 ПОЗНАВАТЕЛЬНОЕ Сила воли ведет к действию, а позитивные действия формируют позитивное отношение Как определить диапазон голоса - ваш вокал Игровые автоматы с быстрым выводом Как самому избавиться от обидчивости Противоречивые взгляды на качества, присущие мужчинам Вкуснейший "Салат из свеклы с чесноком" Натюрморт и его изобразительные возможности Применение, как принимать мумие? Мумие для волос, лица, при переломах, при кровотечении и т.д. Как научиться брать на себя ответственность Зачем нужны границы в отношениях с детьми? Световозвращающие элементы на детской одежде Как победить свой возраст? Восемь уникальных способов, которые помогут достичь долголетия Классификация ожирения по ИМТ (ВОЗ) Глава 3. Завет мужчины с женщиной
Оси и плоскости тела человека - Тело человека состоит из определенных топографических частей и участков, в которых расположены органы, мышцы, сосуды, нервы и т.д.
| СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ 12
СОДЕРЖАНИЕ Введение……………………………………………………………………..4 1. Систематизация документов на предприятии…………………………5 1.1 Средства обработки документов……………………………………....7 2. Протокол производственного совещания……………………………...8 3. Типовые тексты при описании повторяющихся управленческих ситуаций…………………………………………………………………......9 4. Конверт к зарубежному партнеру……………………………………..12 Заключение………………………………………………………………...13 Список использованных источников…………………………………….14
ВВЕДЕНИЕ Для того чтобы рассмотреть темы систематизация и средства обработки документов, выделим понятие документ и классификацию документов. Докуме́нт (от лат. documentum) — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве. [5] Документы различают: По назначению: организационные документы ( Устав, Должностная инструкция, Положение); распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение); информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка); учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.); нормативные документы (с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы). По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор др.) По способу изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал) По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные По способу представления — электронный, на бумажных носителях По месту издания — внутренние, внешние По направлению отправки — входящие, исходящие По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые По уровню секретности - не секретные, секретные, с разным уровнем секретности. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ Для облегчения процесса работы с уже исполненными документами необходимо периодически проводить такую процедуру, как систематизация документов. Систематизация документов любой организации является одной из важнейших задач в делопроизводстве предприятия. Очень часто для анализа работы предприятия, и принятия правильного решения в ведении дел приходится обращаться к уже исполненной документации. От быстроты принятия правильного решения, зависит исход сделки. Для решения данной проблемы и необходима систематизация документов. Систематизация документов значительно облегчает процесс работы. Данная процедура способствует возможности оперативного обращения к любому нужному документу. Систематизация документов на предприятии, подразумевает под собой создание некой номенклатуры дел, в которой будет определен вид документа, исполнитель, срок действия, срок хранения, ход движения документа по компании, и т.д. Номенклатуре дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования (одобрения). Такая номенклатура должна охватить все документы, которые имеются во внутреннем пользовании.
1.1. Средства обработки документов В эту группу офисных средств включаются машины для переплетно-брошюровочных работ, физического уничтожения документов, нанесения на документы защитных покрытий, сортировки документов, подсчета документов и других технологических процедур. Для автоматизации переплетно-брошюровочных работ используются фальцевальные и листоподборочные машины, резальные и скрепляющие устройства. Фальцевальные машины служат для подготовки документов к складыванию в конверты или тетради. Различаются машины по формату обрабатываемого листа, числу выполняемых за один прогон сгибов бумаги, способу фальцевания и проч. Листоподборочные машины позволяют механизировать операции подбора документов. Они подразделяются по принципам работы (вертикальные, горизонтальные и ротационные машины), по числу секций для подборки экземпляров, по производительности. Например, автоматические листоподборочные роторные машины имеют несколько десятков секций. Подбор листов в экземпляры ведется по задаваемой программе, производительность подборки составляет до 20 экземпляров в минуту. Машины имеют контрольное устройство, сигнализирующее о непоступлении листов из секции или о поступлении нескольких листов из одной секции. Модели листоподборочных систем с воздушным разделением позволяют обрабатывать с высокой скоростью бумагу разных сортов, при этом производительность, например, модели DC-8000S составляет свыше 4,5 тыс. брошюр в час. Резальные устройства подразделяются на бумагорезальное оборудование и конвертовскрывающие приспособления. Резальное оборудование (ножевое и роликовое) применяется для полистной обрезки документов, для обреза пачек бумаги и печатной продукции. Конвертовскрывающие машины подразделяются на ручные и полуавтоматические. Вскрытие конвертов заключается в обрезании узкой кромки конверта, при этом перед вскрытием конвертов в ряде моделей с помощью вибросталкивателя листов обеспечивается необходимое смещение корреспонденции, чтобы не допустить повреждения при ее обрезке. Ламинаторы - машины для защиты документов от влаги, пыли, масла и от небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия. Документ вставляется в машину, где он подвергается термообработке, в результате которой на документ наносится с двух сторон защитная пленка, или на поверхность документа просто приклеивается липкая прозрачная пленка. Ламинировать целесообразно ценные бумаги, объявления, обложки книг и отчетов, меню и многие другие документы. Адресовальные машины широко используются для впечатывания в документы локальных фрагментов текстов, чаще всего стандартных: адресов клиентов, заголовков счетов, заявлений, извещений, платежных документов. Адресовальная машина копирует на документы или на этикетки для последующей наклейки фрагмент текста, оперативно выбираемый из большого числа текстов, хранящихся либо в памяти машины, либо в виде печатных форм в картотеке штемпелей шаблонов, часто вставленных для удобства ручного выбора в разноцветные стандартные рамки. В адресовальных машинах используются специальные формы для плоской, а иногда и высокой печати. Тексты для распечатки могут быть также получены из компьютера. Маркировальные машины (франкировальные машины) вместо марок на конвертах печатают почтовые штампы с указанием даты почтового отправления и суммы оплаты. При печатании на счетчике франкировальной машины накапливаются суммы платежей, подлежащих исполнению. Такой почтовый штамп может содержать краткое рекламное объявление, наименование организации, ее адрес, телефоны. Брошюровальные машины устройства для автоматической фальцовки и скрепления брошюр с помощью металлических скрепок. Конвертозаклеивающие машины наносят клей на клапан конверта и заклеивают его. [3] 12 |
