№ п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Срок хранения | Примечание |
| | 1. ТЕХНИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ | | | |
1. | 1-1 | Сметы и нормы на выполнение чертежно-конструкторских графических работ | До замены новыми | | |
2. | 1-2 | Расчеты себестоимости видов работ | 5л. | | |
3. | 1-3 | Планы внедрения стандартов Системы безопасности (ССТБ) | Пост. | | |
4. | 1-4 | Санитарно-технический паспорт предприятия | 5л. | | |
5. | 1-5 | Материалы (акты, справки и др.) о контроле качества НТД и выпускаемой печатной продукции | 3г. | | |
6. | 1-6 | Журналы регистрации входящих и исходящих документов | 3г. | | |
7. | 1-7 | Положение о техническом контроле качества | 3г. после замены новыми | | |
8. | 1-8 | Положение об отделе и должностные инструкции работающим. Копии | 3г. | | |
| | 2. ОТДЕЛ ФОНДА ОРИГИНАЛОВ | | | |
1. | 2-1 | Дело Фонда | Пост. | | |
2. | 2-2 | Индивидуальные технические проекты на строительство зданий и сооружений, разработанные в АО "Берёзка " | Пост. | | |
3. | 2-3 | Сметы к индивидуальным проектам | 10л. | | |
4. | 2-4 | Экспериментальные технические проекты на строительство зданий и сооружений, разработанные в АО " Берёзка " | Пост. | | |
5. | 2-5 | Типовые проекты зданий и сооружений, принятые к производству в АО " Берёзка " | До минования надобности | | |
6. | 2-6 | Сметы к экспериментальным техническим проектам | 10л. | | |
7. | 2-7 | Журнал поступления НТД | 5л. | | |
8. | 2-8 | Топографический указатель | 1г. | | |
| | 3. ОТДЕЛ ЗАКАЗОВ И РЕАЛИЗАЦИИ ПЕЧАТНОЙ ПРОДУКЦИИ | | | |
1. | 3-1 | Сводные таблицы о наличии и движении фондов печатной продукции | 3г. | | |
2. | 3-2 | Журналы поименного учета печатной продукции | 10л. | | |
3. | 3-3 | Акты инвентаризации печатной продукции. Копии | 3г. | | |
4. | 3-4 | Положение об отделе и должностные инструкции работающим. опии | 5л. | | |
5. | 3-5 | Договоры на изготовление печатной продукции и рекламы. Копии | 3г. | После истечения срока договора | |
6. | 3-6 | Годовые и квартальные анализы реализации готовой печатной продукции и рекламы. Копии | 3г. | | |
7. | 3-7 | Журнал учета заказов на изготовление печатной продукции и рекламы | 3г. | | |
8. | 3-8 | Переписка об оплате печатной продукции и изменении тиражей заказов | 3г. | | |
9. | 3-9 | Акты сдачи тиражей готовой печатной продукции и рекламы | 2г. | | |
10. | 3-10 | Резерв | | | |
11. | 3-11 | Резерв | | | |
| | 4. ОТДЕЛ ФОРМИРОВАНИЯ ФОНДА ПРОЕКТНОЙ ПРОДУКЦИИ МАССОВОГО ПРИМЕНЕНИЯ | | | |
1. | 4-1 | Плановые задания и задания на проектирование, строительство и реконструкцию. Подлинник | Пост. | | |
2. | 4-2 | Заключения и переписка по типовым проектам зданий и сооружений. Подлинники | Пост. | | |
3. | 4-3 | Заключения и переписка по индивидуальным проектам зданий и сооружений. Подлинники | Пост. | | |
4. | 4-4 | Типовые проекты конструкций, разработанные в АО " Берёзка " | Пост. | | |
5. | 4-5 | Альбомы чертежей типовых проектов конструкций, разработанных в АО Берёзка " | Пост. | | |
6. | 4-6 | Типовые проекты конструкций. Копии | До минования надобности | | |
7. | 4-7 | Альбомы чертежей типовых конструкций. Копии | До минования надобности | | |
8. | 4-8 | Типовые проекты малых архитектурных форм, разработанные в АО " Берёзка " | Пост. | | |
9. | 4-9 | Технические планы и характеристики зданий и сооружений, разработанные в АО " Берёзка " | Пост. | | |
10. | 4-10 | Перечни и каталоги действующих проектов конструкций, зданий и сооружений | Пост. | | |
11. | 4-11 | Положение об отделе и должностные инструкции. Копии | 5л. | | |
12. | 4-12 | Журнал регистрации НТД | Пост. | | |
13. | 4-13 | Журнал учета поступления и выдачи НТД | 5л. | | |
14. | 4-14 | Технические задания на разработку проектной продукции | Пост. | | |
| | 5. ОТДЕЛ ИНФОРМАЦИОННО-ИЗДАТЕЛЬСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И РЕКЛАМЫ | | | |
1. | 5-1 | Годовые обзоры и списки печатных и рекламных изданий. Подлинники | 1г. | | |
2. | 5-2 | Чертежи, и эскизы печатной продукции и рекламных изданий; материалы об их рассмотрении и утверждении (протоколы, акты и заключения комиссий) | 3г. | | |
3. | 5-3 | Переписка о ходе и выпуске печатных изданий и рекламы | 3г. | | |
4. | 5-4 | Договоры на изготовление печатной продукции и рекламы. Копии | 3г. | | |
5. | 5-5 | Переписка о рассмотрении и утверждении эскизов | 5л. | | |
6. | 5-6 | Рекламные буклеты, каталоги-проспекты, проспекты изданий | До минования надобности | | |
7. | 5-7 | Образцы рекламных изданий | 3г. | | |
8. | 5-8 | Дела по изданию научно-технических документов | 3г. | | |
9. | 5-9 | Материалы к делам по изданию научно-технических документов (чертежи, схемы) | 3г. | | |
10. | 5-10 | Журналы регистрации печатных изданий | | | |
| | 6. ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ ОТДЕЛ | | | |
1. | 6-1 | Акты, отчеты, справки об экспертизе проектов строительства и реконструкции объектов | 5л. | | |
2. | 6-2 | Книги учета, поступления проектно-сметной документации на экспертизу | Пост. | | |
3. | 6-3 | Переписка о расчетах с экспертами и по экспертизе индивидуальных и типовых проектов | 3г. | | |
4. | 6-4 | Заключения экспертизы индивидуальных, экспериментальных и типовых проектов | Пост. | | |
5. | 6-5 | Документы (протоколы, заключения и переписка) oб исключении типовой проектной документации из числа действующей | 10л. | | |
6. | 6-6 | Технические документы проектирования (расчеты конструкций, технологические и другие расчеты, ведомости подсчета объемов работ и др.) | До минования надобности | | |
7. | 6-7 | Акты на сдачу выполненных проектов | 3г. | | |
8. | 6-8 | Акты на списание аннулированных проектов | 3г. | | |
9. | 6-9 | Дело проекта (заключения экспертизы, копии приказов, протоколов, справки и др.) | Пост. | | |
10. | 6-10 | Журнал регистрации проектно-сметной документации | Пост. | | |
11. | 6-11 | Накладные на чертежи и заказные спецификации | 3г. | | |
| 6-12 | Переписка с заказчиками о сроках проектирования | 3г. | | |
| | 7. ХИМИКО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ЛАБОРАТОРИЯ | | | |
1. | 7-1 | Технологические регламенты, режимы производства и рецептуры | Пост. | | |
2. | 7-2 | Протоколы заключения, рекомендации, расчеты и другие материалы о внедрении новых режимов производства и рецептур | 3г. | | |
3. | 7-3 | Результаты анализов всех видов продукции и сырья | 3г. | | |
4. | 7-4 | Журнал учета лабораторных анализов | 3г. | | |
5. | 7-5 | Журнал контроля параметров работы оборудования | 3г. | | |
6. | 7-6 | Паспорта на приборы и оборудование лаборатории | 10л. | | |
7. | 7-7 | Переписки о разработке и применении рецептур | 3г. | | |
8. | 7-8 | Нормы расхода химикатов и вспомогательных материалов | До замены новыми | | |
9. | 7-9 | Отчеты (годовые и квартальные) о расходе химикатов | 3г. | | |
10. | 7-10 | Положение об отделе и должностные инструкции. Копии | 5л. | | |
| | 8. ЦЕХ ПО ВЫПУСКУ ПЕЧАТНОЙ ПРОДУКЦИИ | | | |
1. | 8-1 | Журнал учета расхода бумаги | 5л. | | |
2. | 8-2 | Рапорты о расходе бумаги и переписка о расходовании переплетных материалов и бумаги | 2г. | | |
3. | 8-3 | Планы-заявки отделов на набор, печать и сдачу готовой продукции | 5л. | | |
4. | 8-4 | Нормы, расценки и лимиты на выполнение полиграфических работ | До замены новыми | | |
5. | 8-5 | Журнал регистрации исполнения заказов в цехе | 5л. | | |
6. | 8-6 | Перечень применяемых матриц | 2г. | | |
7. | 8-7 | Акты, предписания и другие материалы об охране труда и технике безопасности | 5л. | | |
8. | 8-8 | Инструкции по технике безопасности и противопожарной безопасности | До замены новыми | | |
9. | 8-9 | Графики выпуска печатной продукции (месячные и недельные) | 5л. | | |
10. | 8-10 | Производственно-технические паспорта на оборудование, материалы, приборы и инструменты | Пост. | | |
11. | 8-11 | Технические инструкции на эксплуатацию и ремонт оборудования | До замены новыми | | |
| 8-12 | Журнал учета инструктажа по технике безопасности | 10л. | | |
| | 9. РЕМОНТНО-МЕХАНИЧЕСКИЙ ЦЕХ | | | |
1. | 9-1 | Сведения и акты о простоях и поломках оборудования | 1г. | | |
2. | 9-2 | Нормы износа и расхода инструмента. Копии | До замены новыми | | |
3. | 9-3 | Месячные планы подрядных работ и месячные производственные задания | 1г. | | |
4. | 9-4 | Спецификации на запасные части к оборудованию | 5л. | | |
5. | 9-5 | Переписка об изготовлении запасных частей | 1г. | | |
6. | 9-6 | Аварийные акты и отчеты о неисправности оборудовании | 3г. | | |
7. | 9-7 | Сменные журналы технического состояния оборудования | 3г. | | |
8. | 9-8 | Журнал трехступенчатого контроля за состоянием техники безопасности | 10л. | | |
9. | 9-9 | Материалы о внесении изменений в состав изделий и техническую документацию (акты, справки, докладные и служебные записки) | 5л. | | |
| | 10. ОТДЕЛ ГЛАВНОГО МЕХАНИКА | | | |
1. | 10-1 | Ведомости наличия и потребности оборудования, механизмов | 10л. | | |
2. | 10-2 | Документы об определении и выборе типов и конструкций оборудования, механизмов | 3г. | | |
3. | 10-3 | Справки об использовании оборудования | 1г. | | |
4. | 10-4 | Акты об установке оборудования и подготовке к технической эксплуатации | 3г. | | |
5. | 10-5 | Заявки на ремонт оборудования; нормы времени и расценки. Копии | 1г. | | |
6. | 10-6 | Переписка об эксплуатации и ремонте оборудования | 3г. | | |
7. | 10-7 | Технорабочие проекты. Копии | До минования надобности | | |
8. | 10-8 | Альбомы, чертежи аппаратуры и оборудования | До замены новыми | | |
9. | 10-9 | Документы о внесении изменений в техническую документацию и журналы выдачи техдокументации | 5л. | | |
| | 11. ОТДЕЛ МАРКЕТИНГА | | | |
1. | 11-1 | Справки, расчеты и обоснования по изучению спроса конъюнктуры рынка | 5л. | | |
2. | 11-2 | Переписка об изменении спроса и конъюнктуры рынка | 3г. | | |
3. | 11-3 | Конъюнктурные обзоры | 10л. | | |
4. | 11-4 | Годовые и квартальные анализы реализации годовой печатной продукции и рекламы. Подлинники | Пост. | | |
5. | 11-5 | Должностные инструкции и положение об отделе. Копии | 5л. | | |
6. | 11-6 | Годовые обзоры и списки печатных рекламных изданий. Копии | 1г. | | |
7. | 11-7 | Договоры на изготовление печатной продукции и рекламы. Копии | 3г. | После истечения срока договора | |
| | 12. ОТДЕЛ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ | | | |
1. | 12-1 | Планы, заявки на средства вычислительной техники | 1г. | | |
2. | 12-2 | Графики проведения ремонта средств вычислительной техники | 1г. | | |
3. | 12-3 | Годовые, месячные, квартальные справки, сводки об объеме документооборота | 3г. | | |
4. | 12-4 | Журналы учета заказов на проведение вычислительных работ | 1г. | | |
5. | 12-5 | Техническая и эксплуатационная документация на средства вычислительной техники (паспорта, описания, инструкции, перечень и т.п.) | | | |
6. | 12-6 | Планы-графики распределения машинного времени | | | |
| | 13. ОТДЕЛ ПЕРСПЕКТИВНОГО РАЗВИТИЯ | | | |
1. | 13-1 | Технико-экономические записки (ТЭЗ) о перспективах НИР | Пост. | | |
2. | 13-2 | Документы (планы, отчеты) о поездках представителей инофирм и переписка об обслуживании иностранцев | 3г. | | |
3. | 13-3 | Отчеты о научных заграничных командировках | Пост. | | |
4. | 13-4 | Информационные и информационно-аналитические обзоры | Пост. | | |
5. | 13-5 | Информационные карты | Пост. | | |
6. | 13-6 | Технические предложения на разработку проектно-сметной и конструкторской документации (пояснительные записки) | | | |
7. | 13-7 | Журнал регистрации входящих и исходящих документов | 3г. | | |
8. | 13-8 | Документы о перспективных конструкторских и опытно-технологических работах (чертежи, схемы, программы исследований, фотодокументы и др.) | Пост. | | |
| | 14. БУХГАЛТЕРИЯ | | | |
1. | 14-1 | Учредительный договор, устав акционерного общества и положения о структурных подразделениях. Копии | До минования надобности | | |
2. | 14-2 | Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии | 3г. | | |
3. | 14-3 | Приказы генерального директора по личному составу. Копии | 3г. | | |
4. | 14-4 | Лицевые счета работающих | 75л. | | |
5. | 14-5 | Главная книга | 3г. | | |
6. | 14-6 | Кассовая книга | 3г. | | |
7. | 14-7 | Оборотные ведомости | 3г. | | |
8. | 14-8 | Журнал-ордер №1 "Касса" | 3г. | | |
9. | 14-9 | Журнал-ордер №2 "Расчетный счет" | 3г. | | |
10. | 14-10 | Журнал-ордер №5 "Расчеты с поставщиками и транспортом" | 3г. | | |
11. | 14-11 | Журнал-ордер №7 "Учет прибыли и фондов" | 3г. | | |
12. | 14-12 | Журнал-ордер №8 "Учет основных средств" | 3г. | | |
13. | 14-13 | Журнал-ордер №10 "Учет затрат на производство" | 3г. | | |
14. | 14-14 | Журнал-ордер №13 "Расчет с поставщиками" | 3г. | | |
15. | 14-15 | Журнал-ордер №14 "Расчет с подотчетными лицами" | 3г. | | |
16. | 14-16 | Акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности | 3г. | | |
17. | 14-17 | Служебные записки о финансировании и учете | 3г. | | |
18. | 14-18 | Корешки чековых книжек | 3г. | | |
19. | 14-19 | Книги регистрации выдачи доверенностей | 3г. | | |
20. | 14-20 | Договоры, соглашения и контракты. Подлинники | 3г. | После завершения ревизии по договору | |
21. | 14-21 | Директивные документы Правительства Москвы и Центробанка хозяйственной деятельности и переписка с ними | 3г. | | |
22. | 14-22 | Директивные документы Правительства Москвы и Департамента строительства финансово-хозяйственной и переписка | 3г. | | |
23. | 14-23 | Переписка с Госкомархитектуры о финансово-хозяйственной деятельности | 3г. | | |
24. | 14-24 | Штатное расписание. Копия | Пост. | | |
25. | 14-25 | Проекты финансовых планов (балансы доходов и расчеты к ним) | 5л. | | |
26. | 14-26 | Проекты валютных планов и документы к ним (расчеты, таблицы, справки) | 5л. | | |
27. | 14-27 | Документы об общегосударственных и местных налогах, акциях и сборах, об отчислении из прибылей в бюджет (расчеты, таблицы, справки) | 3г. | После завершения ревизии | |
28. | 14-28 | Документы о расчетах с Народным коммерческим банком (счета, копии платежных поручений, банковские выписки) | 3г. | | |
29. | 14-29 | Переписка с организациями России, СНГ и инофирмами о расчетах за оказанные услуги | 10л. | | |
30. | 14-30 | Документы по кассе | 3г. | | |
31. | 14-31 | Книга счетов и ценных бумаг (акции, векселя) | Пост. | | |
| | 15. ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ | | | |
1. | 15-1 | Учредительный договор. Копия | 3г. | | |
2. | 15-2 | Заключения по трудовым конфликтам | 3г. | | |
3. | 15-3 | Судебно-арбитражные дела | 3г. | | |
4. | 15-4 | Переписка о составлении договоров и соглашений | 3г. | | |
5. | 15-5 | Кодификационные картотеки по нормативным документам Правительства, Минфина и Госкомимущества | Пост. | | |
6. | 15-6 | Устав Акционерного общества, положения о структурных подразделениях. Подлинники | 5л. | | |
7. | 15-7 | Номенклатура дел отдела | 3г. | | |
8. | 15-8 | Переписка (претензионная) о поставках, подрядах; и услугах | 3г. | | |
9. | 15-9 | Журнал регистрации приказов генерального директора | 3г. | | |
10. | 15-10 | Журнал регистрации договоров, соглашений и контрактов | 3г. | | |
| | 15. ОТДЕЛ КАДРОВ | | | |
1. | 16-1 | Приказы, генерального директора по основной деятельности. Копии | До минования надобности | | |
2. | 16-2 | Структура и штатная численность. Подлинник | 1г. | | |
3. | 16-3 | Положение о премировании | До замены новыми | | |
4. | 16-4 | Штатное расписание. Копия | До минования надобности | | |
5. | 16-5 | Положение об отделе, должностные инструкции. Копии | 3г. | | |
6. | 16-6 | Приказы генерального директора по личному составу. Подлинники | 75л. | | |
7. | 16-7 | Книги учета выдачи командировочных удостоверений | 3г. | | |
8. | 16-8 | Трудовые книжки работающих | До востребования. Не востребованные – не менее 50 л. | | |
9. | 16-9 | Отчеты о работе с кадрами и численности работающих | Пост. | | |
10. | 16-10 | Личные дела работающих | 75л. – "В" ЭПК | | |
11. | 16-11 | Книги учета личных дел | 75л. | | |
12. | 16-12 | Номенклатура дел отдела | 5л. | | |
13. | 16-13 | Документы к приказам по личному составу | 3г. | | |
14. | 16-14 | Книга учета выдачи справок па личному составу | 3г. | | |
15. | 16-15 | Переписка об оформлении командировок | 3г. | | |
16. | 16-16 | Журнал учета отпусков | 3г. | | |
17. | 16-17 | Графики отпусков | 1г. | | |
18. | 16-18 | Личные карточки работающих. Форма Т-2 | 75л. | | |
19. | 16-19 | Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним | 50л. | | |
20. | 16-20 | Контракты и трудовые соглашения с работающими | 3г. | После истечения срока контракта | |
| | 17. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЙ ОТДЕЛ | | | |
1. | 17-1 | Материалы об учреждении Акционерного общества " Берёзка " (учредительный договор, протокол учредительного собрания и др.) | | | |
2. | 17-2 | Устав общества " Берёзка ". Подлинник | | | |
3. | 17-3 | Штатное расписание. Подлинник | 5л. | | |
4. | 17-4 | Протоколы и решения общего собрания акционеров | 3г. | | |
5. | 17-5 | Протоколы и решения заседаний Совета директоров | 3г. | | |
6. | 17-6 | Протоколы и решения общих собраний трудового коллектива | Пост. | Переходящее | |
7. | 17-7 | Приказы генерального директора по основной деятельности. Подлинники | Пост. | | |
8. | 17-8 | Материалы о поездках представителей инофирм по территории России и СНГ (визовая поддержка, отчеты и др.) | Пост. | | |
9. | 17-9 | Переписка с Государственным комитетом РФ по делам строительства и архитектуры и Правительством РФ | 3г. ЭПК | | |
10. | 17-10 | Переписка с Правительством Москвы, его департаментами и комитетами | 3г. ЗПК | | |
11. | 17-11 | Переписка с Департаментом строительства и другими предприятиями и организациями | 3г. | | |
12. | 17-12 | Картотека входящих документов | 1г. | | |
13. | 17-13 | Картотека исходящие документов | 1г. | | |
14. | 17-14 | Журнал регистрации протоколов общим, собраний и заседаний Совета директоров | 3г. | | |
15. | 17-15 | Журнал регистрации распоряжений заместителей генерального директора | 3г. | | |
16. | 17-16 | Распоряжения заместителей генерального директора. Подлинники | 3г. | | |
17. | 17-17 | Номенклатура дел общества " Берёзка " | Пост. | | |
18. | 17-18 | Дело Фонда | 10л. | | |
19. | 17-19 | Переписка с префектурой и Правительством Москвы об аренде зданий и помещений | 3г. | | |
20. | 17-20 | Договоры аренды | 3г. | После истечения срока договора | |
21. | 17-21 | Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей | 5л. | | |
22. | 17-22 | Правила внутреннего трудового распорядка. Подлинник | 1г. | | |
23. | 17-23 | Справки о состоянии зданий и помещений | 3г. | | |
24. | 17-24 | Договоры и переписка о страховании зданий и помещений | 3г. | | |
25. | 17-25 | Акты о техническом и санитарном состоянии зданий | 5л. | | |
26. | 17-26 | Заявки на перевозку грузов | 3г. | | |
27. | 17-27 | Заявки, акты, сведения и переписка о ремонте транспортных средств | 1г. | | |
28. | 17-28 | Переписка о проведении работ по телефонизации и сигнализации | 3г. | | |
29. | 17-29 | Книги учета опечатания помещений и сдачи ключей | 1г. | | |
| | 18. КОММЕРЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ | | | |
1. | 18-1 | Агентские соглашения с организациями СНГ | Пост. | | |
2. | 18-2 | Агентские соглашения | Пост. | | |
3. | 18-3 | Договоры комиссии, спецификации и документы к ним (на русском языке). Экспорт и импорт | 10л. | | |
4. | 18-4 | Договоры комиссии, спецификации и документы к ним (на английском языке). Экспорт и импорт | 10л. | | |
5. | 18-5 | Договоры купли-продажи и спецификации и документы к ним (на русском языке). Экспорт и импорт. | 10л. | | |
6. | 18-6 | Договоры купли-продажи, спецификации и документы к ним (на английском языке). Экспорт и импорт | 10л. | | |
7. | 18-7 | Контракты с инофирмами на поставку оборудования и полиграфической продукции. Импорт | 10л. | | |
8. | 18-8 | Переписка с инофирмами (Англия) О совместной деятельности | 3г. | | |
9. | 18-9 | Переписка с инофирмами (Италия) о совместной деятельности | 3г. | | |
10. | 18-10 | Переписка с организациями России и СНГ о коммерческой деятельности | 3г. | | |
11. | 18-11 | Договоры, с транспортно-экспедиционными организациями, портами и желдорогами об организации и декларировании грузов | 15л. ЭПК | | |
12. | 18-12 | Доверенности на совершение экспедиторских операций по России, СНГ и заграницей. Копии | 10л. ЭПК | После истечения срока полномочий | |
13. | 18-13 | Переписка с организациями России, СНГ и инофирмами о перевозках и транспортно-экспедиционном обслуживании | 5л. | | |
| | | | | | | | | |
Начальник АХО И.Д. Петров