 ПОЗНАВАТЕЛЬНОЕ
| Структура державних архівів
Важливим для діяльності архіву,що визначає склад функціональних структурних підрозділів, є структура. Наприклад, у центральних державних архівах та архівах областей функціонують такі відділи: -забезпечення збереженості та обліку фондів, -довідкового апарату, -використання архівної інформації. Всередині відділів можуть утворюватися менші виробничі одиниці (сектори групи), для вужчої спеціалізації праці: -група наукового описування, -група зберігання друкованих праць, -сектор користування документами, -сектор планування та організаційно-методичної роботи. В окремих архівах створюються відділи, що відповідають специфіці їх діяльності . В архівах можуть створюватись і позаштатні, господарсько-розрахункові підрозділи для впорядкування документів поточного діловодства в організаціях-фондоутворювачах, що фінансуються за їхній рахунок. Розподіл працівників у відділах за посадами здійснюється відповідно до штатного розпису – документу, що визначає конкретний набір посад працівників архіву та складові їх заробітної плати відповідно до умов оплати праці. Працівники архівної установи поділяються на: - керівний склад - спеціалісти - службовці - обслуговуючий персонал Діяльність архівів залежить від стану їх матеріально-технічної бази. Певна частина державних архівів розміщена в пристосованих приміщеннях. Для нормального функціонування архівних установ потрібні такі служби та приміщення: - архівосховище; - читальний зал, - науково-довідкова бібліотека; - лабораторія фото -, мікрокопіювання; - методкабінет; - реставраційно-палітурна майстерня; - приміщення для довідкового апарату; - робочі кімнати співробітників; - виставковий зал; - допоміжні приміщення( гардероб, наприклад). 10. Планування є складовою частиною управлінських функцій. Воно має дві форми: перспективну і поточну. Перша властива органам управління архівною справою (Головархів, державні архіви областей) і розрахована на тривалий термін. Друга - архівним установам з постійним складом документів. Вони, як правило, складають річні плани. . План має дві частини - текстову і розрахункову. До показників плану входять: види робіт, одиниця виміру (справ, аркушів, карток тощо), норматив, обсяг робіт з розбиттям по кварталах, бюджет часу, виконавці та пояснення. Розділи плану відбивають головні напрями діяльності архіву. Структура плану може змінюватися у відповідності з вимогами часу. Для обліку витрат часу при складанні плану дирекція архіву керується "Нормативами трудомісткості основних видів робіт, які виконуються в державних архівах України", що затверджуються наказом начальника Головархіву України. Наприклад, приймання справ на державне зберігання: загального діловодства -450 справ - 1 людино-день; особового походження - 200 справ або 3, 5 тис. арк. - 1 людино-день; страхового фонду - 6 тис. кадрів - 1 людино-день. Виконання запитів: за документами - 3 довідки - 1 людино-день; за довідковою картотекою - 9 довідок - 1 людино-день. Підготовка: статті, огляду; наукової доповіді - 1 друк. арк. - 30 людино-днів; методичного посібника, методики, інструкції - 1 друк. арк. - 26 людино-днів. Введення цих нормативів сприяє підвищенню продуктивності праці, уніфікації виробничих процесів, налагодженню обліку виконаних робіт. Архіви зі змінним складом документів планують роботу відповідно до вимог державних адміністрацій, їхні плани можуть бути річними, піврічними або квартальними. Як уже зазначалося, архівні установи фінансуються переважно з державного бюджету. Єдиною формою позабюджетних надходжень раніше були кошти від діяльності господарсько-розрахункових підрозділів за платне впорядкування документів міністерств і відомств, підприємств, установ та організацій. Отже, основні питання організації роботи архівних установ пов'язані з соціальними функціями архівів як центрів зберігання та використання інформаційних ресурсів. Статус, завдання, форми та зміст діяльності архівів зумовлюють їхню структуру, кадровий, матеріально-технічний та фінансовий потенціал. Діяльність архівних установ регламентується нормативними актами, відбивається у планах роботи та звітах.
11.Серед виробничих підрозділів архіву головним є архівосховище – спеціалізоване приміщення для зберігання документів. Воно має необхідне технологічне обладнання і устаткування: - системи автоматичного підтримування температурно-вологісного режиму, протипожежної і охоронної сигналізації; - системи спеціального освітлення; - стелажне обладнання; - картонажі; - транспортні візки; - розсувні драбини; - ліфтові підйомники; - прилади термо- і гігрометрії тощо. Архівосховище 1-ої групи має понад 300 тис. справ. Його обслуговують завідувач архівосховища, старший охоронець фондів, 2 охоронці фондів. До основних підрозділів архіву належить читальний зал. До роботи в ньому допускаються особи, що в офіційній письмовій заяві аргументують потребу ознайомитись з документами за тією чи іншою тематикою. З діяльністю читального залу тісно пов’язана робота довідкової групи (столу довідок), яка входить до функціональної сфери використання архівної інформації. Робота одного з основних виробничих підрозділів архівної установи реставраційно-палітурної майстерні полягає в реставрації. Ремонті, оправі документів для підтримання їх належного фізичного стану. Майстерня повинна мати певний набір обладнання. Реставрації підлягають документи, які мають механічні, фізико-хімічні, біологічні пошкодження. При надходженні до майстерні їх реєструють у спеціальному журналі, після закінчення реставрації роблять запис про повернення документів до архівосховища. 12. З метою підвищення ефективності архівних технологій в архіві створюються багатопрофільні відкриті комп’ютерні системи, що дозволяють легко нарощувати додаткові автоматизовані робочі місця для співробітників у читальному залі, для користувачів. Їх призначення полегшити пошук даних у великих масивах інформації. Держкомархів та деякі архіви мають веб-сайти в Інтернеті, функціонує мережа електронної пошти. У ЦДАГО України впроваджено інформаційно-довідкову систему щодо архівно-слідчих справ репресованих. У державних архівах більшості областей розроблено комп'ютерні програми і створено бази даних на осіб, вивезених до Німеччини в 1941-1943 рр. Вони побудовані на документах фільтраційних справ. Внаслідок впровадження цих програм автоматизовано досить трудомісткі процеси, вдалося відмовитися від традиційних архівних технологій. З цією метою в архіві створюються автоматизовані робочі місця (АРМ).Такі само робочі місця обладнуються у читальному залі для користувачів. Функціональне призначення останніх – полегшити пошук потрібних даних у великих масивах інформації. АРМ слід створювати як багатопрофільну відкриту комп'ютерну систему, що дозволяє легко нарощувати додаткові автоматизовані функції (докладніше ці проблеми розглядаються в розділі 11 ''Інформатизація в архівній справі”). Заслуговує на увагу робота реставраційно-палітурної майстерні(дільниці) – одного з основних виробничих підрозділів архівної установи. Шляхом реставрації, ремонту та оправи документів вона забезпечує підтримання їхнього належного фізичного стану. Майстерня повинна мати певний набір обладнання (залежно від кількості працівників): стіл реставраційний з підставкою, шафа металева (чи сейф), стіл-верстак, прес обтискний палітурний, картонорубальний верстак, паперорізальна машина, пристрій для сушіння паперу, електроплита, електропраска, ваги, пристрій для укладання та прошивання аркушів, візок, холодильник тощо. 13.Планування – визначення видів та обсягів робіт працівників на певний період відповідно до мети і призначення архіву, має дві форми: перспективну і поточну.. В державному архіві постійного зберігання документів складаються такі види планів: основної діяльності та впровадження наукових і методичних розробок. Планування здійснюється архівом самостійно на основі досягнутих результатів попередньої діяльності, перспективних планів та програм. Враховуються також рекомендації і доручення органів вищого рівня. Для контролю за виконанням планових завдань і використанням робочого часу в архівах використовують різні форми обліку праці. Найпоширенішою є ведення щоденників, до яких керівник відділу заносить цифрові показники рубіжного контролю. У виробничих підрозділах щомісячно, а в архівній установі – щоквартально підбивають підсумки виконання плану. Державні архіви звітують за кількома статистичними формами: 1.Паспорт, в якому вказується така інформація: -кількість споруд, об’єм і площа архівосховища, -протяжність стелажного обладнання, -кількість робочих кімнат, читальних залів, допоміжних приміщень, -документів з різною матеріальною основою, -стан довідкового апарату, -кадровий склад працівників. Паспорт заповнюють на 1 січня поточного року і подають до Держкомархіву до 1 лютого. 2. Звіт про виконання плану розвитку архівної справи, що складається за основними напрямками діяльності архіву: -забезпечення збереженості і державний облік документів, -зміцнення матеріально-технічної бази, -створення і розвиток довідкового апарату, -формування НАФ і експертиза цінності документів і ін.. Даний звіт подають до 5 січня. Архіви звітують і про чисельність, склад і рух працівників, які займають посади керівників і спеціалістів, про чисельність окремих категорій працівників звіти подають до 5 січня. 14.Крім того, складаю бухгалтерську звітність за формами, встановленими для бюджетних організацій. До них належать: -виконання замовлень на виготовлення мікрофільмів, -виготовлення ксерокопій, -надання документів для експонування на вставках, у телепередачах, для кінозйомок, -виконання тематичних запитів, -складання історичних довідок, збірників документів, -виконання замовлень генеалогічного характеру. Ціни за виконані роботи залежать від категорії документів ( унікальні, особливо цінні, інші), витрат на мікроплівку, папір, електроенергію. Кошти отримані від економічної діяльності використовуються на матеріальні заохочення працівників, розвиток технічної бази, господарські потреби архіву. 15. З метою забезпечення інформаційної цілісності Національного фонду , підвищення ефективності систем інтелектуального доступу до документів архіви проводять організаційно-правові, науково-методичні та технологічні заходи, спрямовані на формування ієрархічно пов’язаних документальних комплексів на усіх структурних рівнях НАФ, створення мережі архівних установ і визначення профілю архівів, має такі основні структурні рівні: між архівний – розподіл комплексів документів в межах системи архівних установ; внутріархівний – формування цілісних документальних комплексів в межах окремого архіву; внутріфондовий – систематизація документів на рівні фонду, рівень сукупності документів – їх систематизація в межах справи .Організація документів НАФ на всіх структурних рівнях здійснюється на підставі наукової класифікації за такими ознаками: -належність документів до документації одного утворювача; -право власності на документи; -строки зберігання документів; -ступінь інформаційної значущості документів (належність до комплексів загальнодержавного та місцевого значення, ступінь цінності); -належність документів до певних адміністративно-територіальних одиниць область, округ, район, місто); -історичні умови, час і місце створення; -належність документів до певних галузей, напрямків і сфер життєдіяльності суспільства; -види носіїв, способи і техніка закріплення інформації; -рівень доступу до документів. 16.При організації архівних документів в межах системи архівних установ передусім враховують правовий статус, профіль і повноваження архівної установи. Організація документів за правом власності реалізується з зберіганні документів НАФ у конкретних архівосховищах або приватних архівах: документи НАФ, що належать державі, зберігають державні архівні установи, а такі, що перебувають у приватній власності, зберігаються в архівах власників. Порядок організації документів за строками зберігання визначає наявність серед них двох основних груп – документів постійного і тимчасового зберігання. На організацію документів на між архівному рівні істотно впливає загальний ступінь інформаційної значущості документів, залежно від якого їх відносять до комплексів загальнодержавного та місцевого значення. Комплекс документів складають документи, що утворилися в процесі життя і діяльності видатних діячів українського народу, а також у різні історичні періоди: - в межах сучасної України -за межами України в діяльності провідних органів української еміграції, -в межах сучасної України в діяльності місцевих установ. Документальні комплекси загальнодержавного призначення зосереджуються в сховищах центральних державних архівів відповідного профілю. Віднесення документів до комплексів загальнодержавного або місцевого значення здійснює Держкомархів спільно з зацікавленими архівними та іншими установами. Документальні комплекси місцевого значення розподіляються між архівними установами, що здійснюють їх зберігання, за територіальним принципом, на підставі належності цих комплексів до певних адміністративно-територіальних одиниць. Істотно впливають на організацію документів на міжархівному рівні історичні умови і місце їх створення. За цими ознаками виділяють три групи: -документальні комплекси, що утворилися в різні історичні періоди в межах сучасної -документальні комплекси українського погодження, що утворилися в різні історичні періоди за межами України -документальні комплекси неукраїнського погодження у тому числі й ті, що стосуються історії України. До документів «дорадянського періоду» належать документальні комплекси, що утворилися на території України в її сучасних межах, в процесі діяльності юридичних і фізичних осіб у періоди: -існування Київської Русі, Галицько-волинського та інших князівств, , Запорозької, Центральної Ради і Директорії Української Народної Республіки (, Української Держави, Західно-Української Народної Республіки, Карпатської України; -входження українських земель до складу інших держав, окрім СРСР (з кінця ХІV до середини 40-х років ХХ ст.); -нацистської окупації (1941 – 1944). До документів «періоду незалежної України» належать документальні комплекси, що утворилися на території сучасної України після проголошення Акту про Незалежність 24 серпня 1991 року .За категоріями доступу до них документи НАФ поділяються на документи з відкритим доступом та документи з обмеженим доступом: документи з таємною інформацією, документи з конфіденційною інформацією та документи з особливими умовами доступу. 17. Організація документів на внутріархівному рівні відбувається за фондовою системою. Практичне здійснення організації документів за фондовою системою в межах державного архіву називається фондуванням архівних документів. Фондування архівних документів включає утворення архівних фондів і надання їм назв, визначення хронологічних меж архівних фондів. Архівні фонди утворюють в архівних установах із документів юридичних і фізичних осіб. Кожна з них у своїй діяльності накопичує безпосередньо утворені та зібрані нею документи – документальний фонд. З частини архівного документального фонду, визнаної в результаті експертизи цінною для суспільства і віднесеної до НАФ, в архівний установі формують архівний фонд, під яким розуміють накопичену в процесі діяльності однієї або декількох юридичних чи фізичних осіб сукупність документів, об’єднаних за ознакою генетичного, історичного чи логічного зв’язку між документами та їх утворювачами.Юридична чи фізична особа, що є утворювачем архівного документального фонду, цілісна частина якого є архівним фондом, називається фондоутворювачем. Об’єднаним архівним фондом є сукупність цілісних комплексів декількох архівних фондів, між утворювачами яких простежуються генетичні, історичні або логічно.Об’єднані архівні фонди створюють для раціонального розміщення документів в архівах, удосконалення обліку документів, створення компактного і якісного довідкового апарату. За ступенем цінності архівні фонди поділяють на три категорії,. До 1-ої категорії належать фонди, переважна частина документів яких мають статус особливо цінних. 2-у категорію надають фондам, документна інформація яких стосується певних галузей або напрямків діяльності держави, суспільства, окремих діячів. 3-ю категорію отримують фонди, документна інформація яких стосується тієї чи іншої теми або питання і доповнює інформацію фондів 1-ї та 2-ї категорій. Важливим етапом організації архівних документів за фондовою системою в межах архіву є визначення фондової належності, тобто віднесення документів до архівного фонду відповідної установи або особи. Для архівного фонду установи хронологічно межі визначають за офіційними датами утворення і ліквідації фондоутворювача. Для об’єднаного – за датами утворення фондоутворювача, створеного в часі першим та дати ліквідації фондоутворювача, ліквідованого в часі пізніше, ніж інші фондоутворювачі цього фонду( аналогічно для об’єднаного архівного фонду особового походження). Політичні чинники виявляються в зміні конституційних основ держави. Наприклад, розпад СРСР, виникнення незалежних держав і поява в результаті таких процесів нових фондоутворювачів. До юридичних чинників належать розширення або звуження прав фондоутворювача, зміна його форми власності. Адміністративні чинники полягають в зміні адміністративно-територіального поділу, реорганізації або ліквідації фондоутворювача. Класифікаційними ознаками для організації електронних документів є тип комп'ютерного обладнання, програмного забезпечення, на основі яких вони були створені; характер змісту та мета використання документної інформації. Технічні документи, як правило, групуються в комплекси за об'єктною, територіальною або тематичною ознаками. 18. Базовою класифікаційною одиницею організації документів у межах архівного фонду є справа. Вона може складатися з одного, частини одного, кількох документів, що мають самостійне значення. Організація документів у межах архівного фонду ґрунтується на схемі систематизації документів - переліку одиниць поділу, розміщених у певній послідовності, і призначена для розміщення документів фонду за цим поділом. Одиницями поділу є відділи, розділи, рубрики і т.д. Розподіл починають за основною ознакою, притаманною для всього фонду, і закінчують за ознаками, характерними для окремих, найменших груп документів. Процес групування справ фонду здійснюється з урахуванням таких ознак: • структурної,що фіксує належністю до структурних підрозділів (відділ, цех, факультет), внаслідок діяльності яких вони виникли; • хронологічної,що відображає час появи документів (рік, місяць, число), • галузевої, функціональної, тематичної,що встановлюють галузеву належність і функції фондоутворювача та тематикою документів; • номінальної,що відображає належність до конкретного виду одиниць зберігання чи виду документів; • авторської - для групування справ за авторською належністю (юридична чи фізична особа); • кореспондентської - для групування справ, що виникли внаслідок листування з певними особами чи установами; • географічної- для групування справ за окремими адміністративно-територіальними одиницями, з якими пов'язані автор, кореспондент чи зміст документа (області, району, міста і села). Крім того, враховують і такі ознаки, як мова документів, формат, оригінальність, носій. Вид схеми організації фонду визначають згідно з ознаками, за якими здійснюють два перші поділи документів фондуОрганізацію документів архівного фонду починають зі створення груп одиниць зберігання, близьких за змістом, авторством, формою чи іншими ознаками. Вибір схеми систематизації документів сімейних та родових фондів залежить від складу фондоутворювачів, характеру їх діяльності, видів та кількості залишених ними документів. При нефондовій організації документівкіновідеодокументи організовують за видами (фільм, спецвипуск, кіножурнал; кіно-, відео-, телесюжет певної кольоровості), всередині видів - за назвами, роками виробництва, виробничими номерами, одиницями обліку, кольоровістю, форматом носія, типом відеокасет. Електронні документи систематизуються за видами (магнітні стрічки, лазерні й жорсткі диски, дискети), всередині видів - за типами програмного забезпечення, а потім - за характером документної інформації. 19. Організація документів на рівні одиниці зберігання,де наявні в її складі різні архівні документи, відбувається на двох рівнях: документному та аркушному. Для документів з паперовими носіями одиницею зберігання є справа. Документний рівеньорганізації на рівні справи передбачає таку її організацію, яка б фіксувала процес її створення, внутрішню структуру та правильну систематизацію наявних у ній документів. Систематизація документів у межах одиниці зберігання здійснюється за такими ознаками: • хронологічною- за датами документів; • предметною (тематичною)- за змістом документів; • номінальною- за видами документів; • кореспондентською- назвами адресатів або адресантів; • географічною- за історичними регіонами, адміністративно-територіальними одиницями, географічними поняттями, з якими пов'язаний зміст документів, їх автори і кореспонденти; • авторською- за назвами підприємств, установ і організацій, прізвищами та іменами осіб - авторів документів. Систематизація документів закріплюється нумерацією аркушів. Аркушний рівень організації одиниць зберігання забезпечує внутрішню організацію кожного з документів. Таким чином, організація архівних документів проходить чотири етапи, які тісно пов'язані між собою і доповнюють один одного. 20. Під формуванням Національного архівного фонду України розуміють комплекс організаційних, методичних і практичних заходів, спрямованих на систематичне поповнення його цінними для суспільства документами та виключення із його складу документів, що втратили свою суспільну значущість. Його метою є пошук, відбір і збереження цінних документальних комплексів та окремих архівних документів, що репрезентують усі сфери життєдіяльності суспільства і держави. НАФ формується з документів, що утворилися в процесі діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування; державних і комунальних підприємств, установ і організацій; громадян України та їх об'єднань, релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності; архівної україніки. Практично формування НАФ здійснюється державними архівами через: експертизу цінності документів, утворюваних в діяльності юридичних і фізичних осіб; державний централізований облік і державну реєстрацію документів НАФ;безпосереднє комплектування документами НАФ;організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів і служб діловодства установ джерел комплектування.Принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій затверджуються Кабінетом Міністрів України. Рішення про виключення документів із складу Національного архівного фонду приймаються експертними комісіями за погодженням з Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. Забороняється виключення документів із складу Національного архівного фонду з політичних чи ідеологічних міркувань. Спори між архівними установами і власниками документів з питань призначення експертизи їх цінності, включення документів до складу Національного архівного фонду або виключення з нього вирішуються в судовому порядку. 21. Під формуванням Національного архівного фонду України розуміють комплекс організаційних, методичних і практичних заходів, спрямованих на систематичне поповнення його цінними для суспільства документами та виключення із його складу документів, що втратили свою суспільну значущість. Теоретико-методичноюосновою формування НАФ є експертиза цінності документів, тобто визначення на підставі чинних засад та критеріїв культурної і практичної цінності документів.її основними завданнями є: а) визначення по кожній установі складу документів, що мають наукову та культурну цінність і підлягають постійному, тривалому (понад 10 років) або тимчасовому (до 10 років) зберіганню. До документів постійного зберіганняналежать такі, що відображають основні напрями та підсумки діяльності установи, її управлінську, контрольну, виробничу, наукову, навчальну, фінансову та інші функції: накази з основної діяльності, протоколи засідань колегіальних органів і виробничих нарад, плани, звіти, аналітичні матеріали тощо. Документи тривалого зберіганняскладають матеріали, необхідні для практичного використання впродовж багатьох років, їх окрему групу становлять документи з особового складу, які передбачають експертизу через 75 років з наступним відбиранням певної її частини на постійне зберігання. Групу документів тимчасового зберіганнястановлять документи, необхідні установі для оперативної практичної діяльності; Кінцевою метою експертизи є комплектування кожного державного архіву повним комплексом документів його профілю,отже забезпечення повноцінного формування НАФ за принципом: при найменшому фізичному обсязі документів – найбільша інформаційна наповненість. При проведенні експертизи цінності комплексно застосовують критерії цінності документів. До критеріїв походженняналежать функціонально-цільове призначення установи, значення особи в житті суспільства, час і місце створення документів. Суттєве значення має час і місце створення документів: чим давніший документ, тим він цінніший з погляду історії, бо як "уламок" своєї епохи несе певну інформацію про цей період. До критеріїв змістуналежать особливості документної інформації, її повторюваність в інших документах, цільове призначення, юридична сила, автентичність, вид документів. Основним критерієм цінності змісту документів, що складає сукупність зафіксованих у ньому відомостей про конкретні факти, події, явища, процеси, є значущість його інформації. Важливим є ступінь збереженості документів, що дозволяє встановити повноту документального комплексу, окремого фонду, групи однорідних фондів. Цей критерій застосовують переважно за відсутності оригіналу документа, коли на державне зберігання приймають його засвідчену копію (на правах оригіналу). Під час експертизи цінності документів важливе значення має критерій зовнішніх особливостей документівяк один з основних підходів відбору оригіналів документів, у випадку їх відсутності - юридично засвідчених копій, а за їх відсутності - незасвідчених копій. 22. Розгляд питань, пов'язаних з формуванням НАФ, зокрема науково-методичне та організаційне керівництво експертизою цінності документів належить до компетенції таких експертних комісій: -Центральної експертно-перевірної комісії Держкомархіву України (ЦЕПК); -експертно-перевірних комісій (ЕПК) центральних і галузевих державних архівів, Державного архіву в Автономній республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя, державних наукових установ, музеїв і бібліотек; -експертних комісій (ЕК) архівних відділів районних державних адміністрацій та міських рад архівних підрозділів; органів державної влади, органів місцевого самоврядування; підприємств, установ і організацій усіх форм власності; архівів (архівних підрозділів) об'єднань громадян. Діяльність експертних комісій кожної архівної установи регулюється положеннями про них, розробленими на основі типового положення. Склад експертних комісій всіх рівнів формують з досвідчених архівістів, представників наукової і творчої громадськості, практичних архівістів-спеціалістів з урахуванням профілю комплектування архівної установи. Рішення експертних комісій та норми архівного законодавства складають організаційно-правову основу формування НАФ. Право остаточного вирішення питань відбору документів на зберігання та до знищення надається експертно-перевірним комісіям. Підготовка до експертизи цінності документів розпочинається з вивчення історії фондоутворювача та фонду, його місця і ролі у суспільстві, а також складу і змісту документів. Безпосередня експертиза цінності документів здійснюється поетапно з метою встановлення наявності документального фонду, що утворився в діяльності фізичної чи юридичної особи і підлягає віднесенню до НАФ; відбору цінних документів документального фонду з метою безпосереднього внесення їх до НАФ; визначення можливості приймання на державне зберігання документів НАФ; уточнення цінності вже прийнятих до архівів фондів та окремих документів НАФ. Під час проведення експертизи визначають наукову і практичну цінність усіх наявних документів на основі відомчого і типового переліків та затвердженої номенклатури справ на поточний рік. 23. При проведенні експертизи цінності документів застосовують переліки документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням строків зберігання документів. Вони сприяють організації документів та якісному поповненню Національного архівного фонду. Переліки бувають міжвідомчі - для всіх органів державної Влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств; відомчі - для установ і організацій кожного окремого міністерства чи відомства; конкретні- для кожної організації (за відсутності відповідного відомчого переліку). Структура типового переліку така: І.Документи, що утворюються в управлінській діяльності. II. Документи, що створюються в науково-технічній та виробничій сфері. Обчислення строків зберігання документів проводять з січня наступного за діловодним року. Для документів, яким встановлено термін "75 р. - В" розрахунок часу зберігання встановлюють через віднімання числа, що відповідає віку працівника на час звільнення, від 75. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до винесення остаточного рішення"; " Позначка "ЕПК", яку встановлено проти термінів зберігання окремих видів документів, означає, що такі документи або частина їх можуть мати наукове та історико-культурне значення і після експертизи цінності вони вносяться до НАФ. Підготовка переліку - складний, тривалий (в кілька років) і відповідальний процес. Як правило, розробляють їх галузеві науково-дослідні інститути або спеціально створені з цією метою при центральних відомствах тимчасові творчі колективи. До складу їх входять працівники діловодних та архівних служб відомчої системи, провідні спеціалісти і науковці. 24. Комплектування державного архіву - це систематичне, цілеспрямоване і планомірне поповнення його складу документами НАФ відповідно до його профілю. Безпосередня організація комплектування архіву починається з ви значення джерел комплектування - юридичних і фізичних осіб,які є утворювачами і, що підлягають подальшому передаванню на постійне державне зберігання на правах державної власності в обов'язковому порядку або на підставі угоди. На підставі списку установ-джерел формування НАФ укладається список джерел комплектування- складений відповідно до профілю архіву перелік установ, що функціонують в зоні його комплектування і зобов'язані передавати на державне зберігання до архівів у визначені строки на підставі вимог чинного законодавства чи угод між власником і архівом документи НАФ або такі, що підлягають внесенню до нього. На державне зберігання документи НАФ передають органи державної влади, органи місцевого самоврядування, державні і комунальні підприємства, установи і організації, віднесені до джерел комплектування архіву. Державні архіви ведуть систематичну роботу щодо уточнення списків установ-джерел комплектування. Організацію комплектування здійснюють безпосередньо державні архіви. На Держкомархів покладено функції контролю щодо цієї роботи. Документи установ - джерел комплектування приймаються на зберігання до державних архівів у двох формах: повній та вибірковій. Державні установи - джерела комплектування тимчасово зберігають документи НАФ у своїх архівних підрозділах. Приймання документів НАФ від державних установ - джерел комплектування здійснюється після закінчення таких строків: • документи Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та безпосередньо підпорядкованих їм організацій - 15 років; • документи Верховної Ради і Ради міністрів, обласних судів і прокуратур - 10 років; • документи районних рад і державних адміністрацій - 5 років; • записи актів громадянського стану, документи з особового складу - 75 років; • науково-технічна документація - 25 років; • аудіовізуальні документи - 3 роки після закінчення копіювання; • електронні документи - 5 років; Документи недержавних установ - джерел комплектування впродовж строків тимчасового зберігання зберігаються в архівних підрозділах власників або в державних архівах на підставі угод з власниками. Архівні документи, що утворилися в діяльності установ змішаної форми власності - джерел комплектування, у статутному капіталі яких частка державної власності є переважною, зберігаються в своїх архівних підрозділах впродовж строків, передбачених для зберігання аналогічних документів в архівних підрозділах державних установ. Відбір і знищення документів, строки зберігання яких вичерпано; упорядкування документів тривалого і постійного зберігання та передавання їх до відповідних архівних установ забезпечує ліквідаційна комісія. Від правильності комплектування кожного державного архіву залежить якість формування НАФ України, ефективність його використання. 25. З метою захисту соціальних прав громадян державні архіви надають установам-джерелам комплектування методичну і практичну допомогу в роботі з документами з особового складу. У кожній установі функціонує архівний підрозділ. До функцій архівного підрозділу належать: • ведення списків установ і організацій, • виконання всього комплексу заходів щодо забезпечення збереженості документів; • ведення облікової документації на документи і укладання довідкового апарату до них; • здійснення науково-технічного опрацювання документів • виявлення унікальних та особливо цінних документів; • забезпечення укладання у встановлені строки статистичної звітності • видавання документів для користування працівникам організації, • виконання запитів організацій і заяв громадян соціально-правового характеру; Розрізняють типову, примірну та індивідуальну номенклатури. Типова номенклатура справустановлює типовий склад справ для установ однорідних за характером діяльності, однаковою структурою з єдиною системою індексації кожної справи. Примірна номенклатура справустановлює примірний склад справ для установ однорідних за характером діяльності, але різних за структурою. Зведена індивідуальна номенклатура справскладається з номенклатури справ структурних підрозділів. Впродовж другого року після закінчення справ у діловодстві здійснюють експертизу їх наукової і практичної цінності та підготовку справ для передавання до державного архіву. Отже, експертиза цінності документів, утворюваних в діяльності конкретних юридичних і фізичних осіб, державна реєстрація документів НАФ, комплектування державних архівів документами НАФ, організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів і служб діловодства установ - джерел комплектування є важливими складовими процесу формування Національного архівного фонду України.
26. Описування одних і тих самих документів відбувається в архіві неодноразово і залежить від завдання, яке виконує при цьому архівіст. Відповідно визначається вид описування. Основним видом є описування архівних документів на першому етапі, Фактично створюється описова модель комплексу документів для його ідентифікації та надання інформаційних характеристик, які б допомогли виокремити його серед інших документів (первинне базове описання). Такому виду описування підлягають усі документи після того, як вони згруповані у справи - одиниці зберігання і віднесені до конкретного архівного фонду - основної облікової одиниці НАФ. Базове описання є найвідповідальнішою і найскладнішою роботою, від якості якої залежать усі інші види описувальних робіт архіву, якість довідкового апарату, ефективність використання документної інформації. Найважливішим елементом описання є заголовок справи.До елементів заголовка справи належать: • назва виду • автор документів • адресат або -питання про предмет, подію -назва місцевості (території), з якою пов'язані зміст документів справи; -дати, до яких належать документи справи або викладені в них події. Елементами описання справи є також: шифр); анотація документів; визначення оригінальності чи копійності документів, ступеня повноти ,друк, гектограф і ін.); зовнішні особливості справи і документа назва фонду; діловодний номер справи; крайні дати документів справи; кількість аркушів. Прикладом первинного базового описання архівного фонду як основної облікової одиниці є картка фонду та аркуш фонду. Первинна описова стаття може не збігатися з вторинною, яка залежить від мети і завдання (теми) певного виду довідкового апарату. Другий обов'язковий для всіх документів архіву вид описування пов'язаний з їх обліком і призначений для забезпечення контролю за наявністю документів. Третій вид описування документи архіву проходять на наступних етапах наукового опрацювання, якщо треба відтворити їхню інформацію у каталогах чи путівниках. Якщо перший і другий види описування фіксують створені систем п організації архівних документів і завершують технологічний цикл їх впорядкування, то третій вид описування починає повиті етап - роботу над архівною інформацією та організацію довідкового апарату. 27. В ході описування архівних документів архівісти користуються певними правилами, головні з яких набувають характеру методологічних принципів. На першому місці стоїть принцип адекватності або відповідності інформації описуваному об'єкту. Описання в усіх його видах покликане достовірно розкривати склад і основний зміст певного обсягу документів у конкретних характеристиках, уникаючи невизначеності висловів, ідеологізації інформації. Принцип наступності та уніфікації в організації та описуванні документів від їх створення в діловодстві до зберігання в архіві називається принципом континуїтету. Принципи всебічності й комплексності використовують як вимоги до організації довідково-пошукових систем. Принцип всебічності враховує цільову спрямованість кожного типу й виду довідників і вимагає встановлення та зміцнення структурно-інформаційних зв'язків між ними. Принцип комплексності відбиває установку на взаємодію цих самих довідників у межах пошукових систем. Всебічність є принципом організації довідкового апарату, а комплексність - принципом структури і функції пошуку. Спільними для всіх видів описування є такі правила: • мінімаксу, тобто максимальної повноти інформації при мінімумі словесних засобів, • багатофункціональності описання, • ієрархічності, Деякі правила застосовуються лише для окремих видів описування. |
