 ПОЗНАВАТЕЛЬНОЕ
| СИСТЕМА АРХІВНИХ УСТАНОВ, ЇЇ СТРУКТУРА ТА МЕРЕЖА 12
З архівною системою тісно пов'язане поняття “система архівних установ”. Під системою архівних установрозуміють сукупність архівів, інших установ, структурних підрозділів, що забезпечують формування НАФ, його зберігання, здійснюють науково-дослідні, інформаційно-довідкові та управлінські функції в архівній справі, незалежно від форм власності. Діяльність кожного з суб'єктів системи архівних установ регулюється законодавством, підзаконними нормативними актами, відповідними правилами та інструкціями. Сучасне архівознавство не ототожнює систему і мережу архівних установ. Мережа архівнихустанов – це структурна основа архівної галузі, до якої входять архіви, архівні підрозділи міністерств, відомств, підприємств, організацій та громадських об'єднань, що здійснюють постійне чи тимчасове зберігання документів. До установ галузі належать і органи управління архівною справою, науково-дослідні інституції, спеціалізовані бібліотеки, професійно-освітні центри, видавництва тощо. Мережа архівних установ у їхніх вертикально-горизонтальних зв'язках разом з органами управління та іншими структурами галузі складають систему архівних установ. Згідно зі ст. 6 Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи” в нашій державі функціонує досить струнка система архівних установ. Провідне місце в ній займають центральні державні архіви, що комплектують, зберігають і забезпечують користування документами тієї частини НАФ, яка становить державну власність та найбільшу історичну цінність. Перед тим, як дати їм стислу характеристику, необхідно підкреслити, що державні архіви класифікують на центральні та місцеві (обласні, міські, районні). Залежно від характеру зберігання документів їх поділяють на: а) архіви для постійного зберігання документів (центральні та місцеві); б) архіви для тимчасового зберігання документів (тобто ті, що після закінчення встановленого терміну зберігання документів передають їх у профільні архіви чи знищують згідно встановлених правил). Важливе місце в системі архівних установ належить галузевим державним архівам, що забезпечують облік та зберігання науково-технічних, геологічних, метеорологічних, картографічних та інших спеціальних видів архівних документів, які потребують особливих умов зберігання та використання. Статус державних галузевих архівів дістали архіви Міністерства оборони України, Міністерства внутрішніх справ України, Служби безпеки України, Державного комітету України по гідрометеорології, Державного картографо-геодезичного фонду України, документи яких мають певну специфіку. Окрему групу в системі архівних установ України становлять архівні підрозділи самоврядних наукових установ, державних музеїв, бібліотек. Серед них Архів Національної академії наук України, відділи рукописів окремих музеїв, Інститут рукопису Національної бібліотеки України імені В.І.Вернадського та ін. Найчисленнішою групою архівних установ є архівні підрозділи державних органів, підприємств, установ і організацій. Їх особливість полягає в тому, що вони комплектують документи для тимчасового зберігання, які використовуються в службових, виробничих, наукових та інших цілях, а також для захисту законних прав та інтересів громадян. Після завершення термінів тимчасового зберігання документи, що за своєю цінністю входять до НАФ, передають на постійне зберігання до центральних, галузевих або місцевих державних архівів, у т.ч. кінофотофонодокументи. Важливою ланкою системи архівних установ є Український державний науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства, на який покладено завдання розроблення теорії архівного будівництва, історії та практики архівної справи, узагальнення та поширення передового вітчизняного і зарубіжного досвіду, новітніх архівних технологій, документознавчих проблем. Складовою частиною системи архівних установ є Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України (нині Державний комітет архівів). Воно є центральним органом виконавчої влади, на який покладено функції управління архівною справою, контролю і нормативно-методичного забезпечення ведення діловодства. Головархів у межах своєї компетенції забезпечує реалізацію державної політики в архівній галузі. Розглянемо докладніше місце і роль основних ланок системи архівних установ України у функціонуванні галузі. Провідна роль у формуванні НАФ та забезпеченні його схоронності належить центральним державним архівам, які мають статус науково-методичних центрів і розробляють методики комплектування фондів, експертизи цінності документів, їхнього зберігання, реставрації, ефективного використання, публікують довідково-інформаційні та методичні матеріали. Винятково цінні та унікальні документи, їхні колекції зосереджені в сховищах Центральних державних історичних архівів у Києві та Львові. Офіційне заснування ЦДІА України в Києві датується 1911 р., але формування його основних фондів, чисельність яких перевищує 1, 6 тис., а одиниць зберігання понад 1, 5 млн., завер-шилося після другої світової війни. Тут зібрано колекції документів, що зберігалися у колишньому Всеукраїнському центральному архіві давніх актів, частини фондів Центрального архіву революції в Харкові і Київського обласного історичного архіву. У ЦДІА України в Києві зберігається понад 40 колекцій мікрофільмів документів з української історії 16 – початку 20 ст., що були виявлені під час підготовки до видання збірників документів, оригінали яких зберігаються в архівах Москви, Санкт-Петербурга, у рукописних колекціях зарубіжних бібліотек. Архів має досконалу систему науково-довідкового апарату: інвентарні книги, систематичний, географічний та іменний каталоги, огляди фондів за тематикою, різні покажчики. Певну специфіку має Центральний державний історичний архів України у Львові, заснований як Центральний державний архів давніх актів у 1939 р. на базі Львівського архіву давніх актів. У його сховищах майже 800 фондів та ще більше справ. Найдавніші документи архіву датуються 1233 р. Тут представлено найстарішу гродську книгу Львова 1382-1389 рр., фінансово-адміністративні книги 1401-1414 і 1414-1426 рр., рукописні хроніки В.Зиморовича, Я.Юзефовича та ін. Колекції документів показують становище західноукраїнських земель у складі Речі Посполитої під час Визвольної війни українського народу під проводом Б.Хмельницького 1648-1657 рр., в них представлено 13 оригінальних листів гетьмана, документи польських королів і вельмож. Найважливіші документи НАФ, присвячені новітній історії України (після 1917 р.), зосереджені в Центральному державному архіві вищих органів влади і управління (ЦДАВО) України. Він організований в Харкові наприкінці 1945 р. на базі документів Центрального архіву революції УРСР, Центрального архіву праці УРСР і Центрального історичного архіву. В 1970 р. архів було передислоковано до Києва в новозбудований комплекс споруд центральних державних архівів України по вул. Солом'янській, 24. До 1991 р. мав офіційну назву Центральний державний архів Жовтневої революції, вищих органів державної влади і органів державного управління УРСР, що позначилося на профілі і характері колекціонування документів, формуванні його фондів. Переважна більшість документів архіву відклалася як спадщина органів державної влади і управління радянської доби: всеукраїнських з'їздів Рад, Верховної Ради УРСР, Всеукраїнського Центрального Виконавчого Комітету, Президії Верховної Ради, Раднаркому УРСР і Ради Міністрів республіки, інших органів управління. Багато документів, особливо органів юстиції, суду, прокуратури тривалий час перебували у спецсховищах і були недоступними для дослідників. Демократизація суспільства і архівної справи створює сприятливі умови для залучення усіх джерел до наукових досліджень. Зазначене стосується і документів Держплану, статистики, Міністерства фінансів України. .Скарбницею документів та пам'яток новітньої політичної історії України є Центральний державний архів громадських об'єднань (ЦДАГО) України, створений в 1991 р. на базі Партійного архіву Інституту історії партії при ЦК компартії України і розміщений в Києві по вул. Кутузова, 8. Основний масив колекції архіву становлять документи комуністичної партії України, обласних парторганізацій. Тут представлено і документи інших політичних партій, зокрема української комуністичної партії, партії “боротьбистів”, українських соціалістів-революціонерів та ін. Окремий фонд складають документи комсомолу України. Зростаючу роль у системі архівних установ України відіграє Центральний державний кінофотофоноархів України. Його було засновано в Києві 1932 р., а в 1943 р. реорганізовано в Центральний державний архів кінофотофонодокументів УРСР і цю назву було змінено лише після проголошення державної незалежності України. Його унікальність полягає у збиранні, обліку і зберіганні документів насамперед зображувального і звукового характеру, які мають форму фотографій, кінофільмів, відеофільмів, грамофонних платівок і магнітних касет. Вони дозволяють простежити і прогрес у галузі аудіо- та відеотехніки. У фондах архіву контратипи портретів Т.Шевченка, портретні й групові фотографії І.Франка, Л.Українки, М.Грушевського, М.Лисенка, М.Заньковецької, багатьох політичних діячів, сподвижників українського відродження, зокрема В.Винниченка, С.Петлюри, П.Скоропадського та ін. Збереглися унікальні кінохроніки, що зафіксували історичні події української революції 1917-1920 рр. Своєрідне місце в системі архівних установ займає Центральний державний архів-музей літератури і мистецтва (ЦДАМЛМ) України, що зумовлено специфікою його фондів і організації роботи. Цей архів було засновано 1968 р. для збирання, зберігання і використання документів і матеріалів з історії української культури, літератури і мистецтва. Фонди архіву формуються документами установ культури і творчих спілок, а також документами особистого характеру діячів літератури і мистецтва. Архіву вдалося створити оригінальні колекції документів Київського товариства старожитностей та мистецтв, зокрема його статут і список членів, матеріали Київського художньо-промислового і наукового музеїв (1902 р.), Київського відділення імператорського російського музичного товариства. Особливість ЦДАМЛМ України зумовлена й тим, що переважну більшість його фондів становлять особові фонди відомих діячів літератури та мистецтва: П.Тичини, А. Головка, О.Гончара, П.Панча, М.Рильського, В.Сосюри, Ю.Яновського, І.Сенченка, В. Еллана-Блакитного, Ю.Смолича, А. Малишка та ін. Архів має понад тисячу фондів, майже 200 тис. одиниць зберігання та більше 3 тис. музейних експонатів. Його фонди впорядковано, описи уніфіковано, є систематичний та іменний каталоги. Архів розташований в Києві по вул. Володимирській, 22 а. У 1989 р. у Харкові створено Центральний державний науково-технічний архів України, де збирають і централізовано зберігають науково-технічну документацію, що є невід'ємною частиною історії розвитку науки і техніки. У його фондах є понад півмільйона справ з унікальною науково-технічною документацією, у т.ч. проекти спорудження найважливіших об'єктів паливно-енергетичного комплексу, підприємств важкої промисловості, зокрема Дніпровського каскаду гідроелектростанцій, Харківського заводу тепловозного обладнання, Новокраматорського машинобудівного заводу. В архіві зберігається проектна документація повоєнної відбудови Хрещатика в Києві, спорудження житлових комплексів тощо. Документальна база архіву використовується у наукових дослідженнях з історії науки і техніки і під час розроблення проектів реконструкції, перепрофілювання підприємств, при повторному проектуванні тощо. Центральні державні архіви займають визначальне місце в архівній системі України, а їхні фонди є основою НАФ. Сказане не принижує ролі інших ланок системи, зокрема державних архівів областей, міст, архівних відділів райдержадміністрацій. Однак, якщо центральні державні архіви реалізують себе як науково-методичні центри галузі, то державні архіви Автономної Республіки Крим, міст Києва та Севастополя, областей України набувають статусу місцевих науково-методичних центрів і осередків вивчення історії та краєзнавства. Діяльність державних галузевих архівів регламентовано Законом України “Про Національний архівний фонд і архівні установи”, положеннями про міністерства та відомства, а також відповідними правилами та інструкціями цих відомств, якщо вони не суперечать чинному законодавству. Нормативні акти Головархіву України, що визначають загальні правила діяльності архівних установ, є обов'язковими для всіх ланок архівної системи, незалежно від їхнього відомчого підпорядкування. Отже, розглянувши суть і значення поняття “архівна система”, можна зробити висновок про те, що воно включає сукупність основоположних принципів організації архівної справи у тій чи іншій державі, способів і технологій її ведення. Разом з тим архівна система не є чимось незмінним, її характер значною мірою визначається державним устроєм, організацією суспільного життя. Для сучасних архівних систем визначальними ознаками є централізація і децентралізація, причому провідною тенденцією є децентралізація, що зумовлено процесами демократизації усіх сфер суспільного життя, у т.ч. і архівної галузі. Функціонування архівної системи невіддільне від систем архівних установ як сукупності архівів, інших установ та структурних підрозділів, що забезпечують формування НАФ, здійснюють управлінські, науково-дослідні та інформаційні функції архівного будівництва. З відновленням незалежності України почався глибинний процес реформування архівної системи, визначальною рисою якого є її демократизація, децентралізація, відкритість, перехід усіх ланок системи архівних установ на правові засади. Діяльність системи архівних установ України регламентовано Конституцією, Законом “Про Національний архівний фонд і архівні установи”, нормативними актами Президента, КМ України, а також Головархіву України як спеціалізованого управлін-ського органу виконавчої влади. Визначальними критеріями класифікації архівних установ є їхня видова приналежність і форма власності, на якій вони засновані. Основними ланками системи архівних установ України є державні архіви (центральні, обласні, міські, архівні відділи райадміністрацій), галузеві (державних органів управління або громадських об'єднань), архівні установи, засновані на колективній або приватній власності. 31. ПОНЯТТЯ НАФ Під поняттям НАФ України розуміють сукупність документів, незалежно від їхнього виду, місця створення і форми власності на них, що зберігаються на території України або за її межами (і відповідно до міжнародних угод підлягають поверненню в Україну), відображають історію духовного і матеріального життя українського народу, мають наукову історико-культурну цінність, визнані такими відповідною експертизою і зареєстровані у порядку, передбаченому Законом України “Про Національний архівний фонд і архівні установи”. НАФ є складовою частиною вітчизняної й світової історико-культурної спадщини та інформаційних ресурсів суспільства, багатоаспектним масивом документів державних органів, підприємств, установ і організацій всіх форм власності, окремих громадян та громадських об'єднань, що зберігаються в архівосховищах України та приватних колекціях, а також документів вітчизняної історико-культурної спадщини, які перебувають за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України, незалежно від часу їхнього створення, техніки і засобів відтворення. Зупинимося докладніше на структурі НАФ України, складі його документів. НАФ включає три основні групи документів, які становлять власність України: а) документальні комплекси, що утворилися в різні історичні періоди на теренах сучасної України у діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, громадських і релігійних організацій, установ, підприємств усіх форм власності, окремих осіб, що зберігаються на території України, відображають історію духовного і матеріального життя її народу та інших народів, мають наукову історико-культурну цінність, визнані такими відповідною експертизою і зареєстровані у порядку, передбаченому законом; б) документи українського походження, що утворилися за межами України як результат діяльності української політичної та трудової еміграції, українських військових, культурно-освітніх та наукових установ, громадських об'єднань та окремих осіб і передані у власність України чи її громадян у порядку реституції, на підставі дарування, в інший спосіб, або зберігаються за межами України і відповідно до міжнародних угод підлягають поверненню в Україну (в оригіналах або копіях); в) документи іноземного (неукраїнського) походження, що утворилися на теренах інших держав і, за різних обставин опинившись на території України, стали невід'ємною частиною історико-культурної спадщини її народу. Визначення поняття “національного архівного фонду” і його складу є умовним. Не випадково воно викликало дискусію серед частини архівістів, архівознавців, правознавців та істориків. Одні автори пропонували визначити НАФ через його склад, тобто піти шляхом механічного переліку основних видів документів. Однак такий підхід був би з юридичного і термінологічного боку некоректним, а сам перелік – невичерпним. Інші автори наголошували на багатоаспектності поняття “національний архівний фонд”. З культурологічного боку, це невід'ємна і важлива складова частина національної і загальносвітової культурної спадщини. З архівознавчого – це не лише сукупність матеріальних носіїв цінної ретроспективної документної інформації, але й найвища класифікаційна категорія, що в цілому або будь-якими своїми частинами вступає в певні правовідносини, породжує конкретні права, обов'язки і відповідальність юридичних і фізичних осіб. Крім того, НАФ – це глобальна, складно структурована інформаційна система, складова світових і вітчизняних інформаційних ресурсів. На увагу заслуговує пропозиція, яку запропонував Г.В.Боряк у монографії “Національна архівна спадщина України та державний реєстр “Археографічна україніка: Архівні документальні ресурси та науково-інформаційні системи” (К., 1995), запровадити для визначення сукупної вітчизняної архівної спадщини два взаємопов'язані поняття: а) державно-політичного змісту, в основі якого принцип державно-територіального походження, – Національно-державний фонд України, організований на єдиних засадах, що базуються на централізації архівної справи, уніфікації опису та НДА. Він має включати документи, котрі під час проголошення незалежності України опинилися на її території, пов'язані з Україною походженням, або потрапили на її територію законним шляхом відповідно до норм міжнародного права і охоплюють не лише спадщину українського народу, а й усіх народів, які проживають на її території; б) культурологічного змісту – Національна архівна спадщина українського народу, яка охоплює всю сукупність архівної спадщини українського народу, незалежно від часу і місця створення, виду і форми власності і територіальної приналежності. Це не організований за певним принципом документальний масив, а розпорошений по архівах, фондах, колекціях, приватних зібраннях; описаний за різними принципами або взагалі не описаний. У основі цього поняття – принцип історичного походження, що враховує сукупні ознаки національної спадщини: адміністративно-територіальний устрій минулих часів, причетність документів до національної культурної спадщини українського народу, незважаючи на права власності різних держав або осіб. Національна архівна спадщина України складається не лише з архівного фонду, а й включає науково-довідкові та науково-інформаційні системи, що в сукупності мають особливе значення для української державності як національний ресурс інформації. Державному архіві МВС, де нині відклалося близько 3 млн. архівних справ, згрупованих та систематизованих у 53 архівні фонди й колекції. Важливою складовою частиною НАФ є архівний фонд НАН України, документи якого зберігаються у відомчих наукових та науково-технічних архівах 227 установ і організацій Академії, в т.ч. у 99 науково-дослідних інститутах, 24 їхніх відділеннях, 7 наукових центрах НАН України, 7 заповідниках, ботанічних садах, в обсерваторії, наукових бібліотеках, а також у 84 допоміжних організаціях – науково-технічних центрах, спеціальних конструкторсько-технологічних бюро, дослідно-конструктор-ських бюро, дослідних заводах та виробництвах. Рукописні фонди існують і в деяких навчальних закладах та музеях: у Національному музеї у Львові та Національному музеї історії України в Києві, Дніпропетровському історичному музеї, Чернігівському історичному музеї, Харківському історичному музеї, Одеському історико-краєзнавчому музеї та ін. Закон України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” (ст. 12) визнає за музеями право постійно зберігати архівні документи, нагромаджені у музейних фондосховищах, а також поповнювати свої фонди і колекції профільними документами. Документи НАФ, які зберігаються у музеях, зосереджені у складі: а) основних фондів, б) музеїв архівів, в) поточного діловодства (облікова документація). На особливу увагу заслуговують багатства основних фондів. Суспільні відносини навколо історико-культурного надбання і, зокрема, архівів в Україні, як і в більшості країн світу,урегульовані відповідним національним законодавством. Передумовами прийняття Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи” були, з одного боку, загальні процеси державотворення в незалежній Україні, побудови правової демократичної держави, законодавчого регулювання усіх сфер державного і суспільного життя, а з іншого – потреби сучасної практики вітчизняної архівної справи, рівень розвитку суспільних відносин у цій сфері і співвіднесення його з досягнутим в інших державах. Раніше діяльність архівів регламентувалася урядовими постановами, положен-нями, інструкціями, іншими підзаконними актами, основним з яких було згадуване загальносоюзне Положення про ДАФ. Ці нормативні акти, розраховані на тоталітарну систему, не відповідали новим суспільним умовам. Під час розбудови незалежної держави загострилися проблеми архівної галузі: поряд з підвищенням інтересу до інформаційних багатств архівів спостерігалися прояви нігілістичного ставлення окремих суспільних груп до документальної спадщини, загострилося відставання від потреб матеріально-технічної бази архівів, виявилася слабкість соціальної захищеності архівістів. Поповнення НАФ документами історико-культурної спадщини України, що перебувають за кордоном, залишається важливою державною проблемою. Враховуючи те, що систематичне вивезення документів та книжкових зібрань з території України до Польщі почалося після Люблінської унії (1569 р.), до Росії – за часів Петра І тривало понад 250 років, визначити обсяг “архівної україніки” ще й сьогодні складно. Лише у російських архівосховищах зосереджені величезні масиви документів з історії України. Це, насамперед, Російський державний архів давніх актів, Російський державний військово-історичний архів (Москва), Російський державний історичний архів (Санкт-Петербург), Відділ рукописів Російської Національної бібліотеки (Москва), Російська Національна бібліотека імені М.Салтикова-Щедріна та ін. Унікальною за обсягом (близько 12 тис. одиниць зберігання) і за значенням є, наприклад, колекція українського історика Миколи Маркевича, одна частина якої зберігається у Відділі рукописів Російської Національної бібліотеки, друга – в Пушкінському домі (Санкт-Петербург). У її складі листи та універсали гетьманів Івана Скоропадського, Кирила Розумовського, Петра Дорошенка, рукописи Андрія Розумовського, Петра Горленка, Кочубеїв, директора Археологічного музею Київського університету К.Лохвицького, колекції О.Максимовича, А.Стороженка та ін. Централізований облік документів “україніки” здійснюється Головархівом України. Виявлення матеріалів такого типу і створення їхніх археографічних реєстрів та бібліографії проводиться у межах державної програми “Архівна та рукописна україніка” (див. розділ 5 “Зарубіжні архіви та зарубіжна архівна україніка”). Зазначені матеріали як складова частина НАФ підлягають поверненню в Україну у вигляді оригіналів або копій відповідно до міжнародних угод, внаслідок дарування, придбання тощо. НАФ, здійснення управлінської, науково-дослідної та інформаційної діяльності в архівній галузі законом створено систему архівних установ (ст. 2, 6). Отже, прийняття закону забезпечило правову основу для існування архівної системи, побудованої на єдиних принципах і засадах, юридичне оформило величезний інформаційний масив – НАФ України. НАФ України формується з документів “державних органів, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, а також з документів громадян та їх об'єднань”. Єдиною підставою включення архівних документів до НАФ є експертиза їхньої цінності, яку проводять експертні комісії (ЕК) різних рівнів (див. розділ 8 “Експертиза цінності документів та комплектування державних архівів”). Зміни у суспільстві, що торкнулися всіх сфер його життя, вимагають нових підходів до експертизи цінності документів, адже не взяті на державне зберігання документи можуть бути втраченими назавжди. Експертиза цінності документів повинна проводитися за принципами об'єктивності, історизму, всебічності та комплексності. У 1995 р. Кабінет Міністрів України ухвалив “Положення про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до НАФ”, “Положення про державну реєстрацію документів НАФ”. У 1996 р. Головархів України затвердив “Типове положення про експертно-перевірну комісію державного архіву Автономної Республіки Крим, держархівів областей, міст Києва і Севастополя” та “Типове положення про експертну комісію філіалу державного архіву області, архівного відділу районної державної адміністрації, міського державного архіву”, що визначають права і завдання ЕК. Одним із складних у правовому і практичному плані питань є подання архівних документів на експертизу цінності громадянами – власниками цих документів. Відповідно до вимог Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи” обов'язково мають подаватися на розгляд ЕК документи, які належать громадянам, у разі виникнення загрози знищення цих документів або значного погіршення їхнього стану, а також документи, створені до 1946 р. (оскільки виключення з НАФ таких документів забороняється, а рішення про їхнє знищення може прийняти лише ЦЕПК Головархіву України) або які мають бути вивезені за кордон. Однак не вирішено питання про стимулювання власників документів, які подають їх на експертизу добровільно. Нині розроблення теоретичних та практичних основ експертизи історико-культурної та наукової цінності документів, вироблення принципів формування НАФ – один із важливих напрямів наукових досліджень діяльності УДНДІАСД. Отже, документи НАФ України перебувають під охороною держави. Облік, збереження і використання цього вельми цінного для держави інформаційного масиву є основними завданнями архівних установ України. СТРУКТУРА НАФ Як уже зазначалося, в структурі НАФ виділяються три основні групи документів: ті, що утворилися і зберігаються в Україні; документи українських інституцій та громадян, котрі виникли за рубежем, але повернуті або підлягають поверненню в Україну; документи іноземного походження, що опинилися на теренах України і увійшли до її історико-культурного надбання. Серед документів кожної з цих груп є такі, що мають особливе історико-культурне значення та унікальний характер. Ось чому чільне місце у складі НАФ України належить особливо цінним документам і унікальним документальним пам'яткам. До особливо цінних (ОЦ) належать архівні документи, що містять інформацію про найважливіші події, факти і явища у житті суспільства, не втрачають значення для економіки, культури, науки, духовного життя, міжнародних відносин, екології, державного управління, оборони і є неповторними з погляду їхнього юридичного значення і автографічності. До ОЦ можуть бути віднесені як окремі документи чи одиниці зберігання, так і групи одиниць зберігання і навіть окремі архівні фонди у повному обсязі. В державних архівах планомірне виявлення ОЦ документів і взяття їх на окремий облік здійснюється з початку 80-х років. Закон “Про Національний архівний фонд і архівні установи” виокремив з ОЦ документів ще вищу категорію цінності – унікальні документальні пам'ятки (УДП) – особливо цінні документи НАФ, які мають важливе значення для формування національної самосвідомості українського народу, визначають його вклад у всесвітню культурну спадщину, не мають собі подібних і є неповторним як за змістом, вміщеної інформації, так і за засобами й фіксації або зовнішніми ознаками. До УДП передбачено особливу форму обліку – облік у Державному реєстрі національного культурного надбання після віднесення експертами документів до УДП. Віднесення документів НАФ до УДП – це комплекс організаційних, науково-методичних і практичних заходів щодо встановлення критеріїв визначення УДП, розроблення методики їх виявлення, порядку включення до Державного реєстру національного культурного надбання, організації обліку і забезпечення збереженості. Загальні положення і принципи таких заходів визначені “Положенням про порядок віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних документальних пам'яток, включення їх до Державного реєстру національного культурного надбання, а також їх зберігання”, затвердженим Кабінетом Міністрів України в 1995 р. Вона дістала роз'яснення у “Методичних рекомендаціях щодо виявлення і включення до Державного реєстру національного культурного надбання, організації обліку та зберігання унікальних документальних пам'яток Національного архівного фонду України” (К., 1998). Визначення виключної історико-культурної цінності документів НАФ і віднесення до УДП відбувається з урахуванням певних критеріїв: а) статус і значення фондоутворювача; б) походження документів; в) авторство документів; г) час створення документів; д) цінність інформації, відображеної в документах; е) юридична сила документів та їхня оригінальність; є) наявність художніх або палеографічних особливостей документів. При виявленні УДП зазначені критерії застосовуються, як правило, комплексно. Важливо знати, що з УДП, незалежно від форми власності, так само, як і з ОЦ документів, в обов'язковому порядку створюються страхові копії, котрі зберігаються окремо від оригіналів. При цьому державні архівні установи зобов'язані надавати юридичним особам і громадянам, які є власниками УДП, допомогу у виготовленні таких копій, що в подальшому перебувають на державному зберіганні і можуть бути використані лише з дозволу власника оригіналу УДП. Одночасно зі страховими копіями, які є недоторканими, виготовляються копії фонду користування. Крім того, УДП підлягають обов'язковому страхуванню. Всі ці заходи спрямовані на підвищення гарантій забезпечення збереженості УДП. Іншими словами, серцевиною НАФ, його золотим фондом є УДП, що беруться на облік органами Головархіву України у вигляді Державного реєстру і підлягають особливому зберіганню. В цілому вироблення науково-обгрунтованих принципів структуризації НАФ України є однією з найактуальніших проблем сучасного вітчизняного архівознавства. 32. ЗАРУБІЖНА АРХІВНА УКРАЇНІКА У сучасній історичній науці та архівістиці для визначення архівних матеріалів, пов'язаних з Україною, що зберігаються за її межами, закріпилося поняття зарубіжна україніка (аналогічно: росіка – для російських документів, полоніка – для польських тощо). Зауважимо, що у традиційному науковому та бібліотечному вживанні терміни “Rossika” чи “україніка” звичайно стосуються зарубіжних публікацій про Росію або Україну, як, наприклад, стосовно колекції “Rossika” в дореволюційній Імператорській публічній бібліотеці в Санкт-Петербурзі. Серед бібліофілів за кордоном цей термін звичайно вживається стосовно ранніх (до 19 ст.) книг, виданих у Росії (в т.ч. слов'янських книг, що походять з Російської імперії), в зібраннях за межами України. Порівняно недавно до терміна було додано слово “архівна” з метою уточнення його змісту. Зарубіжна україніка є важливим інформаційним масивом і базовим історико-культурним потенціалом гуманітарної сфери знань. Вона дозволяє залучати до соціального обігу інформацію, яка формує духовність, закладає фундамент нової національної і соціальної психології, політики і культури. За Законом України “Про Національний архівний фонд і архівні установи” такі документи, відповідно до міжнародних угод, підлягають поверненню в Україну в оригіналах або копіях. На думку сучасної американської дослідниці д-ра Патриції Кеннеді Грімстед, проблеми адекватної ідентифікації архівної україніки ускладнюються щодо матеріалів, які зберігаються за кордоном, оскільки рівень визначеності між українським і російським, між польським і українським або між австро-угорським (або австрійським чи угорським) і українським залежить від точності етнічної ідентифікації або ступеня української національної самосвідомості. Нині архівні матеріали українського походження, які перебувають за межами України, мають різні форми і є невід'ємною частиною багатьох зарубіжних документальних груп або колекцій документів як у державних, так і в приватних сховищах. Значні масиви зарубіжної архівної україніки не знайшли, на жаль, свого шляху до публічних сховищ і не були ані оцінені, ані описані взагалі. Багатьом зібранням загрожує руйнування у вологих підвалах чи на непристосованих горищах, а багато унікальних та цінних матеріалів приречені бути викинутими колись наступними поколіннями чи новими власниками, які не зможуть визначити потенційної цінності цих матеріалів, написаних уже чужою для них мовою, із невідомої для них далекої країни. Більшість матеріалів, вивезених з батьківщини емігрантами або привезених іноземцями додому з України, занадто фрагментарні й буденні для того, щоб заслуговувати на витрати, пов'язані з архівною обробкою. Але навіть ті з них, кому пощастило знайти свій шлях до місцевих університетських бібліотек, історичних товариств та музеїв або архівів етнічних груп як зразки іноземної екзотики, все ще не описані, закриті для дослідників. Нині численні українські організації докладають великих зусиль до повернення на батьківщину архівної україніки. Для детальнішого визначення поняття “зарубіжна україніка” виділимо два головні комплекси матеріалів: український (документи, створені українським урядом, українськими установами або окремими особами) та зарубіжний (документи, створені іноземцями). 33. ЗАВДАННЯ, ПРАВА, СТРУКТУРА АРХІВІВ Згідно ст. 6 Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи” систему архівних установ становлять Головархів України, державні архіви (центральні, галузеві, місцеві), архівні підрозділи (самоврядних наукових установ, державних музеїв, бібліотек, державних органів, підприємств, установ і організацій, об'єднань громадян), науково-дослідні установи в галузі архівної справи. Архівна установа– це спеціалізований заклад чи структурний підрозділ, що забезпечує збирання, зберігання архівних документів та організацію використання їхньої інформації або здійснює управління, науково-дослідну та інформаційну діяльність в галузі архівної справи. Архівні установи у своїй діяльності керуються Основами законодавства України про культуру, Законом України “Про Національний архівний фонд і архівні установи”, іншими законодавчими актами, постановами Верховної Ради України, указами Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голів місцевих державних адміністрацій. Державні архіви складають фундамент галузі і виконують її основні функції: збирають, ідентифікують, описують та класифікують документи, забезпечують їхнє зберігання, реставрацію і організують користування документами. Як уже зазначалося у розділі 3 “Архівна система та мережа архівних установ”, архіви поділяються на архіви для постійного зберігання документів (центральні, галузеві, обласні, самоврядних наукових установ, державних музеїв та бібліотек) та архіви для тимчасового зберігання документів (архівні підрозділи державних органів, підприємств, установ та організацій). Завдання і права державних архівів визначаються спеціальним нормативним документом уряду – положенням. Розглянемо їх на прикладі державних архівів областей1. Основними завданнями архівів областей, міст Києва та Севастополя є реалізація державної політики в архівній галузі, координування діяльності державних органів, підприємств, установ, організацій з питань архівної справи та діловодства, забезпечення здійснення державної реєстрації, обліку, постійного зберігання, комплектування та використання документів. На архіви областей покладено ведення науково-методичної роботи в галузі архівознавства, документознавства та археографії, а також забезпечення дотримання положень Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи”. Також архів виконує соціально-правові запити громадян, публікує архівні документи. Крім того, як орган управління, державний архів здійснює науково-методичне керівництво архівними відділами райдержадміністрацій та міськими архівами. Управління архівом здійснює директор, якого призначає і звільняє у центральних державних архівах Головархів України, в державних архівах областей – голови облдержадміністрацій з погодженням з Головархівом України, в галузевих державних архівах – керівники міністерств і відомств. Директор персонально. відповідає за виконання покладених на архів завдань. Він затверджує структуру і штатний розпис, положення про структурні підрозділи, функціональні обов'язки співробітників установи, видає накази та контролює їх виконання, призначає і звільняє з посад працівників архіву. З метою погодженого вирішення питань компетенції державного архіву області, в ньому може утворюватися колегія у складі директора, його заступників та інших працівників архіву. При директорі центральних державних архівів працює колегіальний дорадчий орган – дирекція, до якої входять керівники підрозділів, провідні спеціалісти, представники громадських організацій. Рішення дирекції оформляються наказами директора. Державні архіви утримуються за рахунок коштів Державного бюджету України. Гранична чисельність співробітників, фонд оплати праці та видатки на утримання установи затверджують голови відповідних державних адміністрацій. Вони є юридичними особами, мають самостійний баланс, рахунки в установах банків, гербову печатку. Згідно з чинним законодавством, типові положення про державні архіви областей затверджує КМ України, інших архівів – Головархів України чи відповідне відомство разом з Головархівом. Положення про архіви (архівні підрозділи) об'єднань громадян, підприємств, установ і організацій, заснованих на колективній чи приватній формах власності, затверджують їхні засновники. Організаційно-виробнича структура державних архівів обумовлена основними напрямами їхньої діяльності. Наприклад, у центральних та обласних архівах функціонують відділи: комплектування та експертизи цінності документів; обліку та зберігання документів; відомчих архівів та інші. Усередині відділів можуть утворюватися менші виробничі одиниці (сектори, групи) для вужчої спеціалізації праці. Розподіл співробітників у відділах за посадами здійснюється відповідно до штатного розпису. За прийнятою нині класифікацією працівники архівної установи поділяються: керівний склад – директор, заступники, головний охоронець фондів, головний бухгалтер; спеціалісти – головний, провідний, 1 та 2-ї категорій, старший науковий співробітник, науковий і молодший науковий співробітники, старший охоронець фондів, охоронець фондів, реставратор 1 та 2-ї категорій; службовці – старший майстер, старший касир, старший інспектор, завідуючий канцелярією, оператор, техніки різних спеціальностей, секретар-друкарка, діловод та інші; обслуговуючий персонал – кваліфіковані робітники, прибиральниці, двірники, вахтери та ін. Діяльність архівів значною мірою залежить від їхньої матеріально-технічної бази. Переважна більшість центральних і обласних державних архівів розташовано у спеціалізованих спорудах. Вони зведені у 1960-1980-х рр. і становлять собою типові архівосховища, розраховані на зберігання близько 1 млн. справ кожне. Архіви оснащено технологічним обладнанням для підтримування температурно-вологісного режиму, системами протипожежної сигналізації, автоматичного пожежогасіння. Частина обласних, більшість районних і міських державних архівів перебувають у пристосованих приміщеннях. Для нормального функціонування архівних установ з постійним складом документів, крім архівосховищ і технологічного обладнання, потрібні такі служби: читальний зал з бібліотекою; лабораторія фото- і мікрокопіювання; реставраційно-палітурна майстерня (дільниця); ремонтно-технічна майстерня; приміщення для науково-довідкового апарату; робочі кімнати співробітників та підсобні приміщення. Від характеру роботи (керівна, наукова, допоміжна, технічна) залежить кількість співробітників у робочих кімнатах. Вона коливається від 1 до 3-4 осіб, виходячи з наявних робочих площ. Основні вимоги щодо обладнання виробничих приміщень такі: середня площа на одного співробітника до 5 кв. м.; потужність настільних ламп – 60-75 Вт, температура повітря – 18-22°С; вологість повітря – 60-40%; рівень інтенсивності звуку – не більше 40-50 дБ. Важливим елементом організації виробничого процесу є дотримування безпеки умов роботи, запобігання травматизмові та професійних захворювань. В архівних установах необхідно строго дотримуватися правил безпеки під час роботи з ліфтами, підйомними механізмами, електроприладами, ЕОМ, хімікаліями та реагентами в процесі мікрофільмування, реставрації та ремонту документів, проведення дезинфекції тощо. 34. ВИРОБНИЧІ ПІДРОЗДІЛИ АРХІВУ ТА ОСНОВНІ АРХІВНІ ТЕХНОЛОГІЇ Серед виробничих підрозділів архіву головним є архівосховище – спеціалізоване приміщення для зберігання документів. Воно, як правило, має необхідне технологічне обладнання і устаткування: системи автоматичного підтримування температурно-вологісного режиму, протипожежної і охоронної сигналізації, спеціального освітлення, а також стелажне обладнання, картонажі, транспортні візки, розсувні драбини, ліфтові підйомники, прилади термо- і гігрометрії тощо. Але архівосховище – не тільки приміщення, а й виробничий підрозділ. Це група співробітників, до складу якої може входити різнакількість працівників, залежно від обсягу роботи. Наприклад, архівосховище І групи, як правило, має понад 300 тис. справ, його обслуговують завідувач архівосховища, старший охоронець фондів і двоє охоронців фондів. Працівники архівосховища здійснюють увесь комплекс робіт, пов'язаних із забезпеченням збереженості документів – дотримання температурно-вологісного режиму, прибирання приміщень, дезинфекція та дезінсекція, видавання та підкладання справ до картонажів, проведення перевірок наявності документів, участь у громадському огляді стану їх збереженості тощо. Архівосховища є об'єктами режимного порядку і доступ до них визначається спеціальною інструкцією та наказом директора. Вхід до сховищ особам, не визначених наказом, категорично заборонено, як і вхід у верхньому одязі, з сумками тощо. Підтримування оптимального санітарного та температурно-вологісного режиму є запорукою забезпечення довговічності документів (див. розділ 10 “Забезпечення збереженості документів”). До основних підрозділів архіву належить читальний зал, робота якого регламентується спеціальними правилами, що розробляє кожен архів на основі затверджених Головархівом України Правил використання документів НАФ через читальні зали. Вони визначають основні функціональні напрями діяльності цих підрозділів щодо задоволення потреб громадян у ретроспективній документній інформації. До роботи в читальному залі допускають фізичних і юридичних осіб, які в офіційній письмовій заяві аргументують необхідність ознайомитись з документами за тією чи іншою тематикою. Відповідний дозвіл дає керівник архівної установи або його заступник. Такий дозвіл діє протягом року. Працюючи з документами, дослідник може робити виписки тих фрагментів, які його цікавлять. Після закінчення роботи із справою дослідник робить запис в аркуші використання документів, де зазначає дату, тему роботи, номери використаних аркушів, а також ставить розбірливий підпис. У більшості архівних установ цей вид робіт виконує спеціальний структурний підрозділ – відділ використання документів, група чи стіл довідок. Його співробітники готують на кожний запит фізичних чи юридичних осіб архівну довідку. Вона може бути усталеної чи довільної форми, але повинна мати обов'язкові реквізити: штамп та печатку архівної установи, підписи керівника та виконавця, дату, точну адресу громадян чи юридичних осіб, чіткий виклад відповіді по суті запиту на підставі архівних документів. У разі негативної відповіді викладається рекомендація щодо дальшого звернення громадян у цій справі, наводяться адреси відповідних архівних чи інших установ. Для виконання запитів громадян нормативами передбачено місячний термін. Тематичні запити виконують наукові співробітники або провідні архівісти. Для виконання складних запитів можуть створюватися тимчасові робочі групи. Термін виконання запиту визначає керівник архіву. З цією метою в архіві створюються автоматизовані робочі місця (АРМ). Такі само робочі місця обладнуються у читальному залі для користувачів. Функціональне призначення останніх – полегшити пошук потрібних даних у великих масивах інформації. АРМ слід створювати як багатопрофільну відкриту комп'ютерну систему, що дозволяє легко нарощувати додаткові автоматизовані функції (докладніше ці проблеми розглядаються в розділі 11 ''Інформатизація в архівній справі”). Заслуговує на увагу робота реставраційно-палітурної майстерні (дільниці) – одного з основних виробничих підрозділів архівної установи. Шляхом реставрації, ремонту та оправи документів вона забезпечує підтримання їхнього належного фізичного стану. Майстерня повинна мати певний набір обладнання (залежно від кількості працівників): стіл реставраційний з підставкою, шафа металева (чи сейф), стіл-верстак, прес обтискний палітурний, картонорубальний верстак, паперорізальна машина, пристрій для сушіння паперу, електроплита, електропраска, ваги, пристрій для укладання та прошивання аркушів, візок, холодильник тощо. До основного набору інструментів реставратора входять: скальпелі медичні, шпателі, ножиці прямі, пінцети, голки, шила, термометри хімічні, щіточки, лінійки тощо. Певні вимоги висуваються й до посуду, яким користуються в робочому процесі. У реставраційних роботах застосовують спеціальні види паперів: мікалентний, конденсаторний, фільтрувальний, чайний, писальний, парафіновий, афішний, пергаментний, цигарковий та інші. До найуживаніших матеріалів для палітурних робіт належать: картон палітурний, електроізоляційний, пресшпан, лідерин, бумвівіл, папір форзацний, марля спеціальна, коленкор палітурний, нитки льняні тощо. Майстерня забезпечується також певними видами клеїв. Основною вимогою до робочого місця реставратора є захищення робочого столу від прямих сонячних променів. Реставраційні інструменти та матеріали раціонально і зручно розташовують навколо робочого місця реставратора. Особливу увагу звертають при цьому на дотримання правил безпеки при виконанні робіт. Реставрації підлягають насамперед документи, які мають механічні, фізико-хімічні чи біологічні пошкодження або ураження. При надходженні до майстерні їх реєструють у спеціальному журналі, після закінчення реставрації роблять запис про повернення документів до архівосховища. 35. ПЛАНУВАННЯ, ЗВІТНІСТЬ ТА ЕКОНОМІЧНА ДІЯЛЬНІСТЬ АРХІВІВ Планування є складовою частиною управлінських функцій. Воно має дві форми: перспективну і поточну. Перша властива органам управління архівною справою (Головархів, державні архіви областей) і розрахована на тривалий термін. Друга – архівним установам з постійним складом документів. Вони, як правило, складають річні плани. Виходячи з обсягу робіт, бюджету часу та кількості штатних працівників, структурні підрозділи готують пропозиції до проекту плану, який затверджує керівник установи. План має дві частини – текстову і розрахункову. До показників плану входять: види робіт, одиниця виміру (справ, аркушів, карток тощо), норматив, обсяг робіт з розбиттям по кварталах, бюджет часу, виконавці та пояснення. Розділи плану відбивають головні напрями діяльності архіву. Структура плану може змінюватися у відповідності з вимогами часу. Для обліку витрат часу при складанні плану дирекція архіву керується “Нормативами трудомісткості основних видів робіт, які виконуються в державних архівах України”, що затверджуються наказом начальника Головархіву України. Наприклад, приймання справ на державне зберігання: загального діловодства – 450 справ – 1 людино-день; особового походження – 200 справ або 3, 5 тис. арк. – 1 людино-день; страхового фонду – 6 тис. кадрів – 1 людино-день. Виконання запитів:за документами – 3 довідки – 1 людино-день; за довідковою картотекою – 9 довідок – 1 людино-день. Підготовка: статті, огляду; наукової доповіді – 1 друк. арк. – 30 людино-днів; методичного посібника, методики, інструкції – 1 друк. арк. – 26 людино-днів. Введення цих нормативів сприяє підвищенню продуктивності праці, уніфікації виробничих процесів, налагодженню обліку виконаних робіт. Архіви зі змінним складом документів планують роботу відповідно до вимог державних адміністрацій, їхні плани можуть бути річними, піврічними або квартальними. Характерною особливістю їх є посилена увага до таких видів робіт, як контроль за діяльністю архівних підрозділів та служб поточного діловодства установ, підприємств і організацій, приймання документів на тимчасове зберігання та передання їх на постійне державне зберігання. В архівних установах практикують і складання індивідуальних робочих планів співробітників. Для контролю за виконанням планових завдань в архівах використовують різні форми обліку праці. Найпоширенішою є ведення щоденників, до яких керівник відділу заносить цифрові показники рубіжного контролю. У виробничих підрозділах щомісячно, а в межах архівної установи – щоквартально підбивають підсумки виконання плану. Державні архіви звітують за кількома статистичними формами. Як уже зазначалося, архівні установи фінансуються переважно з державного бюджету. Єдиною формою позабюджетних надходжень раніше були кошти від діяльності господарсько-розрахункових підрозділів за платне впорядкування документів міністерств і відомств, підприємств, установ та організацій. В умовах ринкових відносин ретроспективна інформація документів є товаром. Це стимулює економічну діяльність архівних установ, розширення сфери архівних послуг. Запити фізичних та юридичних осіб можна виконувати і за плату. Найпоширенішими формами такого використання документів є виконання замовлень на виготовлення мікрофільмів чи ксерокопій. Практикують також надання документів для експонування на виставках, у телепередачах, для кінозйомок. В архіві виконуються тематичні запити, складаються історичні довідки, готуються збірники документів. Доволі поширеними є замовлення генеалогічного характеру. Отже, основні питання організації роботи архівних установ пов'язані з соціальними функціями архівів як центрів зберігання та використання інформаційних ресурсів. Статус, завдання, форми та зміст діяльності архівів зумовлюють їхню структуру, кадровий, матеріально-технічний та фінансовий потенціал. Діяльність архівних установ регламентується нормативними актами, відбивається у планах роботи та звітах. 36. КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ У МЕЖАХ АРХІВУ Класифікація архівних документів здійснюється на рівнях НАФ (див. розділ 4 “НАФ України, його структура та правові засади”) архівної установи та архівного фонду. Одиницею класифікації у межах архіву є архівний фонд. Архівісти не одразу дійшли висновку про необхідність групування документів за архівними фондами. Раніше класифікацію, що одержала назву формально-логічної, здійснювали за галузевою, тематичною ознаками. Вона призводила до руйнування цілісності архівних фондів, що ускладнювало пошук архівної інформації. Нині термін “архівний фонд” розглядається як визначення комплексу документів, історично або логічно пов'язаних між собою, що утворилися в результаті діяльності певної установи, організації, підприємства чи окремої особи. В діяльності кожного фондоутворювача виникає комплекс документів, який називають документальним фондом. Особливістю документального фонду є те, що до нього входять документи з постійним і з тимчасовим термінами зберігання і він не має стабільного складу. Частина документів з тимчасовими строками зберігання після експертизи цінності знищуються як такі, що не мають наукового і практичного значення, а інші надходять до архівів на постійне зберігання. Таким чином, архівний фонд формуються з документального фонду. Документи архівного фонду мають спільне походження, однорідність змісту, історичні і логічні взаємозв'язки. Все це зумовлює вимогу їхнього зберігання як єдиного комплексу, не розпорошуючи по різних архівах. Комплекси архівних фондів можуть утворюватися з фондів установ і організацій однієї сфери діяльності чи одного відомства, адміністративно-територіальної одиниці, часу існування тощо. Такі документальні комплекси, як архівний фонд установи, фонд особового походження, об'єднаний архівний фонд, архівна колекція, комплекс НТД, є видами архівного фонду. Нині в архівах України зберігається близько 187500 фондів, що виникли внаслідок діяльності юридичних або фізичних осіб-фондоутворювачів. Класифікація документів за архівними фондами з дотриманням принципу неподільності має важливе значення як для раціонального розміщення документів в архівах, так і для розподілу документів у межах конкретного архіву. Комплекс робіт по визначенню фондової належності документів, створенню на наукових засадах архівних фондів та встановленню їх хронологічних меж називається фондуванням. При фондуванні перед архівістами щоразу постає питання: яка установа чи організація може бути фондоутворювачем, а яка ні? Щоб відповісти на нього, необхідно вивчити історію установи, її функції та місце в системі державних чи громадських органів, зміст документів, що відклалися в процесі її діяльності. Формальними ознаками самостійності фондоутворювача є наявність нормативного акту про створення установи, визначення її функцій та структури, самостійного бюджету і розрахункового рахунку в банку, гербової печатки, штатного розпису тощо. Обов'язковою ознакою фондоутворювача є наявність документів, що мають наукову, культурну або практичну цінність і висвітлюють діяльність даної установи чи організації. Водночас слід мати на увазі, що частина установ і організацій змінили свою назву, але працюють без кардинальних змін. Так, Київський державний педагогічний інститут імені М.Горького нині називається Українським державним педагогічним університетом імені М.Драгоманова, але він залишається тим самим фондоутворювачем, а його документи – тим самим архівним фондом. Проте організації, які зберегли назву, але змінили профіль або напрямок своєї діяльності, стають новими фондоутворювачами. На хронологічні межі діяльності фондоутворювачів можуть впливати й інші перетворення та реорганізації установ, пов'язані з розширенням чи звуженням їхніх прав та масштабів діяльності. Наприклад, коли замість однієї установи виникає декілька; колишня установа як фондоутворювач перестає існувати, а новостворені – стають новими фондоутворювачами. Так було, коли на базі Народного комісаріату освіти УРСР у повоєнні роки утворилися три державні управлінські структури: Міністерство освіти, Міністерство вищої і середньої спеціальної освіти і Управління професійно-технічної освіти (згодом Державний комітет). Новоутворені відомства стали новими фондоутворювачами. Адміністративно-територіальні зміни, пов'язані з ліквідацією старих територіальних одиниць і заміною їх новими, впливають і на межі архівних фондів територіальних об'єднань громадських організацій – партійних, профспілкових, спортивних тощо. Так, у 1925 р. губернські ради профспілок було ліквідовано, а новоутворені окружні ради стали новими фондоутворювачами. У 1932 р. їх заступили обласні ради профспілок, документи яких стали новими архівними фондами. Але всі ці зміни не стосуються промислових підприємств, навчальних закладів, установ охорони здоров'я та культури. Всі вони, незалежно від адміністративно-територіальних змін, продовжують свою діяльність як єдині фондоутворювачі. Як правило, не впливають на хронологічні рамки фондоутворювачів та на межі архівних фондів часткові зміни, пов'язані з переданням окремих населених пунктів з одного адміністративно-територіального об'єднання до іншого. В таких випадках усі установи, організації та інші фондоутворювачі продовжують свою діяльність, а їхні документи зберігаються в єдиних архівних фондах. На хронологічні межі діяльності фондоутворювачів і на межі архівних фондів, як правило, не впливають: переведення установи з одного відомства в інше, зміна підлеглості установи в межах одного відомства, зміна його місцезнаходження та структури, розширення чи звуження функцій та обсягів діяльності установи, розширення чи звуження територіальних меж діяльності установи, тимчасова евакуація установи. Сюди можна віднести і перейменування установи. 37. Особливості визначення меж фондів особового походження Фондом особового походженняназивають архівний фонд окремої особи, сім'ї, роду, який утворився впродовж їх життя і діяльності. Фонди особового походження діляться на особові, сімейні та родові. Скоропадських, сім'ї Терещенків, родини Грушевських, особові фонди професорів В.Іконникова, Ю.Кулаковського, В.Довнар-Запольського та інші. Фондоутворювачами можуть бути державні, політичні й громадські діячі, видатні вчені, діячі літератури та мистецтва, а також інші особи, внаслідок життя і діяльності яких виникли документи, що мають певну культурно-історичну цінність. Кожен фонд особового походження – це єдиний комплекс документів, котрий не може розпорошуватися, навіть якщо фондоутворювач жив і діяв у різні історичні епохи. Визначення меж фондів особового походження передусім пов'язане з встановленням хронологічних рамок життя і діяльності фондоутворювачів. Але у більшості особових фондів зустрічаються ширші хронологічні рамки фонду, ніж хронологічні рамки життя фондоутворювача. Наприклад, відомий архівіст, директор Харківського історичного архіву Є. Іванов жив з 1873 р. до 1929 р. Але в його особовому фонді зберігаються документи з 1723 р. до 1929 р. Серед них – карти Слобідсько-Української та Катеринославської губерній, плани різних міст, сімейні документи. До складу особового фонду, крім особистих документів фондоутворювача, входять документи близьких родичів, якщо вони мають значення для характеристики фондоутворювача або самі є історичною чи іншою цінністю. У випадку, коли хтось з родичів фондоутворювача сам є видатним діячем, то сукупність їхніх документів утворює сімейний фонд. До складу особового фонду можуть бути віднесені й документи, створені після смерті фондоутворювача: некрологи, посмертні видання його праць, спогади про нього тощо. При встановленні меж фондів особового походження слід враховувати, що в них можуть зберігатися узагальнюючі документи про діяльність банків, фабрик, заводів та ін., які належали фондоутворювачам, але вся поточна документація про діяльність цих установ повинна зберігатися у відповідних архівних фондах. Наприклад, у сімейному фонді Терещенків відклалися звіти контор і цукрозаводів, статистичні дані про кількість земель і капіталів, що належали Терещенкам, але поточна документація цукрових заводів зберігається у державних архівах областей. 38. Визначення фондової належності документів У процесі фондування чи підготовки документів до передання на архівне зберігання інколи виникає необхідність визначення фондової належності документів. Завдання архівістів у цих випадках полягає в правильному встановленні фондоутворювача. Вирішення цього завдання багато в чому залежить від того, наскільки уважно вивчено історію, функції та діловодство фондоутворювача. Особливо це потрібно під час впорядкування розсипів, що складаються з розрізнених справ і окремих документів різних фондоутворювачів. І якщо на обкладинках справ у більшості випадків вказано назву фондоутворювача, то під час роботи з документами цю назву можна визначити лише за змістом. Ознаками визначення фондової належності документів вважають окремі елементи, якщо в них міститься назва фондоутворювача. Наприклад, у справі є протоколи засідань вченої ради Київського університету імені Тараса Шевченка. І хоча на обкладинці справи не вказано назву фондоутворювача, можна впевнено вважати, що ним є названий університет. Фондову належність вхідних документів встановлюють за назвою установи-одержувача, реєстраційним штампом чи змістом документа. Фондову належність копій вихідних документів можна визначити за назвою установи – автора документа, яку вказано поряд з підписом посадової особи в кінці документа, або за змістом документа. Нижчим розпорядження, накази, роз'яснення, циркуляри, запити. У відповідь одержували від них звіти, донесення, рапорти, подання, прохання. Особи або установи, рівні чи незалежні один від одного, обмінювались відношеннями, повідомленнями, офіційними листами. Залежно від субординації формулювалася і назва адресата. Під час звернення вищих установ до нижчих вживали давальний відмінок (Київському губернському правлінню). Під час звернення нижчих і рівних установ – знахідний відмінок (у Київське губернське правління), а відсутність прямих ознак, фондову належність документа можна встановити за побічними ознаками. Для цього слід звернути увагу на різні резолюції і помітки, штемпелі і печатки, уважно вивчити зміст документа, порівняти його з іншими. Труднощі в роботі щодо визначення фондової належності документів виникають тоді, коли в одній справі трапляються документи, утворені внаслідок діяльності різних установ. Наприклад, документи жандармсько-поліцейських установ, які проводили дізнання й передали справу прокуророві, а той – в судову палату чи окружний суд. Інколи справу починали в одній установі, але в зв'язку з її реорганізацією чи ліквідацією, передавали в іншу. Фондову належність подібних справ визначають за документами останньої установи, в якій справа закінчувалася. 39. Утворення об'єднаних архівних фондів Об'єднаним архівним фондомназивають фонд, що складається з документів, які утворилися у процесі діяльності двох або більше фондоутворювачів-організацій з істо-рично зумовленими зв'язками (однорідністю функцій, підлеглістю, місцезнаходженням, правонаступністю тощо) і зібрані разом для зручності користування ними. Об'єднані архівні фонди створюються для раціональнішого розміщення доку-ментів в архівах, спрощення обліку документів, створення компактного і якісного науково-довідкового апарату. Ознаку відомчої підпорядкованості фондоутворювачів використовують для об'єднання в одному фонді документів фондоутворювача з документами підвідомчих йому установ, організацій, закладів, підприємств. Ознаку спільності об'єкта діяльності використовують для об'єднання в одному фонді документів установ і організацій не підлеглих одна одній, але пов'язаних між собою одним об'єктом діяльності. Це може бути дирекція заводу чи фабрики” і профспілковий комітет цього ж підприємства. За цією ознакою форму 12 |
