ПОЗНАВАТЕЛЬНОЕ

Оси и плоскости тела человека - Тело человека состоит из определенных топографических частей и участков, в которых расположены органы, мышцы, сосуды, нервы и т.д.

Отёска стен и прирубка косяков - Когда на доме не достаёт окон и дверей, красивое высокое крыльцо ещё только в воображении, приходится подниматься с улицы в дом по трапу.

Дифференциальные уравнения второго порядка (модель рынка с прогнозируемыми ценами) - В простых моделях рынка спрос и предложение обычно полагают зависящими только от текущей цены на товар.

Термины по теме №4 (Информационно-справочные документы)

Общие термины (Основные понятия и система ДУД)

Термин	Определение	Источник
Делопроизводство (документационное обеспечение управления)	- отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами	Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", 1998 г.
Документ (документированная информация)	-зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее зафиксировать	ГОСТ Р 51141-98
Внешние признаки документа	- признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления	ГОСТ Р 51141-98
Носитель документированной информации	- материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде	ГОСТ Р 51141-98
Автор документа	- физическое или юридическое лицо, сделавшее документ	ГОСТ Р 51141-98
Официальный документ	- документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке	ГОСТ Р 51141-98
Служебный документ	- официальный документ, используемый в текущей деятельности организации	ГОСТ Р 51141-98
Юридическая сила документа	- свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления	ГОСТ Р 51141-98
Подлинный документ	- документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения	ГОСТ Р 51141-98
Подлинник (официального) документа	- первый или единичный экземпляр официального	ГОСТ Р 51141-98
Дубликат документа	- повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу	ГОСТ Р 51141-98
Копия документа	- документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы	ГОСТ Р 51141-98
Заверенная копия документа	- копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу	ГОСТ Р 51141-98
Документирование	- запись информации на различных носителях по установленным правилам	ГОСТ Р 51141-98
Правила документирования	- требования и нормы, устанавливающие порядок документирования	ГОСТ Р 51141-98
Система документации	- совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению	ГОСТ Р 51141-98
Унифицированная система документации (УСД)	- система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности	ГОСТ Р 51141-98
Реквизит документа	- обязательный элемент оформления официального документа	ГОСТ Р 51141-98
Формуляр документа	- набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности	ГОСТ Р 51141-98
Документирование управленческой деятельности	-регламентированный процесс создания документа (разработка. содержания, оформление, согласование, утверждение, публикация) на бумаге или ином носителе, обеспечивает его юридическую силу.	ГОСТ Р 51141-98
Документооборот	- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления	ГОСТ Р 51141-98
Управленческий документ	-официальный документ, используемый в текущей деятельности организации
Нормативный документ	-изданный уполномоченным на то государственным органом, правила и нормы которого являются обязательными для исполнения
Трафаретный документ	-имеющий заранее отпечатанный текст и свободное поле для нанесения содержательной части документа	Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документальное обеспечение управления) – М.: Издательство МЭИ, 2009. -480с. С.55
Типовой документ	- содержит текст-аналог, отражающий наиболее типичные социально-правовые отношения	Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документальное обеспечение управления) – М.: Издательство МЭИ, 2009. -480с. С.55
Электронный документ	-документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме	Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»
Документированная информация	-зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими определить эту информацию или определить ее материальный носитель	Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"

Термины по теме №4 (Информационно-справочные документы)

Информационно-справочные документы	-сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам	Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
Докладная записка	– документ, адресованный руководителю вышестоящей организации, руководителю подразделения или организации и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения.	Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
Служебная записка	– записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу	Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.
Объяснительная записка	1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.	Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.
Предложение	– разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу.	Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.
Представление	– документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.	Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.
Заявление	– документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу.	Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.
Переписка	обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.	Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
Письмо	– обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.	Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.
Служебное письмо	– это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.	Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
Сопроводительное письмо	служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.	Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. – 456 с.
Письмо-просьба	– служебное письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору.	--II--
Письмо-запрос	-служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.	--II--
Письмо-ответ	– служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).	--II--
Письмо-сообщение	– служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.	--II--
Письмо-подтверждение	– служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п.	--II--
Информационное письмо	– служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.	--II--
Гарантийное письмо	– служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение.	--II--
Письмо-извещение	– служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).	--II--
Письмо-приглашение	– служебное письмо, разновидность письма-извещения.	--II--
Письмо-предложение	служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве в различной форме. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение.	--II--
Письмо-напоминание	служебное письмо, используемое в тех случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.	--II--
Письмо-требование	служебное письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.	--II--
Письмо-благодарность	– служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.	--II--
Письмо-поздравление	– служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.	--II--
Телеграмма	– текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.	Правила оказания услуг телеграфной связи, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222. [по состоянию на 10 марта 2009 г.]– Пункт 3.
Телекс	– временное соединение для приема и передачи текстовых сообщений телеграфной связи между пользовательским (оконечным) оборудованием в сети Телекс.	Правила оказания услуг телеграфной связи, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222. [по состоянию на 10 марта 2009 г.]– Статья 3.
Телефонограмма	– это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.	Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
Факсограмма (факс)	– это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).	Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76. - Раздел 3.3.5.5.
Электронное сообщение	- информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.	Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". – Статья 2.
Протокол	– документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.	Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.
Акт	– документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.	Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.
Справка	1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.	Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.
Заключение	– документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.	Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.
Отзыв	– документ, содержащий мнение учреждения или специалиста по поводу какой-либо работы.	Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.
Сводка	– документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т.д.).	Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.
Список	– перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.	Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.
Перечень	– систематизированный список документов, предметов, объектов, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.	Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.

Реквизиты

Реквизит документа

- обязательный элемент оформления официального документа

Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", 1998 г.

3.1.Реквизит № 10 наименование вида документа

Наименование вида документа(реквизит 10), составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000). ( ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.10.)

Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида документа (кроме письма). В письме наименование вида не указывается. (ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 4.7.)

Наименование вида документа пишется прописными буквами. (Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.)

Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Вид документа" на бланке приказа

Другие примеры оформления реквизита "Вид документа приводятся в пункте "бланк конкретного вида документа".

Пример оформления реквизита "Наименование вида документа" на бланке также можно посмотреть в приложении Б к ГОСТу Р 6.30-20030 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (рисунки Б.1, Б.5).

Состав документов, издаваемых организацией, фиксируется в Табеле форм документов. ( ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 48.)

Расположение реквизита "Наименование вида документа" на бланке приведено на рисунках 2 и 3. В пределах границ зоны расположения реквизит "Наименование вида документа" размещают одним из способов:

· центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизита);

· флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизита). (ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 4.5.)

Рис. 2.
Расположениереквизита"Наименование вида документа " наформатеА4углового бланка

Рис. 3.
Расположениереквизита"Наименование вида документа " наформатеА4продольного бланка

3.2. Реквизит № 11 дата документа

Дата официального документа– это реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 54.)

Датой документа(реквизит 11) является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол). (Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 11.)

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой документационного обеспечения управления (ДОУ) при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.). (Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 11.)

Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания. (Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.)

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. (ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.11.)

Допускается оформлять дату в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2009.06.05, а также использовать словесно-цифровой способ, например, 05 июня 2009 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно. (Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.)

Дата документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки.( ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 4.7.)

Рис. 1.
Пример оформления отметки для реквизита "Дата документа" на бланке письма

Рис. 2.
Пример оформления реквизита "Дата документа" в письме

Рис. 3.
Расположениереквизита"Дата документа" наформатеА4углового бланка

Рис. 4.
Расположениереквизита"Дата документа" наформатеА4продольного бланка

3.3. Реквизит № 12 регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа(или регистрационный индекс документа) – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 66.)

Регистрационный номер документа(реквизит 12) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. (ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.12.) При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации и распорядительных документах организации.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. (ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.12.)

Например: распоряжение Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 21 декабря 2007 г. № 1576/954.

Регистрационный номер документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки. (ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003 – Пункт 4.7.)

Рис. 1.
Пример оформления отметок для реквизита "Регистрационный номер документа" на бланке письма

Рис. 2.
Расположениереквизита"Регистрационный номер документа" наформатеА4углового бланка

Рис. 3.
Расположениереквизита"Регистрационный номер документа" наформатеА4продольного бланка

Документы