Підготовка та проведення виставок Комерсанти, що беруть участь у роботі стенду на виставці, повинні знати: - як викликати зацікавленість відвідувача? - як і коли потрібно до нього звернутися (приблизні формулювання звернення)? - як дізнатися та зафіксувати його контактні дані (за необхідності)? - як вести себе з випадковими відвідувачами-неспеціалістами на спеціалізованих виставках? Таким чином, можна демонструвати відвідувачам виставки готовність піти на контакт. Виставки – це живі та динамічні заходи, де втрачений шанс повернути вже неможливо. А це означає втрату потенційного клієнта-споживача. Потрібно приділяти велику увагу і одягу, і зовнішньому вигляду, і манері поведінки. Бажано застосовувати єдину форму одягу для персоналу стенду з обов’язковим бейджем. Після того, як відвідувач зайшов до стенду, йому потрібно дати час все оглянути. Співробітник стенду повинен спостерігати, чим відвідувач зацікавиться. При цьому треба визначити, коли до нього вперше звернутися. Після привітання співробітник надає інформацію, яка зацікавила відвідувача. Розмову потрібно вести без нав'язливості. Вміння вислухати співрозмовника – рідкісний дар. За допомогою цілеспрямованих питань потрібно з’ясувати позицію, мотиви, критику та претензії, мету придбання товару, вимоги до його якості, а також можливість найшвидшого укладання угоди. На претензії та виказані сумніви потрібно реагувати чуйно і зразу ж пропонувати можливі конкретні шляхи їх вирішення. На завершення розмови потрібно в міру можливості домовитися про подальші контакти – наприклад, про час наступної зустрічі чи про пересилання конкретних товарів чи технічних деталей. Під час остаточного заповнення листка обліку відвідувачів потрібно записати всі побажання клієнта, інакше окремі моменти швидко забудуться. Керівник стендувідповідає за узгодженість роботи стенду. Керівник повинен володіти особливим чуттям і цілою низкою якостей для спілкування з людьми найрізноманітніших темпераментів: - досвід роботи на торгових ярмарках та виставках; - бажання та здатність приймати рішення; - високу якість мотивації та керівництва; - організаторський та імпровізаторський талант; - усвідомлення відповідальності; - пристойний зовнішній вигляд; - впевнена манера поводитися; - добре поставлена мова; - готовність до розмов та переговорів; - основи знань в галузі техніки і торгівлі; - добра пам'ять на обличчя. Керівник стенду повинен своєчасно, до початку виставки впевнитися у тому, що весь стенд змонтовано за планом і все функціонує бездоганно. Ввечері напередодні відкриття виставки потрібно віддати інструкції персоналу з роз'ясненням порядку роботи стенду: - знайомство колективу (додатково задіяного персоналу); - інформація про виставку; - інформація про мету виставки; - заходи та особливі події під час виставки; - коментарі до важливих документів; - роз'яснення з приводу обліку відвідувачів; - вказівки з обслуговування клієнтів; - доручення відповідальному за пресу; - розподіл обов'язків згідно з робочим планом; - кодекс поведінки. На щоденних нарадах (зранку та ввечері) співробітники отримують інформацію про успіхи виставки та про особливості наступного дня (важливі відвідувачі чи заходи). Помічені недоліки в роботі потрібно також обговорити та негайно ліквідувати. Для ефективності наступної обробки інформації та для конкретного підтвердження успіху на виставці необхідно вести облік контактів з відвідувачами. Спеціально заготовлені для цього бланки скорочують затрати часу: співробітник може швидко їх заповнити. Тільки точність при заповненні облікового листка гарантує бездоганне виконання заявок. Досвід показує, що анкета – надзвичайно цінний робочий матеріал. Але крім того, потрібно визначити, які саме бесіди заслуговують запису. Вважається, що обліковий листок підлягає заповненню тільки тоді, коли відвідувач висловив серйозне зацікавлення товаром. Крім обслуговування самого стенду, його співробітники можуть також займатися вивченням ринку. Обхід виставки допомагає підвищенню кваліфікації співробітників стенду. Безпосередньо після закінчення виставки зі співробітниками стенду повинна бути проведена завершальна бесіда. Поки спогади ще свіжі, можна врахувати деякі особливості загального характеру, щоб використати цей досвід на наступних виставках. В письмовому звіті можуть бути надані рекомендації для наступних презентацій товару. Участь у виставці чи ярмарку, якщо угода не укладена, можна вважати лише початком інтенсивних ділових контактів, тому що (і це стосується багатьох галузей) з клієнтом доведеться зустрітися ще шість-вісім разів, поки угода, нарешті, буде укладеною. Цілеспрямована обробка даних про виставку, що закінчилася, сприяє досягненню заданої раніше мети – укладання угоди купівлі-продажу товару. Тому з самого початку повинно бути визначено, в які терміни і яким шляхом передбачається закріплювати налагоджені на виставці чи ярмарку зв'язки. Основою для подальшої роботи з відвідувачами, а також для контролювання результатів є системна обробка зафіксованих на спеціальних бланках даних про контакти на минулій виставці. |