ПОЗНАВАТЕЛЬНОЕ

Оси и плоскости тела человека - Тело человека состоит из определенных топографических частей и участков, в которых расположены органы, мышцы, сосуды, нервы и т.д.

Отёска стен и прирубка косяков - Когда на доме не достаёт окон и дверей, красивое высокое крыльцо ещё только в воображении, приходится подниматься с улицы в дом по трапу.

Дифференциальные уравнения второго порядка (модель рынка с прогнозируемыми ценами) - В простых моделях рынка спрос и предложение обычно полагают зависящими только от текущей цены на товар.

Подробное рассмотрение состава реквизитов

Факультет массовых коммуникаций

Кафедра менеджмента и маркетинга коммуникаций

РЕФЕРАТ

по дисциплине:

«Документирование управленческой деятельности»

На тему:«Понятие «реквизит документа». Состав обязательных реквизитов»

Выполнила: студентка 4 курса,

гр. № 943, Бусова Дарья

Проверила: ст. пр. Ханзафарова

Юлия Шакиргановна

Санкт-Петербург

Содержание

Введение 3

1. Понятие «реквизит документа» 4

2. Состав реквизитов 5

3. Подробное рассмотрение состава реквизитов 6

Заключение 12

Список использованной литературы 13

Введение

Реквизиты документов играют важнейшую роль при составлении любой документации. Документы не могут иметь юридическую силу, если они не имеют должных реквизитов или реквизиты обозначены некорректно.

Данная работа, безусловно, актуальна, так как нам, как будущим специалистам в области экономики придется непосредственно работать с документацией и знание реквизитов, существенно облегчит нам задачу в будущем.

Целью данной работы является раскрытие понятия «реквизит» и состава реквизитов документов. Для выполнения поставленной цели решены следующие задачи:

- определение понятия «реквизит документа»;

- раскрытие состава основных реквизитов;

- подробное исследование структуры реквизитов.

По результатам проделанной работы будут подведены итоги и сделаны соответствующие выводы, касающиеся реквизитов документов.

Понятие «реквизит документа»

Реквизиты документов (лат. Requisitum — необходимое) представляют собой совокупность обязательных сведений данных, предусмотренная действующими правилами или законом для документов, без которых они не могут служить основанием для совершения операций, отсутствие которых лишает документ юридической силы.

К реквизитам бухгалтерского документа относятся: наименование, дата составления, название и адрес предприятия или организации, заполнявших документ, указание сторон, участвующих в хозяйственной операции, ее содержание и основание, денежные и натуральные измерители операции, подписи ответственных лиц. В зависимости от особенностей операций документы могут содержать и другие реквизиты [1].

Важнейшими реквизитами расчетно-денежных и других банковских документов являются: характер и содержание операции, дата и сумма, наименование и номера счетов участников расчетов; название учреждений банков, где ведутся эти счета; подписи лиц, уполномоченных на подписание расчетно-денежных документов, оттиск печати. Для некоторых документов предусматриваются и другие реквизиты. Для векселей установлены следующие реквизиты: для переводного векселя — место и время выдачи; наименование плательщика (трассата); приказ трассату уплатить определенную сумму, срок платежа; место платежа; наименование лица, которому или по приказу которого должен быть произведен платеж; подпись векселедержателя. Простой вексель имеет в основном те же реквизиты, но поскольку по нему плательщиком является не трассат, а векселедержатель, последний сам принимает обязательство произвести платеж [1].

Итак, реквизит представляет собой обязательные сведения, без которых документ не имеет юридической силы. Для каждого вида документов предусмотрены разные реквизиты, но существуют и такие реквизиты, которые обязательны для любых документов. Например, наименование организации, адрес, наименование документа, дата и прочее.

Состав реквизитов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - отметка для автоматического поиска документа [3].

Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты:

01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. Возможно использование реквизита 19 при применении трафаретных текстов документов. При оформлении документов используют следующие реквизиты: 09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29 [3].

Итак, можно отметить, что всего предусмотрено 29 реквизитов. Следует отметить, что не все реквизиты используются во всех документах (для каждого вида документов свои реквизиты).

Подробное рассмотрение состава реквизитов

Остановимся подробнее на некоторых видах реквизитов, которых выделил ГОСТ.

Наименование организации

Наименование организации – автора документа указывают на бланках в соответствии с учредительными документами организации (учредительным договором, уставом или положением). Наименование организации должно включать:

· сокращенное, а при его отсутствии – полное, наименование вышестоящей организации, если она имеется;

· указание на организационно-правовую форму или характер деятельности организации (открытое акционерное общество, благотворительный фонд, государственное унитарное предприятие и т.д.);

· собственное индивидуальное название организации;

· сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного;

· наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации, если оно является автором документа [2].

Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаге. В этом случае наименования организаций печатаются при изготовлении документа и размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. Наименования организаций, занимающих равное положение, располагают на одном уровне [2].

Если организация расположена на территории субъекта Федерации, имеющего наряду с русским языком второй государственный язык – национальный (якутский, чувашский, татарский и др.), все реквизиты бланка указываются на двух языках, при этом реквизиты на русском языке оформляются угловым способом слева, а реквизиты на национальном языке – справа [2].

Организации, осуществляющие переписку с зарубежными партнерами, используют бланки на двух языках – русском и одном из иностранных, соответственно, все реквизиты бланка воспроизводятся на двух языках. Наименование организации на одном из иностранных языков должно быть закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке [2].

Справочные данные об организации

Реквизит используется в бланках писем. Он включают: почтовый адрес; номера телефонов, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации, например, номер факса, телекса, счета в банке, адрес электронной почты и др.

Почтовый адрес организации в справочных данных указывается в соответствии с «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221, то есть в следующей последовательности:

· название улицы, номер дома, номер квартиры;

· название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

· название района,

· название области, края, автономного округа (области), республики;

· страна (для международных почтовых отправлений);

· почтовый индекс [2].

Под реквизитом «Справочные данные об организации» указываются: код организации по ОКПО, основной государственный регистрационный номер (ОГРН); идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) [2].

Наименование вида документа

Реквизит присутствует в бланках конкретного вида документов. Наименование вида документа указывается в соответствии со сложившимися в системе делопроизводства традициями. Для закрепления видов и разновидностей документов разрабатывают Табели форм документов, применяемых в организации. Нельзя использовать в качестве названия вида документа слова «мероприятия», «информация», «порядок» и др. Документы должны называться: план, справка, докладная записка, инструкция и т.п. В служебной переписке наименование вида и разновидности письма указывать не принято [2].

Дата документа

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два основных способа оформления даты:

· цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год: 05.02.2004;

· словесно-цифровым способом: 05 февраля 2004 г.

Стандарт разрешает оформлять дату в обратной последовательности – год, месяц, число: 2004.02.05, что соответствует международному стандарту на оформление дат.

Датой документа может быть дата:

· подписания документа (в приказах, распоряжениях, указаниях, справках, докладных записках, письмах, договорах и др.);

· утверждения документа (в положениях, инструкциях, правилах, штатных расписаниях, регламентах и др.);

· события (в протоколах и актах) [2].

Нужно также иметь в виду при работе с документами, что датируются многие служебные отметки на документе, отражающие процедуру движения документа в ходе его подготовки и исполнения: резолюции, визы, отметка о поступлении документа в организацию, отметка о заверении копии, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Дата и регистрационный номер документа могут записываться от руки или проставляться с помощью механического нумератора [2].

Регистрационный номер документа

Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу. Регистрационный номер входит в состав реквизитов бланка, проставляется одновременно с датой документа [2].

Гриф утверждения документа

Документы проходят процедуру утверждения для придания им юридической силы. Утверждаются организационно-правовые документы (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания), планы, отчеты, некоторые виды актов и протоколов. Перечень утверждаемых документов в каждой организации должен быть определен в Инструкции по делопроизводству [2].

Документ может утверждаться непосредственно руководителем (несколькими руководителями), распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа распорядительным документом, издаваемым руководителем, или коллегиальным органом в грифе утверждения указывается наименование документа, в котором зафиксировано решение об утверждении, его дата и номер, при этом все слова в грифе утверждения согласуются в роде, числе и падеже [2].

Подпись

Если документ оформлен на бланке, в состав реквизита входят: обобщенное наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия). При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, отражающей иерархию должностей, причем первой указывается должность вышестоящего работника. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Документы коллегиальных органов (коллегий, советов, правлений) подписываются председателем этого органа (или председательствующим на заседании) и секретарем. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица [2].

Оттиск печати

Так же, как и подпись, относится к реквизитам, придающим документу юридическую силу. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми, материальными средствами и др. Проставление печати на документах регламентируется нормативными актами. Инструкция по делопроизводству, как правило, включает в качестве приложения перечень документов, заверяемых печатью организации. Оттиск печати на документе следует проставлять таким образом, чтобы он не захватывал подпись должностного лица. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым [2].

Отметка о заверении копии

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Для придания юридической силы копии она должна быть соответствующим образом заверена. Заверения требуют также выписки из документов.

Копии документов заверяются специально уполномоченным для этого работником [2].

Отметка проставляется на свободном месте в нижней части документа и включает: надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, печать [2].

Визы согласования документа

Реквизит, свидетельствующий о согласовании документа внутри организации. Визирование документа проводится до подписания документа всеми заинтересованными лицами, то есть теми, кого в той или иной степени затрагивает содержание документа. Виза включает: должность визирующего, его подпись, инициалы и фамилию, дату. Организационно-правовые, распорядительные документы визируются на первом экземпляре. Служебные письма визируются на втором экземпляре (копии), остающемся в деле организации – автора документа [2].

Документ визируется исполнителем, руководителем подразделения, подготовившего проект документа, руководителями заинтересованных подразделений и ответственными лицами финансовых и экономических служб, если это необходимо, заместителем руководителя организации, курирующим подразделение, если документ подписывает руководитель, и всеми перечисленными лицами, кроме заместителя, если документ подписывается им [2].

Итак, к основным реквизитам относятся: наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, гриф утверждения документа, подпись, оттиск печати, отметка о заверении копии, визы согласования документа.

Завершение

Подведя итог всему вышесказанному, можно сделать вывод, что реквизиты документов представляют собой совокупность обязательных сведений данных, предусмотренная действующими правилами или законом для документов, без которых они не могут служить основанием для совершения операций, отсутствие которых лишает документ юридической силы. Причем, для определенного вида документов свои реквизиты, но есть и такие, которые, обязательны для всех документов.

Всего предусмотрено 29 реквизитов: Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; код формы документа; наименование организации; справочные данные об организации; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; место составления или издания документа; гриф ограничения доступа к документу; адресат; гриф утверждения документа; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст документа; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования документа; визы согласования документа; печать; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в организацию; отметка для автоматического поиска документа.

С точки зрения ГОСТа к основным реквизитам относятся: наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, гриф утверждения документа, подпись, оттиск печати, отметка о заверении копии, визы согласования документа.

Список использованной литературы

1. Словарь Борисов А.Б. Большой экономический словарь. — М.: Книжный мир, 2003. — 895 с.

2. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3. http://www.rugost.com/index.php?option=com_content&view=article&id=45:630-97&catid=18&Itemid=49