ПОЗНАВАТЕЛЬНОЕ

Оси и плоскости тела человека - Тело человека состоит из определенных топографических частей и участков, в которых расположены органы, мышцы, сосуды, нервы и т.д.

Отёска стен и прирубка косяков - Когда на доме не достаёт окон и дверей, красивое высокое крыльцо ещё только в воображении, приходится подниматься с улицы в дом по трапу.

Дифференциальные уравнения второго порядка (модель рынка с прогнозируемыми ценами) - В простых моделях рынка спрос и предложение обычно полагают зависящими только от текущей цены на товар.

Проблемы электронного архива

Преимущества хранения документов в электронном виде

В настоящее время число организаций, применяющих технологии электронного документооборота увеличивается. Электронный документооборот имеет преимущества перед бумажным: ускорение и упрощение информационных процессов,рост производительности предприятия,коллективная работа с документами, уменьшение финансовых расходов.

Одним из самых важных этапов работы с документами является их хранение. Хранение и использование документов должно быть организовано так, чтобы оперативно можно было найти необходимую информацию для выполнения управленческих задач.

Электронное хранение и использование документов даёт организации значительные преимущества преимуществ:

1. Хранение документов в исходном формате.

2. Системность. Абсолютно любой документ можно проиндексировать и внести в электронную базу так, чтобы он стал частью единого целого и занял своё индивидуальное место.

3. Защита информации. Защита информации от несанкционированного доступа (контроль и настройка прав доступа; шифрование электронных документов; протоколирование всех действий пользователей; наличие электронно-цифровой подписи (ЭЦП), позволяющей работать с различными системами криптозащиты информации, в том числе сертифицированными ФСБ (ФАПСИ)).

4. Моментальный поиск. Если возникла необходимость найти какой-либо документ, то на его поиск в компьютерной базе уйдёт всего полминуты.

5. Ограниченный доступ. Сегодня электронное хранение и использование архивных документов предполагает несколько степеней защиты от несанкционированного доступа. Пользоваться информацией из базы данных могут только уполномоченные сотрудники фирмы.

6. Гибкое информационное поле. Возможность в любой момент отредактировать имеющуюся информацию или внести новые данные.

7. Освобождение офисной площади, отведённой для бумажного архива.

8. Создание электронного архива для оптимизации управленческих процессов в организации.

Основными эффектами от использования электронных хранилищ документов системы являются:

снижение стоимости используемого оборудования за счет замедления темпов роста базы данных и вынесения части электронных документов на менее мощные файловые сервера или даже рабочие станции;
динамичное накопление и эффективное управление корпоративной информацией;
практически неограниченный объем хранимых системой данных;
автоматизация большого количества прикладных задач;
возможность для всех пользователей работать с разными видами контента в единой среде;
получение оперативного доступа к регламентирующим и организационным документам;
эффективное хранение медиаданных (видео-, фотоархивов, рекламных и картографических материалов и т.д.) и прочих документов объемом более 100 Мб при приемлемом уровне оперативности доступа к ним;
минимизация стоимости хранения данных (электронные архивы документов могут располагаться в более дешевых хранилищах);
возможность создания распределенной системы хранилищ, являющейся более отказоустойчивой и значительно лучше справляющейся с задачей обеспечения непрерывности бизнеса;
снижение стоимости администрирования (администрирование нескольких отдельных хранилищ более эффективно, чем администрирование единого хранилища большого размера)
минимизация вероятности одновременной потери всех документов (выхода из строя всех хранилищ);
увеличение скорости восстановление вышедших из строя хранилищ по сравнению с восстановлением всей системы;
возможность размещения конфиденциальных данных в особо защищенные хранилища с закрытием к ним доступа даже для администраторов;
поддержка возможности шифрования конфиденциальных данных хранилища средствами операционной системы;
наличие встроенных инструментов автоматизации процессов, связанных с необходимостью хранения документов большого размера.

Проблемы электронного архива

Одной из основных проблем, которую необходимо решить при организации долговременного хранения электронных документов, является обеспечение их читаемости на протяжении всего жизненного цикла. Задача это многоплановая: необходимо сделать так, чтобы электронный документ можно было прочитать на той компьютерной системе или устройстве, на которой они первоначально были созданы и/или где они в настоящее время хранятся и/или которая в настоящее время используется для доступа к ним и/или которая будет использована для хранения электронной документов в будущем.
Сохраненная на цифровом носителе информация может со временем стать нечитаемой. К этому может привести несколько причин.
1. Воздействие плохих условий хранения приводит к физическому износу или порче носителей. Все виды носителей, используемые в настоящее время для хранения электронных документов, чувствительны к воздействию неблагоприятной окружающей среды, - например, к перепадам температуры и влажности. Подобные неблагоприятные условия или повреждают носитель, или ускоряют процесс его "старения" и деградации. Для обеспечения максимального срока службы различных типов цифровых носителей требуются различные уровни контроля параметров окружающей среды в местах хранения. При использовании некоторых технологий записи информации порча данных возможна вследствие воздействия магнитных полей, пыли и загрязняющих окружающую среду веществ (магнитные носители), в то время как другие виды носителей (оптические) менее подвержены влиянию внешних факторов и менее чувствительны к повреждениям, случающимся вне строго контролируемой среды хранения.
2. Моральное устаревание носителей и оборудования, которое происходит в том случае, когда устройство (например, лента или диск) физически несовместимо с имеющимся компьютерным оборудованием (например, приводом для чтения лент или дисков), и, следовательно, информация не может быть прочитана. Моральное устаревание носителей неизбежно, поскольку технологические достижения постоянно изменяют способы физического хранения электронных документов (происходят, например, изменения в технологии записи, в интерфейсах оборудования и программного обеспечения приводов); изменяются конструктивные параметры устройств. Как следствие, со временем более старые носители информации становятся несовместимыми с появившимися позднее носителями и оборудованием.

3. Устаревание форматов документов– электронные документы создаются и используются в различных форматах. Многие из них являются "закрытыми" - либо недоступны их подробные описания, либо их использование может быть затруднено вследствие прав интеллектуальной собственности. Это создает угрозу доступности информации при долговременном хранении, поэтому уже сейчас при передаче электронных документов на длительное хранение из широкого набора форматов, используемых создателями и получателями документов, выбирается небольшое число часто используемых стандартов, подходящих для целей архивного хранения. Именно поэтому сейчас так популярны открытые форматы, которые позволяют работать с электронными документами даже в отсутствие программного обеспечения, использовавшегося для их создания. Специалисты рекомендуют в случае необходимости сохранения электронных документов в "нестандартном" формате постараться оставить максимально подробное его описание и также само ПО.
Среди форматов для длительного и постоянного хранения пока что доминируют (среди текстовых) PDF/A, другие версии открытого формата PDF, SGML, XML и TXT. Для хранения веб-страниц используется HTML. Стоит отметить, что новые открытые форматы ODF и OOXML для длительного и постоянного хранения документов пока не используются.
4. Устаревание программного обеспечения.При создании и использовании электронных документов организации и отдельные лица используют широкий набор пакетов программ. Для обеспечения сохранности документов чрезвычайно сложно сделать доступ к соответствующему ПО или поддерживать все эти пакеты в работающем состоянии.
Часть электронных документов может оказаться зависимой от программного обеспечения, - и, соответственно, их можно будет использовать лишь в устаревших информационных системах.

5. Воздействие плохих условий хранения приводит к физическому износу или порче носителей. Операционные системы и прикладное ПО неизбежно будут вытесняться более новыми и производительными, имеющими больше функциональных возможностей. Это означает, что для сохранения документов придется периодически перемещать электронные документы из текущей программной среды в новую.
Существует несколько основных стратегий обеспечения долговременной сохранности информации, которые могут также использоваться в различных комбинациях.
Копирование. Для кратко- и среднесрочного хранения самым простым и надежным решением является копирование электронных документов на новые носители. Таким образом, решается проблема замены поврежденных и устаревших носителей. Следующий способ сохранения документов это миграция.
Миграция. По оценкам специалистов, трудно ожидать, что старые форматы будут поддерживаться 10 лет и дольше. В этом случае может потребоваться преобразование документов в другие форматы и/или перенос в другие операционные системы. Однако при миграции часто не удается избежать определенных искажений и изменений в документах.
Одним из важных видов миграции является перевод электронных документов на аналоговые носители, – бумагу, микропленку и т.д., - в тех случаях, когда дальнейшее сохранение информации в электронной форме признается неоправданным. Эмуляция – пока что популярна в основном у теоретиков. Привлекательна она тем, что если написать для нового компьютера программу, точно эмулирующего работу старого, то для доступа к информации можно использовать оригинальные электронные объекты и ПО. В то же время эмуляция является практически единственным решением, если нужно сохранить, например, исполняемую программу, исходных кодов к которой нет. Обеспечить организационные меры
Технические меры позволяют сохранить информацию и, в некоторых случаях, доказать ее целостность, однако их, как правило, недостаточно для того, чтобы убедить суд или государственные органы, что она сохранила аутентичность и не была искажена.
Система электронного документооборота обязательно включает текущий электронный архив, который решает проблемы оперативного доступа к информации и наличия возможности одновременного использования документа несколькими сотрудниками. Такая форма организации хранения значительно снижает вероятность потери информации и повышает оперативность работы за счет сокращения времени поиска нужного документа. Хранение текстов документов в электронном виде позволяет реализовывать полнотекстовый поиск, что открывает принципиально новые возможности при ведении информационно-справочной работы. Использование электронного архива избавляет от необходимости создавать фонд пользования архивных документов, так как по запросу в любой момент может быть выдана электронная копия документа. Хранение документов в электронном виде имеет много преимуществ, но также есть спорные моменты, которые необходимо учитывать при создании электронных хранилищ.