оформления рассылки). В результате приходится реализовывать всякий раз дорогостоящие индивидуальные (заказные) проекты для каждой организации. Еще больше проблем с «заказными» системами возникает на этапах эксплуатации и развития этих систем, организации, взаимодействия систем в различных организациях. За рубежом проекты типа «электронного правительства» как раз связаны с экономией затрат на разработку, ввод в действие, сопровождение и взаимообмен за счет максимально унифицированных решений. Это означает, что крайне необходима работа над продвинутыми стандартами и законами в области делопроизводства. Актуальные проблемыв области автоматизации делопроизводства. Первой и до сих пор окончательно не решенной в России стала проблема правового режима электронной копии документа. Техническое решение этой проблемы – использование электронной цифровой подписи (ЭЦП). Любые данные, представленные в электронной форме, могут быть зашифрованы и снабжены ЭЦП – специальным кодом, который не дает усомниться в авторстве и правильности передачи документа. Данный подход позволил говорить о возможности безбумажной технологии ведения делопроизводства. На сегодня главная проблема – унификация ЭЦП. Второй существенной проблемой стала проблема разграничения прав доступа к тем или иным документам при работе в сетевой среде. Она решается с помощью системы специальных регистрационных имен пользователей и паролей: именам пользователей сети ставится в соответствие ряд правил доступа к данным, а правильный ввод пароля служит признаком того, что к работе приступил пользователь, владеющий соответствующими правами. Постоянные организационные трудности несет с собой параллельная работа с документом нескольких исполнителей. Такая работа требует неоднократных передач друг другу проектов документов, особенно если содержание одной части документа влияет на содержание другой. С появлением компьютерных сетей у пользователей возникло естественное желание автоматизировать параллельную работу с документом таким образом, чтобы, во-первых, несколько исполнителей могли одновременно обратиться к одному и тому же документу, а, во-вторых, изменения, внесенные кем-либо из исполнителей, немедленно становились известными другим участникам процесса. При кажущейся простоте постановки вопроса обеспечение группового доступа к документу породило множество проблем (например, как реагировать на одновременную правку одного и того же фрагмента текста), которые нашли свое разрешение в системах, реализующих .технологию группового доступа (groupware). Также актуальными проблемами являются: - повышение делопроизводственной грамотности в организациях и на предприятиях, в первую очередь, руководителей различного ранга и специалистов в области информационных технологий; - повышение компьютерной грамотности документоведов и делопроизводителей, поскольку их роль в развитии информационных технологий ДОУ ключевая; - подготовка и принятие предложений по унификации делопроизводственных процедур и форматов документационного взаимодействия на государственном уровне.
Перспективы автоматизации делопроизводства. Применение новых информационных технологий в области ДОУ позволяет относиться к делопроизводству не как жесткому и консервативному механизму, а как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области. - Автоматизация ДОУ позволяет решить ключевой вопрос делопроизводства – позволяет реализовать любую степень децентрализации делопроизводства при одновременном обеспечении централизованного учета и контроля, вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно регистрировать документы и направлять их для дальнейшей работы (в пределах своей компетенции), находясь при этом под полным контролем соответствующих руководителей. Таким образом, организация может динамично перестраивать свою управленческую структуру без потери управляемости. - Создаются предпосылки к реализации более эффективных схем документационного управления. В традиционной практике документы в подразделения организации, будь то локальные или удаленные, направляются по цепочке от руководителя к руководителю до конкретных исполнителей. Это позволяет руководителю каждого уровня эффективно контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные и зачастую формальные цепочки резко снижают эффективность управления. Правильная построенная АС ДОУ позволяет направлять документы непосредственно лицам, которые будут исполнять поручения, при этом руководители сохраняют полный контроль как за прохождением самого поручения, так и за его исполнением. - Появляются предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова сама организация. Правильно построенная автоматизированная система ДОУ должна работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и с самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно новый уровень эффективности работы с документами, поскольку технологии работы с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование и др.) принципиально более эффективны. - Снимается часть проблем, связанных с территориальной удаленностью подразделений организации или индивидуальных рабочих мест (в том числе мобильных) ее сотрудников. Автоматизированная система ДОУ позволяет организовать нормальную работу с документами всех сотрудников независимо от местонахождения их рабочих мест (конечно, при наличии линий связи). - Автоматизированная система позволяет обеспечить внедрение современных систем управления ресурсами предприятия (ERP-системы). Системы управления ресурсами обычно содержат лишь данные о бизнес-процессах и не хранят документов как таковых, в то время как автоматизированная система ДОУ может взять на себя функции документационного контура управления, в том числе связанного с бизнес-процессами. - Автоматизированная система ДОУ создает основу для интеграции всех документационных технологий в единый комплекс, включая средства сканирования документов и распознавания текстов, средства обработки и пересылки электронных документов, приема и передачи факсимильной информации, печати и тиражирования документов и т.д. Выбор системы комплексной автоматизации делопроизводства – задача чрезвычайно сложная и решается совместно со службой делопроизводства. Учитывая, что на рынке программного обеспечения в настоящее время представлено множество продуктов, относящихся к классу систем комплексной автоматизации как зарубежных, так и отечественных производителей, задача выбора становится еще сложнее. Специалисты считают, что при принятии решения о внедрении системы комплексной автоматизации делопроизводства необходимо определить список требований к системе, после чего сделать выбор. В классическом понимании требование – это способность программного продукта удовлетворять потребности пользователя. Таким образом, необходимо проанализировать предметную область и провести переговоры с продавцами или разработчиками систем на предмет удовлетворения поставленных требований. Требования предлагается разбить на группы: бизнес-требования (функциональные требования) и требования к программному обеспечению. Первая группа содержит описание процессов, участвующих в делопроизводстве организации, которые предполагается автоматизировать. Вторая группа содержит ограничения и пожелания к программному обеспечению системы и сопутствующим вопросам. Роль делопроизводственных служб при формировании первой группы требований особо значима. Уровень автоматизации технологических процессов работы с документами сегодня выступает как важный оценочный критерий, связанный с приоритетными направлениями совершенствования документационного обеспечения управления (ДОУ). Наличие или отсутствие в организации автоматизированной технологии, а в ближайшей перспективе – корпоративной системы автоматизации документооборота, может рассматриваться как формальный показатель, позволяющий судить о качестве и оперативности работы. Потребности автоматизации документооборота и достижения в области новых информационных технологий приводят к постоянному росту предложений на рынке программных продуктов. Сейчас на рынке представлены программные продукты, которые предусматривают возможность не только выполнять традиционные функции регистрации, контроля исполнения и поиска документов, но и обеспечивать различные функции управления документооборотом, и использовать элементы электронного документооборота. В отличие от систем, внедрявшихся в 80-е годы прошлого века, которые были нацелены на минимизацию трудозатрат при выполнении конкретных операций в делопроизводстве (например, при регистрации и контроле исполнения документов), современные средства позволяют создать автоматизированную систему работы с документами в рамках всего учреждения или предприятия. В настоящее время фирмы-разработчики предлагают не только заказные разработки, но и «коробочные» варианты, т.е. тиражируемые разработки, учитывающие типовые потребности в автоматизации документооборота. Соответственно выбор программного продукта для автоматизации документооборота становится насущной задачей для многих организаций различных отраслей деятельности. Подготовка и принятие управленческого решения по этому вопросу является достаточно сложным и ответственным процессом, требующим соблюдения определенных условий. В процессе выбора программного продукта для автоматизации документооборота важно учитывать следующие обстоятельства. 1. Решение о внедрении корпоративной технологии автоматизации документооборота должно основываться на оценке существующей организации работы с документами, ее достоинств и недостатков. Должны быть проявлены управленческая воля и готовность внедрять систему. В настоящее время корпоративные технологии прежде всего внедряются в учреждениях, организациях и на предприятиях, стратегия которых нацелена на длительное функционирование. 2. Принятие данного управленческого решения предполагает определенные затраты, связанные со стоимостью программного обеспечения, возможным дооснащением компьютерной техникой, обучением персонала и т.п. 3. Выбранная система документооборота должна быть удобна в эксплуатации, давать возможность настройки на особенности документирования и организации документооборота данной организации. Выбор программного продукта определяет технологию работы с документами в учреждении на достаточно продолжительное время. Внедрение корпоративной системы документооборота влияет не только на организационно-технологические аспекты деятельности организации и оперативность работы, а также создает предпосылки для повышения степени взаимодействия структурных подразделений, формирования особенностей стиля работы и деловых контактов, характерных для организации в целом. При этом проявляются весьма интересные аспекты, связанные с формированием корпоративной культуры. 4. Для отдельных категорий организаций (в частности, органов государственной власти, крупных государственных учреждений и корпораций, банков и т.п.) требования к системе автоматизации документооборота должны быть достаточно высокими с учетом перспектив длительного использования внедряемых автоматизированных систем, их жизненного цикла. В то же время многие небольшие коммерческие структуры, жизненный цикл которых не отличается продолжительностью, вполне могут удовлетворять программные продукты автоматизации делопроизводства со скромными функциональными возможностями и программно-техническими характеристиками. 5. Принятие решения должно основываться на использовании методологии информационного менеджмента, учитывать взаимосвязь его основных компонентов: документированной информации, персонала, технических и программных средств обеспечения информационных процессов, нормативно установленных процедур формирования и использования информационных ресурсов. Поэтому в выборе программного продукта необходимо участие экспертов – специалистов разных подразделений организации, а процесс подготовки управленческого решения будет иметь коллективный (групповой) характер. В этом смысле требуется взаимодействие службы ДОУ с подразделениями информатизации и информационной безопасности. Указанные обстоятельства позволяют судить о том, что управленческое решение по выбору программного продукта для автоматизации документооборота является много целевым. В условиях растущего предложения программных продуктов задача лиц, принимающих решение, заключается в выборе оптимального варианта программного обеспечения системы автоматизации документооборота на основе многокритериального подхода. В современной теории принятия решений многокритериальные задачи выбора занимают особое место, в том числе задача выбора лучшей альтернативы считается одной из основных в практике менеджмента. Сложность выбора определяется как количеством альтернатив (в нашем случае возможных программных продуктов), так и количеством критериев. Критерии выбора решений из некоего множества имеющихся альтернатив характеризуют их привлекательность (приемлемость, предпочтительность) для участников процесса выбора. Подготовительная стадия принятия решения о выборе программного продукта.На этой стадии необходимо определить: - какие потребности автоматизации документооборота, в общих чертах, должны быть удовлетворены; - какие источники информации будут использоваться для знакомства с программными продуктами, какова степень полноты и достоверности информации, как познакомиться с демонстрационной версией; - кто войдет в круг экспертов, оценивающих альтернативы; - в течение какого времени будет проводиться экспертная оценка. Экспертам необходимо определиться с возможными альтернативами выбора, т.е. с теми программными продуктами, которые по предварительной оценке могли бы удовлетворять потребности предприятия или учреждения. Для этого можно воспользоваться: - информационно-рекламными материалами конференций и выставок по автоматизации документооборота и архивов; - журнальными публикациями; - результатами сопоставительного анализа; - сайтами фирм-разработчиков в Internet; - дополнительными сведениями, полученной в контактных службах фирм-разработчиков. Это позволит предварительно определиться с теми программными продуктами, из числа которых предстоит сделать выбор. Безусловно, некоторые предложения могут быть отсеяны еще на предварительной стадии по ценовым соображениям (к примеру, цена намного превосходит финансовые возможности учреждения) или по соображениям концептуального порядка (например, отсутствуют принципиально важные функции или сферы ДОУ). Целесообразно наметить для выбора список из 3‑5 (максимально 7) альтернативных вариантов программного обеспечения, которые на следующей стадии должны быть оценены в соответствии с имеющимися целями и ограничениями. Процесс принятия решения по выбору программного обеспечения для автоматизации документооборота в каждой организации может иметь свои особенности и нюансы. В качестве возможного ориентира на стадии анализа альтернатив и выбора эксперты должны сформировать перечень критериев, по которым будут оцениваться программные продукты. При большом количестве критериев они могут быть объединены в группы, что позволяет оптимизировать процесс принятия решений. Требуется оценка программных продуктов как с точки зрения предъявляемых функциональных требований, так и системно-технических характеристик, адаптационных возможностей, особенностей внедрения и, наконец, стоимости. 1. Составление перечня предъявляемых основных функциональных и системно-технических требований к корпоративной системе автоматизации документооборота. Этот этап заключается в подготовке и оценке проектов с позиций функциональных и системно-технических требований, для чего необходимо составить перечень критериев, систематизировав их по группам. Функциональные требования ориентированы на соответствие предлагаемой технологии государственным нормативным актам и корпоративным нормам ДОУ, обеспечение удобства пользования системой. Например, функциональные требования можно детализировать по основным традиционным делопроизводственным функциям: регистрация документов, контроль исполнения, поиск в базе данных, подготовка статистических данных о документообороте, учет передачи подлинников и копий документов. Сюда следует также отнести ведение номенклатуры дел и списание документов в дело. Иначе возможна ситуация, когда поиск информации о документе в компьютерной системе занимает считанные секунды, а поиск бумажного документа в делах осуществляется рутинным способом и не дает экономии времени и трудозатрат. В случае включения в базу данных документов, содержащих информацию ограниченного распространения, должны быть предусмотрены требования к работе с этой категорией документов. К примеру, возможность использования разных грифов доступа, учет экземпляров и т.п. В число функциональных требований можно также включить те виды работ, которые предполагается выполнять в перспективе. Системно-технические требования должны учитывать соответствие оцениваемых продуктов используемой системно-технической платформе, наличие программных интерфейсов для возможной интеграции с другими используемыми программными продуктами (например, со средствами создания, сканирования и распознавания документов, электронной почтой). Сейчас многие фирмы-разработчики систем автоматизации документооборота уделяют значительное внимание их интеграции с программно-аппаратными комплексами, обеспечивающими другие участки работы с документами. 2. Выбор системы весовых коэффициентов (баллов) или ранжирование для экспертной оценки. В ходе экспертной оценки можно использовать заранее выбранную систему весовых коэффициентов (баллов) или применять ранжирование (в зависимости от важности критерия). Например:
3. Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных функциональных требований и системно-технических характеристик. На этом этапе каждый из предварительно отобранных программных продуктов должен пройти экспертную оценку по критериям во соответствии с составленным перечнем. Каждый эксперт заполняет свой бланк оценки, примерная форма которого может выглядеть следующим образом:
4. Отбор программных продуктов, удовлетворяющих этим критериям. Воспользовавшись бланками оценки, заполненными экспертами, можно получить суммарную оценку по каждому варианту программного обеспечения, а также получить данные по группам критериев. Тем самым можно выявить программные продукты, получившие наибольшую суммарную оценку (т.е. в наибольшей степени соответствующие предпочтениям экспертов организации), а также программные продукты, наиболее соответствующие отдельным критериям (функциональным и системно-техническим). Последнее обстоятельство может быть важно на последующих этапах, если потребуется компромисс или встанет вопрос о разработке заказного варианта программного обеспечения (с учетом специфики работы с документами в данной организации). 5. Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и внедрением программных продуктов. На этом этапе выполняется сопоставительный анализ выбранных программных продуктов по стоимостным характеристикам, включая затраты на приобретение и внедрение. При анализе затрат на внедрение важно учесть как программно-технические аспекты, так и затраты на обучение пользователей. Поскольку стоимостные характеристики уже имеют количественную форму выражения, использование балльной оценки здесь не потребуется. 6. Оценка опыта применения отобранных программных продуктов (в том числе в организациях данного типа), репутации фирмы-разработчика. На этом этапе в значительной мере приходится иметь дело с трудноформализуемой информацией. Однако эта информация может сыграть существенную роль при выборе решения. Поэтому организации, выбирающие программный продукт для автоматизации документооборота, нередко обращаются к клиентам фирм-разработчиков с просьбой дать отзыв о применяемом продукте, опыте его применения, взаимодействии с фирмой-разработчиком. 7. Выбор программного обеспечения для системы автоматизации документооборота. Заключительный этап состоит в осмыслении полученной на предыдущих этапах информации (как формализованной, так и неформализованной) и использовании ее для обоснования выбора. На этой основе руководство организации принимает управленческое решение. В принципе возможен вариант, когда эксперты придут к мнению, что ни один базовый вариант программного обеспечения не соответствует предъявляемым требованиям полностью. Тогда встает вопрос о разработке заказного варианта программного обеспечения, учитывающего специфику работы с документами в данной организации. В этом случае может быть выбран конкретный программный продукт из числа наиболее подходящих для его развития и адаптации к потребностям заказчика. К выбору заказной системы программного обеспечения можно подойти также с позиций оценки фирм-разработчиков, т.е. их репутации и возможностей кандидатов, опыта применения их программных продуктов в подобных организациях. При этом варианте для взаимодействия задач сохраняется необходимость изучить основные функциональные возможности готовых программных продуктов и составить перечень предъявляемых основных функциональных и системно-технических требований к разрабатываемой корпоративной системе автоматизации документооборота, ее адаптационным характеристикам и стоимости. Таким образом, выбор программного продукта можно считать первым шагом к созданию корпоративной системы автоматизации документооборота. Продуманный процесс работы экспертов и использование многокритериального подхода позволяют сделать этот выбор более взвешенным и согласованным. Тем самым создаются важнейшие предпосылки для успешного внедрения системы. |
