ПОЗНАВАТЕЛЬНОЕ

Оси и плоскости тела человека - Тело человека состоит из определенных топографических частей и участков, в которых расположены органы, мышцы, сосуды, нервы и т.д.

Отёска стен и прирубка косяков - Когда на доме не достаёт окон и дверей, красивое высокое крыльцо ещё только в воображении, приходится подниматься с улицы в дом по трапу.

Дифференциальные уравнения второго порядка (модель рынка с прогнозируемыми ценами) - В простых моделях рынка спрос и предложение обычно полагают зависящими только от текущей цены на товар.

Лекція 9. Архівне описування: поняття, види, принципи і методи

1. Поняття про описування справ та їхні види.

2. Характеристики елемента інформації при описуванні справ. Терміни зберігання справ.

3. 3агальні принципи, головні методи описових процесів архівних документів.

1.Поняття про описування справ та їхні види

Усі документи архів, які представлені у справах, є одиницями зберігання. У бібліотеці – це книги, в архіві – справи. До бібліотеки книга надходить у готовому для зберігання і користування вигляді. В архіві документи ще мають бути згруповані у своєрідні «книги» – справи, повинні отримати при описуванні автора (ним є фондоутворювач), назву (тут архівіст виступає в ролі видавця і разом з фондоутворювачем визначає назву групи документів), дати початку і закінчення справи (рік видання книги), кількісну характеристику (у книзі це сторінки, у справі – кількість аркушів).

Відтворення архівних документів у науково-довідковому апараті (НДА) архівів ще й нині, як і століття тому, залишається недостатньо розробленою проблемою. За підрахунками вчених, лише близько третини архівної інформації, що міститься у документальних матеріалах НАФ, представлено в системі НДА державних архівів України.

Серед процесів архівної діяльності описуванню належать дуже важливі функції. Архівне описуванняє процесом відбору репрезентативних інформаційних характеристик об'єкта описування для його адекватного відтворення в описовій статті (моделі) з метою ідентифікації архівного матеріалу, виявлення змісту документів і документних систем, що утворили їх.

Для характеристики архівного описування можна виділити такі головні аспекти, що визначають суть цього процесу, а саме:

1) метою архівного описування є створення точних, адекватних відображень архівних документів, які б допомогли користувачеві з мінімальною сторонньою допомогою зрозуміти їхній зміст і визначити місцезнаходження;

2) для ідентифікації об'єкта описування необхідно відібрати найголовніші його характеристики, щоб з їх допомогою розкрити зміст документів;

3) характеристики документів мають бути викладеними в описовій статті, яка і буде представляти (презентувати) документну інформацію.

Розглянемо докладніше зміст термінів, які складають дефініцію «архівного описування», зокрема таких – «об'єкт описування», «інформаційні характеристики», «описова стаття».

Групу документів або окремий документ у будь-якій фізичній формі, що є об'єктом окремого описування і розглядається як ціле, називають одиницею описування.Основними одиницями описування є архівний фонд і впорядковані у справи архівні документи. Водночас об'єктом, тобто одиницею описування, можуть бути окремий документ, група документів, група справ, декілька архівних фондів, архівосховище в цілому і навіть їхня група.

Відомості про об'єкт описування як засоби інформування про архівні документи та інформаційно-пошукові ознаки, необхідні для його репрезентації та ідентифікації, називають інформаційними характеристиками, або елементами описання(наприклад, заголовок, порядковий номер фонду/справи, дата, зміст та форма документа, його географічна локалізація, обсяг та розміри тощо). Інформаційні характеристики мають завдання полегшити пошук і віднайдення необхідного матеріалу.

Елементи описання, що містять у собі характеристику складу і змісту одиниці описування, у сукупності становлять описову статтю.

Наприклад, описова стаття на групу документів, об'єднаних у справу, включає такі елементи: порядковий номер справи, діловодний індекс або старий інвентарний номер, заголовок справи, вказівки на оригінальність документів, спосіб відтворення інформації, ступінь повноти документів, зовнішні особливості справи, анотацію, крайні дати документів у справі, кількість аркушів.

Описування одних і тих самих документів відбувається в архіві неодноразово і залежить від завдання, яке мусить виконати при цьому архівіст. Функції визначають видописування. Першим – основним видом – можна вважати описування архівних документів на першому етапі, коли визначають найменування фонду або заголовок справи, встановлюють дати створення документів, їхні просторові координати, форму передання запису інформації, джерело походження інформації, історію документів. Фактично створюється описова модель комплексу документів для ідентифікації описуваного архівного матеріалу, надання йому таких інформаційних характеристик, які б допомогли виокремити його серед інших матеріалів. Цьому виду описування підлягають усі документи після того, як вони згруповані у справи-одиниці зберігання і віднесені до конкретного архівного фонду – основної облікової одиниці НАФ. Цей вид описування називають ідентифікаційним, або основним, базовим.Саме на ньому базується описування архівного матеріалу на наступних етапах його відтворення спочатку в облікових документах архіву, а потім в архівних довідниках.

Робота по створенню основного базового описання є найвідповідальнішою і найскладнішою, від якості якої залежать усі інші види описань і описувальних робіт архіву, якість НДА, успіх використання документної інформації.

Найважливішим елементом описування є заголовок справи. Від якості заголовка, його точності, стислості і водночас необхідної повноти залежать усі інші види описань. У заголовку повинно бути відображено і розкрито склад і зміст документів кожної одиниці зберігання, а також відображено і закріплено систему їхньої організації. Формулюючи заголовок, архівіст бере на себе відповідальність за можливість використання документів архіву.

До елементів заголовка справи відносяться:

· назва виду справи (справа, журнал, книга) або виду документів (листи, протоколи, накази, циркуляри);

· автор документів (назва установи, посада і прізвище особи, яка склала документи);

· адресат або адресант (кому адресовані або від кого отримані документи);

· питання або предмет, подія, факт, прізвища тощо, яких стосується зміст документів справи;

· назва місцевості (території), з якою пов'язані зміст документів справи, автор чи адресат/адресант; дати, до яких належать документи справи або викладені в них події.

Другий, також обов'язковий для всіх документів архіву, вид описування пов'язаний з їхнім обліком і має завдання охорони архівних документів, забезпечення контролю за наявністю їх. Саме тому об'єктами описування на другому етапі є фонд як основна обліково-класифікаційна одиниця і справа як основна одиниця зберігання. У списку фондів кожний архівний фонд отримує тільки йому належний номер – складову частину шифру як пошукового ключа документів, що стає одним з найголовніших елементів описання.

На цьому етапі описування складають архівний опис – головний архівний довідник і обліковий документ архіву. Розкриваючи склад і зміст архівного фонду, він водночас закріплює його систематизацію і виконує обліково-охоронну функцію. В описі реєструють кожну справу конкретного фонду і відтворюють основні елементи базового описання: заголовок справи, кількісну характеристику, крайні дати документів тощо. Номер опису і порядковий номер справи за описом, разом з номером фонду, стають складовою частиною архівного шифру.

Таким чином, на етапі описування архівного матеріалу в облікових документах він отримує дуже важливий елемент описання – архівний шифр, за допомогою якого забезпечується доступ до необхідних документів, здійснюється пошук документів або інформації про них. Цей вид архівного описування в облікових документах архіву, на відміну від основного, базового, називається реєстраційним, або обліковим.

Третій вид описування документи архіву проходять на наступних етапах наукового опрацювання, якщо треба відтворити їх у каталогах чи путівниках. Цей вид описування є обов'язковим тільки для тих документів, які важко відшукати за описами або які становлять інтерес для користувачів. Він спрямований на допомогу у використанні документної інформації і виконує пошукову функцію. Презентація об'єкту описування в архівному довіднику може бути здійснена через дальше згортання інформації, поданої у базовому описанні, або навіть шляхом зміни заголовку, чого не допускається в облікових документах. Відтак описування, яке документи проходять спеціально для архівних довідників інформаційно-пошукового характеру, називається спеціальним, або презентаційним.

Якщо перший і другий види описування фіксують створені системи організації архівних документів і завершують технологічний цикл їхнього впорядкування, то третій (спеціальний) вид описування починає новий етап – роботу над архівною інформацією та організацію системи НДА.

У світлі інформаційного підходу може йтися про створення шляхом описування документальних архівних систем двох рівнів: фондової– первинного рівня, представленої самими документами, та інформаційної– вторинного, репрезентованої описовими статтями, тобто інформацією про документи.

2.Характеристики елемента інформації при описуванні справ. Терміни зберігання справ.

Крім заголовка справи, елементами описання справи є також:

§ шифр (скорочена назва архіву, номер фонду, номер опису і порядковий номер справи за описом);

§ анотація документів;

§ визначення оригінальності чи копійності документів, ступеня повноти (розрізнені аркуші, без початку тощо), способу відтворення (рукопис, машинопис, друк);

§ зовнішні особливості справи і документа (матеріальна основа документів: шовк, пергамент, береста, папір);

§ матеріал обкладинки: шкіра, дерево тощо; наявність прикрас; мова документів;

§ назва фонду (повна і в дужках офіційно прийняте скорочення назви установи-фондоутворювача, його підпорядкованість, місцеперебування, хронологічні межі фонду; назва структурної частини установи);

§ діловодний номер справи;

§ крайні дати документів справи;

§ кількість аркушів.

Складовою частиною архівного шифру є номер опису і порядковий номер справи за описом, разом з номером фонду. Цей вид архівного описування в облікових документах архіву називається реєстраційним або обліковим.

Оформлення обкладинок справ:

- Обкладинки справ постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання та з особового складу оформляються за встановленою формою.

- Перед передаванням справ до архіву установи в текст на їхніх обкладинках вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності, вказівки на копійність документів тощо).

- На обкладинках справ проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів. У разі зазначення точних календарних дат указуються число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.

- На обкладинці справи проставляється її номер за описом і номер опису та номер архівного фонду.

- У разі зміни найменування установи упродовж періоду, що охоплює документи справи на обкладинці справи зазначається нове найменування установи, а попереднє береться в дужки.

- написи на обкладинках справ робляться чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.

- У разі вміщення в справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи.

Архівознавство розглядає описові статті як початкові і умовно неподільні елементи архівних довідників та систем архівних довідників різних рівнів. Ступінь згортання та узагальнення інформації в описовій статті залежить від обсягу групи документів, які складають одиницю описування: він тим вищий, чим більший об'єкт описування. Природно, що це позначається і на типові довідника.

Схематично це виглядає приблизно так:

Одиниця описування	Тип довідника	Ступінь згортання первинної інформації	Назва описової статті
документ	каталог	найнижчий	запис на каталожній картці
справа	опис	значний	заголовок справи
група справ	реєстр описів	значніший	описова стаття
фонд	путівник по архіву; короткий довідник по фондах архіву	високий, вищий	анотація фонду
фонди державного архіву	довідник по архівах	найвищий	анотація фондів одного архіву

Таким чином, архівне описування закладає підвалини доступу до архівних документів, створюючи умови для користування ними, та допомагає у вирішенні важливого соціального завдання суспільства – реалізації права людини на інформацію.

Терміни зберігання справ

Обчислення термінів зберігання документів проводять з 1 січня наступного за діловодним року. Наприклад: термін зберігання документа, створеного в діловодстві 1996 р., починає обчислюватися з 1 січня 1997 р. Терміни зберігання НТД вираховують з 1 січня того року, який наступає за роком закінчення розробки теми чи проекту. Для документів, яким встановлено термін “75 р.– В” розрахунок часу зберігання встановлюють 75 років мінус вік на час звільнення. Так, особова справа працівника, якому на дату звільнення виповнилося 25 років, підлягає зберіганню 75 р.–25 р. = 50 років. Відмітка “доки не мине потреба” означає, що документи мають тривале практичне значення і зберігаються не менше 10 років.

Інші примітки, що застосовуються в переліках, лише коментують порядок зберігання тих чи інших категорій документів – “На державне зберігання не надходить. Зберігаються в організаціях”; “За умови завершення ревізії. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ – зберігаються до винесення остаточного рішення”; “Після закінчення строку договору”; “Після затвердження”; “Після заміни новими”; “Після зняття виробів з виробництва”; “Після введення об'єкту в експлуатацію”. Позначка “ЕПК”, яку встановлено проти термінів зберігання окремих видів документів, означає, що такі документи або частина їх можуть мати наукове та історико-культурне значення і після експертизи їхньої цінності включатися до складу НАФ.